Zlecenie spedycyjne — czym jest i jak je wypełnić?

Zlecenie spedycyjne jest to umowa zawarta pomiędzy spedytorem a kontrahentem, której przedmiotem jest organizacja transportu. w tym jeśli chodzi o umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Do jej zawarcia może dojść zarówno w formie ustnej jak i pisemnej, w tym również elektronicznej.

Umowa spedycyjna

Zlecenie spedycyjne to zgodnie z literą prawa umowa spedycyjna. Regulacje jej dotyczące znajdują się w Kodeksie Cywilnym – artykuły od 794 do 804.

Zgodnie z art. 794 k.c. poprzez zawarcie umowy spedycji, spedytor w zakresie działalności swojego przedsiębiorstwa zobowiązuje się do wysłania lub odbioru przesyłki za wynagrodzeniem. Ponadto w ramach umowy może on także zobowiązać się do dokonania innych usług związanych z jej przewozem-również odpłatnie (zależnie od spedytora zlecenia spedycyjnego i umowy przewozu – i jej termin płatności).

Do umowy spedycji, co do zasady, stosuje się przepisy o umowie zleceniu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej, o czym mówi art. 796 k.c.

Inne usługi spedycyjne – przykłady

Spedytor (zleceniodawcą dotyczące przewozu ładunku), oprócz zobowiązania się do wysłania lub odbioru przesyłki może świadczyć również usługi w zakresie:

1. Podjęcia czynności niezbędnych do przygotowania przesyłki do przewozu, jak np. pakowanie, ważenie, stosowne oznakowanie.
2. Dokonania wyboru przewoźnika.
3. Zawarcia umowy z przewoźnikiem.
4. Sporządzenia wszelkiej dokumentacji, niezbędnej do przewozu przesyłki.
5. Przygotowania listów przewozowych.
6. Przygotowania odpraw celnych.
7. Sprawdzenia stanu przesyłki.
8. Składowania przesyłek.
9. Ubezpieczenia przesyłki na czas transportu.
10. Nadzoru nad przesyłką w trakcie przewozu.
11. Konwojowania przesyłki.
12. Wyładowania towaru.

Forma umowy

Umowa spedycji może zostać zawarta w dowolnej formie – pisemnej, elektronicznej lub ustnej. Należy jednak mieć na uwadze, że jeżeli dojdzie do ewentualnego sporu lub zaistnieje jakakolwiek szkoda w towarze – częściowa albo całkowita – to jedynym dowodem dla spedytora na należyte wykonanie powierzonych mu zadań jest właśnie zlecenie spedycyjne (zleceniu transportowym w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa). Dlatego dla celów dowodowych dużo lepiej jest dysponować pisemną formą dokumentu (lub elektroniczną – np. e-mailem) niż ustną.

Elementy zawarte w umowie

Kodeks nie określa dokładnie jakie elementy powinny zostać zawarte w umowie spedycji. Niemniej należy pamiętać, że w interesie obu stron leży, aby zawierała ona możliwie jak najwięcej szczegółów. Podstawowe kwestie, jakie powinna regulować to:

• oznaczenie stron umowy – zleceniodawcy oraz podmiotu wykonującego zlecenie spedycyjne. (zawrzeć należy pełne dane, tzn. identyfikatory PESELi NIP, nazwy podmiotów lub imię i nazwisko w przypadku osób fizycznych, ich adresy lub adresy siedzib, a także dane kontaktowe);
• data zawarcia umowy oraz czas jej trwania;
• przedmiot przewozu;
• informacje finansowe – wysokość wynagrodzenia, szczegółowe stawki, ewentualne kary umowne;
• rodzaj oraz zakres świadczonej usługi spedycyjnej;
• pozostałe warunki umowy, jak np. podpisy.

Dodatkowo zlecenie spedycyjne powinno zawierać jeszcze szczegółowe informacje na temat przewożonej przesyłki:

• pełna specyfikacja ładunku – jego rodzaj, waga, klasa niebezpieczeństwa, wartość;
• sposób zabezpieczenia przesyłki;
• miejsce i termin załadunku oraz rozładunku;
• informacja na temat floty oraz obsługi transportu – wybór środka transportu, dane kierowcy.

Spedytor odpowiada za szkody wynikające z niewykonania, nieprawidłowego wykonania lub opóźnienia w wykonaniu zawartej umowy.

Spedytor ponosi także odpowiedzialność za przewoźników oraz dalszych spedytorów, którymi posługuje się przy wykonaniu zlecenia. Ponadto obowiązany jest również do podjęcia czynności niezbędnych do zabezpieczenia praw dającego zlecenie lub osoby wskazanej przez niego względem przewoźnika oraz innego spedytora. Regulują to artykuły 798-799 k.c.