Dokumenty transportowe – lista najważniejszych dokumentów przewozowych

Na każdym podmiocie realizującym przewozy drogowe ciąży obowiązek wyposażenia kierowcy wykonującego transport drogowy lub przewóz na potrzeby własne w wymagane dokumenty. Podobnie podmioty wykonujące przewozy drogowe, do których stosuje się odpowiednio przepisy o niezarobkowym przewozie drogowym, są odpowiedzialne za wyposażenie kierowców w dokumenty. Obowiązek ten wynika z przepisu art. 87 ust. 3 ustawy o transporcie drogowym. Z obowiązkiem wyposażenia kierowcy w wymagane dokumenty związany jest obowiązek określony w art. 87 ust. 1 ww. ustawy, zgodnie z którym kierowca jest zobligowany do posiadania w pojeździe wymaganych dokumentów i okazywania ich na żądanie kontrolującego wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego czy wykonywanie transportu drogowego rzeczy oraz osobiste uprawnienia kierowcy pojazdu świadczących międzynarodowy przewóz rzeczy czy zezwolenie na wykonywanie zawodu lub dokumenty określające pochodzenie zwierząt i świadectwo fitosanitarne wraz z zezwolenie na przewóz kabotażowy.

Do katalogu ogólnego dokumentów wymaganych do kontroli drogowej zalicza się:

1. kartę kierowcy;
2. zapisy urządzenia rejestrującego samoczynnie prędkość jazdy, czas jazdy i czas postoju, obowiązkowe przerwy i czas odpoczynku – w szczególności zapisane tarcze tachografu analogowego (wykresówki) oraz dane zapisane w pamięci tachografu cyfrowego i w pamięci karty;
3. zaświadczenie albo oświadczenie, o których mowa w art. 31 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców.

Dodatkowymi dokumentami, wymaganymi w zależności od rodzaju wykonywanego przewozu drogowego, są:

