Exit plan w umowach IT, czyli strategia działań na wypadek zakończenia współpracy

Exit plan, czyli strategia wyjścia

Exit planem nazywamy plan działań na wypadek zakończenia współpracy z kontrahentem, znacznego obniżenia jakości usług, całkowitego zaprzestania świadczenia usługi lub w razie podjęcia decyzji biznesowej o przeniesieniu usług do innego dostawcy.

W dobrze przygotowanym exit planie znajduje się strategia oraz zbiór działań określających, jakie kroki należy podjąć w przypadku zakończenia umowy między dwiema stronami. Jego głównym celem jest określenie procedur, które należy podjąć w celu zabezpieczenia danych, zasobów i kontynuacji działania systemów informatycznych w przypadku, gdy umowa między stronami dobiegnie końca lub zostanie rozwiązana.

Podstawą zastosowania exit planu w umowie z dostawcą usług branży IT powinny być odpowiednie klauzule umowne związane z rozwiązaniem umowy, które gwarantują użytkownikowi możliwość rozwiązania umowy i przeniesienia danych w razie potrzeby. W planie wyjścia warto zawrzeć prawo użytkownika do własności przetwarzanych informacji w trakcie trwania umowy lub po jej zakończeniu. Znaleźć się powinny także gwarancje bezpiecznego przenoszenia oraz usuwania danych.

Istotne założenia Exit Planu w poszczególnych umowach IT

Założenia dotyczące exit planu zawarte uprzednio w umowie pomagają uniknąć dodatkowych konsekwencji niepowodzenia projektu. Wobec tego, jeśli w planie wyjścia strony zawrą szczegółowe postanowienia dotyczące działań w konkretnych przypadkach – nie spotkają się z negatywnymi konsekwencjami finansowymi i procesowymi w trakcie przedwczesnego rozwiązywania współpracy.

Wypowiedzenie umowy utrzymaniowej

Jako, że umowa utrzymaniowa charakteryzuje się stałym świadczeniem usług – strony zwykle nie myślą o sytuacjach zakończenia współpracy i nie określają warunków w przypadku podjęcia takiej decyzji. Warto zabezpieczyć się dużo wcześniej i zawrzeć w umowie szczegółowe klauzule, które pozwolą na skuteczne wykonanie ,,planu wyjścia”. Szczególnie ważne jest to w przypadku rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym. W exit planie należy ująć m.in., w jaki sposób nastąpi wydanie oprogramowania oraz okres utrzymywania kopii zapasowych. Należy także wyraźnie określić, jakie zasoby będą musiały zostać przekazane od dostawcy usług do klienta lub nowego podmiotu. Dotyczy to danych, dokumentacji, kluczy dostępu oraz infrastruktury sprzętowej. Strony mogą przewidzieć także katalog sytuacji, których zaistnienie ogranicza odpowiedzialność usługodawcy np. okoliczności siły wyższej, braku współpracy usługobiorcy przy usuwaniu błędów. Jeśli dostawca usług IT był odpowiedzialny za określone zadania lub procesy w ramach umowy, konieczne będzie przeniesienie kompetencji do nowego podmiotu lub klienta. Oczywistym jest, że w przypadku wypowiedzenia umowy utrzymaniowej ważne jest określenie terminów i harmonogramu zakończenia poszczególnych etapów. Powinien być on realnie uwzględniać czas niezbędny do przekazania zasobów oraz kompetencji.

Odstąpienie od umowy wykonania oprogramowania

Jednym ze sposobów minimalizacji ryzyka w umowie wykonania oprogramowania jest włączenie do umowy klauzul dotyczących odstąpienia. Powinny zawierać informacje nt. wymaganego zawiadomienia, procedur związanych z odstąpieniem od umowy oraz ewentualnych kar umownych. Rekomendowane są także postanowienia o ewentualnym rozwiązywaniu sporów w drodze negocjacji lub mediacji. Dzięki temu strony mogą podjąć próbę podjęcia konsensusu i uniknięcia procesów sądowych. Przed podjęciem decyzji o odstąpieniu od umowy wykonania oprogramowania, istotne jest także przeprowadzenie oceny ryzyka i skutków, bo finalnie może okazać się, że odstąpienie od umowy nie będzie korzystne dla żadnej ze stron. Ciekawym rozwiązaniem w tym przypadku może być odstąpienie od umowy w części, jeśli wykonanie oprogramowania nie jest już na zaawansowanym etapie. Oznacza to, że strony uzgadniają, że odstąpienie dotyczyć będzie jedynie konkretnego etapu projektu lub określonej funkcjonalności. Strony powinny jasno określić, jakie prawa własności intelektualnej przy odstąpieniu pozostaną po stronie klienta, a jakie przekaże się dostawcy usług IT.

