Umowa o obsługę księgową

Umowa o obsługę księgową – definicja

Umowę o obsługę księgową można opisać jako umowę cywilnoprawną, której przedmiotem jest świadczenie usług księgowych na rzecz klienta przez profesjonalistów lub jednostki specjalizujące się w dziedzinie księgowości. Umowa ta reguluje prawa i obowiązki obu stron w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej, przygotowywania deklaracji podatkowych, audytu finansowego oraz innych działań związanych z rozliczeniami finansowymi i podatkowymi.

Umowa o świadczenie usług prowadzenia ksiąg rachunkowych nie posiada specyficznego charakteru zobowiązania. Nie jest uregulowana przepisami ustawy o rachunkowości ani nie podlega kategorii umów nazwanych w Kodeksie cywilnym. Stanowi ona standardową umowę o świadczenie usług, regulowaną przez art. 750 Kodeksu cywilnego, czyli umowę świadczoną na warunkach zlecenia.

W związku z tym, warto podkreślić, że umowa taka nie prowadzi do ustanowienia stosunku pracy. Brak jest tutaj elementów podporządkowania księgowego wobec klienta, zarówno pod względem czasu, jak i miejsca wykonywania powierzonych obowiązków. Księgowy, jako strona umowy, zachowuje pełną swobodę w decydowaniu o czasie, miejscu i formie świadczenia usług (usługi księgowe, usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach jeśli chodzi o wzór umowy niniejszej umowy w formacie PDF za które ponosi odpowiedzialności).

Jednakże, mimo tej swobody, istnieją określone terminy wynikające z obowiązków ustawowych, takie jak terminy rozliczeń podatkowych czy składania deklaracji podatkowych. Ponadto, umowa może wprowadzać ograniczenia czasowe dla niektórych czynności, na przykład wyznaczając maksymalny termin na przeprowadzenie audytu przedsiębiorstwa klienta czy też inwentaryzację jego aktywów i pasywów.

Zobacz również: Prowadzenie biura rachunkowego w świetle prawa

Kluczowe elementy umowy o obsługę księgową

Co do zasady ustawodawca przewidział swobodę w kształtowaniu takiej umowy, jednak winna ona zawierać do najmniej:

strony umowy
– imiona i nazwiska, nazwy firm, numery NIP, REGON, KRS, adresy zamieszkania lub siedziby,
zakres świadczonych usług,
a w tym:

typy oferowanych usług

Odnosi się to do sprecyzowania rodzaju usług, które biuro rachunkowe będzie realizować na rzecz swojego klienta. Warto uwzględnić w tym punkcie, czy umowa obejmuje prowadzenie Ksiąg Handlowych (KH) czy Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR), obsługę dokumentacji kadrowej pracowników firmy, przygotowywanie deklaracji (ZUS, podatkowych) lub sprawozdań finansowych. Należy również pamiętać, że zakres umowy wpływa na ustalenie wysokości wynagrodzenia, więc powinien być możliwie najbardziej precyzyjny.

termin (i sposób) dostarczania dokumentów do biura rachunkowego

Termin dostarczenia dokumentów ma kluczowe znaczenie z perspektywy biura rachunkowego, ponieważ na ich podstawie biuro będzie w stanie zrealizować zakres umowy. W przypadku opóźnień w dostarczeniu dokumentów, przedsiębiorca może ponieść konsekwencje finansowe, a także mogą wystąpić opóźnienia w przygotowaniu deklaracji czy sprawozdań. Oprócz terminu, ważne jest precyzyjne określenie sposobu przekazywania dokumentów – czy to osobiście, za pomocą poczty/kuriera, czy też online

przechowywanie konkretnych dokumentów przedsiębiorcy

W zależności od formy prowadzenia archiwum, biuro może przechowywać dokumenty w formie analogowej lub elektronicznej. W przypadku drugiej opcji, samo archiwizowanie i przechowywanie dokumentów jest zazwyczaj łatwiejsze, jednak umowa powinna zawierać konkretne zapisy dotyczące warunków tego przechowywania.

sposób postępowania w przypadku dokumentów dostarczonych po terminie,
zakres odpowiedzialności biura rachunkowego i ewentualne wyłączenia (np. wyłączenie odpowiedzialności biura w przypadku nieprawidłowego zaksięgowania faktury w oparciu o fałszywe informacje od przedsiębiorcy),
termin otrzymania od biura rachunkowego informacji o wysokości podatków lub innych obciążeń,

czas trwania umowy,
możliwość wypowiedzenia umowy wraz z okresami wypowiedzenia,
warunki rozwiązania umowy,
wynagrodzenie przysługujące biuru rachunkowemu

w tym kontekście istotne jest skupienie uwagi na zakresie usług oferowanych w ramach ustalonego wynagrodzenia. Opłata może być uzależniona od różnych czynników, takich jak liczba dostarczanych dokumentów miesięcznie, zatrudniona liczba pracowników, reprezentowanie przed urzędami itp. Warto dodatkowo ustalić, jakie konsekwencje będą miały przekroczenie ustalonych limitów, oraz czy opłata podlega zwiększeniu w przypadku opóźnień w dostarczeniu dokumentów. Istotne jest również uwzględnienie działań w przypadku zawieszenia działalności, zwłaszcza w sytuacji przedsiębiorców prowadzących biznes sezonowo.

Różne biura księgowe przyjmują różne modele opłat – jedne preferują indywidualne opłaty za każdą usługę, podczas gdy inne ustalają stałe miesięczne stawki. Przy analizie cen warto sprawdzić, czy podane kwoty zawierają już podatek VAT, czy też trzeba go doliczyć do ostatecznej kwoty do zapłaty. Ważne jest także zorientowanie się, czy umowa wskazuje klarownie numer konta bankowego, na które należy dokonywać płatności, oraz jakie są terminy i formy akceptowanych transakcji finansowych.

Zobacz również: Procedura AML dla biur rachunkowych

W przypadku nieterminowych płatności, biuro rachunkowe zazwyczaj zastrzega sobie prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy. Warto w umowie o świadczenie usług księgowych określić dodatkowe aspekty, takie jak wyznaczenie właściwego sądu do rozstrzygania ewentualnych sporów, szczegółowy spis załączników (ze szczególnym uwzględnieniem regulaminów dotyczących świadczonych usług) oraz adres do korespondencji. W sytuacji jakichkolwiek wątpliwości wynikających z treści umowy, zaleca się niezwłoczne zwrócenie się o ich wyjaśnienie.

zobowiązanie biura rachunkowego do ponoszenia odpowiedzialności za szkody wynikłe z niewłaściwego wykonania obowiązków wobec klienta

Ogromne znaczenie ma dostarczenie przez biuro rachunkowe potwierdzenia posiadania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC). Posiadanie takiego ubezpieczenia umożliwia ochronę przed ewentualnymi karami wynikającymi z potencjalnych błędów w procesie księgowym. Poza wartością ubezpieczenia, istotne jest sprawdzenie jego zakresu. Warto również zapytać o informacje dotyczące regularnego odnawiania polisy.

Zobacz również: Odmowa przyznania odszkodowania przez ubezpieczyciela

Kwestie dotyczące poufności informacji i RODO

Współpraca z biurem rachunkowym opiera się na wzajemnym zaufaniu, bowiem firma udostępnia mu poufne informacje dotyczące swojej działalności. Warto w związku z tym uwzględnić w umowie postanowienia, które jednoznacznie stwierdzają, że tego typu informacje są przekazywane wyłącznie w celu realizacji zakresu umowy i nie będą udostępniane przez biuro rachunkowe osobom trzecim. Istotnym krokiem jest również podpisanie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, co stanowi rezultat obowiązujących przepisów RODO, a istotne jest, aby mieć świadomość o konieczności uwzględnienia tego dokumentu.

