Informacja o warunkach zatrudnienia – elementy po 2023 r.

Ustawodawca w art. 29 kodeksu pracy wymienia minimalny zakres informacji, jakie powinny znaleźć się w każdej umowie o pracę zawieranej z pracownikiem. Do tych elementów należy zaliczyć:

• strony umowy;
• adres siedziby pracodawcy albo jego adres zamieszkania w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną;
• rodzaj umowy łączącej strony;
• datę zawarcia umowy o pracę;
• warunki pracy i płacy.

W przypadku warunków pracy i płacy lista elementów wymieniona w kodeksie pracy nie ma charakteru enumeratywnego co oznacza, że lista ustawowa może zostać poszerzona o dodatkowe informacje. Do kodeksowego minimum zalicza się:

• rodzaj pracy;
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy (jeżeli jest ich więcej niż jedno);
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
• wymiar czasu pracy;
• dzień rozpoczęcia pracy.

Dodatkowe wymagania pojawiają się w przypadku umowy zawieranej na okres próbny. W tym przypadku umowa powinna określać czas trwania i dzień zakończenia umowy oraz – jeżeli strony tak postanowią – postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu albo nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Umowa o pracę na okres próbny powinna również wskazywać okres, na jaki strony decydują się zawrzeć umowę o pracę na czas określony, jeżeli umowa została zawarta na krócej niż 12 miesięcy. Umowa na okres próbny może też zostać wydłużona o nie więcej niż 1 miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy.

Z kolei w umowie o pracę na czas określony trzeba poinformować pracownika o czasie trwania umowy lub dniu jej zakończenia.

Szczególne wymagania prawodawca przewidział w art. 29 §11 k.p., który dotyczy umów o pracę na czas określony, ale zawieranych na szczególnych warunkach, tj.:

• w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (np. w okresie korzystania przez pracownicę z urlopu macierzyńskiego);
• w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym;
• w celu wykonywania pracy przez okres kadencji;
• w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny zawarcia umowy na czas określony, które leżą po jego stronie.

We wszystkich tych przypadkach pracodawca wskazuje cel zawarcia umowy, a w przypadku przyczyny obiektywnej, jej uzasadnienie.

Po zmianach przepisów w warunkach zatrudnienia należy podać informacje dotyczące terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, pory nocnej oraz przyjętego u danego pracodawcy sposobów potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Obowiązek ten nie dotyczy jednak pracodawców, którzy wprowadzili regulamin pracy. Do opracowania regulaminu nie są zobowiązani pracodawcy, którzy zatrudniają:

• co najmniej 50 pracowników i jednocześnie są objęci układem zbiorowym;
• mniej niż 50 pracowników i jednocześnie są objęci układem zbiorowym;
• co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników, jeżeli zakładowa organizacja związkowa nie wystąpiła z wnioskiem o wprowadzenie regulaminu pracy.

Jeżeli w firmie obowiązuje regulamin pracy wspomniane kwestie reguluje się właśnie w tym dokumencie.

Ustawodawca wyodrębnił zasady przekazywania warunków zatrudnienia osobom, które pracę lub obowiązki służbowe realizują poza granicami kraju. W ich sytuacji zastosowanie znajdzie art. 291 k.p. pod warunkiem, że okres pobyt za granicą przekracza kolejne 4 tygodnie. W ich przypadku obowiązki informacyjne obejmują dane podstawowe, o których mowa w art. 29 §3 k.p., a także dodatkowe informacje związane ze specyfiką pracy wyjazdowej, tj. o:

• państwie lub państwach, w których praca zdalna lub obowiązki służbowe mają być wykonywane;
• przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju;
• walucie w jakiej będzie pracownikowi wypłacane wynagrodzenie za pracę poza granicami kraju;
• świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych (niezależnych od wynagrodzenia), jeżeli wynikają one z przepisów prawa lub umowy o pracę;
• zapewnieniu lub braku zapewnienia o powrocie pracownika do kraju i warunkach takiego powrotu, jeżeli został on zapewniony.

Zmiana tych warunków zatrudnienia może nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej nie później niż w dniu, kiedy zmiany te obejmują pracownika. Pracodawca powinien przekazać jednak informacje w tym zakresie niezwłocznie.

Wejście w życie nowelizacji budzi sporo wątpliwości co do aktualne brzmienia informacji o warunkach zatrudnienia, terminu ich przekazania oraz przejścia z zasad obowiązujących poprzednio na aktualne. Nasza kancelaria pomoże w przygotowaniu dokumentacji pracowniczej uwzględniającej zmienioną regulację oraz zaproponuje skuteczne mechanizmy zapewniające płynne przekazywanie informacji pracownikom.