Wykonanie zastępcze umowy wdrożeniowej

Gdy wykonawca realizuje projekt wadliwie albo w sposób sprzeczny z umową – można powierzyć jej wykonanie zastępcze. Polega ono na powierzeniu poprawienia lub dalszej realizacji przez inny podmiot na koszt i niebezpieczeństwo software house. W przypadku wykonania zastępczego najbardziej istotne jest zorganizowanie płynnego przejścia od poprzedniego dostawcy do nowego. Stanie się tak, gdy strony precyzyjnie określą zadania, które przekazuje się nowemu dostawcy oraz sposób przeniesienia wiedzy, dokumentacji, kodu źródłowego oraz wszelkich zasobów związanych z projektem. Odpowiedzialność za przekazanie i przejęcie powinna być jasno określona. Umowa wdrożeniowa z nowym dostawcą powinna szczegółowo określać zakres prac, cele, kamienie milowe i zawierać nowe warunki i terminy – uwzględniające indywidualne potrzeby oraz możliwości obu stron. W trakcie wykonywania zastępczego umowy wdrożeniowej istotne jest regularne monitorowanie postępów projektu. Zaleca się więc ustalić system raportowania i spotkań, które pozwolą efektywnie śledzić i kontrolować postępy. Po zakończeniu wykonania zastępczego umowy wdrożeniowej konieczne jest przeprowadzenie weryfikacji dostarczonych rozwiązań. Proces ten powinien uwzględniać testowanie, kontrolę jakości, a także akceptację ze strony klienta. Szerzej wykonanie zastępcze w umowach IT omawiałam w tym artykule.

Co powinien zawierać Exit Plan?

Projekty IT nie zawsze idą zgodnie z planem. Przyczyn można upatrywać w problemach kadrowo-organizacyjnych podmiotu z branży IT lub błędnej identyfikacji potrzeb klienta. W rezultacie produkt końcowy nie zawsze odpowiada oczekiwaniom zamawiającego.

Przeniesienie zasobów

Przeniesienie zasobów związanych z projektem takich jak dane, dokumentacja, oprogramowanie, infrastruktura sprzętowa, kody źródłowe czy klucze dostępu ma olbrzymie znaczenie dla ciągłości działania systemów i świadczenia usług. Pierwszym krokiem w tym kierunku jest precyzyjne zidentyfikowanie owych zasobów związanych z projektem objętym umową IT. Lista zasobów powinna być kompleksowa i uwzględniać zarówno elementy fizyczne, jak i cyfrowe. Ustalić należy następnie w jaki sposób zostaną one przeniesione.

Przeniesienie usług

Przeniesienie usług z jednego dostawcy na drugiego ma ogromne znaczenie dla utrzymania ciągłości działania i minimalizacji zakłóceń w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Wyliczając kompleksowo usługi – należy wziąć pod uwagę wszystkie ich aspekty, takie jak utrzymanie i wsparcie systemów, zarządzanie infrastrukturą, monitorowanie, konserwacja czy dostęp do bazy danych. Ważne jest również zidentyfikowanie zależności między różnymi usługami oraz przepływu informacji i integracji z innymi systemami. Przed przeniesieniem usług konieczne jest dokładne ocenienie kompetencji i doświadczenia nowego dostawcy. Należy sprawdzić, czy posiada on odpowiednie kwalifikacje, zasoby ludzkie i technologiczne do zapewnienia wysokiej jakości i ciągłości usług. Warto również zapoznać się z referencjami innych klientów, którzy korzystali z usług tego dostawcy. Plan przeniesienia powinien zawierać szczegółowe informacje na temat harmonogramu, procesów i procedur przeniesienia usług. Powinno się określić kroki, które zostaną podjęte w celu minimalizacji zakłóceń i zagrożeń dla ciągłości działania, takie jak migracja danych, testowanie, szkolenia personelu czy konfiguracja środowiska docelowego. W trakcie przenoszenia usług ważne jest utrzymanie efektywnej komunikacji między wszystkimi zaangażowanymi stronami. Należy poinformować klientów, użytkowników i personel o planowanym przeniesieniu usług, zmianach, jakie mogą się pojawić i ewentualnych niedogodnościach.

