Organizator turystyki – wymagania prawne

Zagadnienia związane ze wykonywaniem działalności gospodarczej polegającej na świadczeniu usług turystycznych zostały omówione w ustawie o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych. Na początku przyjrzyjmy się jednak, czym różni się usługa turystyczna od imprezy turystycznej.

Pod pojęciem usługi turystycznej należy rozumieć:

• zakwaterowanie pasażerów;
• zakwaterowanie w celach innych niż pobytowe, które nie jest nieodłącznym elementem przewozu pasażerów;
• wynajem pojazdów samochodowych lub innych pojazdów silnikowych;
• inną usługę świadczoną podróżnym.

Z kolei impreza turystyczna polega na połączeniu ze sobą przynajmniej dwóch różnych rodzajów usług turystycznych na potrzeby tego samego wyjazdu lub wakacji (np. transport i zakwaterowanie).

O tym, kiedy usługi turystyczne przekształcają się w imprezę turystyczną stanowi art. 8 ustawyco sprawia, że organizator turystyki wymagania rosną w zakresie organizowania imprez turystycznych. Zgodnie z tym przepisem do utworzenia imprezy dochodzi, jeżeli:

• usługi turystyczne zostały połączone przez jednego przedsiębiorcę turystycznego przed zawarciem umowy obejmującej wszystkie usługi (w tym na prośbę podróżnego lub zgodnie z jego wyborem);
• niezależnie od tego, czy zawarto odrębne umowy z dostawcami poszczególnych usług, a usługi te są:
• nabywane w jednym punkcie sprzedaży i zostały wybrane, zanim podróżny zgodził się dokonać zapłaty;
• oferowane lub sprzedawane po cenie obejmującej wszystkie usługi;
• reklamowane lub sprzedawane jako „impreza turystyczna” lub w inny podobny sposób;
• łączone po zawarciu umowy, na podstawie której podróżny został uprawniony do dokonania wyboru spośród różnych rodzajów usług turystycznych;
• nabywane od odrębnych przedsiębiorców turystycznych na podstawie powiązanych procesów rezerwacji online w ramach których poszczególni przedsiębiorcy przekazują sobie dane podróżnego, a umowy zostaną zawarte w ciągu 24 godzin od potwierdzenia rezerwacji pierwszej usługi.

Warto zwrócić uwagę, że ustawodawca wyodrębnił trzecią kategorię świadczeń, jaką są powiązane usługi turystyczne. To sytuacja, w której przedsiębiorca turystyczny ułatwia nabywanie podróżnym usług turystycznych:

• przy okazji jednej wizyty lub kontaktu z jego punktem sprzedaży z możliwością odrębnej zapłaty za każdą usługę turystyczną;
• od innego przedsiębiorcy turystycznego, jeżeli umowa z tym przedsiębiorcą została zawarta najpóźniej w 24 godziny po potwierdzeniu rezerwacji pierwszej usługi turystycznej.

Obok podmiotów zajmujących się organizowaniem usług turystycznych można wyróżnić też agenta i pośrednika. Agent turystyczny to przedsiębiorca turystyczny inny niż organizator turystyki, które w ramach umowy agencyjnej sprzedaje lub oferuje do sprzedaży imprezy turystyczne utworzone przez organizatora turystyki.

Ustawa o usługach turystycznych, która obowiązywała przed 1 lipca 2018 r. posługiwała się pojęciem pośrednika turystycznego. Obecnie obowiązujące przepisy nie wyodrębniają takiego podmiotu, ale posługują się określeniem przedsiębiorcy ułatwiającego nabywanie powiązanych usług turystycznych. O ułatwianiu nabywania usług turystycznych można mówić, jeżeli:

• sprzedawane usługi są usługami turystycznymi dotyczącymi tej samej podróży lub wakacji;
• usługi kupowane przez podróżnego są objęte odrębnymi umowami (umowy o stałą współpracę z przewoźnikiem lub siecią hoteli nie spełniają tego warunku);
• wszystkie usługi zostały nabyte w ramach jednej wizyty lub kontaktu z jednym punktem sprzedaży (np. za pośrednictwem strony internetowej);
• każda z usług została wybrana i opłacona oddzielnie (lub do ich sprzedaży doszło w sposób ukierunkowany od innego przedsiębiorcy turystycznego w czasie 24 godzin od zatwierdzenia pierwszej usługi).

Jeżeli którykolwiek z powyższych warunków nie został spełniony, nie będzie można mówić o podmiocie ułatwiającym nabywanie usług, ale o organizatorze turystki sprzedającym imprezy turystyczne.

Sam fakt uzyskania wpisu sprawia, że działalność turystyczną można prowadzić w sposób legalny, ale nie wyczerpuje obowiązków organizatora turystyki.

Przede wszystkim przedsiębiorca powinien składać Marszałkowi Województwa oryginały lub uwierzytelnione kopie umów o ubezpieczenie lub gwarancję nie później niż na 14 dni przed wygaśnięciem poprzedniego okres ochronnego. Zabezpieczenia finansowe mają na celu ochronę klientów biura podróży na wypadek niewypłacalności.

Firma ma obowiązek prowadzenia rejestru wszystkich zawartych umów dotyczących imprezy turystycznej oraz umów zawartych przez podróżnego z przedsiębiorcą ułatwiającym nabywanie powiązanych usług turystycznych.

Wreszcie do obowiązków należy wpłata składek na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny i Turystyczny Fundusz Pomocowy. Do UFG trzeba składać też deklaracje zawierające m.in. wyliczenie składek, wskazanie liczby i rodzaju zawartych umów oraz informacje o liczbie podróżnych.

Przedsiębiorca turystyczny ma obowiązek realizować wobec swoich klientów obowiązki informacyjne, o których mowa w rozdziale 6 ustawy. Są one dosyć rozbudowane, dlatego w razie wątpliwości warto rozważyć skorzystanie z usługi compliance, która zagwarantuje zgodność działań z wymaganiami formalnoprawnymi.

Podstawowe informacje dotyczące świadczenia

Przed podpisaniem umowy z podróżnym organizator turystyki udziela mu informacji, o których mowa w art. 40 ustawy, obejmujących m.in.:

• główne właściwości usługi turystycznej (np. miejsce, czas trwania, klasę i charakter środka transportu);
• warunki zapłaty za imprezę turystyczną ze wskazaniem kwot i terminów;
• cenę imprezy turystycznej łącznie z podatkami i ewentualnymi kosztami dodatkowymi;
• minimalną liczbę osób niezbędnych do realizacji imprezy;
• termin powiadomienia o odwołaniu imprezy z powodu niewystarczającej liczby zgłoszeń;
• informację o prawie rozwiązania przez podróżnego umowy o udział i związanych z tym kosztach;
• ogólną informację o obowiązujących przepisach paszportowych, wizowych i sanitarnych oraz wymaganiach zdrowotnych;
• dane organizatora turystyki lub agenta;
• informację o ubezpieczeniach obowiązkowych lub ubezpieczeniu dobrowolnym.

Powyższe informacje powinny być przekazane w sposób jasny, zrozumiały i widoczny. Najlepiej będzie umieścić je na stronie internetowej i niezależnie od tego przekazywać klientom przy każdym podpisaniu umowy.

Ustawa nakłada na organizatora turystyki dodatkowy obowiązek w postaci zawarcia na rzecz podróżnych umowy ubezpieczenia NNW oraz kosztów leczenia, jeżeli impreza turystyczna jest organizowana za granicą.

Umowa o imprezę turystyczną

Umowa o imprezę turystyczną musi określać wszystkie podstawowe dane dotyczące świadczenia, a także dodatkowe informacje takie, jak np.:

• uprawnienie podróżnego do przeniesienia praw i przejęcia obowiązków;
• informacje na temat wewnętrznych metod rozpatrywania skarg;
• obowiązek podróżnego do informowania o niezgodnościach;
• informacje o odpowiedzialności organizatora turystyki za należyte wykonanie usług i udzielenie niezbędnej pomocy;
• możliwość jednostronnej zmiany warunków imprezy turystycznej przez organizatora.

Formularz informacyjny

Podróżny powinien otrzymać też formularz informacyjny, który m.in. określa podmiot odpowiedzialny, potwierdza posiadanie zabezpieczenia finansowego oraz wymienia najważniejsze prawa podróżnych, o których mowa w dyrektywie 2015/2302 w sprawie imprez turystycznych i powiązanych usług turystycznych. Ciężar dowodu przekazania obowiązków informacyjnych spoczywa na przedsiębiorcy turystycznym.

Wykonywania działalności związanej z turystyką wymaga spełnienia wielu wymagań formalnoprawnych, a uzyskanie wpisu do rejestru jest najprostszym spośród nich.

Nasza kancelaria pomoże w założeniu biura podróży. Przygotujemy niezbędną dokumentację, opracujemy formularze, umowy i zadbamy o dopełnienie obowiązków informacyjnych względem podróżnych. Zadbamy też o dochowanie formalności przed Urzędem Marszałkowskim oraz UFG i TFG.