Maciej Szukała
|
21 marca 2022
Spis treści

Organizacja obiegu procesów w firmie, która zatrudnia kilka osób, nie jest trudnym zadaniem. Zupełnie inaczej wygląda kwestia skoordynowania działań w jednostce, gdzie pracuje kilkadziesiąt, a nierzadko nawet kilkaset osób.

Aby ułatwić i skodyfikować zasady rządzące organizacją oraz porządkiem pracy, ustawodawca wyodrębnił wśród źródeł prawa pracy tzw. regulaminy pracy. Jaka jest funkcja regulaminu i co powinno się w nim znaleźć?

Czym jest regulamin pracy i jaki jest jego cel?

Regulamin pracy to akt, który określa organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracowników i pracodawców. Jeżeli w danym zakładzie pracy działa organizacja związkowa, pracodawca musi z nią skonsultować treść regulaminu. Może on samodzielnie ułożyć treść regulaminu, jeżeli:

  • w firmie nie działa organizacja związkowa,

  • nie udało się wypracować porozumienia w ustalonym przez strony terminie.

Regulamin pracy powinien być dostępny dla wszystkich pracowników w formie pisemnej lub elektronicznej (np. w formie pliku wrzuconego na serwer hostujący stronę internetową).

Wprowadzenie regulaminu pracy sprzyja stworzeniu przyjaznych warunków zatrudnienia. Pracownicy chętniej i sprawniej wykonują swoje obowiązki, ponieważ są z nich rozliczani w przejrzysty sposób. To z kolei wpływa na poprawę wydajności funkcjonowania całej struktury.

Miejsce regulaminu pracy w źródłach prawa pracy

Artykuł 9 k.p. lokalizuje miejsce regulaminu pracy wśród źródeł prawa pracy. Ustawodawca zaliczył do nich także:

  • przepisy kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych wydanych na ich podstawie określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców,

  • postanowienia układów zbiorowych oraz innych porozumień zbiorowych,

  • statuty określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy.

Oznacza to, że przy ustalaniu zakresu praw i obowiązków regulamin powinien być rozpatrywany na równi z aktami prawa powszechnie obowiązującego.

W art. 9§2 i §3 powołanego przepisu zostało wskazane ograniczenie, zgodnie z którym postanowienia wynikające z regulaminu pracy nie mogą być mniej korzystne niż przepisy wynikające z ustaw lub aktów wykonawczych, a także układów zbiorowych i porozumień zbiorowych.

Regulamin pracy nie może także naruszać zasady równego traktowania w zatrudnieniu. W przeciwnym razie uważa się go za nieobowiązujący. Aby jednak mieć pewność, że regulamin pracy zapewnia równe traktowanie wszystkich pracowników, warto skonsultować go z prawnikami.

Kto musi wprowadzić regulamin zakładu pracy?

Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy nie dotyczy wszystkich firm. Zgodnie z art. 104 k.p. obowiązek ten spoczywa na pracodawcy, który zatrudnia przynajmniej 50 osób.

W przypadku firm zatrudniających mniej niż 50 pracowników, wprowadzenie układu zbiorowego jest fakultatywne.

O wprowadzenie regulaminu pracy może wystąpić także zakładowa organizacja związkowa w firmach zatrudniających więcej niż 20, ale mniej niż 50 pracowników. Po zgłoszeniu żądania przez organizację związkową ułożenie regulaminu staje się obowiązkiem pracodawcy.

W żadnej sytuacji obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy nie powstaje, jeżeli w zakładzie pracy obowiązuje już układ zbiorowy pracy, który reguluje kwestie przeznaczone dla regulaminu.

Co powinno znaleźć się w regulaminie pracy?

Minimalną treść regulaminu pracy określa art. 1041 kodeksu pracy. Ustawodawca wśród jego elementów wymienił:

  • organizację pracy,

  • warunki przebywania na terenie zakładu pracy w trakcie pracy i po jej zakończeniu,

  • wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i ochrony osobistej,

  • systemy i rozkład czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,

  • porę nocną,

  • termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,

  • wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,

  • rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonym pracownikom młodocianym w celu odbycia przygotowania zawodowego,

  • wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,

  • obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,

  • przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Dodatkowo, jeżeli pracodawca przewiduje kary porządkowe za naruszenie organizacji ustalonego porządku pracy, przepisów BHP i p-poż oraz inne uchybienia, również powinny one zostać wymienione w regulaminiepracy. Mowa o:

  • upomnieniu,

  • naganie,

  • karze pieniężnej.

Pierwsze dwie sankcje dotyczą lżejszych przewinień (np. nieprzestrzeganie porządku organizacji pracy). Kara pieniężna może zostać nałożona w przypadku ciężkich uchybień (np. stawienie się w pracy pod wpływem alkoholu albo opuszczenie miejsca pracy bez usprawiedliwienia).

Należy pamiętać, że wskazana w kodeksie pracy lista elementów nie ma charakteru wyczerpującego. Dlatego nic nie stoi na przeszkodzie, aby w danym zakładzie pracy poszerzyć ją o dodatkowe elementy, jak np. sposób wykorzystania samochodu służbowego, czy wykorzystanie prywatnych środków transportu do celów służbowych albo procedura funkcjonowania komisji socjalnej.

Nie ma jednego, uniwersalnego modelu regulaminu pracy. Jego brzmienie powinno być dostosowane do uwarunkowań danego zakładu i jego specyfiki. Sformułowanie regulaminu pracy wymaga nie tylko doskonałej znajomości danej branży, ale przede wszystkim przepisów z zakresu prawa pracy i orzecznictwa.

Regulaminu pracy nie należy mylić z próbą ograniczenia uprawnień pracowniczych. Dobry dokument to taki, w którym zostało przewidziane jak najwięcej potencjalnych scenariuszy, jakie mogą zaistnieć w miejscu pracy. Dzięki temu obie strony stosunku pracy wiedzą, jak się w nich zachować. Może to skutecznie ograniczyć ilość przypadków, których wystąpienie uzasadnia skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego.

Od kiedy zaczyna obowiązywać regulamin pracy?

Jeżeli pracodawca wprowadził regulamin pracy w zakładzie, ma obowiązek podać go do wiadomości wszystkich pracowników w sposób powszechnie przyjęty. W mniejszych firmach może być to np. wyłożenie go sekretariacie lub wywieszenie na tablicy ogłoszeń albo wręczenie fizycznej kopii każdemu z pracowników.

Jednostki korzystające z wewnętrznej sieci najczęściej równolegle umieszczają go w intranecie lub wysyłają na służbowe maile wszystkim zatrudnionym pracownikom.

Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracownikom.

Należy pamiętać, że pracodawca ma obowiązek udostępnienia regulaminu przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Dotyczy to zwłaszcza osób nowo zatrudnionych.

Regulamin pracy może zostać zmieniony w każdym czasie. W takiej sytuacji pracodawca ponownie musi udostępnić go pracownikom, a zmieniona wersja korzysta z 2-tygodniowej karencji.

Jak powinien wyglądać regulamin w pracy zdalnej?

Odrębne wyzwania stawia przed pracodawcami coraz bardziej powszechna praca zdalna. Trend zapoczątkowany przez pandemię wirusa SARS-Cov-2, polegający na delegowaniu pracowników na tzw. home office powoli zamienia się w rutynę, która dostępna jest dla wielu branż, m.in. IT, czy marketingowej.

Coraz więcej pracodawców (i pracowników) opowiada się za wykonywaniem swoich obowiązków zdalnie. Dla pracodawcy to znaczna oszczędność na czynszu i opłatach za energię. Dla pracownika home office oznacza większą elastyczność pracy i możliwość uniknięcia czasu poświęconego na dojazd do pracy. O czym warto pamiętać, kiedy regulamin ma objąć także pracę zdalną?

  • Ekwiwalent za korzystanie z domowego sprzętu lub dostępu do internetu

Świadczenie pracy z wykorzystaniem infrastruktury IT wiąże się z koniecznością eksploatowania komputera czy zużywaniem prądu i transferu na dostęp do służbowego oprogramowania. Aby tego uniknąć, pracodawca może przewidzieć zwrot ryczałtu z tytułu wydatków albo udostępnić służbowe laptopy i routery.

  • Ochrona poufności danych

Przesyłanie danych drogą zdalną to dla wielu firm duże ryzyko. Dlatego dane klientów, biznesplany, czy dokumentacja prawna powinny być przesyłane z wykorzystaniem ujednoliconych procedur. To może być szyfrowanie przy użyciu darmowego oprogramowania szyfrującego, ale także Virtual Private Network albo kryptograficzne klucze bezpieczeństwa U2F (ang. Universal Second Factor). W ten sposób można skutecznie zabezpieczyć dane m.in. na wirtualnych dyskach.

  • Potwierdzanie obecności

Regulamin pracy zdalnej powinien także regulować sposób ewidencjonowania czasu zdalnej pracy. Kiedy nie ma możliwości oznaczenia daty i godziny na papierze, z pomocą przychodzą logi systemowe. Można także wprowadzić obowiązek wysyłania maila lub odezwania się na komunikatorze internetowym.

Warto jednak pamiętać, że przepisy nie wprowadzają jednolitego systemu potwierdzenia obowiązku obecności pracownika w pracy. Pracodawca musi jednak zadbać o ewidencję czasu pracy w sposób, który pozwoli mu wyliczyć niezbędne świadczenia (np. wynagrodzenie, urlop).

  • Współpraca przy projektach

Innym przykładem obszaru, gdzie konieczne są modyfikacje regulaminu pracy, jest praca zespołowa. Należy zadbać o takie kwestie jak to, które oprogramowanie jest właściwe i w jaki sposób pracownicy mogą modyfikować znajdujące się z nim zasoby.

W artykułach od 675 do 6717 k.p. pracodawca uregulował zatrudnianie pracowników w formie telepracy. Trzeba jednak mieć na względzie, że nadal jest to materia usystematyzowana dosyć pobieżnie. Mając na względzie lawinowo rosnącą popularność tego rodzaju zatrudnienia, niezbędne wydaje się uregulowanie szczegółowych kwestii indywidualnie w każdej firmie.

Jak rozumieć zasadę równego traktowania w zatrudnieniu?

Ustawodawca wprost wyłączył obowiązywanie zakładowego regulaminu pracy w sytuacji, kiedy jest on sprzeczny z zasadą równego traktowania w zatrudnieniu. Definicja tej reguły pojawia się w art. 183a k.p., w którym wskazano, że równe traktowanie oznacza niedyskryminowanie pracownika w sposób pośredni lub pośredni ze względu na:

  • płeć,

  • wiek,

  • niepełnosprawność,

  • rasę,

  • religię,

  • narodowość,

  • przekonania polityczne,

  • przynależność związkową,

  • pochodzenie etniczne,

  • wyznanie,

  • orientację seksualną,

  • wymiar i czas trwania zatrudnienia.

Równe traktowanie obejmuje wszystkie sfery życia zawodowego – nawiązanie i rozwiązanie stosunku pracy oraz awans i dostęp do szkoleń.

Przez dyskryminowanie pośrednie należy rozumieć pozornie neutralne postanowienia, kryterium lub działania, które prowadzą lub mogą doprowadzić do powstania niekorzystnych dysproporcji albo sytuacji względem wszystkich lub znacznej liczby pracowników wyróżniających się w kontekście 183a k.p. Działania pośrednio dyskryminujące nie są zabronione, jeżeli zmierzają do osiągnięcia celu zgodnego z prawem, a wdrożone środki są właściwe i konieczne.

W wielu sytuacjach jednoznaczne sformułowanie regulaminupracy w taki sposób, aby nie naruszał on zasady równouprawnienia, będzie wymagało dokładnej analizy struktury firmy, zakresu obowiązków poszczególnych pracowników i współpracy wielu komórek organizacyjnych.

Regulamin pracy to ważny dokument, który pozwala ujednolicić przepływ procesów w firmie i wpływa na jej wydajność. Z pewnością warto go wprowadzić, nawet jeżeli w świetle prawa nie jest to obowiązkowe, ponieważ długofalowo przyczyni się do poprawy relacji między pracownikami a pracodawcą.

Marcin Staniszewski

Radca Prawny



Zaufali nam:


5/5 - (liczba głosów: 4)