Kontrakt menadżerski – kiedy i co powinien zawierać?

Na czym polega kontrakt menadżerski?

Kontrakt o zarządzanie to rodzaj umowy zawierany z kadrą kierowniczą. Może dotyczyć zarówno członków zarządu, jak i zewnętrznych managerów rekrutowanych do projektu celem poprawy efektów pracy lub usprawnienia organizacji. Pomimo popularności w obrocie kontrakt menadżerski nie doczekał się kodeksowej regulacji i jest zawierany na podstawie zasady swobody umów wyrażonej w art. 3531 k.c. Zgodnie z tym przepisem strony zawierające umowę (strony umowy profesjonalnego prowadzenia przedsiębiorstwa) mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się:

• naturze stosunku prawnego;
• ustawie;
• zasadom współżycia społecznego.

Zasada swobody umów pozwala na bardzo elastyczne określenie zakresu praw i obowiązków stron, a także granic ich odpowiedzialności. W praktyce więc kontrakt menadżerski dosyć łatwo dopasować do specyfiki danego biznesu (umowa kontraktowa).

Przedmiot umowy menadżerskiej

Istota umów menadżerskich sprowadza się do odpłatnego zarządzania przedsiębiorstwem przez menedżera, który działa w cudzym imieniu i na cudze ryzyko i może dotyczyć zarówno całej organizacji, jak i jej wybranej części (np. konkretnego oddziału).

W literaturze podkreśla się, że celem umowy o zarządzanie nie jest wyłącznie znalezienie wykwalifikowanej osoby, która zajmie się organizacją biznesu, ale także swego rodzaju transfer know-how (przy wyborze sposobu kierowania przedsiębiorstwem i informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa z przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą co jest istotą kontraktu menedżerskiego jesli chodzi o kompetencje organów podmiotu dla umowy zlecenia czy przepisy kodeksu cywilnego). Osoba odpowiedzialna za zarządzanie wnosi swoje umiejętności, doświadczenie zawodowe, ale też dostęp do specjalistów z różnych dziedzin, np. prawa lub podatków.

Kontrakt menadżerski a umowa o pracę

Decydując się na zawarcie z managerem umowy o pracę, spółka musi liczyć się z ograniczeniami wynikającymi z kodeksu pracy m.in. co do czasu pracy. Przyjmuje na siebie ryzyko związane z nieobecnością pracownika, a także odpowiedzialność za naruszenie obowiązków pracowniczych. Dodatkowo w umowie o pracę trzeba określić miejsce jej wykonywania i zakres obowiązków. Nie można też w sposób dobrowolny sformułować zakazu konkurencji.

Kontrakt managerski pozwala na znacznie większą elastyczność w wykonywaniu obowiązków bez potrzeby uwzględniania danego stanowiska regulaminie pracy lub wynagradzania, czy precyzyjnego określania elementów charakterystycznych dla umowy o pracę. Z drugiej strony manager może działać swobodniej i efektywniej niż zwykli pracownicy.

Jak określić obowiązki menadżera i spółki?

W zależności od celu zawarcia umowy obowiązki menadżera mogą być określone w sposób otwarty lub zamknięty. Jeżeli zarządzanie ma dotyczyć wszystkich sfer funkcjonowania przedsiębiorstwa, najlepiej po prostu wskazać, że zarządzający ma za zadanie podejmować wszystkie czynności prawne i faktyczne związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. W praktyce zakres tych czynności jest tak duży, że wymienienie ich wszystkich jest w zasadzie niemożliwe. Warto jednak pamiętać, że managing może dotyczyć również konkretnej sfery biznesowej, np.:

• restrukturyzacji zobowiązań;
• sprzedaży;
• optymalizacji procesów technologicznych.

W takich sytuacjach lepszym rozwiązaniem będzie enumeratywnie wskazanie zakresu obowiązków. tak, aby można w sposób obiektywny wskazać, czy dana osoba wywiązuje się ze swojej roli.

Z kolei spółka korzystająca z usług specjalisty jest zobowiązana przede wszystkim zobowiązana do terminowej zapłaty wynagrodzenia w wysokości określonej w umowie. Firmy często przewidują też różnego rodzaju pozapłacowe benefity, jak np. samochód służbowy (lub karta paliwowa), laptop, telefon komórkowy, karta multisportowa, czy prywatna opieka zdrowotna. Należy dokładnie określić, na jakich zasadach przewiduje się dostęp do świadczeń, do jakiej kwoty osoba zatrudniona może z nich korzystać, a także – czy istnieje możliwość korzystania ze świadczeń w okresie przerwy w świadczeniu obowiązków.

W przypadku przekazania składników majątkowych załącznikiem do umowy powinien być protokół zdawczo-odbiorczy, w którym strony prowadzą ewidencję przekazania i zdania określonego aktywa, np. samochodu.

Umowa może też podkreślać obowiązek współdziałania ze sobą spółki i managera, choć wynika to wprost z brzmienia art. 354 §2 k.c. Współdziałanie warto uzupełnić o prawo do kontroli efektywności pracy managera.

Czy spółka może ograniczyć samodzielność managera?

Choć istotą pracy managera ma być zapewnienie sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, umowa może przewidywać ograniczenia w samodzielności zarządzającego. Zwrócił na to uwagę m.in. Sąd Apelacyjny w Białymstoku wyrokiem z dnia 19 września 2014 r., sygn. I ACa 323/14. Jako przykłady ograniczeń w umowie managerskiej można wskazać:

• konieczność uzyskania zgody zarządu do zaciągnięcia zobowiązania przenoszącego określoną kwotę;
• obowiązek uzyskania akceptacji organu zarządzającego do zawarcia umowy określonego rodzaju (np. zbycia nieruchomości, zaciągnięcia kredytu).

Wprowadzając ograniczenia, spółka może zachować kontrolę nad obszarami o kluczowym znaczeniu dla przedsiębiorstwa.

Wynagrodzenie managera

Za wykonywane czynności osoba zarządzająca otrzymuje wynagrodzenie w wysokości określonej w umowie. Strony mogą ukształtować je w sposób dowolny, w tym poprzez wskazanie:

• zryczałtowanej kwoty wynagrodzenia;
• stałego wynagrodzenia powiększonego o dodatek, którego wysokość jest uzależniona od efektów pracy;
• wynagrodzenia zmiennego uzależnionego od nakładu pracy.

Jeżeli płaca jest zmienna, w umowie trzeba koniecznie wskazać czynniki, od których zależy jej wysokość. Do monitorowania efektywności pracy całego przedsiębiorstwa lub poszczególnych jego działów stosuje się różne moduły oprogramowania klasy ERP. Pozwala ono na śledzenie m.in. wolumenu i wartości sprzedaży w ujęciu historycznym, liczby zawartych umów, rozmiarów produkcji, czasu realizacji poszczególnych zadań. Dodatkowe cele managera można określać w sposób dowolny, np. jako zmniejszenie rotacji pracowników lub przywrócenie płynności finansowej przedsiębiorstwa. Kluczowe znaczenie ma jednak monitorowanie progresu danego celu. Inaczej osoba przyjmująca na siebie obowiązki związane z zarządzaniem nigdy nie będzie miała pewności co do tego, czy już spełniła założone cele.

Odpowiedzialność menadżera

Manager ponosi względem zatrudniającego go podmiotu odpowiedzialność kontraktową opartą na zasadzie winy. Oznacza to, że do wyciągnięcia konsekwencji za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niezbędne jest:

• niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków przez managera;
• wystąpienie szkody po stronie podmiotu zatrudniającego;
• związek między niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania a szkodą;
• wina po stronie managera.

Wszystkie przesłanki muszą być spełnione łącznie. Strony mogą ustalić, że zobowiązania managera mają charakter zobowiązania starannego działania lub rezultatu, choć w judykaturze dominuje to pierwsze stanowisko (vide: cytowany już wyżej wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku). O zobowiązaniu rezultatu można mówić, jeżeli zarządzający zobowiąże się do osiągnięcia konkretnego, jasno określonego celu, np. zwiększenia określonych KPI o wskazaną w umowie wartość.

W umowie strony mogą ograniczyć odpowiedzialność managera poprzez np.:

• wprowadzenie limitu kwotowego odpowiedzialności;
• uzależnienia odpowiedzialności od rażącego niedbalstwa lub winy umyślnej;
• ograniczenie odszkodowania wyłącznie do poniesionych strat z wyłączeniem utraconych korzyści.

Podmiot zatrudniający może dodatkowo wprowadzić do kontraktu kary umowne, które przewidują możliwość żądania zryczałtowanego odszkodowania za określone uchybienia, znacząco ułatwiając dochodzenie roszczeń na drodze sądowej.

Kontrakt menadżerski a prawa autorskie

W sytuacji, kiedy praca managera nie polega wyłącznie na zarządzaniu pracami zespołu, ale także opracowaniu biznesplanów, analiz sprzedażowych, czy kampanii marketingowych, może pojawić się konieczność przeniesienia praw autorskich majątkowych do powstałych utworów na spółkę. Umowa o przeniesienie praw autorskich majątkowych powinna być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności i określać przynajmniej:

• utwory objęte umową;
• pola eksploatacji, czyli dopuszczalny zakres wykorzystania utworów;
• moment przejścia utworów na korzystającego;
• wynagrodzenie za przeniesienie praw autorskich.

Umowa powinna także regulować kwestię wykorzystania autorskich praw osobistych, np. poprzez zobowiązanie się managera do niewykonywania swoich uprawnień w tym zakresie.

Jak wygląda opodatkowanie umowy managerskiej?

Uzyskiwanie dochodów z tytułu managingu uważa się za działalność wykonywaną osobiście w rozumieniu ustawy o PIT (art. 13 pkt 9 ustawy o PIT). Dochody te są opodatkowane na zasadach ogólnych:

• stawką 12% do kwoty 120 tysięcy złotych;
• stawką 32% od nadwyżki powyżej 120 tysięcy złotych.

Koszty uzyskania przychodu określa się w tym przypadku na podstawie art. 22 ust. 9 pkt 5 w zw. z art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT, jako kwotę 250 zł miesięcznie, ale nie więcej, niż 3000 zł rocznie. W sytuacji, gdy manager wykonuje swoje obowiązki równolegle u dwóch lub większej liczby podmiotów (taka sytuacja będzie rzadkością z uwagi na popularny zakaz konkurencji) koszty pracownicze w roku podatkowym wzrastają do 4500 zł, stosownie do art. 22 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT.

Kontrakt menadżerski a VAT

Jeżeli chodzi o objęcie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem podatkiem VAT, warto zwrócić uwagę na interpretację ogólną Ministerstwa Rozwoju i Finansów z dnia 12 października 2017 r., sygn. PT3.8101.11.2017. Wskazano w niej, że managera nie uznaje się za czynnego podatnika VAT, jeżeli spełnia on łącznie trzy warunki:

• manager korzysta przy wykonywaniu swoich obowiązków z infrastruktury firmy, która go zatrudnia (np. komputer, samochód, telefon) i nie ponosi ryzyka ekonomicznego w tym zakresie;
• osoba zarządzająca otrzymuje stałe wynagrodzenie lub element stałości ma charakter przeważający;
• manager nie ponosi odpowiedzialności osobistej wobec osób trzecich za podejmowane działania.

Jeżeli wszystkie te warunki zostaną spełnione, manager korzysta ze zwolnienia podmiotowego, o którym mowa w art. 15 ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT.

Czy manager polega obowiązkowemu oskładkowaniu ZUS?

W sytuacji, gdy kontrakt menadżerski został zawarty jako umowa o pracę spółka ma obowiązek odprowadzać składki według takiego samego profilu, jak w przypadku wszystkich innych umów o pracę. Obejmują one ubezpieczenie:

• zdrowotne;
• emerytalne;
• rentowe;
• chorobowe;
• wypadkowe.

Niezależnie od składek ZUS za pracownika pracodawca odprowadza również składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

W przypadku umowy zlecenie odprowadzane są analogiczne składki z tą różnicą, że ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne, a nie tak jak przy umowie o pracę – obowiązkowe. Nadal jednak odprowadzane są składki emerytalna, rentowa, zdrowotna i wypadkowa. Składki nalicza i odprowadza płatnik, uwzględniając wysokość przychodów na umowie, podatnik nie ma w tym zakresie żadnych obowiązków.

Nieco inaczej wygląda sytuacja, kiedy manager wykonuje swoje obowiązki na rzecz kilku podmiotów. W takiej sytuacji występuje zbieg tytułów do ubezpieczenia społecznego. Składkę zdrowotną opłaca się od każdej podstawy zatrudnienia.

W przypadku osób wykonujących swoje obowiązki na podstawie samozatrudnienia (kontraktu B2B) kontrakty menedżerskie są traktowane jako działalność wykonywana osobiście, a nie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Oznacza to, że ta umowa, a nie dochody z działalności pozarolniczej, stanowi tytuł do ubezpieczeń. Jeżeli niezależnie od kontraktu menadżerskiego dana osoba wykonuje działalność pozarolniczą, powstaje zbieg tytułu do ubezpieczeń. Jeżeli manager jest jednocześnie członkiem zarządu spółki, tytułem do ubezpieczenia jest umowa o zarządzanie (vide: uchwała Sądu Najwyższego z dnia 17 czerwca 2015 r., sygn. III UZP 2/15).

Obowiązek odprowadzenia składek na ubezpieczenie społeczne w przypadku zbiegu B2B z umową managingu jest uzależnione od wysokości osiąganego wynagrodzenia z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej. Wątpliwości w tym zakresie warto konsultować z prawnikami doświadczonymi w obsłudze korporacyjnej.

Jakie jeszcze elementy powinna zawierać umowa menadżerska?

Decydując się na współpracę z managerem, należy pamiętać, że taka osoba zyskuje dostęp do informacji o strategicznym znaczeniu dla przedsiębiorstwa. Aby ochronić spółkę przed ich wykorzystaniem niezgodnie z przeznaczeniem, w kontrakcie menadżerskim powinna znaleźć się klauzula NDA oraz zastrzeżenie zakazu konkurencji. Typowa umowa o poufności powinna zawierać:

• precyzyjne oznaczenie informacji uznanych za poufne;
• określenie standardów ochrony informacji;
• zdefiniowanie naruszenia zakazu poufności;
• wskazanie czasu trwania zakazu ujawniania informacji;
• określenie sankcji za naruszenie umowy NDA.

W przypadku umowy o zakazie konkurencji koniecznie trzeba wskazać zakres czynności, których ma nie podejmować manager, a także określić rozumienie pojęcia konkurencja (np. określony zasięg geograficzny, profil firmy, bezpośrednia konkurencja przedsiębiorstwa).

W zależności od potrzeb umowę menadżerską można rozbudować również o dodatkowe elementy, jak np. okres wypowiedzenia, czy możliwość skorzystania z „urlopu” (wstrzymanie się od pełnienia obowiązków z zachowaniem prawa do wynagrodzenia),

Pytania i odpowiedzi

Zaufali nam: