50% koszty uzyskania przychodów w branży informatycznej - Jakie wymogi należy spełnić?

Pracodawca, który chce zatrudniać specjalistów z branży IT, powinien rozważyć przeprowadzeni szczegółowego audytu regulacji wewnątrzzakładowych, a także wdrożyć wewnętrzne regulacje, które ułatwią rozliczanie się z pracownikami i pozwolą uniknąć komplikacji na przyszłość.

Ocena przepisów prawa i przygotowanie regulacji wewnętrznych

Zasadnicze działania powinny objąć analizę obowiązujących przepisów prawa, przede wszystkim w zakresie:

• prawa podatkowego (zwłaszcza podatek PIT);

• prawa autorskiego

• prawa pracy;

• prawa cywilnego (zwłaszcza konstrukcje umów cywilnoprawnych).

Warto sprawdzić, czy wzory umów z pracownikami przewidują przejście praw autorskich na pracodawcę lub inny podmiot, a jeżeli tak, w jakim trybie, jak wygląda procedura przyjęcia utworu i jaka część wynagrodzenia jest z nim związana. Należy mieć na względzie dokumentowanie każdej czynności, także samego przekazania i przyjęcia praw tak, aby w razie potrzeby pracodawca dysponował wiarygodnym dowodem.

Kwestie dotyczące wynagrodzenia i sposobu jego wyliczenia powinny znaleźć się w regulaminie wynagradzania, a jeżeli pracodawca nie jest zobligowany do jego wdrożenia, w regulaminie wewnątrzzakładowym. Niesprecyzowanie tych kwestii sprawi, że podwyższone koszty autorskie będzie można bardzo łatwo zakwestionować.

Pracodawca powinien również zadbać o przygotowanie zunifikowanych formularzy pozwalających na ewidencję czasu pracy przeznaczonego na tworzenie utworów objętych podwyższonymi KUP. Ewidencja prac twórczych musi pozwalać na precyzyjne określenie:

• pracodawcy i pracownika;

• dzieła objętego prawami autorskimi oraz daty jego powstania;

• honorarium z tytułu praw autorskich, a także innych składników wynagrodzenia, np. premii, nagrody.

Taka ewidencja może być zarówno elementem ewidencji czasu pracy, jak i stanowić odrębny dokument.

Choć stworzenie listy nie jest dla pracodawcy obowiązkowe, jej brak sprawi, że nie będzie możliwe wykazanie rejestru prac twórczych w przypadku kontroli organów podatkowych. Takie stanowisko zajął Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w orzeczeniu z dnia 12 marca 2010 r., sygn. II FSK 1791/08, z dnia 29 kwietnia 2011 r., sygn. II FSK 2217/09, z dnia 16 kwietnia 2019 r., sygn. II FSK 1373/17 oraz z dnia 7 lutego 2019 r., sygn. II FSK 422/17.

Jednocześnie judykatura stoi na stanowisku, że nie wystarczy określenie twórczego czasu pracy w sposób procentowy. Niezbędne jest szczegółowe ustalenie zarówno utworu, jak i wynagrodzenia wypłaconego z tytułu jego stworzenia (vide: wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 11 marca 2015 r., sygn. II FSK 459/13).

Wprawdzie przepisy dozwalają wykazanie zastosowania 50-procentowych KUP za pomocą dowolnego środka dowodowego, ale ciężar nieudowodnienia tych okoliczności spoczywa na podatniku.

Opracowanie stosownych dokumentów warto powierzyć kancelarii prawnej, która zadba o ich zgodność nie tylko z obowiązującymi przepisami, ale również aktualną linią orzeczniczą i wykładnią organów podatkowych.

Ustalenie pracowników będących twórcami i czynności objętych prawem autorskim

Pomocne przy ustalaniu honorarium autorskiego będzie również określenie, którzy pracownicy są twórcami w rozumieniu prawa autorskiego i jakie czynności są objęte tą regulacją. Każdy pracodawca powinien samodzielnie odpowiedzieć sobie na to pytanie, uwzględniając:

• przedmiot działalności;

• podział zadań między poszczególnych pracowników;

• charakter poszczególnych czynności pracowniczych.

O ile wątpliwości nie budzi twierdzenie, że twórcą będzie programista czy grafik, znaku równości nie można postawić np. przy testerach kodu, administratorach sieci, testerach penetracyjnych lub architektach danych. Wszystko zależy nie od formalnej nazwy stanowiska, ale od zakresu obowiązków danego pracownika.

Dla ułatwienia warto wprowadzić w regulacji wewnątrzzakładowej adnotację, która będzie wymieniała stanowiska uznane za twórcze oraz katalog czynności objętych prawem autorskim. Trzeba bowiem pamiętać, że nawet w przypadku programisty nie wszystkie czynności będą objęte honorarium autorskim. Nie dotyczy to zwłaszcza prac odtwórczych, szablonowych lub wykorzystujących cudze fragmenty kodu. W tych przypadkach wypłacane jest wynagrodzenie pracownicze, ale nie autorskie.

