Jak skonstruować umowę na stworzenie systemu CMS?

Rozważając zlecenie stworzenia CMS na potrzeby firmy, warto rozważyć, które spośród wielu różnych modułów mogą okazać się przydatne. Od ich liczby i stopnia skomplikowania będzie zależał nie tylko czas realizacji zamówienia oraz wynagrodzenie wykonawcy, ale także pozostałe postanowienia umowne, jak np. zakres przeniesienia praw autorskich. Do typowych elementów CMS można zaliczyć moduł pozwalający na:

• zarządzanie menu oraz SEO;
• prowadzenie bloga, jego moderację oraz kompleksowe zarządzanie wpisami;
• dodawanie zdjęć do poszczególnych podstron oraz uploadowanie plików do pobrania;
• lokalizację działalności na mapach;
• zarządzanie treściami na stronie, aktualnościami;
• zarządzanie uprawnieniami dla poszczególnych użytkowników;
• podgląd historii modyfikacji na stronie;
• publikację strony oraz jej zawartości w różnych wersjach językowych.

Przedmiotem umowy w omawianym przypadku będzie zaprojektowanie i wdrożenie oprogramowania klasy CMS. Z uwagi na to, że zamawiający doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jakiego rezultatu oczekuje, nie ma tutaj potrzeby stosowania metodyk zwinnych i ciągłych testów, ponieważ założenia projektowe znane są od samego początku. Z tego względu przedmiot umowy można dokładnie opisać w załącznikach do kontraktu, wskazując na jego:

• poszczególne moduły i funkcje;
• charakterystyczne elementy, np. szatę graficzną;
• rozwiązania techniczne, jakie mają być zastosowane, np. maksymalna liczba użytkowników, wariant aplikacji dla wersji mobilnej.

Strony mogą również poszerzyć zakres obowiązków wykonawcy, np. o obsługę powdrożeniową, testy, szkolenia pracowników zamawiającego czy audyt stacku technologicznego, który ma na celu znalezienie optymalnych rozwiązań wdrożeniowych.

Podstawowym obowiązkiem zamawiającego jest oczywiście zapłata umówionego wynagrodzenia, a także współpraca z wykonawcą, m.in. poprzez dostarczenie dokumentacji technicznej lub delegowanie pracowników do współpracy podczas prac wdrożeniowych.

Program komputerowy tworzony na zamówienie stanowi utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Pierwotnie całość praw autorskich przysługuje twórcy. Aby zamawiający mógł korzystać z niego bez ograniczeń, niezbędne jest przeniesienie autorskich praw majątkowych do utworu. Taka umowa powinna być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności i obejmować następujące elementy:

• dokładne oznaczenie utworu;
• moment przejścia praw autorskich na nabywcę;
• ewentualne wynagrodzenie za przeniesienie praw autorskich majątkowych;
• wskazanie pól eksploatacji, czyli dopuszczalnego zakresu korzystania z utworu.

Przeniesienie praw autorskich – w przeciwieństwie do umowy licencji – ma charakter nieodwołalny.

Warto zwrócić uwagę, że prawa autorskie do programu komputerowego zostały uregulowane w szczególny sposób, dlatego w rzeczywistości umowa powinna określać:

• zasady przeniesienia praw autorskich do programu komputerowego (rozumianego jako kod źródłowy);
• zasady przeniesienia praw autorskich do pozostałych utworów regulowanych ustawą, jak np. elementy graficzne.

Przeniesienie praw autorskich do programu komputerowego

Pola eksploatacji w zakresie praw autorskich do programu komputerowego zostały opisane w art. 74 ustawie o prawie autorskim. Zgodnie z tym przepisem obejmują one prawo do:

• trwałego lub czasowego zwielokrotniania programu komputerowego;
• wprowadzania zmian w programie komputerowym;
• rozpowszechniania, w tym użyczenia lub najmu programu komputerowego.

Z powyższego wynika, że nabywca programu może np. zlecić innej firmie wprowadzenie zmian w programie, a także rozpowszechniać software bez konieczności każdorazowego udzielania zgody przez twórcę. Jeżeli strony mają zamiar ograniczenia dopuszczalnego zakresu korzystania z utworu, należy wskazać to w umowie.

Wynagrodzenie wykonawcy może zostać określone na kilka różnych sposobów. Podstawowym modelem jest kwota określona ryczałtowo. Alternatywne rozwiązanie stanowi tzw. time & material, czyli rozliczenie według rzeczywiście przepracowanych godzin. Pierwsze rozwiązanie jest bardziej atrakcyjne dla zamawiającego, drugie dla wykonawcy.

Ustalając wysokość wynagrodzenia należy doprecyzować również ewentualną płatność za:

• naniesione poprawki;
• przeniesienie praw autorskich;
• implementację funkcjonalności nieujętych w harmonogramie prac.

Oprócz wysokości wynagrodzenia istotne znaczenie na też termin płatności oraz jej sposób. Zamiast wypłaty jednorazowej umowa może przewidywać wypłatę wynagrodzenia w transzach, np. po wdrożeniu każdego modułu CMS.

Większość kontraktów z branży IT zawiera definicję wykonania projektu (ang. Definition of Done, DoD). Im jest ona bardziej precyzyjna, tym mniejsze ryzyko sporu co do tego, czy prace zostały wykonane w sposób prawidłowy. W jaki sposób może wyglądać przykładowy proces odbioru prac?

• Ukończenie określonego etapu projektu przez wykonawcę i poinformowanie o tym fakcie zamawiającego w sposób opisany w umowie (np. drogą mailową wraz z przesłaniem wersji testowej);
• Po otrzymaniu informacji wraz z załącznikiem zamawiający dysponuje określonym w umowie czasem na przeprowadzenie testów i zgłoszenie uwag (np. 7 dni);
• W razie braku uwag dany etap prac uważa się za zakończony;
• W przypadku uwag wykonawca ma obowiązek ich uwzględnienia w umownym terminie, chyba że uważa, że rezultat prac spełnia wymagania DoD.

Przy wdrażaniu programów takich, jak CMS, z reguły etapów odbioru prac jest kilka z uwagi na stopień rozbudowania software’u.