Rejestr działalności na rzecz spółek lub trustów a obowiązki grup kapitałowych

Definicję grupy kapitałowej znajdziemy w kilku aktach prawnych. Zgodnie z art. art. 4 pkt. 14 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów grupą kapitałową są wszyscy przedsiębiorcy, którzy są kontrolowani w sposób bezpośredni lub pośredni przez jednego przedsiębiorcę, w tym ten przedsiębiorca.

Z kolei ustawa o rachunkowości definiuje to pojęcie jako jednostkę dominującą wraz z jednostkami zależnymi. Nie ma przy tym znaczenia, czy spółką dominującą jest spółka prawa handlowego, czy spółka państwowa. Podmiotem zależnym może być też spółka handlowa lub inny podmiot utworzony i działający zgodnie z przepisami obcego prawa handlowego.

Istotą grupy kapitałowej jest, aby każdy z podmiotów wchodzących w jej skład był funkcjonalnie samodzielny. Motywy tworzenia grupy mogą być różne, w zależności od objętej strategii, ale zazwyczaj obejmują:

• maksymalizację zysku i korzyści ekonomicznych przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka prawnego i finansowego;

• sprawniejsze kontrolowanie i zarządzanie spółkami-córkami przez spółkę-matkę;

• umocnienie pozycji lidera na rynku poprzez współpracę ze sobą podmiotów wchodzących w skład grupy kapitałowej;

• przyspieszenie rozwoju ekonomicznego firmy poprzez jej podział i usamodzielnienie się każdej z części struktury jako odrębnego podmiotu.

W bardziej skomplikowanych strukturach, gdzie połączenia między podmiotami mają charakter wielopłaszczyznowy, wyróżnia się wręcz jednostki zależne niższego i wyższego stopnia. Każda z nich jest wtedy jednocześnie spółką zależną i spółką dominującą, ale względem różnych podmiotów.

W celu obniżenia kosztów prowadzenia interesów przez grupę kapitałową, optymalizacji podatkowej, a także dla ułatwienia zarządzania i logistyki często jeden podmiot przejmuje rolę „koordynatora”, którego działania ułatwiają funkcjonowanie całej grupy lub poszczególnych podmiotów np. poprzez użyczenie jednego adresu korespondencyjnego, siedziby lub adresu prowadzenia działalności spółkom wchodzącym w skład grupy.

Aby kontrolować tego rodzaju procesy, które mają doniosły wpływ na funkcjonowanie całej grupy kapitałowej, ustawodawca wprowadził szereg obostrzeń dla przedsiębiorców, którzy wspierają grupy kapitałowe. Można je podzielić na dwie grupy – ogólne oraz związane z działalnością rzecz spółek lub trustów.

Czym jest rejestr działalności na rzecz spółek lub trustów?

Obowiązki w zakresie AML nie są jedynymi, jakie musi spełnić przedsiębiorca wspierający grupę kapitałową. Dodatkowo ustawa o AML przewiduje wpis do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów (art. 129a i nast. ustawu o AML) przedsiębiorców, o których mowa w art. 2 pkt. 16 ustawy o AML. Jest to rodzaj działalności regulowanej, a wpis należy uzyskać przed jej rozpoczęciem. Działalność na rzecz spółek lub trustów może polegać na:

• tworzeniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

• pełnieniu funkcji członka zarządu lub umożliwienie innej osobie pełnienia tej funkcji, lub podobnej funkcji w osobie prawnej, lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

• zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług;

• działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako powiernik trustu, który powstał w drodze czynności prawnej;

• działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako osoba wykonująca prawa z akcji, lub udziałów na rzecz podmiotu innego niż spółka notowana na rynku regulowanym podlegającym wymogom dotyczącym ujawniania informacji zgodnie z prawem Unii Europejskiej, lub podlegająca równoważnym standardom międzynarodowym.

W praktyce najczęściej będzie chodziło o “użyczanie adresu” poprzez wynajem nieruchomości, konkretnych lokali albo całych siedzib przez spółki-matki swoim spółkom zależnym.

Jakie wymagania trzeba spełnić, aby uzyskać wpis do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów?

Podmioty, które chcą wykonywać działalność na rzecz spółek lub trustów muszą spełnić wymóg niekaralności w zakresie umyślnych przestępstw:

• przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego;

• przeciwko wymiarowi sprawiedliwości;

• przeciwko wiarygodności dokumentów;

• przeciwko mieniu;

• przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym;

• przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi;

• finansowania przestępstwa o charakterze terrorystycznym;

• popełnionych w celu osiągnięcia korzyści majątkowej;

• skarbowych (osobistych lub umyślnych).

Osoby prowadzące działalność regulowaną są obowiązane posiadać wiedzę lub doświadczenie związane z działalnością spółek, lub trustów udokumentowane np. poprzez ukończone szkolenia, lub uzyskane certyfikaty albo wykonywanie powiązanych z tym przedmiotem czynności przez co najmniej 1 rok.

Wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony w formie wniosku elektronicznego na formularzu udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Należy go podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Podobnie należy podpisać oświadczenie o spełnianiu warunków wymaganych prawem oraz oświadczenie o niekaralności (w tych przypadkach można również podpisać dokument podpisem osobistym).

Wniosek podlega opłacie skarbowej w wysokości 616 zł, którą należy przelać na rachunek bankowy Urzędu Miasta Katowice. W przypadku rozszerzenia zakresu działalności opłata wynosi 308 zł.

Warto zwrócić uwagę, że organ nie ma obowiązku poinformować wnioskodawcy o wpisie. Stosowną informację można znaleźć jednak na stronie BIP Izby Administracji Skarbowej w Katowicach. Prowadzenie działalności bez wpisu podlega karze administracyjnej w wysokości do 100 tysięcy złotych.

Organ może z urzędu dokonać wykreślenia wpisu na mocy decyzji administracyjnej, jeśli:

• uzyska informację o wykreśleniu podmiotu z rejestru CEIDG lub KRS;

• stwierdzi, że podmiot nie spełnia obowiązków określonych prawem do wykonywania regulowanej działalności;

• podmiot złożył oświadczenie o wpis z danymi niezgodnymi ze stanem faktycznym.

Wykonywanie działalności na rzecz spółek lub trustów podlega karze do 100 tysięcy złotych na podstawie art. 153a ustawy o AML.