Naprzemienna praca zdalna – zasady

Jak rozumieć pojęcie pracy zdalnej?

Pojęcie pracy zdalnej zostało zdefiniowane w art. 6718 k.p. i należy je rozumieć, jako wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Już w pierwszej części przepisu wyraźnie widać, że pracodawca dopuszcza możliwość pracy zdalnej:

pełnej – kiedy pracownik wykonuje swoje obowiązki wyłącznie z innego miejsca niż zakład pracy;
hybrydowej – kiedy pracownik realizuje swoje obowiązki naprzemiennie, częściowo z biura, a częściowo z innego miejsca;

Dalsze przepisy wymieniają też pracę zdalną okazjonalną – na żądanie pracownika.

W praktyce w regulaminie lub porozumieniu należy dookreślić przede wszystkim warunki wykonywania pracy zdalnej pełnej oraz hybrydowej, ponieważ ograniczenia dotyczące pracy okazjonalnej są już wskazane wprost w ustawie.

Jak wprowadzić hybrydową pracę zdalną w zakładzie pracy?

Kodeks pracy w żaden sposób nie określa zasad pracy zdalnej w modelu hybrydowym, dlatego można przyjąć, że do pracy zdalnej naprzemiennej zastosowanie znajdą wszystkie regulacje dotyczące pracy zdalnej pełnej.

Wprowadzenie pracy zdalnej w zakładzie pracy oraz warunki jej wykonywania powinny być ustalone, stosownie do art. 6720 k.p., w porozumieniu zawartym przez pracodawcę z zakładową organizacją związkową (lub organizacjami związkowymi, jeśli jest ich więcej niż jedna, wszystkimi lub wyłącznie reprezentatywnymi). Jeżeli nie uda się wypracować wspólnego stanowiska, warunki pracy zdalnej określa pracodawca w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Jeżeli w zakładzie pracy nie zawarto porozumienia lub nie wprowadzono regulaminu, pracę zdalną można zlecić pracownikowi na mocy polecenia lub indywidualnego porozumienia, o których mowa w art. 6719 k.p.

Jakie zapisy powinny znaleźć się w regulaminie pracy zdalnej w kontekście pracy naprzemiennej?

Określenie warunków wykonywania pracy zdalnej jest niezbędne, aby obieg procesów w przedsiębiorstwie przebiegał sprawnie, co – zwłaszcza w dużej firmie – jest sporym wyzwaniem. Zakres regulaminu lub porozumienia został określony w art. 6720 §6 k.p. Należy jednak mieć na względzie, że treść przepisu nie ma charakteru wyczerpującego i powinna być dopasowana do specyfiki prowadzonej działalności oraz możliwości technicznych, jak i lokalowych pracowników. Regulamin pracy zdalnej powinien określać przynajmniej:

grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;
zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych ze świadczeniem pracy zdalnej przez pracownika;
zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego;
zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika, a zwłaszcza potwierdzanie przez pracownika obecności na stanowisku pracy;
zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika;
zasady kontroli pracownika w zakresie BHP, a także bezpieczeństwa i ochrony informacji (w tym RODO);
zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

W kontekście pracy hybrydowej warto uregulować również sposób jej zgłaszania oraz częstotliwość korzystania z takiego rozwiązania poprzez określenie jak często pracownik może korzystać z pracy zdalnej oraz jaka ma być proporcja dni przepracowanych w zakładzie do pracy wykonywanej z innego miejsca. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca zezwolił na wykonywanie jedynie niektórych czynności w trybie zdalnym. W takiej sytuacji pracownik niejako z automatu wykonuje pracę zdalną hybrydową, ponieważ do zrealizowania pozostałej części obowiązków i tak musi pojawić się w biurze.

Przykład:

Praca zdalna może być wykonywana przez uprawnionego do tego pracownika wyłącznie w środy i piątki.

Praca zdalna naprzemienna może być wykonywana przez uprawnionego do tego pracownika nie więcej niż przez 10 dni w miesiącu.

W przypadku dużej różnorodności zakresu obowiązków między poszczególnymi grupami pracowników (a niekiedy nawet w obrębie tej samej grupy) pracodawca powinien wypracowywać rozwiązania z poszczególnymi pracownikami indywidualnie.

Praca zdalna naprzemienna w ramach jednego dnia?

Ustawodawca nie określił w sposób jednoznaczny czy jest możliwość wykonywania pracy zdalnej naprzemiennej w ciągu jednego dnia pracy, np. dla osoby pracujące w godzinach 9-17 mogłoby to wyglądać następująco: między 9 a 13 pracownik realizuje czynności z biura, a między 13 a 17 wraca do domu, gdzie pracuje przez kolejne 4 godziny. Rodzi to jednak problem czasu dojazdu z jednego miejsca pracy do drugiego, co de facto skraca efektywny czas pracy pracownika.

Aby uniknąć spadku produktywności i nie płacić osobom zatrudnionym wyłącznie za sam przejazd, pracodawca może wprowadzić przerywany system czasu pracy, o którym mowa w art. 139 k.p. Zakłada on wprowadzenie przerwy nieprzekraczającej 5 godzin, która nie jest wliczona do czasu pracy. Pracodawca musi wykazać, że taka zmiana jest uzasadniona rodzajem pracy lub jej organizacją.

Takie rozwiązanie rodzi jednak pytanie o określenie systemu czasu pracy pracownika, który z pracy zdalnej naprzemiennej w obrębie jednego dnia korzysta sporadycznie. Pracodawca powinien jednak zdawać sobie sprawę, że co do zasady nie jest możliwe objęcie jednego pracownika co najmniej dwoma systemami czasu pracy, ponieważ zbiór norm w postaci czasu pracy powinien dotyczyć całego personelu lub przynajmniej całej grupy, lub grup pracowników.

Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, kiedy pracownik jest zatrudniony na podstawie dwóch umów o pracę u tego samego pracodawcy. Takie rozwiązanie jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy zakres każdej z tych umów jest wyraźnie odmienny (vide: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 marca 1997 r., sygn. I PKN 43/97). Teoretycznie więc pracownik może być objęty w tym samym czasie:

podstawowym czasem pracy i korzystać z ogólnej regulacji pracy zdalnej;
przerywanym czasem pracy i korzystać z pracy zdalnej hybrydowej w ciągu jednego dnia.

Ważne, aby wzajemna realizacja obowiązków nie kolidowała ze sobą. Precyzyjne określenie ram pracy zdalnej nie zawsze będzie proste. Zwłaszcza w zakładach pracy, gdzie wymagane jest zachowanie produktywności na wysokim poziomie koordynowanie trybu pracy poszczególnych pracowników oraz ich rozliczanie to duży kłopot. Dlatego warto zadbać już na początku o dobrze skonstruowany regulamin pracy zdalnej, który wyjaśni sporne kwestie.

Praca zdalna naprzemienna a okazjonalna

Pracę zdalną naprzemienną należy odróżnić od pracy zdalnej okazjonalnej. W pierwszym przypadku pracodawca wprowadza mechanizm w porozumieniu lub regulaminie, określając warunki jej wykonywania. Pracodawcę i pracownika nadal obowiązują jednak wszystkie regulacje dotyczące pracy zdalnej. W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej kodeks pracy w art. 6733 k.p. stanowi, że jest ona wykonywana na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej nie mają zastosowania ogólne zapisy porozumienia lub regulaminu. Wyłączone są też obowiązki pracodawcy w zakresie konieczności zapewnienia materiałów i narzędzi pracy oraz pokrycia kosztów, szkolenia i zapewnienia pomocy technicznej. Warunki kontroli wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej, a także kontrola w zakresie BHP, RODO oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i kontroli informacji odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.

Pracownik, który decyduje się na korzystanie z pracy zdalnej „na żądanie” i jednocześnie korzysta z wprowadzonej przez pracodawcę pracy zdalnej hybrydowej, powinien mieć świadomość, że zwrot wydatków otrzyma wyłącznie za czas przepracowany z domu na zasadach regulaminowych. Z przepisów prawa pracy nie wynika brak możliwości łącznie w jednym zakładzie pracy zdalnej stałej, hybrydowej oraz okazjonalnej. Warto jednak pamiętać, że pracodawca nie ma obowiązku uwzględniać wniosku pracownika o skierowanie go do pracy zdalnej okazjonalnej.

Czy pracodawca może cofnąć pracownika z hybrydowej pracy zdalnej?

Naprzemienna praca zdalna podlega wszystkim ograniczeniom wymienionym w ustawie, a także regulaminie (lub porozumieniu). Oznacza to, że pracodawca zawsze ma możliwość odwołania pracownika z home office.

Zgodnie z art. 6719 §5 k.p. w przypadku zmiany warunków lokalowych lub technicznych uniemożliwiających wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Dodatkowo w sytuacji, kiedy praca zdalna została wprowadzona w trakcie trwania stosunku zatrudnienia, obie strony umowy o pracę mogą wystąpić z wnioskiem, o którym mowa w art. 6722 §1 k.p. o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.

Cofnięcie z pracy zdalnej jest możliwe również w razie uchybienia przez pracownika procedurom w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym ochrony danych osobowych (art. 6728 §3 k.p.). W pierwszej kolejności pracodawca ma obowiązek zobowiązać pracownika do usunięcia wskazanych naruszeń w określonym terminie. Jeżeli osoba zatrudniona nie dostosuje się do polecenia, pracodawca cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej, a pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu w terminie wskazanym przez pracodawcę.

Praca zdalna hybrydowa jest rozwiązaniem kompromisowym. Z jednej strony pracownik zyskuje większą elastyczność w wykonywaniu obowiązków i oszczędza czas na dojazdach do biura. Z drugiej strony pracodawca wtedy, kiedy jest to niezbędne, ma do dyspozycji zespół na miejscu, ale pozwalając na pracę zdalną, ogranicza wydatki.

Wdrożenie nowych rozwiązań z kodeksu pracy z pewnością będzie budziło wątpliwości i pytania jeszcze przez długi czas, dlatego w kwestiach rodzących problemy pomóc może kancelaria prawna. Doświadczeni prawnicy pomogą wypracować rozwiązania, które będą akceptowalne zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy, a przede wszystkim zadbają o zgodność polityki firmy z obowiązującymi przepisami.

Kamila Wasilewska

Pytania i odpowiedzi

Czy pracodawca może rozwiązać stosunek pracy z pracownikiem wyłącznie z tego powodu, że ten odmówił zmiany trybu pracy ze zdalnej na stacjonarną w związku ze złożeniem przez pracodawcę wniosku na podstawie art. 6722 k.p.?

Zgodnie z art. 6723 k.p. odmowa przez pracownika zmiany trybu pracy nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Na jakich warunkach powinna być przeprowadzona kontrola pracy zdalnej pracownika?

Stosownie do brzmienia art. 6728 § 1 oraz §2 k.p. kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Swoim działaniem pracodawca nie powinien naruszać prywatności osoby zatrudnionej oraz innych osób, ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.