1. wypis z licencji – wymagany podczas wykonywania transportu drogowego;
2. odpowiednie zezwolenie lub wypis z zezwolenia wraz z obowiązującym (tzn. aktualnym na dzień kontroli drogowej) rozkładem jazdy – dokumenty wymagane przy wykonywaniu przewozów drogowych osób regularnych i regularnych specjalnych;
3. formularz jazdy – przy wykonywaniu międzynarodowych przewozów osób;
4. oryginał albo poświadczona przez przedsiębiorcę za zgodność z oryginałem kserokopia decyzji w sprawie odstępstwa od warunków określonych w zezwoleniu na przewozy regularne lub regularne specjalne
5. dokumenty związane z przewożonym ładunkiem – wymagane przy wykonywaniu przewozu drogowego rzeczy;
6. odpowiednie zezwolenie wymagane w międzynarodowym transporcie drogowym – przy przewozie drogowym rzeczy;
7. dokumenty wymagane przy przewozie drogowym towarów niebezpiecznych, takie jak: zaświadczenie ADR o ukończeniu szkolenia, świadectwo dopuszczenia pojazdu do przewozu niektórych towarów niebezpiecznych, świadectwo dopuszczenia dla przedziału ładunkowego lub osłony, zezwolenie na wykonywanie operacji transportowej; (wykonywania przewozu drogowego w ramach rynku przewozowego i przewożonego ładunku i dokumenty dotyczące realizacji każdego transportu międzynarodowego cy międzynarodowy transport drogowy);
8. świadectwo wymagane zgodnie z Umową o międzynarodowych przewozach szybko psujących się artykułów żywnościowych i o specjalnych środkach transportu przeznaczonych do tych przewozów (ATP), sporządzoną w Genewie dnia 1 września 1970 r. (Dz. U. z 1984 r. Nr 49, poz. 254);
9. zezwolenie na przejazd pojazdu, z ładunkiem lub bez ładunku, o masie, naciskach osi lub wymiarach przekraczających wymagane ustawowo wielkości, o którym mowa w prawie o ruchu drogowym, tj. zezwolenie na przejazd pojazdu lub zespołu pojazdów, którego naciski osi wraz z ładunkiem lub bez ładunku są większe od dopuszczalnych, przewidzianych dla danej drogi w przepisach o drogach publicznych, albo którego wymiary lub masa wraz z ładunkiem lub bez niego są większe od dopuszczalnych, przewidzianych w przepisach o ruchu drogowym;
10. dokumenty wymagane przy przewozie zwierząt – w szczególności świadectwo zdrowia zwierząt, plan trasy, jeżeli przewóz zwierząt trwa dłużej niż 8 godzin, orzeczenie lekarza weterynarii potwierdzającego, że zwierzęta nadają się do transportu;
11. dokumenty wymagane przy przewozie odpadów – w szczególności właściwe zezwolenie na przewóz odpadów;
12. certyfikat potwierdzający spełnienie przez pojazd odpowiednich wymogów bezpieczeństwa lub warunków dopuszczenia do ruchu – wymagany w przypadku zezwoleń zagranicznych, których wykorzystanie uzależnione jest od spełnienia przez pojazd odpowiednich wymogów bezpieczeństwa lub warunków dopuszczenia do ruchu;
13. wypis z zaświadczenia na przewozy drogowe na potrzeby własne – wymagane podczas przewozu drogowego wykonywanego na potrzeby własne;
14. licencja – wymagana podczas wykonywania transportu drogowego taksówką;
15. potwierdzenie lub kopia potwierdzenia zarejestrowania jako podatnika VAT czynnego albo wydruk potwierdzenia identyfikacji jako podatnika VAT – przewozy okazjonalne – dokumenty te wymagane są przy wykonywaniu międzynarodowego przewozu drogowego, polegającego na okazjonalnym przewozie osób autobusami zarejestrowanymi poza terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej innym niż terytorium kraju, przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej innym niż terytorium kraju;
16. dokumenty wymagane w publicznym transporcie zbiorowym – dokumenty wymagane na podstawie przepisów ustawy o publicznym transporcie zbiorowym, w szczególności: zaświadczenie na wykonywanie publicznego transportu zbiorowego, potwierdzenie zgłoszenia przewozu w publicznym transporcie zbiorowym, obowiązujący rozkład jazdy; przepis dodany z dniem 1 marca 2011 r. na mocy art. 73 pkt 10 lit. b ustawy.

Dokumenty w samochodowym transporcie międzynarodowym

1. Międzynarodowy list przewozowy CMR – podstawowy dokument, na podstawie którego odbywa się przewóz ładunku. Dokument ten jest wystawiany w 3 egzemplarzach. Podstawowe informacje znajdujące się w tym dokumencie dotyczą: nadawcy, przewoźnika, odbiorcy, towaru, terminu i miejsca nadania, przewidzianego miejsca dostawy, kosztów związanych z przewozem, instrukcje niezbędne do załatwienia formalności celnych oraz wykaz dokumentów wręczonych kierowcy. CMR jest wypełniany w języku kraju nadania, jest dokumentem imiennym, nieprzenośnym.
2. Karnet TIR– Międzynarodowy celny dokument tranzytowy, wystawiany przez towarzystwo udzielające gwarancji. Dokument ten musi być zatwierdzony przez władze celne. Na jego podstawie przewozi się towary w pojazdach drogowych i kontenerach, zgodnie z wymaganiami konwencji celnej dotyczącej międzynarodowego transportu towarów na podstawie karnetów TIR.
3. Karnet ATA – międzynarodowy dokument celny, który umożliwia i usprawnia odprawę celną towarów, wywożonych tymczasowo, np. w celach akwizycyjnych czy wystawienniczych. Regulacje dotyczące karnetów ATA i ich użycia znajdują się w Konwencji o Tymczasowej Odprawie Celnej podpisanej w Stambule 26 lipca 1990.
4. Zezwolenia EKMT – zezwolenia wielokrotne i wielostronne przyznawane krajom członkowskim Europejskiej Konferencji Ministrów Transportu. Na ich podstawie można wykonywać przewozy pomiędzy krajami członkowskimi EKMT oraz w tranzycie przez ich terytoria. Do krajów członkowskich EKMT należą: Albania, Armenia, Austria, Azerbejdżan, Białoruś, Belgia, Bośnia i Hercegowina, Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Gruzja, Niemcy, Grecja, Węgry, Irlandia, Włochy, Łotwa, Lichtenstein, Litwa, Luksemburg, Macedonia, Malta, Mołdawia, Holandia, Norwegia, Polska, Portugalia, Rumunia, Rosja, Serbia i Czarnogóra, Słowacja, Słowenia, Hiszpania, Szwecja, Szwajcaria, Turcja, Ukraina, Wielka Brytania.
5. odpowiednie zezwolenie lub formularz jazdy – dokumenty wymagane przy wykonywaniu międzynarodowych przewozów drogowych osób wahadłowych lub okazjonalnych.
6. świadectwo kierowcy – wymagane w międzynarodowym transporcie drogowym rzeczy wobec kierowcy niebędącego obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej, zatrudnionego przez przedsiębiorcę mającego siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Dokumenty przewozowe w transporcie morskim

