Regulamin pracy - Co to jest i jaki jest jego cel?

Regulamin pracy to akt, który określa organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracowników i pracodawców. Jeżeli w danym zakładzie pracy działa organizacja związkowa, pracodawca musi z nią skonsultować treść regulaminu. Może on samodzielnie ułożyć treść regulaminu, jeżeli:

• w firmie nie działa organizacja związkowa,

• nie udało się wypracować porozumienia w ustalonym przez strony terminie.

Regulamin pracy powinien być dostępny dla wszystkich pracowników w formie pisemnej lub elektronicznej (np. w formie pliku wrzuconego na serwer hostujący stronę internetową).

Wprowadzenie regulaminu pracy sprzyja stworzeniu przyjaznych warunków zatrudnienia. Pracownicy chętniej i sprawniej wykonują swoje obowiązki, ponieważ są z nich rozliczani w przejrzysty sposób. To z kolei wpływa na poprawę wydajności funkcjonowania całej struktury.

Miejsce regulaminu pracy w źródłach prawa pracy

Artykuł 9 k.p. lokalizuje miejsce regulaminu pracy wśród źródeł prawa pracy. Ustawodawca zaliczył do nich także:

• przepisy kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych wydanych na ich podstawie określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców,

• postanowienia układów zbiorowych oraz innych porozumień zbiorowych,

• statuty określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy.

Oznacza to, że przy ustalaniu zakresu praw i obowiązków regulamin powinien być rozpatrywany na równi z aktami prawa powszechnie obowiązującego.

W art. 9§2 i §3 powołanego przepisu zostało wskazane ograniczenie, zgodnie z którym postanowienia wynikające z regulaminu pracy nie mogą być mniej korzystne niż przepisy wynikające z ustaw lub aktów wykonawczych, a także układów zbiorowych i porozumień zbiorowych.

Regulamin pracy nie może także naruszać zasady równego traktowania w zatrudnieniu. W przeciwnym razie uważa się go za nieobowiązujący. Aby jednak mieć pewność, że regulamin pracy zapewnia równe traktowanie wszystkich pracowników, warto skonsultować go z prawnikami

Kto musi wprowadzić regulamin zakładu pracy?

Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy nie dotyczy wszystkich firm. Zgodnie z art. 104 k.p. obowiązek ten spoczywa na pracodawcy, który zatrudnia przynajmniej 50 osób.

W przypadku firm zatrudniających mniej niż 50 pracowników, wprowadzenie układu zbiorowego jest fakultatywne.

O wprowadzenie regulaminu pracy może wystąpić także zakładowa organizacja związkowa w firmach zatrudniających więcej niż 20, ale mniej niż 50 pracowników. Po zgłoszeniu żądania przez organizację związkową ułożenie regulaminu staje się obowiązkiem pracodawcy.

W żadnej sytuacji obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy nie powstaje, jeżeli w zakładzie pracy obowiązuje już układ zbiorowy pracy, który reguluje kwestie przeznaczone dla regulaminu.

Co powinno znaleźć się w regulaminie pracy?

Minimalną treść regulaminu pracy określa art. 1041 kodeksu pracy. Ustawodawca wśród jego elementów wymienił:

• organizację pracy,

• warunki przebywania na terenie zakładu pracy w trakcie pracy i po jej zakończeniu,

• wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i ochrony osobistej,

• systemy i rozkład czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,

• porę nocną,

• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,

• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,

• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonym pracownikom młodocianym w celu odbycia przygotowania zawodowego,

• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,

• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,

• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Dodatkowo, jeżeli pracodawca przewiduje kary porządkowe za naruszenie organizacji ustalonego porządku pracy, przepisów BHP i p-poż oraz inne uchybienia, również powinny one zostać wymienione w regulaminiepracy. Mowa o:

• upomnieniu,

• naganie,

• karze pieniężnej.

Pierwsze dwie sankcje dotyczą lżejszych przewinień (np. nieprzestrzeganie porządku organizacji pracy). Kara pieniężna może zostać nałożona w przypadku ciężkich uchybień (np. stawienie się w pracy pod wpływem alkoholu albo opuszczenie miejsca pracy bez usprawiedliwienia).

Należy pamiętać, że wskazana w kodeksie pracy lista elementów nie ma charakteru wyczerpującego. Dlatego nic nie stoi na przeszkodzie, aby w danym zakładzie pracy poszerzyć ją o dodatkowe elementy, jak np. sposób wykorzystania samochodu służbowego, czy wykorzystanie prywatnych środków transportu do celów służbowych albo procedura funkcjonowania komisji socjalnej.

Nie ma jednego, uniwersalnego modelu regulaminu pracy. Jego brzmienie powinno być dostosowane do uwarunkowań danego zakładu i jego specyfiki. Sformułowanie regulaminu pracy wymaga nie tylko doskonałej znajomości danej branży, ale przede wszystkim przepisów z zakresu prawa pracy i orzecznictwa.

Regulaminu pracy nie należy mylić z próbą ograniczenia uprawnień pracowniczych. Dobry dokument to taki, w którym zostało przewidziane jak najwięcej potencjalnych scenariuszy, jakie mogą zaistnieć w miejscu pracy. Dzięki temu obie strony stosunku pracy wiedzą, jak się w nich zachować. Może to skutecznie ograniczyć ilość przypadków, których wystąpienie uzasadnia skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego.