Apostille – co to jest i po co to jest?

Apostille to poświadczenie autentyczności, niezbędne jeżeli jakiś dokument krajowy ma zostać użyty za granicą. Potwierdza podpis, pieczęć na dokumencie oraz charakter, w jakim działa osoba, która go podpisała.

Apostille jest nadawana oraz uznawana przez ponad 120 państw, w tym również Polskę — są to kraje będące stronami Konwencji Haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Posiada ona jednolity format — w naszym kraju ma postać zadrukowanej naklejki wraz z odręcznym podpisem urzędnika, pieczęcią urzędową oraz hologramem. Apostille ma na celu ograniczanie możliwości dokonania oszustwa lub fałszerstwa.

Dnia 16 lutego 2019 r. weszło w życie i jest bezpośrednio stosowane Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012.

Zmiany jakie wprowadzono dotyczą również klauzuli apostille oraz potrzeby legalizacji dokumentów.

Zniesienie legalizacji i apostille

Rozporządzenie znosi legalizację i apostille w odniesieniu do dokumentów urzędowych wydanych w jednym państwie członkowskim UE, które mają być przedstawione w innym państwie członkowskim.

Zasada ta ma odniesienie do wszystkich dokumentów objętych zakresem rozporządzenia 2016/1191, tj.: dokumentów dotyczących:

• stanu cywilnego: urodzenia, małżeństwa, zgonu, imienia i nazwiska, zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą, związków partnerskich;
• adopcji;
• miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu;
• obywatelstwa;
• braku wpisu w rejestrze karnym;
• udziału w wyborach lokalnych i do Parlamentu Europejskiego.

We wszystkich wymienionych przypadkach organ państwowy powinien przyjąć dokumenty wydane w innym państwie członkowskim UE bez konieczności nadania apostille lub ich legalizacji. Dotyczy to każdego rodzaju postępowania.

Zgodnie z postanowieniami Konwencji Haskiej z 1961 r. poszczególne państwa są zobowiązane samodzielnie wyznaczyć podmiot, którego zadaniem ma być nadawanie klauzul apostille.

W Polsce, w zdecydowanej większości apostille nadawana jest na wniosek posiadacza dokumentu przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (MSZ). Natomiast istnieją również szczególne przypadki, kiedy klauzulę nadaje inny podmiot. Należą do nich:

1. Dokumenty wydawane w związku z przebiegiem lub ukończeniem studiów – apostille nadaje Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej.

2. Dokumenty wydawane przez szkoły artystyczne – apostille nadaje Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu.

3. Świadectwa szkolne, świadectwa dojrzałości, dyplomy i zaświadczenia wydawane przez okręgowe komisje egzaminacyjne – apostille nadaje Ministerstwo Edukacji i Nauki lub kurator oświaty lub dyrektor okręgowej komisji egzaminacyjnej. W każdej z wymienionych sytuacji kontaktować należy się jednak z Ministerstwem Edukacji i Nauki.

Pamiętać należy, że nie ma możliwości nadania apostille na kserokopii dokumentu ani na wydruku z platformy epuap. W każdym przypadku musi być to oryginał.

W przypadku potrzeby poświadczenia w Polsce dokumentu wydanego za granicą, klauzula apostille musi zostać nadana przez urząd właściwy tego kraju, w którym został sporządzony oryginał dokumentu. W zależności od regulacji danego państwa podmiotem odpowiedzialnym za nadanie klauzuli może być Ministerstwo Spraw Zagranicznych, inny urząd właściwy lub sąd.

Apostille stała się standardem w relacjach z podmiotami zagranicznymi i jest niezbędnym elementem w wielu sytuacjach, szczególnie przy udzielanych pełnomocnictwach, np.:- przy pełnomocnictwie do aktu notarialnego w polskiej spółce;- przy pełnomocnictwie od zagranicznego wspólnika;- przy pełnomocnictwie do sprzedaży lub zakupu nieruchomości położonej w Polsce, podczas gdy mocodawca przebywa za granicą. Apostille poświadcza, że dokument został sporządzony i podpisany przez osobę pełniącą określone funkcje publiczne – państwowe lub urzędowe (np. notariusza). Osoba ta powinna dokładnie sprawdzić, czy wszystkie obowiązujące w danym kraju warunki formalne pełnomocnictwa zostały spełnione. Dlatego dzięki klauzuli apostille domniemywa się, iż sporządzony dokument jest w świetle prawa ważny.