Założenie spółki z o.o. w branży transportowej

Przepisy obowiązujące w Polsce nie nakładają obowiązku prowadzenia firmy transportowej w określonej formie organizacyjnoprawnej. Oznacza to, że przedsiębiorca może zarejestrować działalność w dowolnej spośród dostępnych form, tj. jako:

• jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG);
• spółka cywilna;
• spółka prawa handlowego, w tym:
• spóła osobowa (jawna, komandytowa lub komandytowo-akcyjna);
• spółka kapitałowa (sp. z o.o., spółka akcyjna i prosta spółka akcyjna).

Jeszcze kilka lat temu na polskim rynku dominowały firmy transportowe prowadzone, jako JDG. Obecnie coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na wybór spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Dlaczego tak się dzieje? Powodów je przynajmniej kilka.

Spółka z o.o. jako spółka kapitałowa posiada pełną podmiotowość prawną, co oznacza, że jest odrębnym bytem od wspólników, działa we własnym imieniu, może nabywać prawa, zaciągać zobowiązania, zatrudniać pracowników i występować w postępowaniu sądowym, inaczej niż jesli chodzi o jednoosobową działalność gospodarczą czy w formie jednoosobowej działalności gospodarczej.

Z tej odrębności wynika również podział odpowiedzialności za długi. Spółka z o.o. sama odpowiada za własne zobowiązania wobec wierzycieli. Dopiero w sytuacji, kiedy egzekucja z majątku spółki okaże się nieskuteczna, wierzyciele mogą usiłować sięgnąć do majątku członków zarządu, których odpowiedzialność ma charakter solidarny i subsydiarny. Mogą oni też podjąć próbę uwolnienia się od roszczeń wierzycieli.

Spółkę z o.o. można relatywnie łatwo założyć szczególnie jeśli chodzi o założenie firmy transportowej. Poza standardową formą umowy w postaci aktu notarialnego wspólnicy mogą sięgnąć po wzorzec dostępny w systemie teleinformatycznym. Takie rozwiązanie będzie szybsze i tańsze, choć nie pozwala na stosowanie spersonalizowanych rozwiązań.

Dzięki niskiemu minimalnemu kapitałowi zakładowemu (zaledwie 5 tysięcy złotych) spółka z o.o. jest szeroko dostępną formę działalności, znacznie tańszą w zakładaniu i prowadzeniu niż np. spółka akcyjna. Łatwiej rejestruje się ją też w krajowym rejestrze sądowym i w ramach przychodów ewidencjonowanych czy jesli chodzi o certyfikat kompetencji zawodowych w przypadku spółki. Dodatkowo pomimo odrębności majątkowej spółki z o.o. wspólnicy mają do dyspozycji szereg narzędzi pozwalających na wypłatę majątku z kapitału osoby prawnej.

Opodatkowanie spółki z o.o. w kontekście firmy transportowej

Wybór spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jako formy prowadzenia biznesu sprawia, że dochód spółki opodatkowany jest podatkiem CIT natomiast dochody wspólników podatkiem PIT. Spółki kapitałowe mają jednak tę ogromną przewagą nad np. JDG, że po spełnieniu przesłanek z ustawy o CIT mogą skorzystać z preferencyjnych metod i stawek opodatkowania, w tym:

• estońskiego CIT, czyli ryczałtu od spółki;
• obniżonego podatku CIT w wysokości 9%.

Dzięki tym metodom łatwiej zadbać o optymalizację podatkową działalności i jej szybszy rozwój.

Trudno zaprzeczyć, że branża TSL to sektor, który wymaga bardzo wysokich nakładów finansowych i to często już na starcie. Zakup samochodów, uzyskanie licencji, pokrycie innych opłat administracyjnych oraz zaprojektowanie zindywidualizowanego oprogramowania CRM kosztują dużo, więc i koszty takich usług nie są niskie.

Wymagania dla przedsiębiorcy, który planuje założyć firmę transportową, zostały omówione w ustawie o transporcie drogowym, a także rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1071/2009 ustanawiającym zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego.

Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego

Zgodnie z art. 3 ust. 1 rozporządzenia przedsiębiorcy wykonujący zawód przewoźnika drogowego muszą spełniać następujące wymogi:

• posiadać rzeczywistą i stałą siedzibę w jednym z państw członkowskich;
• cieszyć się dobrą reputacją;
• posiadać odpowiednią zdolność finansową;
• posiadać wymagane kompetencje zawodowe.

Koszt zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika to 1000 zł. W przypadku zmiany wpisu za każdy wypis pobiera się 11% opłaty bazowej, czyli 110 zł.

Wyznaczenie osoby zarządzającej transportem

W pierwszej kolejności przedsiębiorca powinien wytypować przynajmniej jedną osobę, tj. zarządzającego transportem, która:

• w sposób rzeczywisty i ciągły zarządza operacjami transportowymi przedsiębiorstwa;
• ma rzeczywisty związek z przedsiębiorstwem (np. jest jego dyrektorem lub udziałowcem);
• posiada miejsce zamieszkania na terenie wspólnoty.

Jeżeli przedsiębiorca nie posiada odpowiednich kompetencji zawodowych, może zawrzeć w tym zakresie umowę z osobą zarządzającą przedsiębiorstwem. W takiej sytuacji to ona będzie musiała posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie.

Siedziba firmy transportowej

Firma transportowa musi dysponować siedzibą, która spełnia kryteria określone w art. 5 ust. 2c ustawy o transporcie drogowym. Baza eksploatacyjna musi znajdować się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Jej infrastruktura powinna być dopasowana do skali prowadzenia działalności, przy czym liczba dostępnych miejsc postojowych nie może być mniejsza niż 1/3 liczby pojazdów, którymi dysponuje przewoźnik. W przypadku posiadania kilku baz eksploatacyjnych wymóg stosuje się łącznie do wszystkich z nich. W bazie przechowywane są również dokumenty księgowe, akta pracownicze oraz dokumentacja czasu pracy kierowców.

W momencie wydania zezwolenia przedsiębiorca musi posiadać przynajmniej jeden pojazd zarejestrowany w Polsce, choć nie musi być jego właścicielem. Za równoznaczny z prawem własności uważa się inny tytuł prawny, np. leasing lub najem.

Unijny ustawodawca wskazuje też, że posiadanie siedziby nakłada na przedsiębiorcę obowiązek prowadzenia działalności w sposób ciągły i rzeczywisty, w tym poprzez wyposażenie się w odpowiedni sprzęt techniczny. W praktyce oznacza to nie tylko konieczność zakupu samochodów, ale również korzystanie z profesjonalnego oprogramowania CRM pozwalającego na ewidencjonowanie wymaganych prawem informacji.

Wymóg dobrej reputacji

Przedsiębiorca transportowy powinien wyróżniać się posiadaniem tzw. dobrej reputacji. Zarówno polskie, jak i wspólnotowe przepisy nie definiują tego terminu, ale unijne rozporządzenie w art. 6 wprowadza wytyczne, którymi organy administracyjne powinny kierować się przy ocenie biznesu. Wymóg dobrej reputacji uznaje się za spełniony, jeżeli:

• przedsiębiorca nie był karany za przestępstwa popełnione w zakresie m.in. prawa o ruchu drogowym, obrotu gospodarczego, a także upadłości i likwidacji;
• przedsiębiorca transportowy nie naruszył m.in. warunków zatrudniania przewoźników, przewozu towarów, obowiązku badań technicznych, ubezpieczenia lub wyposażenia samochodów w tachografy cyfrowe.

Wykazanie zdolności finansowej

Kolejnym wymaganiem postawionym przed przedsiębiorcami przewozowymi jest obowiązek wykazania odpowiednio wysokich rezerw finansowych, których wysokość jest uzależniona od liczebności floty. Minimalna kwota przy jednym pojeździe to 9 tysięcy euro. Na każdy kolejny samochód należy wykazać dodatkową kwotę 5 tysięcy euro.

Zasadniczo płynność finansowa powinna wynikać ze sprawozdania finansowego zatwierdzonego przez audytora lub upoważnioną do tego osobę. Jedynie w wyjątkowych sytuacjach właściwy organ może wyrazić zgodę, aby wskazane sumy wykazać w inny sposób, np. poprzez zabezpieczenie takie, jak:

• gwarancja bankowa;
• ubezpieczenie (w tym ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej).

Wymóg kompetencji zawodowych

Aby móc realizować działalność transportową w sposób bezpieczny, przedsiębiorca powinien posiadać odpowiedni poziom kwalifikacji. Wymaga to otrzymania certyfikatu kompetencji zawodowych, który jest wydawany po zdaniu egzaminu i potwierdza wiedzę z takich dziedzin, jak prawo cywilne, transport drogowy rzeczy i osób, prawo handlowe, socjalne i podatkowe, działalność gospodarcza, zarządzanie finansami dostęp do rynku, bezpieczeństwo drogowe i normy techniczne.

Przedsiębiorca lub osoba zarządzająca w jego imieniu przedsiębiorstwem powinna odbywać nie rzadziej niż raz na 10 lat szkolenia odnawiające wiedzę zdobytą podczas szkolenia.