O czym powinien pamiętać każdy fotograf przy realizacji sesji zdjęciowej? Prawny punkt widzenia

Umowa na realizację zleceń fotograficznych to najważniejszy element, o którym powinien pamiętać każdy fotograf. Dobrze sporządzona umowa nie tylko zapewni przejrzystość zlecenia, ale też zabezpieczy prawa i obowiązki obu stron, i wskaże możliwe rozwiązania w przypadku, gdyby któraś ze stron nie dopełniła obowiązków lub zgłaszała inne roszczenia.

Większość fotografów korzysta z gotowych wzorów umów znalezionych w Internecie. Nie jest to rozsądne, gdyż każda sytuacja wymaga indywidualnego podejścia. Dodatkowo warto pamiętać o tym, że większość umów dostępnych bezpłatnie w sieci nie jest stworzona przez profesjonalistów. Oznacza to, że korzystając z takich dokumentów można narazić się na korzystanie z klauzul niezgodnych z obowiązującym prawem lub błędnie zabezpieczyć swój interes prawny.

Wielu fotografów ma problem ze stworzeniem odpowiedniej umowy, a czasem nawet wskazaniem czego od niej oczekują. Dlatego podczas tworzenia dokumentów wzorcowych, którymi można posługiwać się w swojej pracy warto korzystać ze wsparcia kancelarii prawnej, która dokładnie wskaże co jest konieczne i powinno znaleźć się w umowie na wykonanie zdjęć.

Opcji umów jest wiele. Wszak fotograficy tworzą zdjęcia ślubne, sesje modelingowe, sprzedają gotowe zdjęcia lub organizują sesje TFP. Dla każdej z typów sesji zdjęciowych powinna zostać stworzona indywidualna umowa dostosowana do potrzeb zarówno fotografa, jak i klientów.

Zawarcie umowy na piśmie jest niepodważalnym dowodem w przypadku ewentualnego postępowania sądowego. Niewątpliwie na jej podstawie sąd będzie w stanie wykazać w jaki sposób strony się umówiły i na jakie warunki przystały. Ustne ustalenia, choć szybkie i łatwe do zawarcia mogą być bardzo trudne do udowodnienia w przypadku braku świadków lub wystąpienia innych trudnych do weryfikacji zdarzeń.

Najważniejsze klauzule umowy o sesję fotograficzną

Choć do każdej z umów w zależności od tego, czego dotyczy powinny zostać zaaplikowane szczegółowe warunki, istnieje garść klauzul, które muszą pojawić się w każdej umowie o sesję fotograficzną.

Przedmiot umowy i prawo do „surowych” zdjęć

Odpowiednio określony przedmiot zlecenia to kluczowy element dobrej umowy o wykonanie sesji zdjęciowej. Wyraźne wskazanie zarówno celu wykonanej sesji, jak i sposobu, czy techniki jej wykonania. Precyzyjna umowa, czasem sporządzona nawet w kazuistyczny sposób sprawi, że klient nie będzie miał możliwości podważenia sposobu wykonania fotografii.

Nierzadko zdarza się również, że klienci proszą o dostarczenie nie tylko ukończonego dzieła, ale też tzw. „surówek”. Na tle interpretacji między stronami pojęcie „zdjęcia”, które jest przedmiotem umowy przysparza wiele problemów. Choć oczywistym jest, że klient nie nabywa prawa do plików źródłowych, jeśli nie wynika to wprost z umowy, to często nie zdaje sobie z tego sprawy. Dlatego, aby uniknąć nieporozumień warto uwzględnić definicję dzieła, które otrzyma klient.

Zaliczka czy zadatek?

