Co powinna zawierać umowa o zarząd powierzony?

Umowa o zarząd powierzony powinna być dopasowana do specyfiki danej nieruchomości oraz zarządzającego nią podmiotu. Poza regulacją z ustawy o gospodarce nieruchomościami kontrakt powinien pozostawać w zgodzie z zasadą swobody umów wyrażoną w art. 3531 k.c. Jakie postanowienia mogą pojawić się w przykładowej umowie o zarząd powierzony?

Obowiązki zarządcy

Obowiązki zarządcy to zakres działań, do których podjęcia zobowiązuje się on na podstawie zawartej umowy. Przykładowe obowiązki obejmują:

• zabezpieczenie nieruchomości przed uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz innymi działaniami mogącymi zmniejszyć jej wartość. Dotyczy to nie tylko samego budynku, np. klatek schodowych i elewacji, ale także terenu przyległego do zabudowań, np. stacji rozdzielczych, placów zabaw lub trawników;

• realizowanie przeglądów instalacji zgodnie z przepisami prawa budowlanego i wpisywanie ich do ewidencji budynku (np. przewody kominowe, wentylacyjne, instalacja gazowa, ogólny stan techniczny budynku);

• monitorowanie umów zawartych z najemcami lokali użytkowych oraz terminowość opłat właścicieli lokali mieszkalnych;

• dokonywanie napraw i przeprowadzanie remontów na terenie nieruchomości;

• przygotowywanie i przedkładanie planów rzeczowo-finansowych nieruchomości.

W umowie warto również przewidzieć obowiązek zarządcy do niezwłocznego powiadomienia właścicieli lokali o zdarzeniu, które może spowodować szkodę w nieruchomości, a także powodującym odpowiedzialność majątkową względem osób trzecich (np. wypadek na terenie wspólnoty).

Niezależnie od obowiązków umowa powinna zawierać zapewnienie, że zarządca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dysponuje odpowiednim zapleczem osobowym i sprzętowym do realizacji jej postanowień. Dodatkowo strony mogą w załączniku do kontraktu przewidzieć minimalną listę sprzętu.

Czynności przekraczające zwykły zarząd

Ustawa o własności lokali nie wprowadza wyraźnej granicy między czynnościami zwykłego zarządu a tymi, które przekraczają zwykły zarząd. Wymienia jedynie katalog przykładowych czynności, które wykraczają poza zarząd zwykły, m.in.:

• zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej;

• zbycie, nabycie lub obciążenie nieruchomości;

• dokonanie podziału nieruchomości wspólnej.

Umowa powinna określać również próg finansowy, np. 5 tysięcy złotych, po którego przekroczeniu czynność administratora wymaga zgody właścicieli lokali bez względu na jej rodzaj. Pozwoli to lepiej kontrolować wydatki z budżetu wspólnoty i planować z wyprzedzeniem większe operacje finansowe.

Dokonanie czynności przekraczającej zwykły zarząd wymaga wcześniejszego podjęcia uchwały przez właścicieli lokali oraz udzielenia stosownego pełnomocnictwa (w razie potrzeby w odpowiedniej formie szczególnej).

Zastrzeżenia dotyczące przychodów i pożytków z nieruchomości

W umowie warto zaznaczyć, że wszystkie przychody i pożytki z nieruchomości stanowią własność właściciela nieruchomości i to on jest wyłącznie władny do ustalania wysokości czynszów zarówno lokatorskich, jak i najmu. Takie środki powinny być lokowane na wyodrębnionym rachunku bankowym i nie należy ich wykorzystywać na bieżące utrzymanie nieruchomości.

Jeżeli zachodzi potrzeba nabycia towarów niezbędnych do utrzymania nieruchomości można rozważyć dwa warianty działania:

• są one nabywane na wyłączną własność zarządcy z otrzymanego przez niego wynagrodzenia – wtedy wynagrodzenie powinno być odpowiednio większe;

• są nabywane przez zarządcę, a następnie odsprzedawane wspólnocie w niewykorzystanej części – wtedy wynagrodzenie może być odpowiednio skorygowane.

Do towarów niezbędnych do utrzymania nieruchomości można zaliczyć m.in. piasek lub ekologiczną sól drogową.

Wynagrodzenie zarządcy

Wynagrodzenie zarządcy powinno uwzględniać aktualny podatek VAT ze wskazaniem, że jest on dostosowywany do zmieniających się w ustawie stawek. Zwłaszcza w dobie szybko rosnącej inflacji można również uwzględnić cykliczną waloryzację wynagrodzenia o wskaźnik inflacji. Nawet w razie stwierdzenia rażącego braku ekwiwalentności świadczeń zarządca, jako przedsiębiorca nie może domagać się waloryzacji wynagrodzenia przed sądem zgodnie z art. 3581 §4 k.c. Waloryzację trzeba przewidzieć w umowie.

Z kolei wspólnota może zastrzec, że ma w przypadku powstania szkody w nieruchomości ma prawo powstrzymać się z wypłatą wynagrodzenia do czasu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i ustalenia przyczyn szkody.

Czas trwania i warunki rozwiązania umowy

Umowę o zarząd nieruchomości zwykle zawiera się na czas oznaczony lub nieoznaczony. W przypadku kontraktu bezterminowego należy przewidzieć w jego treści okres wypowiedzenia. Z kolei umowy terminowe, które z założenia są bardziej stabilne mogą zawierać listę przesłanek, których aktualizacja uprawnia każdą ze stron do wypowiedzenia umowy. Powody dla zarządcy i właściciela nie muszą być takie same.

Rozwiązywanie sporów

Jak większość umów cywilnoprawnych, także ta o zarząd nieruchomości powinna wskazywać sąd właściwy do rozstrzygania sporów. Mogą one dotyczyć np.

• Braku należytej staranności w wykonywaniu usług zarządcy;

• wyrządzenia szkody w nieruchomości;

• nieterminowej płatności wynagrodzenia przez wspólnotę.

W praktyce najczęściej będzie określała go wspólnota, jako podmiot znajdujący się na silniejszej pozycji negocjacyjnej.

Należy zaznaczyć, że poprzez klauzulę prorogacyjną można zmienić wyłącznie właściwość miejscową sądu. W ten sposób strony nie zmodyfikują jednak właściwości wyłącznej oraz rzeczowej. Orzecznictwo sądowe jest również jednolite, jeśli chodzi o właściwość przemienną – ustalenie właściwości umownej wyłącza nie tylko stosowanie przepisów o właściwości ogólnej, ale także przemiennej.

Zarządca a administrator

Częstym błędem jest utożsamianie pojęcia zarządcy z administratorem. Warto pamiętać, że zarządca jest powoływany w celu zarządzania wspólnotą mieszkaniową, jej organizacji i reprezentacji. Podejmuje działania w swoim imieniu, ale na rzecz właścicieli lokali.

Administrator pełni funkcję techniczną. W jego kompetencjach nie leży reprezentowanie wspólnoty, ale wykonywanie czynności faktycznych o charakterze technicznym, jak sprawdzanie infrastruktury i utrzymanie jej sprawności. Administrator działa zwykle w oparciu o umowę zlecenie jako usługodawca. Umowę o administrowanie nieruchomością może zawrzeć zarówno zarząd właścicielski, jak i zarządca realizujący czynności na mocy zawartej umowy.

Oczywiście funkcje zarządcy i administratora w niektórych przypadkach mogą się pokrywać. Jeśli usługi świadczy jedna firma jest ona odpowiedzialna zarówno za dbałość o sytuację prawno-finansową nieruchomości, jak i utrzymanie jej odpowiedniego stanu technicznego.

Zarząd nieruchomością wspólną to odpowiedzialne zadanie, dlatego umowa powinna wyraźnie i w sposób wyczerpujący określać prawa i obowiązki stron umowy. Pozwoli to zadbać, aby interesy wspólnoty były realizowane w sposób należyty. W razie wątpliwości warto skorzystać z pomocy kancelarii prawnej, która pomoże zaopiniować kontrakt lub skonstruować go od nowa.