1. Konosament – uprawnionym do wydania załadowcy konosamentu jest przewoźnik, w imieniu którego mogą działać jego pełnomocnicy, jakimi są agent lub kapitan statku. W praktyce treść konosamentu wypisuje załadowca, posługując się formularzami udostępnianymi przez przewoźnika, czy to w formie papierowej, czy dostępnej do wydruku na stronach internetowych przewoźnika. Powszechną praktyką jest dostarczanie przez załadowcę przewoźnikowi (jego agentowi) danych w formie elektronicznej, przy czym przewoźnik jedynie wprowadza te dane do swojego systemu komputerowego, drukując je w postaci papierowego konosamentu tylko na wyraźne życzenie frachtującego lub załadowcy albo dopiero na życzenie odbiorcy imiennie wskazanego w treści konosamentu lub w treści instrukcji przekazanej przez załadowcę przewoźnikowi.
2. Morski List Przewozowy – w przeciwieństwie do konosamentu, nie posiada swojej definicji ustawowej. Wobec powszechnego stosowania tego dokumentu, wykształciła się jednak definicja doktrynalna, zgodnie z którą SWB określany jest jako niezbywalny dokument przewozowy, świadczący o zawarciu kontraktu na przewóz towarów morzem i przejęcie lub przeładunek towarów przez przewoźnika, na podstawie którego tenże przewoźnik podejmuje się dostarczyć towary do odbiorcy wskazanego w treści dokumentu.
3. Pokwitowania ładunkowe na przyjęte na statek partie towaru (kwity sternika).
4. Umowa czarterowa albo bukingowa.

Dokumenty przewozowe w transporcie lotniczym

Lotniczy list przewozowy (Air Waybill – AWB) jest dokumentem, który potwierdza istnienie umowy o przewóz lotniczy w obrocie międzynarodowym. AWB jest dowodem na pokwitowanie dostawy. Lotniczy list przewozowy określa warunki umowy o przewóz przesyłek towarowych.

Dokumenty przewozowe w transporcie kolejowym

1. SMGS – jest formą listu przewozowego, która funkcjonuje w transportach do/z Europy Wschodniej i Azji. Reguluje go konwencja SMGS i funkcjonuje w krajach byłego ZSRR i Azji – z tego powodu trzeba sporządzić go po angielsku i rosyjsku lub chińsku. Do transportu potrzebnych jest sześć egzemplarzy.
2. CIM jest listem przewozowym działającym w krajach Europy Zachodniej i Centralnej, regulowanym przez konwencję COTIF. Sporządza się go w pięciu egzemplarzach i w dwóch językach: angielskim i francuskim, włoskim lub niemieckim.