Podpis elektroniczny - Co to jest? Jakie są jego rodzaje?

Formy czynności prawnych

Każdy przedsiębiorca powinien posiadać choć podstawową wiedzę na temat form czynności prawnych. Wypełnienie niektórych wymogów może bezpośrednio oddziaływać na skuteczność zawartych umów.Dla pełnego zrozumienia jak funkcjonują różne typy podpisu elektronicznego, konieczne jest przyswojenie podstawowej wiedzy dotyczącej form czynności prawnych. W pewnym uproszczeniu polski ustawodawca wyróżnia:

formę dokumentową – taką, w której odbiorca ma możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia woli i zidentyfikowania osoby, która oświadczenie składa. Przykładem dochowania tej formy czynności prawnych będzie wysłanie podpisanego maila, czy odręczne sporządzenie dokumentu, a następnie zeskanowanie go. Zalety i problemy związane ze skorzystaniem z tej formy zostaną omówione w dalszej części tekstu.
formę pisemną – taką, która pozwala na zapoznanie się ze składanym oświadczeniem woli i zidentyfikowanie składającego, a dodatkowo opatrzona jest własnoręcznym podpisem;
formę elektroniczną – jest to forma równoważna formie pisemnej, o czym więcej w dalszej części wpisu. Do jej dochowania konieczne jest skorzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a więc podpisu dostarczonego przez odpowiedni podmiot.
formę pisemną z podpisami poświadczonymi – forma pisemna, w podpisywaniu której bierze udział notariusz lub odpowiedni urzędnik państwowy;
formę aktu notarialnego – najsilniej sformalizowana forma czynności prawnej, zastrzeżona do dokonywania niektórych czynności, jej dochowanie wiąże się z koniecznością spełnienia licznych rygorystycznych wymogów, z których najistotniejszym jest sporządzenie dokumentu przez notariusza.

Z punktu widzenia podpisu elektronicznego i jego rozmaitych typów, najistotniejsze są trzy pierwsze formy czynności prawnych.

Czym jest podpis elektroniczny i jakie typy wyróżniamy?

Podpis elektroniczny to wygodny sposób na zachowanie odpowiedniej formy czynności prawnej, bez jednoczesnej obecności dwóch stron w tym samym miejscu, lub uciążliwego wymieniania dokumentów. W obecnie obowiązującym stanie prawnym wyróżniamy trzy typy podpisu elektronicznego:

zwykły podpis elektroniczny;
zaawansowany podpis elektroniczny;
kwalifikowany podpis elektroniczny;

W dalszej części tekstu pokażemy, jakie wymogi wiążą się z zastosowaniem każdego typu podpisukwalifikowanego.

Zwykły podpis elektroniczny – podstawowa identyfikacja strony

Na mocy przepisów unijnych, regulujących dokonywanie czynności w postaci elektronicznej, zwykłym podpisem elektronicznym są „wszelkie dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis” (art. 3 eIDAS).

Oznacza to tylko tyle, że każdy, kto wysyła maila jednocześnie dodając w programie mailowym „stopkę”, w rzeczywistości używa zwykłego podpisu elektronicznego. Zwykły podpis elektroniczny stanowi dochowanie wyłącznie formy dokumentowej. Odbiorca powinien mieć świadomość, że jest on prosty do sfałszowania przez osobę trzecią.

Polski ustawodawca określił skutki sporządzenia dokumentu elektronicznego ze zwykłym podpisem elektronicznym w przepisie art. 77 [2] KC. „Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie” (art.77[2] KC).

Zaawansowany podpis elektroniczny

Złożenie zaawansowanego podpisu elektronicznego w świetle rozporządzenia eIDAS wymaga łącznego spełnienia trzech warunków:

indywidualnego przypisania danych do konkretnej osoby i możliwości jej określenia, a więc np. zamieszczenia pod dokumentem jej imienia, nazwiska i numeru identyfikacyjnego w systemie;
składania przy użyciu indywidualnych danych, których użycie jest z dużą dozą pewności możliwe wyłącznie przez samego podpisującego;
takiego powiązania z podpisywanymi danymi, że możliwe jest stwierdzenie wszystkich możliwych modyfikacji dokumentu (art. 25 eIDAS).

Przykładem zaawansowanego podpisu elektronicznego jest rządowy profil zaufany albo usługi licznych dostawców z sektora prywatnego. Zastosowanie zaawansowanego podpisu elektronicznego również nie czyni zadość formie pisemnej, ale walor dowodowy na wypadek ewentualnego postępowania sądowego jest znacznie wyższy, niż w przypadku zwykłego podpisu elektronicznego.

Kwalifikowany podpis elektroniczny – czy jest równoważny formie pisemnej?

Kwalifikowany podpis elektroniczny na mocy rozporządzenia eIDAS wymaga dochowania najbardziej rygorystycznych warunków. Konieczne jest złożenie podpisu za pomocą kwalifikowanego urządzenia przy wykorzystaniu kwalifikowanego certyfikatu. Podpis zamieszczony pod danymi w ten sposób daje pewność, że podpisała go ta, a nie żadna inna osoba. Jego podrobienie jest teoretycznie niemożliwe.

Wyłącznie złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego sprawia, że dokument w formie elektronicznej jest równoważny sporządzonemu i podpisanemu na papierze. Polski ustawodawca normę regulującą tę kwestię zawarł w przepisach kodeksu cywilnego:

Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej (art. 78 [1] KC).

Czy skan wystarczy do dochowania formy pisemnej?

Wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny jest narzędziem pozwalającym na dochowanie zwykłej formy pisemnej. Zeskanowanie dokumentu sprawia, że przybiera on formę jedynie dokumentową.

Profil zaufany – czy może skutecznie zastąpić kwalifikowany podpis elektroniczny?

Profil zaufany może odpowiadać wyłącznie wymogom dochowania formy dokumentowej. W razie ewentualnego sporu sądowego udowodnienie faktu złożenia podpisu przez konkretną osobę będzie zdecydowanie prostsze.

Z problematyką podpisu przy wykorzystaniu profilu zaufanego wiąże się jednak inne zagadnienie, jakim jest kontakt z administracją publiczną. Profil zaufany nie może zastąpić podpisu kwalifikowanego w całości obrotu prawnego. Administracja publiczna w licznych sytuacjach uznaje dokumenty podpisane w ten sposób.

Obecnie kontakt i podpisywanie dokumentów za pomocą profilu zaufanego jest możliwy z takimi organami jak Urząd Stanu Cywilnego, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Narodowy Fundusz Zdrowia, Urzędy Pracy i wiele innych. Podmioty te obsługują za jego pomocą niemal wszystkie sprawy, a ich aktualna lista widoczna będzie po zalogowaniu do profilu zaufanego.

Jak rozpocząć pracę z podpisem kwalifikowanym – poradnik użytkownika

Podpisanie dokumentu podpisem kwalifikowanym to proces nieco bardziej skomplikowany, niż mogłoby się wydawać. Przede wszystkim, do jego złożenia, konieczne jest wcześniejsze uzyskanie podpisu od upoważnionego podmiotu. W Polsce wybór dostawców tego typu usług jest dość duży, a otrzymanie własnego podpisu kwalifikowanego możliwe jest nawet następnego dnia, choć najczęściej trwa to nieco dłużej.

Przed rozpoczęciem podpisywania pierwszego dokumentu pracownik upoważnionej do wydawania certyfikatów firmy zweryfikuje tożsamość osoby. Wyda jej urządzenie autoryzujące lub poinformuje, w jaki inny sposób uzyskać tokeny uwierzytelniające. Pracownik poinstruuje też, jak odpowiednio podpisywać dokumenty.

Zależnie od dostawcy usług, możliwe jest kilka modeli. Najwygodniejszą z perspektywy użytkownika jest usługa podpisywania w chmurze. Dzięki niej użytkownik, wgrywając plik do chmury i klikając odpowiedni przycisk, natychmiast uzyska poświadczony dokument. Alternatywą jest podpisywanie przy wykorzystaniu zainstalowanych na urządzeniu programów.

Podpis elektroniczny złożony na dokumencie może przybierać rozmaite postaci – „sygnaturki”, w ramach której zawarty jest odręczny podpis, zwykłej adnotacji „podpisano elektronicznie” lub nawet być całkowicie niewidoczny. Wszystko to nie wpływa na jego ważność, a istotna jest wyłącznie możliwość weryfikacji podpisu przy wykorzystaniu odpowiednich programów.

Na jakiej podstawie działa podpis elektroniczny?

Najważniejszą podstawą stosowania instytucji podpisu elektronicznego jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE. W skrócie nazywane jest też rozporządzeniem eIDAS.

Wyrazem wdrożenia wspomnianych powyżej przepisów do polskiego porządku prawnego, jest między innymi przepis art. 78 [1] KC, ustanawiający formę elektroniczną oświadczenia woli.

Jakie dane zawarte są w podpisie kwalifikowanym?

Głównymi założeniami podpisu elektronicznego są jego bezpieczeństwo, możliwość weryfikacji danych osoby podpisującej i pewność, że podpisany zbiór danych nie został zmieniony.

Najpopularniejszym sposobem jego weryfikacji jest użycie niemal dowolnego programu zdolnego do otwarcia pliku w formacie PDF i otwarcie tzw. panelu podpisu. Dzięki temu użytkownik zyskuje możliwość sprawdzenia:

danych osoby podpisującej;
daty złożenia podpisu według czasu lokalnego;
jeśli zapewniono połączenie do internetu, to daty złożenia podpisu według zaufanego źródła czasu;
dostawcy podpisu kwalifikowanego, z którego usług korzysta podpisujący;
daty ważności podpisu;
PESELu podpisującego, o ile taki posiada;

Wszystkie wyżej wymienione dane są zweryfikowane na etapie, na którym użytkownik podpisu uzyskuje do niego dostęp. Dzięki temu osoba weryfikująca podpis może ustalić dane podpisującego dokument.

Pytania i odpowiedzi

Gdzie uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Kwalifikowany podpis elektroniczny można uzyskać od kilku dostawców działających na rynku. Co do zasady jego uzyskanie i walidacja są dość proste i mogą Państwa przez niego przeprowadzić dedykowani doradcy, aczkolwiek w razie problemów (zwłaszcza w kontekście oceny tego, gdzie taki podpis można wykorzystać), warto rozważyć skorzystanie z pomocy prawnej.

Czy kwalifikowanym podpisem elektronicznym mogę podpisać umowę?

Co do zasady kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny z podpisem udzielonym w formie pisemnej. W praktyce jednak nie wszyscy kontrahenci stosują podpisy elektroniczne i mogą nie akceptować umów podpisanych w tym trybie. Zgodnie z literą prawa jednak, umowa z kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczna z umową w formie pisemnej.

Czy warto mieć kwalifikowany podpis elektroniczny?

KPE zdecydowanie zyskują na popularności, zwłaszcza w związku z tym, że dostosowywane są do nich określone usługi publiczne (np. składanie sprawozdań finansowych, wniosków do KRS czy pism w postępowaniu upadłościowym). W tych przypadkach konieczne jest skorzystanie z podpisu elektronicznego (albo podpisu zaufanego).

MAM PYTANIA | JESTEM ZAINTERESOWANY / A OFERTĄ

Zaufali nam: