Umowa spółki cywilnej – co powinna zawierać?

Spółka cywilna – co to takiego?

Spółka cywilna to rodzaju umowy cywilnoprawnej uregulowanej w art. 860 do 875 k.c. Przepisy kodeksu cywilnego wytyczają ramowe regulacje dla spółki cywilnej, ale większość z tych zasad ogólnych wspólnicy mogą zmodyfikować, korzystając z zasady swobody umów wyrażonej w art. 3531 k.c.

Zgodnie z ustawową definicją wyrażoną w art. 860 k.c., przez umowę spółki cywilnej wspólnicy zobowiązują się do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności poprzez wniesienie wkładów. Takie ujęcie istoty spółki cywilnej oznacza, że może ona zostać powołana do realizacji każdego zamierzenia tak długo, jak jest ono zgodne z prawem.

Spółka cywilna działa na podstawie umowy, która stosownie do art. 860 §2 k.c. powinna być zawarta na piśmie. Jest to jednak rygor zastrzeżony do celów dowodowych, co oznacza, że wspólnicy mogą porozumieć się co do zasad współpracy nawet ustnie. W praktyce może to powodować liczne wątpliwości co do rzeczywistej treści umowy i pociągnąć za sobą spór sądowy. Właśnie dlatego tak istotne staje się szczegółowe określenie zasad funkcjonowania umowy spółki cywilnej na piśmie szczególnie jeśli chodzi o zobowiązania spółki która posiada osobowości prawnej w centralnej ewidencji ponadto umowa zawierana w formacie pdf dla ich wartości.

Zobacz również: Umowa spółki cichej

Jak wygląda założenie spółki cywilnej?

Samo zawarcie umowy spółki cywilnej sprowadza się do podpisania kontraktu przez minimum dwóch wspólników. O rejestrację w CEIDG powinny zadbać osoby fizyczne tworzące spółkę (odpowiednio w KRS, jeśli wspólnikami są podmioty wpisane do rejestru sądowego), ponieważ to one są przedsiębiorcami w rozumieniu prawa – spółka cywilna nie ma statusu przedsiębiorcy. Rejestracja spółki cywilnej wymaga także przeprowadzenia szeregu czynności formalnych, w tym:

• zgłoszenia spółki cywilnej do GUS w celu otrzymania numeru REGON;
• zgłoszenia spółki cywilnej do urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru NIP.

Dodatkowo wspólnicy mogą zadecydować o zgłoszeniu spółki do podatku VAT. Obowiązek rejestracyjny w zakresie VAT pojawi też w trakcie prowadzenia biznesu, jeżeli dojdzie do przekroczenia granicznej kwoty obrotów dla rejestracji VAT (obecnie to 200 tysięcy złotych brutto) albo wspólnicy zaczną wykonywać działalność, która obligatoryjnie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT.

W praktyce większość przedsiębiorców decyduje się na otwarcie rachunku firmowego, choć w przypadku spółki cywilnej formalnie nie ma takiego obowiązku. Zdecydowanie upraszcza to rozliczenia firmowe, ponieważ budżety prywatne wspólników nie mieszają się z finansami związanymi z działalnością gospodarczą.

Zobacz również: Rejestracja i zakładanie spółek

Jakie elementy powinny znaleźć się w umowie spółki cywilnej?

W przeciwieństwie do spółek prawa handlowego, spółka cywilna nie ma jednoznacznie określonych ram umowy, dlatego często dla wspólników szczegółowe określenie zasad prowadzonej działalności bywa trudne. Większość norm kodeksowych ma charakter dyspozytywny co oznacza, że mogą zostać zmodyfikowane na mocy wspólnych ustaleń. Przyjrzyjmy się, które postanowienia muszą, a które powinny znaleźć się w umowie spółki cywilnej.

Określenie stron umowy spółki cywilnej

Pierwszym elementem umowy spółki cywilnej jest prawidłowe oznaczenie wspólników decydujących się na współpracę. W przypadku osób fizycznych prowadzących JDG jest to przede wszystkim:

• imię i nazwisko;
• firma pod jaką osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą;
• adres prowadzenia działalności gospodarczej;
• numery NIP oraz REGON;
• wskazanie pełnomocnika, jeżeli przedsiębiorca działa za pośrednictwem osoby trzeciej.

W nazwie spółki nie muszą znajdować się imiona i nazwiska osób lub nazwy podmiotów ją tworzących (vide: wyrok NSA z dnia 14 września 2010 r., sygn. I FSK 1443/09). Niezależnie od brzmienia nazwy należy wskazać w niej formę „spółka cywilna” albo w skrócie „s.c.”.

W przypadku spółek prawa handlowego należy wskazać:

• nazwę i adres prowadzenia działalności gospodarczej;
• numer KRS;
• wskazanie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki;
• wysokość kapitału zakładowego (w przypadku spółek kapitałowych).

Wskazanie celu spółki i określenie wkładów spółki cywilnej

Kolejnym elementem spółki cywilnej jest wskazanie celu, dla realizacji którego jest podpisywana umowa. Można określić go w sposób szczegółowy poprzez wskazanie kodów PKD albo ogólny np. jako prowadzenie handlu hurtowego częściami samochodowymi.

W umowie spółki należy wskazać, w jaki sposób każdy ze wspólników ma zamiar partycypować w osiągnięciu celu gospodarczego, przy czym w judykaturze podkreśla się, że precyzyjne określenie wkładów nie jest niezbędne (vide: postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 18 listopada 1998 r., II CKN sygn. 35/98). Jeśli jednak wspólnicy zdecydują się na wniesienie wkładów, mogą mieć one dowolną postać. Nie obowiązują tutaj takie ograniczenia, jak w przypadku spółek kapitałowych. W szczególności przyjmuje się, że wkładem może być:

• oznaczona kwota pieniężna;
• przedmiot posiadający zdolność aportową (np. samochód, sprzęt IT);
• przeniesienie praw rzeczowych lub obligacyjnych (np. prawo własności lokalu lub najem);
• świadczenie przez wspólnika określonych usług na rzecz realizacji wspólnego celu (np. działania marketingowe).

W praktyce częstym wkładem do spółki cywilnej są też wierzytelności albo akcje lub udziały w spółkach prawa handlowego.

Zobacz również: Wniesienie aportem nieruchomości do spółki

Czas trwania spółki cywilnej

Spółka cywilna może być zawarta na czas nieoznaczony lub oznaczony. W tym drugim przypadku umowa ulega rozwiązaniu wraz z upływem czasu, na jaki została zawarta. Warto zwrócić uwagę na brzmienie art. 873 k.c., który przewiduje domniemanie zawarcia umowy spółki cywilnej na czas nieoznaczony, jeżeli kontynuuje ona swoją działalność pomimo upływu czasu wskazanego w tej umowie.

Czas trwania spółki ma także znaczenie dla sposobu rozwiązania umowy. Jeśli została ona zawarta na czas oznaczony, to co do zasady kontrakt ma charakter trwały. Wypowiedzieć go można jedynie wtedy, gdy umowa przewiduje taką możliwość i po spełnieniu wskazanych w niej warunków. Jeśli wspólnicy chcą wprowadzić okres wypowiedzenia, mogą to uczynić na zasadzie swobody umów.

W przypadku umowy spółki zawartej na czas nieokreślony, udział może zostać wypowiedziany przez każdego ze wspólników na koniec każdego roku obrotowego z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia.

Aby uelastycznić konstrukcję umowy spółki cywilnej, w art. 869 §2 k.c. dopuszczalne jest wypowiedzenie udziału w spółce bez zachowania okresu wypowiedzenia pod warunkiem, że zaistniał ku temu ważny powód. Należy wymienić je i precyzyjnie scharakteryzować w umowie spółki. Co istotne, tego uprawnienia nie można wyłączyć w umowie spółki i przysługuje ono niezależnie od tego, czy została ona zawarta na czas oznaczony czy nieoznaczony.

Udział w zyskach i stratach spółki cywilnej

Postanowieniem w treści umowy, które zwykle ma kluczowe znaczenie dla wspólników jest określenie udziału w zyskach i stratach. Bazowy model został opisany w art. 867 k.c. Zgodnie z kodeksową zasadą w braku odrębnych postanowień każdy ze wspólników uczestniczy w zyskach i stratach w równej wysokości. Jeśli więc wspólników jest czterech, każdy z nich ma 25% udziału w zyskach i stratach. W praktyce ten schemat można w dużym stopniu zmodyfikować:

• udział w zyskach każdego ze wspólników mogą być różne;
• udział w stratach każdego ze wspólników mogą być różne;
• umowa może przewidywać, że nie wszyscy wspólnicy uczestniczą w stratach.

Jedyną granicą jest brak możliwości wyłączenia udziału wspólnika w zyskach. Nigdy nie może więc dojść do sytuacji, w której wspólnik wprawdzie partycypuje w stratach do wysokości 25% ubytku, ale w razie wygenerowania zysku nie dostanie niczego.

Warto zwrócić uwagę, że powołany przepis odnosi się wyłącznie do korzyści gospodarczych spółki wyrażalnej w pieniądzu. Jeśli spółka wygeneruje zysk innego rodzaju, np. wzrost wartości poprzez
rejestrację patentu, każdy wspólnik będzie w niej partycypował w częściach równych, chyba że w umowie znajdą się inne postanowienia na ten temat.

W jaki sposób zmienić umowę spółki cywilnej?

Umowa spółki cywilnej może zostać zmieniona poprzez sporządzenie do niej zwykłego aneksu. Z reguły – stosownie do art. 860 §2 k.c. – wystarczające w tym celu będzie dochowanie formy pisemnej. Jeśli jednak dla sporządzenia umowy niezbędne była zachowanie formy szczególnej (np. akty notarialnego), również zmiana umowy powinna czynić zadość tej formie.

Podobnie wygląda sytuacja, kiedy umowa wprawdzie została zawarta w formie pisemnej, ale w jej treści wskazano, że zmiana wymaga zachowania formy szczególnej (np. pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym), niezbędne będzie dochowanie zastrzeżonej formy.

Zobacz również: Przejęcie spółki – na czym polega i jak wygląda procedura

Prowadzenie spraw spółki oraz jej reprezentacja

Kodeksowa regulacja zawarta w art. 865 §1 oraz 866 k.c. zakłada, że każdy ze wspólników jest uprawniony i zobowiązany do prowadzenia spraw spółki oraz jej reprezentacji. W sferze prowadzenia spraw spółki można wyróżnić trzy kategorie czynności:

• czynności nagłe zawsze może wykonać każdy ze wspólników bez uprzedniej uchwały;
• czynności zwykłego zarządu może wykonać każdy ze wspólników, ale w razie sprzeciwu, chociażby jednego ze wspólników, niezbędna jest podjęcie uchwały;
• czynności przekraczające zwykły zarząd wymagają uchwały wspólników.

Umowa spółki może przewidywać odmienne zasady jej prowadzenia i reprezentacji. W szczególności niektórzy wspólnicy mogą być z tych obowiązków zwolnienia lub też zakres zarządu może być podzielony między kilka osób. Warto wskazać w umowie (np. poprzez wydzielenie granicy kwotowej), które czynności są kwalifikowane jeszcze jako zwykły zarząd, a które już przekraczają tę granicę. Brak takiego uregulowania spowoduje, że każdorazowo może dojść do sporu w kwestii tego, czy w konkretnym przypadku wspólnik może jeszcze działać samodzielnie, czy wymagana będzie uchwała wspólników.

Jak uregulować dziedziczenie w spółce cywilnej?

Spółka cywilna nie posiada własnego majątku, a w razie śmierci wspólnika ulega rozwiązaniu. Aby zabezpieczyć się przed taką ewentualnością, zgodnie z art. 872 k.c. umowa spółki może przewidywać, że w przypadku śmierci jednego ze wspólników spadkobiercy tej osoby wchodzą na jej miejsce. W takiej sytuacji spółka może kontynuować prowadzoną dotychczas działalność. Jeśli spadkobierców jest kilku, należy wskazać jedną osobę (niekoniecznie będącą spadkobiercą), która będzie wykonywała wolę wszystkich spadkobierców łącznie.

Do czasu wskazania spadkobiercy, który ma reprezentować zmarłego wspólnika pozostali wspólnicy będą reprezentowali spółkę samodzielnie i dotyczy to wszystkich czynności, również tych przekraczających zwykły zarząd.

Brak umownej regulacji w tym zakresie powoduje, że w razie śmierci wspólnika po stronie spadkobierców materializuje się roszczenie o spłatę w wysokości wartości wkładu w wysokości na moment jego wniesienia do spółki, a także wierzytelności przysługujących zmarłemu wspólnikowi z tytułu zysku.

Co istotne, jeśli spadkobiercy chcą skorzystać z instytucji zarządu sukcesyjnego, stosowne postanowienie w przedmiocie dziedziczenia również jest wymagane. W takim jednak przypadku nie trzeba wyznaczać spadkobiercy reprezentującego następców prawnych, ponieważ funkcję tę wykonuje zarządca sukcesyjny. Brak takiego zastrzeżenia wymaga zgody ze strony wszystkich wspólników (dysponują oni prawem zgłoszenia sprzeciwu w terminie 14 dni od dnia zawiadomienia o zarządzie sukcesyjnym.

Rozwiązanie spółki cywilnej?

Zgodnie z art. 874 k.c. z ważnych względów każdy ze wspólników może żądać rozwiązania spółki cywilnej przez sąd. Ustawodawca nie precyzuje, kiedy taka możliwość się pojawia, odwołując się do klauzuli generalnej. Aby uniknąć konfliktów i uznania roszczenia za nieuzasadnione, warto wskazać w umowie wprost, wystąpienie jakich przesłanek zostanie uznane za wystarczające do wystąpienia z
powództwem do sądu powszechnego. Do typowych powodów można zaliczyć:

• trwały konflikt między wspólnikami uniemożliwiający realizację procesu decyzyjnego;
• utratę uprawnień niezbędnych do wykonywania działalności przez spółkę;
• odejście ze spółki osób, których wiedza lub doświadczenie miały kluczowe znaczenie dla spółki;
• osiągnięcie wyniku biznesowego niższego, niż zamierzony;
• nieudzielenie zezwoleń, licencji lub koncesji na wykonywanie przez spółkę działalności wskazanej w umowie.

Wspólnicy powinni pamiętać, aby katalog przesłanek nie był nadmiernie szeroki, ani zbyt wąski. W pierwszym przypadku może to skutkować nadmierną proliferacją roszczeń, w drugim spowodować, że realne skorzystanie z uprawnień będzie bardzo trudne. Niezależnie od przyczyny wskazanej w umowie spółki, kiedy sprawa trafia przed sąd, to skład orzekający ocenia, czy dana przyczyna rzeczywiście ma ważny charakter.

Uprawnienia wspólnika do żądania rozwiązania umowy spółki nie należy mylić z uprawnieniem wierzyciela tego wspólnika. Taki przywilej został przewidziany w art. 870 k.c. i poprzez modyfikację umowy spółki nie można go wierzycielowi osobistemu odebrać, ani go ograniczyć.

Zobacz również: Likwidacja spółki cywilnej

Umowa spółki cywilnej a działalność konkurencyjna

W przypadku regulacji spółki cywilnej kodeks cywilny nie przewiduje tak rygorystycznych ograniczeń, jak w przypadku niektórych spółek prawa handlowego. Czy to oznacza, że wspólnicy mogą bez żadnych ograniczeń realizować na własną rękę działalność konkurencyjną wobec spółki? Nie do końca.

Warto w tym miejscu wskazać na wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 26 listopada 2014 r., sygn. I ACa 877/13. W treści uzasadnienia orzeczenia sąd meriti
wskazał, iż fakt, że wspólnicy spółki cywilnej nie przewidzieli w umowie zakazu podejmowania działalności konkurencyjnej nie oznaczało, jeszcze, że podjęcie takiej działalności w trakcie trwania spółki jest niczym nie ograniczone i pozostaje bez konsekwencji. W cytowanym orzeczeniu jednemu ze wspólników zarzucono popełnienie czynu nieuczciwej konkurencji.

Aby uniknąć tego rodzaju problemów, warto uregulować kwestie związane z nieuczciwą konkurencją wprost w umowie. Jako przykładowe rozwiązania można wskazać:

• całkowity zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej;
• dopuszczalność prowadzenia działalności konkurencyjnej po uprzednim wyrażeniu pisemnej zgody przez wszystkich, pozostałych wspólników.

W obu przypadkach należy zdefiniować w umowie spółki na czym dokładnie miałaby polegać działalność konkurencyjna.

Założenie spółki cywilnej a podatki. Co warto wiedzieć?

Założenie spółki cywilnej wiąże się z obowiązkiem zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych w wysokości 0,5% wartości wkładów. Obowiązek powstaje z chwilą zawarcia umowy i obciąża solidarnie wszystkich wspólników. Do urzędu skarbowego należy złożyć w tym celu deklarację PCC3 w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy i samodzielnie obliczyć oraz odprowadzić zobowiązanie publicznoprawne. Jeżeli umowa jest zawierana w formie aktu notarialnego, PCC pobiera i odprowadza notariusz.

Jeśli chodzi o podatek dochodowy, spółka cywilna jest całkowicie transparentna, co oznacza, że PIT albo CIT płacą wspólnicy. Podatek oblicza się, uwzględniając przewidziany w umowie spółki udział w zysku. Spółka cywilna jest jednak podatnikiem na gruncie VAT.

Choć na pierwszy rzut oka może się wydawać, że ze względu na bardzo dużą liberalność przepisów sporządzenie umowy spółki cywilnej jest proste, w rzeczywistości jest zupełnie inaczej. Wspólnicy muszą przewidzieć wiele różnych sytuacji, które powinny znaleźć odzwierciedlenie w treści umowy. Aby należycie zabezpieczyć realizację zamierzonego celu gospodarczego oraz ochronić interesy poszczególnych wspólników, warto skorzystać z pomocy kancelarii prawnej, która sporządzi tekst umowy, zarejestruje spółkę oraz zajmie się jej bieżącą obsługą.

Pytania i odpowiedzi

Może Ciebie również zainteresować:

Zaufali nam: