Marcin Staniszewski
|
24 listopada 2022
Spis treści

Na polskim rynku coraz większe znaczenie odgrywają przedsiębiorcy współpracujący ze sobą jako grupy kapitałowe, a także poprzez centra usług wspólnych, które świadczą usługi na rzecz innych jednostek tej samej grupy. Pozwala to na maksymalizację potencjału gospodarczego w stosunku do firm, które działają samodzielnie. Jednak grupa kapitałowa to nie tylko zyski, ale również szereg obowiązków. Czym jest rejestr działalności na rzecz spółek lub trustów i o co musi zadbać przedsiębiorca, który prowadzi taki biznes?

Czym jest i jak działa grupa kapitałowa?

Definicję grupy kapitałowej znajdziemy w kilku aktach prawnych. Zgodnie z art. art. 4 pkt. 14 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów grupą kapitałową są wszyscy przedsiębiorcy, którzy są kontrolowani w sposób bezpośredni lub pośredni przez jednego przedsiębiorcę, w tym ten przedsiębiorca.

Z kolei ustawa o rachunkowości definiuje to pojęcie jako jednostkę dominującą wraz z jednostkami zależnymi. Nie ma przy tym znaczenia, czy spółką dominującą jest spółka prawa handlowego, czy spółka państwowa. Podmiotem zależnym może być też spółka handlowa lub inny podmiot utworzony i działający zgodnie z przepisami obcego prawa handlowego.

Istotą grupy kapitałowej jest, aby każdy z podmiotów wchodzących w jej skład był funkcjonalnie samodzielny. Motywy tworzenia grupy mogą być różne, w zależności od objętej strategii, ale zazwyczaj obejmują:

  • maksymalizację zysku i korzyści ekonomicznych przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka prawnego i finansowego;

  • sprawniejsze kontrolowanie i zarządzanie spółkami-córkami przez spółkę-matkę;

  • umocnienie pozycji lidera na rynku poprzez współpracę ze sobą podmiotów wchodzących w skład grupy kapitałowej;

  • przyspieszenie rozwoju ekonomicznego firmy poprzez jej podział i usamodzielnienie się każdej z części struktury jako odrębnego podmiotu.

W bardziej skomplikowanych strukturach, gdzie połączenia między podmiotami mają charakter wielopłaszczyznowy, wyróżnia się wręcz jednostki zależne niższego i wyższego stopnia. Każda z nich jest wtedy jednocześnie spółką zależną i spółką dominującą, ale względem różnych podmiotów.

W celu obniżenia kosztów prowadzenia interesów przez grupę kapitałową, optymalizacji podatkowej, a także dla ułatwienia zarządzania i logistyki często jeden podmiot przejmuje rolę „koordynatora”, którego działania ułatwiają funkcjonowanie całej grupy lub poszczególnych podmiotów np. poprzez użyczenie jednego adresu korespondencyjnego, siedziby lub adresu prowadzenia działalności spółkom wchodzącym w skład grupy.

Aby kontrolować tego rodzaju procesy, które mają doniosły wpływ na funkcjonowanie całej grupy kapitałowej, ustawodawca wprowadził szereg obostrzeń dla przedsiębiorców, którzy wspierają grupy kapitałowe. Można je podzielić na dwie grupy – ogólne oraz związane z działalnością rzecz spółek lub trustów.

Czym jest rejestr działalności na rzecz spółek lub trustów?

Obowiązki w zakresie AML nie są jedynymi, jakie musi spełnić przedsiębiorca wspierający grupę kapitałową. Dodatkowo ustawa o AML przewiduje wpis do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów (art. 129a i nast. ustawu o AML) przedsiębiorców, o których mowa w art. 2 pkt. 16 ustawy o AML. Jest to rodzaj działalności regulowanej, a wpis należy uzyskać przed jej rozpoczęciem. Działalność na rzecz spółek lub trustów może polegać na:

  • tworzeniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

  • pełnieniu funkcji członka zarządu lub umożliwienie innej osobie pełnienia tej funkcji, lub podobnej funkcji w osobie prawnej, lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

  • zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług;

  • działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako powiernik trustu, który powstał w drodze czynności prawnej;

  • działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako osoba wykonująca prawa z akcji, lub udziałów na rzecz podmiotu innego niż spółka notowana na rynku regulowanym podlegającym wymogom dotyczącym ujawniania informacji zgodnie z prawem Unii Europejskiej, lub podlegająca równoważnym standardom międzynarodowym.

W praktyce najczęściej będzie chodziło o “użyczanie adresu” poprzez wynajem nieruchomości, konkretnych lokali albo całych siedzib przez spółki-matki swoim spółkom zależnym.

Jakie wymagania trzeba spełnić, aby uzyskać wpis do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów?

Podmioty, które chcą wykonywać działalność na rzecz spółek lub trustów muszą spełnić wymóg niekaralności w zakresie umyślnych przestępstw:

  • przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego;

  • przeciwko wymiarowi sprawiedliwości;

  • przeciwko wiarygodności dokumentów;

  • przeciwko mieniu;

  • przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym;

  • przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi;

  • finansowania przestępstwa o charakterze terrorystycznym;

  • popełnionych w celu osiągnięcia korzyści majątkowej;

  • skarbowych (osobistych lub umyślnych).

Osoby prowadzące działalność regulowaną są obowiązane posiadać wiedzę lub doświadczenie związane z działalnością spółek, lub trustów udokumentowane np. poprzez ukończone szkolenia, lub uzyskane certyfikaty albo wykonywanie powiązanych z tym przedmiotem czynności przez co najmniej 1 rok.

Wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony w formie wniosku elektronicznego na formularzu udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Należy go podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Podobnie należy podpisać oświadczenie o spełnianiu warunków wymaganych prawem oraz oświadczenie o niekaralności (w tych przypadkach można również podpisać dokument podpisem osobistym).

Wniosek podlega opłacie skarbowej w wysokości 616 zł, którą należy przelać na rachunek bankowy Urzędu Miasta Katowice. W przypadku rozszerzenia zakresu działalności opłata wynosi 308 zł.

Warto zwrócić uwagę, że organ nie ma obowiązku poinformować wnioskodawcy o wpisie. Stosowną informację można znaleźć jednak na stronie BIP Izby Administracji Skarbowej w Katowicach. Prowadzenie działalności bez wpisu podlega karze administracyjnej w wysokości do 100 tysięcy złotych.

Organ może z urzędu dokonać wykreślenia wpisu na mocy decyzji administracyjnej, jeśli:

  • uzyska informację o wykreśleniu podmiotu z rejestru CEIDG lub KRS;

  • stwierdzi, że podmiot nie spełnia obowiązków określonych prawem do wykonywania regulowanej działalności;

  • podmiot złożył oświadczenie o wpis z danymi niezgodnymi ze stanem faktycznym.

Wykonywanie działalności na rzecz spółek lub trustów podlega karze do 100 tysięcy złotych na podstawie art. 153a ustawy o AML.

Czy przedsiębiorcy wspierający grupy kapitałowe podlegają pozostałym procedurom, o których mowa w ustawie o AML?

Ustawa o AML posługuje się pojęciem instytucji obowiązanej. Są to podmioty zobligowane do wdrożenia mechanizmów przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Pełny katalog instytucji obowiązanych znalazł się w art. 2 ustawy o AML.

Warto zwrócić szczególną uwagę na pkt. 16, który nadaje status instytucji obowiązanej przedsiębiorcy (w rozumieniu ustawy prawo przedsiębiorców), niebędącemu inną instytucją obowiązaną, jeśli świadczy on usługi polegające m.in. na tworzeniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, lub zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej. Jest to właśnie działalność na rzecz spółek lub trustów.

Innymi słowy, instytucją obowiązaną będzie nawet niewielki przedsiębiorca, który w ramach swojej działalności wspiera funkcjonowanie innych firm. Warto podkreślić, że o ile przedsiębiorca może być instytucją obowiązaną i nie prowadzić działalności na rzecz spółek lub trustów, nie ma odwrotnej możliwości – firma prowadząca taką działalność automatycznie zostaje uznana za instytucję obowiązaną, choćby nie przemawiały za tym inne przesłanki.

Podmiot, który prowadzi działalność z zakresu działalności na rzecz spółek lub trustów podmiot i tak będzie musiał opracować procedury AML.

Ze względu na stopień złożoności procesów zachodzących w grupach kapitałowych przed podjęciem decyzji o wdrożeniu procedur AML warto skorzystać z pomocy kancelarii zajmującej się bieżącą obsługą podmiotów gospodarczych.

Obowiązki przedsiębiorców wspierających w kontekście ustawy o AML

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu nakłada na instytucje obowiązane wiele obowiązków, których wdrożenie często wiąże się z kosztownym szkoleniem pracowników, opracowaniem wewnętrznych procedur, a niekiedy także powołaniem odrębnego działu compliance. O jakich obowiązkach mowa?