Kwestia różnicy pomiędzy zaliczką a zadatkiem została już przedstawiona na naszym blogu, dlatego w tym miejscu nie ma sensu poruszać jej ponownie. Warto jednak wskazać, że w niektórych typach umów, jak np. umowa na wykonanie reportażu ślubnego forma pieniężnego zabezpieczenia zlecenia będzie wskazana. Nieraz umowę na zdjęcia z wesela zawiera się na rok, a czasem nawet dwa lata przed datą wydarzenia. Zabezpieczenie zadatkiem, a nawet opłaceniem zlecenia z góry sprawia, że obie strony mają pewność, że umowa dojdzie do skutku.

Poprawki do zdjęć

Jeśli fotograf chce umożliwić wprowadzanie poprawek po oddaniu materiału, może wprowadzić do umowy zapis o tym, w jaki sposób i w jakim czasie należy poprawki zgłosić. Najczęściej postanowienie to może zwyczajnie wprost wskazywać, że „klient może zgłosić poprawki w terminie 7 dni od otrzymania gotowego i zaakceptowanego wcześniej materiału. W ramach umowy klientowi przysługuje prawo wyłącznie do jednej serii poprawek. Każde kolejne zostaną wycenione przez wykonawcę.”

Termin płatności

W związku z tym, że podczas zlecenia fotograficznego istnieje kilka terminów związanych z ich realizacją, warto precyzyjnie wskazać, w którym momencie klient powinien opłacić zlecenie. Czy ma to mieć miejsce po ukończeniu sesji zdjęciowej, czy po akceptacji i odebraniu gotowego dzieła? Zdarza się, że fotograficy przyjmują płatności dzielone na części po każdym kolejnym etapie zlecenia – toteż powinno być to precyzyjnie określone w umowie. W szczególności należy pamiętać o tym, żeby ostateczny termin zapłaty wynikał z umowy, wówczas można będzie znacznie sprawniej rozpocząć proces windykacyjny.

Prawa autorskie i pola eksploatacji

Określenie sposobu przeniesienia praw autorskich w umowie o wykonanie zdjęć jest najważniejszą klauzulą, która musi znaleźć się w kontrakcie. Prawa autorskie dzielą się na prawa osobiste i majątkowe. Te pierwsze są niezbywalne i określają autorstwo utworu, jednak prawa autorskie majątkowe można swobodnie przekazywać innym.

W przypadku zleceń fotograficznych można skorzystać zarówno z umowy licencyjnej, umożliwiającej korzystanie ze zdjęć w określony sposób bez jednoczesnego ograniczenia fotografa do przekazywania tego zezwolenia innym, jak i z umowy o przeniesienie praw. Ta druga umożliwia przeniesienie ogółu praw majątkowych, a więc umożliwia swobodne odsprzedawanie i dalsze licencjonowanie utworu.

W obu przypadkach konieczne jest wskazanie pól eksploatacyjnych, na których osoby trzecie mogą korzystać z dzieła. Przykładem pól eksploatacyjnych jest możliwość korzystania z utworu w Internecie czy jego wydruk. Dlaczego pola są istotne? Jest to o tyle kluczowe, że powinno zostać wymienione w umowie enumeratywnie, gdyż nie można umożliwiać korzystania z dzieła na polach, które jeszcze nie są znane, lub które nie zostały określone. Dlatego warto wskazać je w umowie bardzo precyzyjnie, aby nie powstały wątpliwości co do ewentualnych naruszeń prawa autorskiego twórcy.

Termin dostarczenia zdjęć

Ostatnią regulacją jaka powinna znajdować się w każdej umowie o sesję zdjęciową jest zamieszczenie realnego terminu dostarczenia zdjęć przez wykonawcę. Termin ten powinien zostać określony tak, aby fotograf mógł swobodnie się z niego wywiązać. Oczywiście klienci chcą ujrzeć efekty swojej sesji zdjęciowej jak najszybciej jednak konkretne wskazanie deadline’u może okazać się zbawienne i zapewnić fotografowi komfort pracy bez presji maili i telefonów ze strony zleceniodawcy. Najczęściej stosowane terminy to 30, 45 lub 60 dni od wykonania ostatniego zdjęcia.