Rozliczanie nakładów z umowy najmu użytkowego

Pod pojęciem najmu lokalu użytkowego rozumie się najczęściej najem nieruchomości na cele komercyjne. Może to być np. wynajęcie lokalu przez sieć sklepów w galerii handlowej albo wynajem niewielkiego pokoju w budynku usługowym w celu prowadzenia w nim biura rachunkowego. Zasadnicza różnica między najmem użytkowym a najmem lokalu mieszkalnego polega na tym, że to pierwsze rozwiązanie oferuje bardzo dużą elastyczność. Choć ustawodawca wprowadził w kodeksie cywilnym rozwiązania modelowe, które znajdą zastosowanie na wypadek braku stosownych postanowień w umowie, strony mogą doprecyzować swoje prawa i obowiązki z odwołaniem się do zasady swobody umów, wyrażonej w art. 3531 k.c.

Warto zwrócić też uwagę, że przy najmie użytkowym nie trzeba obawiać się kolizji przepisów kodeksu cywilnego z ustawą o ochronie praw lokatorów.

W sytuacji, kiedy strony nie uregulują w umowie najmu kwestii związanych z rozliczaniem nakładów, zastosowanie znajdzie regulacja ustawowa. Jest ona jednak mało precyzyjna i brak, chociażby częściowego doprecyzowania sprawi, że między stronami bardzo łatwo o spór co do wzajemnych praw i obowiązków.

Rozliczenie nakładów koniecznych według kodeksu cywilnego

W kontekście nakładów koniecznych warto zwrócić uwagę przede wszystkim na art. 663 k.c., zgodnie z którym jeżeli w czasie trwania najmu rzecz wymaga napraw, które obciążają wynajmującego, a bez których rzecz nie jest przydatna do umówionego użytku, najemca może wyznaczyć wynajmującemu odpowiedni termin do wykonania napraw. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu najemca może dokonać koniecznych napraw na koszt wynajmującego.

Wezwanie do wynajmującego najlepiej skierować w formie pisemnej lub przynajmniej dokumentowej (np. w formie wiadomości e-mail). Dzięki temu najemca będzie dysponował dowodem na zgłoszenie żądania na wypadek, gdyby wynajmujący zwlekał z odpowiedzią. Dla uniknięcia wątpliwości warto w wezwaniu sprecyzować:

• termin, w jakim mają zostać przeprowadzone naprawy;
• zakres remontu;
• wskazanie, że nieustosunkowanie się do żądania spowoduje przeprowadzenie prac na koszt wynajmującego.

Należy zaznaczyć, że nieustosunkowanie się we wskazanym w wezwaniu terminie przez wynajmującego nie hamuje działań najemcy w zakresie zlecenia napraw np. firmie budowlanej. Nie mogą one jednak zmierzać do ulepszenia rzeczy wynajmowanej, a jedynie przywrócenia jej stanu zgodnego z umową. W praktyce oznacza to, że wymieniając np. nieszczelną stolarkę na nową, najemca może jedynie zapewnić jej szczelność, ale już nie zamawiać okna czy drzwi o lepszych parametrach dźwiękoszczelnych lub termoizolacyjnych.

Konstrukcja ta jest nieco podobna do wykonania zastępczego i osadza się w art. 662 §1 k.c., który stanowi, że obowiązkiem wynajmującemu jest wydać rzecz najemcy w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania umowy.

Aby uniknąć sporów sądowych, warto zadbać o rozróżnienie nakładów koniecznych od nakładów drobnych, związanych z bieżącym użytkowaniem rzecz, o których mowa w art. 662 §2 k.c., ponieważ ustawodawca wyraźnie wskazał, że nakłady konieczne pokrywa wynajmujący, ale już nakłady drobne – najemca. Brak precyzji w tym zakresie powoduje, że w razie braku zgody stron co do rozliczeń niezbędne będzie powołanie biegłego, który jednoznacznie określi, które wydatki w danej konfiguracji można uznać za konieczne do korzystania z rzeczy.

Przykładem nakładów koniecznym może być np. wymiana nieszczelnych okien czy uszczelnienie poszycia dachowego. Wątpliwości może jednak budzić taka kwestia jak cieknąca instalacja hydrauliczna czy uszkodzenie bramy wjazdowej. W kontekście najmu komercyjnego można je uznać wprawdzie za nakłady konieczne, ale drobne.

Rozliczenie nakładów użytecznych i zbytkownych według kodeksu cywilnego

Ustawa nie rozróżnia nakładów użytecznych i zbytkownych, ponieważ zbiorczo reguluje je art. 676 k.c. Stanowi on, że w razie ulepszenia rzeczy najętej przez najemcę wynajmujący może, w braku odmiennego zastrzeżenia:

• zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającą ich wartości w chwili zwrotu;
• żądać przywrócenia stanu poprzedniego.

Warto zwrócić uwagę na kilka aspektów tego przepisu. Przede wszystkim wyboru żądania dokonuje wynajmujący, a nie najemca. W razie zatrzymania ulepszeń ich wartość ocenia się na chwilę zwrotu, a nie ich montażu. Oznacza to, że konieczne może okazać się dokonanie aktualizacji wyceny poszczególnych elementów, nie wystarczy okazanie faktur wystawionych przez firmy budowlane. Przywrócenie stanu poprzedniego jest realizowane na koszt najemcy w terminie wyznaczonym przez wynajmującego.

Brak umownego uregulowania kwestii rozliczenia nakładów sprawia, że na korzystniejszej pozycji znajduje się wynajmujący, ponieważ to on decyduje, w jaki sposób rozliczać się z najemcą.

Aby uniknąć wątpliwości co do stanu lokalu na moment nawiązywania współpracy oraz jego zwrotu, przy podpisywaniu umowy strony powinny spisać protokół zdawczo-odbiorczy, w którym zostaną odnotowane:

• wszystkie elementy wyposażenia;
• wszelkie awarie i usterki ze wskazaniem miejsca ich występowania;
• stan stolarki drzwiowej, okiennej oraz ścian i podłóg;
• stan instalacji, jeżeli budzi zastrzeżenia.

Protokół pozwoli jednoznacznie ustalić, co zmieniło się w lokalu przez czas jego użytkowania przez najemcę. Dokument należy sporządzić w dwóch egzemplarzach tak, aby dysponowały nim obie strony umowy.

W ramach aneksu strony mogą ustalić też, które elementy wyposażenia mają pozostać w lokalu po zakończeniu umowy najmu oraz ustalić wynagrodzenie najemcy z tego tytułu.

Rozliczenie nakładów ma niezwykle istotne znaczenie z punktu widzenia najmu użytkowego. Prowadzenie działalności gospodarczej często wiąże się z wykonywaniem różnego rodzaju adaptacji lokalu do bieżących potrzeb przedsiębiorcy który, opuszczając lokal po zakończeniu współpracy, może ponieść realną stratę. Dlatego podmioty zainteresowane zabezpieczeniem swoich interesów w umowie najmu zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią. Skonstruujemy kontrakt odpowiadający potrzebom i oczekiwaniom reprezentowanego klienta, zabezpieczając jego roszczenia na wypadek ewentualnych rozliczeń.