Obowiązek oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu

Każda instytucja obowiązana jest zobligowana do sporządzenia oceny ryzyka w formie pisemnej lub elektronicznej oraz jej cyklicznej aktualizacji (nie rzadziej niż raz na 2 lata). Przy sporządzaniu oceny należy wziąć pod uwagę krajową ocenę ryzyka oraz sprawozdanie Komisji Europejskiej, oceniające zagrożenia na terenie Wspólnoty. Ocena ryzyka powinna być dokonana z uwzględnieniem takich czynników ryzyka, jak:

  • klienci;

  • obszary geograficzne, na których terenie są realizowane operacje finansowe;

  • produkty, usługi i transakcje oraz ich kanały dystrybucji.

Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego

Kolejnym obowiązkiem instytucji obowiązanej jest również stosowanie środków mających na celu zachowanie bezpieczeństwa finansowego. Ich zakres i intensywność powinny być dopasowane do zidentyfikowanego stopnia ryzyka. Ustawodawca zaliczył do tej grupy następujące sposoby działania:

  • identyfikację klienta oraz ustalenie jego tożsamości;

  • identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz czynności, które zmierzają do ustalenia jego tożsamości (w przypadku osób fizycznych) lub struktury własności i kontroli (w przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi);

  • ocenę stosunków gospodarczych klienta, w tym ich celu i charakteru;

  • bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta.

Obowiązki o charakterze organizacyjnym

Ustawodawca nałożył na instytucje obowiązane konieczność stworzenia wewnętrznej procedury, która ma zapobiec popełnianiu przestępstw z zakresu prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Powinna być ona zaprojektowana tak, aby odpowiadać rozmiarowi oraz przedmiotowi prowadzonej działalności.

Wewnętrzne procedury muszą uwzględniać kanał przeznaczony do anonimowych zgłoszeń naruszeń (dla tzw. whistleblowerów).

Kolejne obowiązki organizacyjne to wytypowanie wśród kadry kierowniczej osoby odpowiedzialnej za przestrzeganie przepisów ustawy o AML, a także regularne przeprowadzanie szkoleń, które mają na celu zwiększanie świadomości wśród pracowników.

Wszystkie dokumenty utworzone lub pozyskane w toku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego instytucja obowiązana powinna archiwizować, a w razie postępowania kontrolnego prowadzonego przez uprawniony organ przedstawić i poddać się kontroli.

Obowiązki w zakresie współpracy

Instytucja obowiązana jest zobligowana do współpracy z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej (GIIF) poprzez przekazywanie informacji, które wskazują na – chociażby pośrednie – ryzyko popełnienia przestępstwa z zakresu prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Obowiązek współpracy rozciąga się także na właściwego prokuratora w zakresie innych przestępstw powszechnych.

Dodatkowo, realizując obowiązki z ustawy o AML instytucja obowiązana na polecenie GIIF:

  • wstrzymuje określone transakcje;

  • zamraża środki na rachunkach bankowych;

  • blokuje rachunki bankowe;

  • odmawia udostępnienia wartości majątkowych klientowi (np. kredyt lub pożyczka).

Niedochowanie staranności w realizacji obowiązków określonych ustawą o AML może skutkować wszczęciem postępowania administracyjnego i nałożeniem sankcji obejmujących m.in. karę finansową do wysokości nawet 1 miliona euro.

Przedsiębiorca, względem którego została wydana decyzja administracyjna, ma prawo odwołać się do organu drugiej instancji – Ministra Finansów, a następnie – w razie uzyskania niesatysfakcjonującego rozstrzygnięcia – wejść na drogę postępowania sądowoadministracyjnego.

Ilość obowiązków ciążących na przedsiębiorcach prowadzących działalność z zakresu wsparcia spółek lub trustów jest spora, a ich realizacja skomplikowana. Obejmuje nie tylko wpis do odpowiedniego rejestru, ale też szereg innych procedur z ustawy o AML. Dlatego przed złożeniem wniosku o wpis do rejestru należy upewnić się, że podmiot jest w stanie spełnić wszystkie wymagania przewidziane prawem.

Pytania i odpowiedzi:

Tak, zgodnie z art. 129g ustawy o AML organ odmawia wpisu, jeśli wniosek jest niekompletny i nie został udostępniony w terminie albo dane w nim zawarte są niezgodne ze stanem faktycznym. Od decyzji odmownej wnioskodawcy przysługuje wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy.

Zmiana powinna być zgłoszona w terminie 14 dni od dnia zajścia zdarzenia, które spowodowało zmianę danych.

Minister Finansów, działając na podstawie art. 129l ustawy o AML wyznaczył w tym celu Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Katowicach. Jest on odpowiedzialny także za prowadzenie rejestru działalności w zakresie walut wirtualnych.



Zaufali nam:


Oceń