Opracowanie procedur weryfikacji i oceny utworów przez pracodawcę

Pracodawca może również wdrożyć wewnętrzną procedurę weryfikacji utworów przygotowywanych przez pracowników. W szczególności powinna ona obejmować:

• sposób zgłaszania stworzonego utworu przez pracownika (np. na piśmie, mailowo, przez intranet, w chmurze);

• ocenę zgłaszanych utworów przez pracodawcę (np. ich charakteru twórczego, indywidualności);

• sposób i czas archiwizacji utworów (np. na serwerze, dyskach przenośnych, w chmurze obliczeniowej);

• szkolenie pracowników w zakresie obsługi procesu przekazania utworu (np. kompresja, uploadowanie na serwer, zabezpieczenie).

W ten sposób firma zachowuje zunifikowane standardy przechowywania i ochrony gromadzonych danych. Jednocześnie może w dowolnym czasie odnaleźć potrzebny utwór lub jego fragment.

Honorarium autorskie a nieobecność w pracy

Pracodawca powinien zadbać również o właściwe rozliczenie kosztów autorskich w przypadku nieobecności pracownika z tytułu urlopu wypoczynkowego, choroby, odbywania stażu itp.

Przyjmuje się, że honorarium autorskie może być przyznane wyłącznie za czas, kiedy pracownik faktycznie świadczył pracę o charakterze twórczym. Sposób rozliczania wynagrodzenia należy umieścić w regulaminie wynagradzania, a jeżeli u danego pracodawcy on nie obowiązuje, w innej dokumentacji wewnątrzzakładowej albo bezpośrednio w treści umów zawieranych z pracownikami-twórcami.

W przypadku, kiedy pracownik przepracował jedynie część okresu rozliczeniowego, pracodawca powinien obliczyć proporcjonalnie:

• czas pracy twórczej;

• czas wykonywania obowiązków pracowniczych;

• czas nieobecności w pracy.

Warto pamiętać, że proporcjonalnie powinno być liczone nie tylko wynagrodzenie pracownika, ale również zaliczki na podatek dochodowy i składki ZUS. W tym przedmiocie wypowiedział się m.in. Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 13 kwietnia 2007 r., nr ŁUS-II-2-415/11/07/JB.

Które składniki wynagrodzenia mogą być objęte honorarium autorskim?

W interpretacji Ministerstwa Finansów wskazano, że podwyższone koszty uzyskania przychodów mogą mieć zastosowanie wyłącznie do wynagrodzenia stanowiącego honorarium.

Nie będą więc miały zastosowania do np. świadczeń socjalnych wypłacanego z funduszu świadczeń socjalnych (dofinansowanie urlopu, kultury lub opieki medycznej). Wprawdzie są to składniki finansowe związane z zatrudnieniem, ale nie stanowią autorskiego wynagrodzenia pracownika.

Kiedy warto występować o interpretację indywidualną?

W sytuacji, kiedy mimo wdrożenia opisanych rozwiązań pracodawca nadal ma wątpliwości co do wykładni obowiązujących przepisów podatkowych, udokumentowania utworów lub wyliczenia wynagrodzenia, może on wystąpić o wydanie interpretacji indywidualnej. Wniosek można złożyć:

• przez internet, korzystając z profilu zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego;

• listownie;

• w siedzibie Krajowej Informacji Skarbowej.

Interpretacja może dotyczyć zarówno zdarzeń podatkowych, które już miały miejsce, jak i zdarzeń przyszłych. Opłata za wydanie interpretacji wynosi 40 zł za każde z opisanych zdarzeń. Kwotę należy uiścić na rachunek bankowy Krajowej Informacji Skarbowej. Dowód wpłaty należy załączyć do wniosku lub przesłać w terminie 7 dni od dnia jego złożenia do Krajowej Administracji Skarbowej.

Interpretacja wydawana jest w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku. Jeżeli podatnik nie otrzyma w tym czasie odpowiedzi, przyjmuje się, że jego stanowisko jest słuszne.

Ochrona podatkowa gwarantowana przez interpretację indywidualną polega na tym, że podatnik nie ponosi negatywnych skutków niezastosowania się przez organy podatkowe do wykładni przepisów.

O ile interpretacja indywidualna może być przydatnym narzędziem przy planowaniu długofalowej strategii, ze względu na długi czas oczekiwania raczej nie sprawdzi się w przypadku potrzeby szybkiego uzyskania odpowiedzi. Dodatkowo wymaga bardzo precyzyjnego opisania stanu faktycznego, a ewentualne nieścisłości sprawią, że cała procedura ulegnie wydłużeniu, ponieważ podatnik będzie musiał uzupełnić niekompletne informacje.

Stosowanie podwyższonych kosztów autorskich w branży informatycznej to atrakcyjna wizja zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Stosowanie tego mechanizmu wymaga jednak starannego zaplanowania i przemyślanego działania. Jeżeli organ podatkowy stwierdzi nieuzasadnione zawyżanie kosztów uzyskania przychodu i obniżanie podstawy opodatkowania, zakwestionuje takie działania, a pracownik będzie musiał zapłacić należny podatek, ale wyliczony bez podwyższonych kosztów i z odsetkami.