Udzielone pełnomocnictwa

W przypadku, gdy właściciel lub właściciele firmy pragną, aby przedstawiciel biura rachunkowego reprezentował ich przed instytucjami takimi jak ZUS czy Urząd Skarbowy, konieczne jest odpowiednie udzielenie pełnomocnictw. Procedura ta wymaga staranności i precyzji w określeniu zakresu pełnomocnictwa, aby umożliwić reprezentację w sprawach związanych z rozliczeniami i kontaktami z instytucjami publicznymi.

Określenie sądu właściwego do rozstrzygania ewentualnych sporów

Mimo że przy zawieraniu umowy rzadko kiedy myślimy o możliwości wystąpienia sporu, warto również uwzględnić tę kwestię. Zazwyczaj, w przypadku sporów wynikających z umowy, ustala się miejsce rozstrzygania sporu w miejscu, gdzie umowa jest wykonywana, czyli tam, gdzie biuro rachunkowe ma siedzibę. Jednakże, umowa może zawierać postanowienia wskazujące inny sąd właściwy, na przykład miejsce siedziby Powoda. W takim przypadku, decydującym kryterium dla rozstrzygnięcia sporu będzie strona dochodząca swoich praw. Dlatego też, warto uwzględnić takie postanowienia w umowie zawartej z biurem rachunkowym.

Zobacz również: Nowelizacja ustawy AML – co zmienia dla biur rachunkowych

Adaptacja umowy o świadczenie usług księgowych do KSeF

Mimo wcześniejszych zapowiedzi, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) nie będzie obowiązywał od 1 lipca 2024 roku. W dniu 19 stycznia 2024 roku Ministerstwo Finansów poinformowało, że termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF zostanie przesunięty i do końca 2024 roku, fakturowanie w KSeF nie będzie obligatoryjne. Zaleca się jednak kontynuowanie przygotowań do wdrożenia faktur ustrukturyzowanych. Wprowadzenie nowych procesów powinno być przeprowadzone starannie. Jedną z konsekwencji będzie konieczność aktualizacji umów z biurem rachunkowym. Na co powinniśmy zwrócić uwagę?

Uprawnienia do pobierania faktur z KSeF w imieniu przedsiębiorcy

Przedsiębiorca powinien precyzyjnie określić zakres uprawnień, jakie przekazuje właścicielowi lub pracownikowi biura rachunkowego. Przy odpowiednim upoważnieniu, biuro rachunkowe będzie mogło pobierać bezpośrednio z systemu faktury zarówno od klienta, jak i od jego kontrahentów.

2. Ustalenie sposobu weryfikacji faktur

Warto zdefiniować, w jaki sposób będzie przebiegać merytoryczna weryfikacja faktur zakupu oraz klasyfikacja kosztów i przychodów. Narzędzia ułatwiające dodawanie informacji do dokumentów elektronicznych mogą być pomocne, umożliwiając biuru rachunkowemu uzyskanie niezbędnych danych do prawidłowego zaksięgowania dokumentów.

3. Umowa RODO

Podczas wprowadzania zmian w umowie związanych z KSeF, do tego dokumentu można dołączyć umowę powierzenia z biurem rachunkowym w kontekście RODO. Chociaż często funkcjonuje ona jako odrębny dokument, może stanowić integralną część umowy na obsługę księgową, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych.

4. Dostosowanie obowiązków kontrahenta do wymogów KSeF

Jeśli kontrahent pragnie, aby biuro rachunkowe miało dostęp do faktur w KSeF, musi nadać odpowiednie uprawnienia, zarówno dla podmiotu, jak i dla konkretnych osób. Przedsiębiorca może przekazać uprawnienia bezpośrednio na rzecz biura rachunkowego, wymagając numeru NIP. Alternatywnie, uprawnienia mogą zostać nadane konkretnej osobie fizycznej, z możliwością ich przekazywania dalej.

5. Odpowiedzialność cywilna i karna biur rachunkowych

Biuro rachunkowe może ponieść odpowiedzialność karną, jeśli w imieniu klienta wystawia tzw. puste faktury. Odpowiedzialność cywilna wynika z Kodeksu cywilnego, wymagając naprawienia szkody wynikającej z niewłaściwego wykonania obowiązków.

6. Ubezpieczenie OC księgowych

Odpowiedzialność cywilna biura rachunkowego może być objęta polisą ubezpieczeniową, warto sprawdzić zapisy dotyczące regresu w przypadku korzystania z podwykonawców. Biura rachunkowe prowadzące pełne księgi rachunkowe muszą wykupić obowiązkowe ubezpieczenie OC, jednak warto rozważyć także dobrowolne ubezpieczenie z myślą o większej skali działalności.

Zobacz również: Procedury KYC (Know Your Customer) w działalności instytucji obowiązanych w rozumieniu AML

Czego należy unikać w umowie o świadczenie usług księgowych?

Ograniczenie odpowiedzialności biura tylko do szkody wyrządzonej z winy umyślnej – w praktyce taki zapis pozbawia klienta możliwości dochodzenia naprawy wyrządzonej mu szkody, ponieważ przypadki umyślnej winy są rzadkie. Odpowiedzialność powinna obejmować także przypadki niedbalstwa czy rażącego niedbalstwa, które również mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych dla klienta.
Ograniczenie odpowiedzialności księgowej do niskiej kwoty – w sytuacji, gdy szkoda przekracza określoną sumę, klient może stracić możliwość zwrotu wartości powyżej tego limitu. To ograniczenie nie zapewnia pełnej ochrony klienta i może skutkować poważnymi stratami finansowymi w przypadku znacznych szkód.
Brak odpowiedzialności za dodatkowo świadczone usługi prawne – brak jasnych zapisów dotyczących odpowiedzialności za te usługi może prowadzić do sytuacji, w której klient pozostaje bez ochrony w przypadku błędów czy zaniedbań związanych z działaniami prawnymi.
Nałożenie obowiązku weryfikacji zapisów w księgach handlowych – taki obowiązek ogranicza korzyści wynikające z zatrudnienia profesjonalnego biura rachunkowego i przenosi część odpowiedzialności na klienta.
Nieuzasadnione kary umowne oraz kara umowna za wypowiedzenie umowy o świadczenie usług księgowych – zapisy te powinny być uczciwe i uwzględniać realne koszty dodatkowe, a nie narzucać klientowi nieuzasadnione opłaty czy kary za decyzje związane z korzystaniem z usług biura rachunkowego.
Możliwość wypowiedzenia umowy przez klienta tylko z ważnej przyczyny- przedsiębiorcy powinni mieć możliwość zmiany biura rachunkowego bez konieczności udowadniania ważnej przyczyny.
Natychmiastowe wypowiedzenie umowy w przypadku zakończenia pracy z daną księgową – lepszym rozwiązaniem jest umożliwienie klientowi przeniesienia księgowości do innej osoby w ramach tego samego biura.
Wyłączenie odpowiedzialności w związku z pośrednictwem – klienci powinni dokładnie sprawdzać, czy mają do czynienia z biurem rachunkowym czy platformą pośredniczącą. Zapisy umowne mogą wprowadzać ograniczenia dotyczące odpowiedzialności za błędy merytoryczne, co może być istotnym zagrożeniem dla klienta.

Podsumowanie

Podpisanie umowy o świadczenie usług księgowych to proces skomplikowany, wymagający staranności, precyzji oraz pełnej znajomości aspektów prawnych. Bezpieczna współpraca między przedsiębiorcą a dostawcą usług księgowych opiera się na gruntownej analizie, zrozumieniu implikacji prawnych oraz konsultacjach z ekspertem prawnym. Skrupulatne przygotowanie umowy to fundament dla efektywnej współpracy, eliminując ryzyko ewentualnych konfliktów i nieporozumień.