Bezpieczeństwo danych

Na wstępie powinno się zidentyfikować, jakie dane są przechowywane, jakie są ich wartość i wrażliwość. Klasyfikacja danych pozwala na skoncentrowanie się na najbardziej istotnych informacjach i odpowiednie zabezpieczenie ich podczas przenoszenia lub zakończenia umowy. Przed zakończeniem umowy lub przeniesieniem danych do nowego dostawcy niezbędny jest plan migracji danych. W planie tym powinno się uwzględnić sposoby przekazania danych, takie jak migracja w trybie online lub offline, metody szyfrowania i zabezpieczenia danych, a także weryfikację integralności danych po migracji. Istotne jest, aby plan migracji był jasny, dobrze udokumentowany i uwzględniał wszystkie aspekty bezpieczeństwa danych. Ważnym aspektem jest także właściwe usunięcie danych po zakończeniu umowy. Należy określić procedury usuwania danych, takie jak niszczenie nośników, usuwanie kopii zapasowych, czy użycie specjalistycznego oprogramowania. Wszystkie te działania powinny być dokładnie udokumentowane i przeprowadzane zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami.

Przekazanie wiedzy

Istotne jest dokładne zidentyfikowanie kluczowych obszarów wiedzy, które muszą zostać przekazane. Należy stworzyć kompleksową dokumentację i instrukcje dotyczące projektu. W dokumentacji powinny znaleźć się informacje na temat konfiguracji systemu, opis funkcjonalności, procedury obsługi, przykłady użycia, bazy wiedzy oraz wszelkie szczegóły techniczne. Instrukcje powinny być jasne, zrozumiałe i zawierać ilustracje lub przykłady, aby ułatwić przyswojenie wiedzy przez odbiorców. Ważnym elementem przekazania wiedzy jest szkolenie personelu, który będzie odpowiedzialny za kontynuację projektu. Szkolenie powinno obejmować zarówno teoretyczne jak i praktyczne aspekty projektu. Pomocne jest zapewnienie odpowiednich środków szkoleniowych, takich jak prezentacje, warsztaty czy sesje szkoleniowe online. Warto określić okres przejściowy, podczas którego oba zespoły (dotychczasowego i nowego dostawcy) będą współpracować. Umożliwi stopniowe przekazywanie odpowiedzialności oraz zapewni wsparcie techniczne i mentoring dla nowego zespołu.

Podsumowanie

Exit plan w umowach IT jest niezbędnym narzędziem zarządzania ryzykiem i zapewnienia płynności procesu zakończenia lub przeniesienia umowy. Zaplanowanie i uwzględnienie kluczowych elementów exit planu na wczesnym etapie umowy pozwala uniknąć komplikacji, minimalizować zakłócenia i zapewnić ciągłość działania systemów i świadczenia usług. Warto inwestować czas i uwagę w opracowanie solidnego exit planu, aby być przygotowanym na ewentualne zakończenie umowy IT. Pozwoli to stronom na uniknięcie negatywnych konsekwencji finansowo-procesowych.

Pytania i odpowiedzi

Czy da się unieważnić exit plan?

Unieważnienie exit planu w umowie IT może być osiągnięte poprzez negocjacje i porozumienie między stronami. Gdy te dojdą do konsensusu w sprawie unieważnienia lub zmiany warunków – warto aby uwzględniły to w formie pisemnego porozumienia lub aneksu do umowy. Jeśli unieważnienie exit planu ma wpływ na inne struktury stron umowy takie jak obsługa techniczna, czy dział prawny – warto je poinformować o wprowadzonych zmianach.

MAM PYTANIA | JESTEM ZAINTERESOWANY / A OFERTĄ

Zaufali nam: