Prokurent a pełnomocnik spółki – podobieństwa i różnice

Zgodnie z art. 95 § 1 k.c., z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela. Zarówno pełnomocnictwo jak i prokura są formami przedstawicielstwa, a zatem czynności prawne dokonane przez pełnomocników jak i prokurentów będą pociągały za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego. Spółki wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzące działalność gospodarczą, jak i przedsiębiorcy wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, mają możliwość ustanowienia zarówno pełnomocników jak i prokurentów.

Pełnomocnik w spółce powoływany jest na mocy pełnomocnictwa. Dokument ten – jeżeli jest pełnomocnictwem ogólnym – powinien przybrać formę pisemną. To istotne, aby pełnomocnik w ramach kontaktów biznesowych legitymował się potwierdzonym umocowaniem do działaniu w imieniu spółki. Pełnomocnictwo musi także zawierać kilka podstawowych elementów, takich jak: wskazanie mocodawcy, pełnomocnika (przy użyciu danych, które pozwolą na jego zidentyfikowanie) oraz szczegółowego zakresu umocowania.

Jeżeli owo pełnomocnictwo udzielone jest dla wykonania jakiejś szczególnej czynności np. nabycia nieruchomości, wówczas forma udzielonego pełnomocnictwa winna czynić zadość wymaganiom przewidzianym dla dokonania tej czynność prawnej. W przywołanym przykładzie nabycia nieruchomości, dla której to przepisy prawa przewidują formę aktu notarialnego, pełnomocnictwo także powinno mieć formę notarialną dla ważności czynności prawnej potrzebna przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu o ustanowienie pełnomocnika w związku z prowadzeniem przedsiębiorstwa o ograniczoną zdolność do wygaśnięcia prokury i dokonania konkretnej czynności wymagana rejestru przedsiębiorców i poszczególnej czynności innej osobie.

Pełnomocnictw z ramienia spółek udzielają zwykle organu uprawnione do ich reprezentacji. W spółkach osobowych będą to wspólnicy lub partnerzy. W spółce komandytowej i komandytowo – akcyjnej uprawnienie to będzie przysługiwało komplementariuszom, zaś w spółkach kapitałowych członkom zarządu lub radzie dyrektorów (w prostej spółce akcyjnej). Powołanie pełnomocnika w spółce nie podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego.

Prokura jest z kolei szczególnym rodzajem przedstawicielstwa przewidzianym dla podmiotów gospodarczych. Od strony praktycznej, prokura udzielana jest zgodnie z zasadami reprezentacji w danym podmiocie, podobnie jak pełnomocnictwo. Jeżeli zatem będzie to spółka, to prokury udziela zarząd (w przypadku spółek kapitałowych lub spółki partnerskiej, w której zarząd został powołany), komplementariusze (w spółkach komandytowych oraz komandytowo – akcyjnych) lub partnerzy (w spółkach partnerskich).

Co jednak istotne – i odmienne względem udzielania pełnomocnictwa – przepisy Kodeksu spółek handlowych stanowią, że powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki (art. 41 § 1 KSH), wszystkich członków zarządu (art. 208 § 6 KSH, art. 30064 KSH, art. 371 § 4 KSH) lub wszystkich dyrektorów (art. 30075 KSH). Samo ustanowienie prokury polega na podjęciu przez spółkę uchwały w przedmiocie zgody na powołanie prokurenta ze wskazaniem jego osoby. Natomiast udzielenie prokury – które w doktrynie odróżnia się od ustanowienia – odbywa się na piśmie, zgodnie z zasadami reprezentacji i jest formą poinformowania osoby prokurenta o nadanym mu umocowaniu.

Umocowanie prokurenta musi bezwzględnie przybrać formę pisemną, o czym stanowi wprost art. 1092 Kodeksu cywilnego. Ponadto, do zbycia przedsiębiorstwa, do dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, oraz do zbywania i obciążania nieruchomości jest wymagane pełnomocnictwo do poszczególnej czynności. Prokura podlega także obowiązkowemu wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego. Zgłoszenie powinno określać rodzaj prokury, a także sposób jej wykonania. Spółka ma na to siedem dni od momentu udzielenia prokury. Chociaż wpis ten ma charakter deklaratoryjny, znacznie ułatwia działanie danego prokurenta z ramienia spółki.

Jeżeli mówimy o pełnomocnictwie i o tym, jakie uprawnienia posiada umocowany pełnomocnik, należy na wstępie zwrócić uwagę, iż polskie prawodawstwo wyróżnia kilka rodzajów pełnomocnictw. Podstawowym kryterium wyodrębnienia trzech kategorii pełnomocnictw był cel, jakiemu owo pełnomocnictwo ma służyć. I tak, dla wykonywania czynności zwykłego zarządu wystarczy udzielenie pełnomocnictwa ogólnego. Jako „czynności zwykłego zarządu” należy rozumieć załatwianie spraw bieżących z zakresu działalności danego podmiotu.

Taką czynnością, którą w orzecznictwie uznaje się za czynność zwykłego zarządu, będzie np. zorganizowanie dowozu pracowników do zakładu pracy. Tak też uznał Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 26 lutego 2019 roku, stwierdzając, iż organizacja dowozu pracowników do pracy, w tym nawiązywanie i rozwiązywanie umów z tym związanych, co do zasady stanowi czynność zwykłego zarządu, wobec czego złożenie oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o usługi przewozowe nie wymaga pełnomocnictwa szczególnego. Jak już wcześniej wspomniano, pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie.

Obok pełnomocnictwa ogólnego wyróżniamy także pełnomocnictwo rodzajowe. Jest to umocowanie pełnomocnika do wykonania określonego rodzaju czynności. Wówczas należy pamiętać o tym, aby pełnomocnictwo do dokonania tej czynności było udzielone w formie, która jest wymagana dla dokonania tej czynności – o czym wspominano już powyżej. Jeśli chodzi o funkcjonowanie spółek prawa handlowego, pełnomocnictwem rodzajowym będzie np. pełnomocnictwo do reprezentowania spółki w zawieraniu umowy lub w sporze z członkiem zarządu, o którym mowa w art. 210 Kodeksu spółek handlowych.

Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 18 maja 2021 roku uznał, że do pełnomocnictwa z art. 210 § 1 KSH stosować się będzie wyróżnienie rodzajów pełnomocnictwa, zgodnie z art. 98 KC w związku z art. 2 KSH. Tak jak nie jest uprawnione na gruncie art. 210 § 1 KSH ustanowienie pełnomocnictwa ogólnego, tak może to być pełnomocnictwo rodzajowe, za czym przemawia istota tego pełnomocnictwa, a więc możliwość wskazania zakresu działania pełnomocnika przy zawieraniu określonych umów (rodzaju, gatunku) z członkiem (członkami) zarządu oraz sporów między nim (nimi) a spółką. Jest również możliwe zawężenie tego pełnomocnictwa do indywidualnych, konkretnych umów i sporów, co należy do uprawnień zgromadzenia wspólników.

Ostatnim rodzajem pełnomocnictwa jest pełnomocnictwo szczególne. Jest to pełnomocnictwo do wykonywania określonego rodzaju czynności, dla których przepisy prawa przewidują szczególną formę umocowania. W Kodeksie spółek handlowych pełnomocnictwa szczególnego będzie wymagało przede wszystkim głosowanie przez pełnomocnika na zgromadzeniach wspólników i akcjonariuszy, o których mowa m.in. w art. 243 § 1 -2 Kodeksu spółek handlowych (Jeżeli ustawa lub umowa spółki nie zawierają ograniczeń, wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników oraz wykonywać prawo głosu przez pełnomocników. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Kopię pełnomocnictwa dołącza się do księgi protokołów) lub w art. 4121§ 1-2 Kodeksu spółek handlowych (Pełnomocnictwo do uczestniczenia w walnym zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Pełnomocnictwo do uczestniczenia w walnym zgromadzeniu spółki publicznej i wykonywania prawa głosu wymaga udzielenia na piśmie lub w postaci elektronicznej. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym).

Przechodząc z kolei do rozważań dotyczących prokury należy zwrócić uwagę, iż jej zasadniczą funkcją jest wykonywanie czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Prokurent działa w imieniu i z bezpośrednim skutkiem prawnym dla mocodawcy, co oznacza, że jego czynności wywołują skutki prawne bezpośrednio po stronie przedsiębiorcy lub spółki. W orzecznictwie przyjmuje się, że w katalogu czynności, których może podejmować się prokurent znajdują się
m.in. wykonywanie funkcji pracodawcy, działanie w postępowaniach administracyjnych, czy przyjęcie oświadczenia woli organu podatkowego. Zgodnie z art. 1094 § 2 Kodeksu cywilnego, kierowane do przedsiębiorcy oświadczenia lub doręczenia pism mogą być dokonywane wobec
jednej z osób, którym udzielono prokury.

Możliwe jest jednak udzielenie prokury, która ograniczać się będzie do czynności związanych z działaniem tylko oddziału przedsiębiorcy i stąd też nazwa – prokura oddziałowa. Przez oddział należy rozumieć wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywaną przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności.

Warto także nadmienić, iż zgodnie z art. 1094 Kodeksu cywilnego prokura może zostać udzielona kilku osobom łącznie. Wówczas mówimy o prokurze łącznej. Mogą oni także działać oddzielnie. Możliwe jest także udzielenie umocowania wyłącznie do dokonywania czynności wspólnie z członkiem z organu zarządzającego lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki.

W ramach funkcjonowania instytucji pełnomocnictwa i prokury w spółkach handlowych, wskazać należy także różnicę polegającą na możliwości ustanawiania substytucji przez pełnomocnika (o ile uprawnienie to wynika z ustawy lub treści pełnomocnictwa). Prokurent natomiast nie może przenosić nadanego mu umocowania, ani też udzielać dalszych „pod – prokur”. A czy prokurent może udzielić pełnomocnictwa? Tak, w zakresie jego uprawnień znajduje się jedynie udzielenie pełnomocnictwa do poszczególnych czynności lub pewnego rodzaju czynności.

Warto zwrócić także uwagę na kwestie ewentualnego łączenia stanowisk w organach spółek oraz funkcji pełnomocnika czy prokurenta. W doktrynie przyjmuje się bowiem, że nie ma co do zasady przeszkód, aby członek organu, w tym także zarządu, mógł być jednocześnie pełnomocnikiem spółki do wykonywania określonych czynności. Jest to pogląd aprobowany w orzecznictwie, m.in. przez Sąd Najwyższy, który w uchwale z dnia 23 sierpnia 2006 r. sygn. III CZP 68/06 potwierdził, że członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, uprawniony umową spółki do jej reprezentowania łącznie z drugim członkiem zarządu, może być ustanowiony pełnomocnikiem do poszczególnych czynności.

Natomiast łączenie funkcji członka zarządu oraz funkcji prokurenta budzi już sprzeciw znawców prawa. Podnoszą oni, iż takie działanie stanowiłoby obejście prawa, a dokładniej przepisów dotyczących zasad reprezentacji w danym podmiocie oraz mogłoby wprowadzać w błąd uczestników stosunków gospodarczych. Ponadto, przepisy Kodeksu spółek handlowych dotyczące spółek kapitałowych wprost zakazują łączenia takich stanowisk jak członek zarządu, prokurent, likwidator, kierownik oddziału lub zakładu oraz zatrudniony w spółce główny księgowy, radca prawny lub adwokat z członkostwem w radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej.

Krytycznie wobec takiej możliwości wypowiedział się również Sąd Najwyższy w uchwale Siedmiu Sędziów z dnia 30 stycznia 2015 r., sygn. III CZP 34/14, uznając iż „gdy chodzi o członków rady nadzorczej, to niedopuszczalne jest udzielenie im prokury. Prokurent może dokonywać czynności prawnych za spółkę. Rada nadzorcza jest powołana do sprawowania nadzoru we wszystkich dziedzinach działalności spółki, a więc także w zakresie czynności prawnych dokonywanych przez prokurenta.(…) Brak także podstaw prawnych, aby członek zarządu mógł zostać prokurentem. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że członek zarządu jest osobą, której zachowanie traktowane jest jako zachowanie samej spółki. Ma to daleko idące skutki, gdyż jego zachowanie może być uznane za zachowanie samej spółki nie tylko przy dokonywaniu przez nią czynności prawnych, ale także brane pod uwagę przy ocenie odpowiedzialność spółki z tytułu czynów niedozwolonych lub bezpodstawnego wzbogacenia. Taka pozycja prawna członka zarządu jest źródłem nałożenia na niego licznych obowiązków oraz – w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – szczególnej odpowiedzialności za jej zobowiązania w razie niezgłoszenia spółki na czas do upadłości (art. 299 KSH). Prokurent natomiast jest pełnomocnikiem, czyli osobą umocowaną do dokonywania czynności prawnych za spółkę. Jego zachowanie nie jest więc zachowaniem samej spółki, dlatego można je przypisywać spółce tylko w takim zakresie jaki wynika z udzielonego mu pełnomocnictwa. Zachowanie prokurenta, tak jak każdego pełnomocnika, jest w zasadzie irrelewantne z punktu widzenia czynów, które możemy przypisać spółce.”