Pozostałe Artykuły
Czym jest OWS oraz OWW?
Firmy decydując się na współpracę z kontrahentami B2B lub konsumentami często drobiazgowo opracowują warunki takiej współpracy. Służą do tego takie dokumenty, jak OWS, czyli inaczej ogólne warunki sprzedaży oraz OWW – ogólne warunki współpracy. Niekiedy też można spotkać się z OWD, czyli ogólnymi warunkami dostawy.
W ten sposób usługodawca określa warunki współpracy z innymi uczestnikami rynku, kiedy nie jest możliwe uzgodnienie ich poprzez zaakceptowanie regulaminu, ponieważ nie odbywa się w drodze złożenia zamówienia w sklepie internetowym, ale innych uzgodnień czynionych na odległość, np. drogą mailową lub telefoniczną.
OWS i OWW mogą stanowić załącznik np. dla umowy dostawy towarów zawartej przez przedsiębiorców w drodze wymiany maili albo np. umowy wykonania stolarki okienno-drzwiowej na indywidualne zamówienie konsumenta. Oba dokumenty najłatwiej przyrównać do regulaminu sklepu internetowego, który stanowi integralną część kontraktu i zawiera identyczne jak regulamin postanowienia np. o terminie wykonania prawa odstąpienia czy w zakresie pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji oraz działań w przypadku uznania reklamacji czy konieczności zachowania formy pisemnej przy wszelkich zmianach umowy (pod rygorem nieważności).
W jakim celu stosuje się ogólne warunki współpracy lub sprzedaży?
Konieczność wprowadzenia ogólnych warunków współpracy lub sprzedaży może wynikać wprost z przepisów prawa. Tak jest w obrocie B2C, kiedy zgodnie z art. 12 ustawy o prawach konsumenta, najpóźniej w chwili wyrażenia przez konsumenta woli związania się umową na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa przedsiębiorca ma obowiązek poinformować konsumenta w sposób jasny i zrozumiały m.in. o:
- głównych cechach świadczenia z uwzględnieniem przedmiotu świadczenia oraz sposobu porozumiewania się z konsumentem;
- swoich danych identyfikujących, w szczególności o firmie, organie, który zarejestrował działalność gospodarczą, a także numerze, pod którym został zarejestrowany;
- adresie przedsiębiorstwa, adresie poczty elektronicznej oraz numerze telefonu, pod którym konsument może szybko i efektywnie kontaktować się z przedsiębiorcą;
- łącznej cenie lub wynagrodzeniu za świadczenia wraz z podatkami lub sposobie, w jaki będą one naliczane;
- sposobie i terminie zapłaty (termin płatności);
- sposobie i terminie spełnienia świadczenia przez przedsiębiorcę oraz stosowanej przez niego procedurze rozpatrywania reklamacji (termin dostawy).
W obrocie B2B dokumenty OWS i OWW są też wykorzystywane do ukształtowania warunków współpracy w sposób korzystny dla przedsiębiorcy, w granicach modyfikacji dopuszczonych ustawą w zakresie umów sprzedaży zawieranych między przedsiębiorcami. Przykładem zmiany może być wprowadzenie do ogólnych warunków klauzuli prorogacyjnej określającej sąd właściwy do rozstrzygania sporów, dokładne określenie warunków sprzedaży, wzorze formularza odstąpienia, zachowaniu należytej staranności, prawo odstąpienia, dochodzenia roszczeń, realizacji dostawy i ryzyk z nią związanych czy wprowadzenie kar umowny, np. za opóźnienie w odbiorze dostawy. W relacjach B2B ogólne warunki są fakultatywne, ale ich wprowadzenie daje przedsiębiorcy biznesową przewagę tak po stronie kupującego jak i sprzedającego zaleznie od potrzeb przy potwierdzeniu zamówienia lub wstrzymania płatności.
Jakie informacje powinny znaleźć się w OWS lub OWW?
W dokumentach takich, jak OWS lub OWW powinny znaleźć się najważniejsze warunki współpracy stron, a także elementy, które mają ulec modyfikacji względem regulacji ustawowej lub rozporządzenia parlamentu europejskiego. Należy wskazać, czy dokument dotyczy relacji B2C czy B2B. W drugim przypadku sprzedawca ma znacznie większe możliwości modyfikacji warunków współpracy przy okazji zamówień składanych na dostawę produktów. Do typowych postanowień ogólnych warunków sprzedaży lub współpracy w sektorze B2B można zaliczyć następujące elementy.
Sposób zawarcia umowy
W tym miejscu można wskazać, czy informacje dotyczące produktów lub usług zawarte w folderach i na stronie internetowej są wiążące, czy mają jedynie charakter reklamowy. Firmy zajmujące się sprzedażą często zastrzegają, że ustne oświadczenia składane przez ich pracowników w zakresie usługi nie stanowią elementu oferty i nie są wiążące.
W ogólnych warunkach można określić sposoby składania zamówień, które zwykle obejmują:
- mail;
- faks;
- telefon.
W dokumencie OWS/OWW warto wskazać, jak postępują strony w przypadku rozbieżności stanowisk i czy wiążące jest zamówienie kupującego czy potwierdzenie sprzedawcy. Należy także dokładnie wskazać, czy do realizacji zamówienia konieczne jest wysłanie potwierdzenia przez sprzedawcę, a jeżeli tak – w jakim terminie. Jeżeli kupujący dysponuje prawem do odstąpienia od umowy po złożeniu zamówienia, warto wskazać w dokumencie, w jakim terminie może z niego skorzystać oraz w jaki sposób.
Sprzedawca może również wskazać, jakich informacji wymaga od kupującego przy zawieraniu umowy. Może być to np.:
- imię i nazwisko lub nazwa kupującego;
- numer NIP kupującego;
- określenie wskazanego produktu lub usługi wraz z ich ilością.
Jeżeli strony umawiały się już wcześniej na zawarcie umowy (np. mailowo), zamówienie powinno zawierać numer takich ustaleń. W przeciwnym razie sprzedawca nie ponosi odpowiedzialności za rozbieżności cenowe, brak towarów czy różnicę w ich specyfice technicznej.
Oznaczenie ceny w OWS/OWW
W sekcji dotyczącej ceny sprzedawca może uregulować kwestie dotyczące wystawiania faktur VAT, terminów płatności czy ustalania wartości towaru lub usługi. Do przykładowych warunków można zaliczyć:
- określenie formy zapłaty;
- zastrzeżenie możliwości jednostronnego podniesienia ceny po zawarciu umowy, jeżeli wynika to z przyczyn obiektywnych, niezależnych od sprzedającego (np. zmiana stawki podatku VAT);
- określenie, czy ceny zawierają jakiekolwiek należności celne lub inne, a także czy zostały podane jako wartość netto czy brutto;
- określenie skutku nieuiszczenia należności w ogóle lub we wskazanym w umowie terminie, a także wniesienia przez kupującego reklamacji.
Dostawa i transport produktów
Regulując kwestie związane z dostawą i transportem towarów, sprzedawca może wskazać m.in.:
- w jakim terminie ma zostać zrealizowana dostawa i kiedy termin ten może ulec zmianie;
- stronę umowy, którą obciąża koszt i ryzyko transportu produktu;
- obowiązki kupującego po otrzymaniu towaru (np. sprawdzenie stanu przesyłki, zgłoszenie nieprawidłowości w określonym terminie);
- skutki opóźnienia kupującego w odbiorze towarów z magazynu sprzedawcy.
Gwarancja na sprzedawany towar
Jeżeli sprzedawca chce udzielić fakultatywnej gwarancji, OWW/OWS są dobrym miejscem, aby o niej wspomnieć. W takiej sytuacji warto dokładnie wskazać:
- okres obowiązywania gwarancji;
- zakres świadczeń gwarancyjnych;
- wymagania dla kupującego, które warunkują możliwość skorzystania z gwarancji (np. okazanie karty gwarancyjnej);
- zakres terytorialny gwarancji;
- warunki utraty uprawnień gwarancyjnych (np. modyfikacja produktu przez kupującego lub osobę trzecią).
Dokument może też wyłączać odpowiedzialność sprzedającego za szkodę wyrządzoną w wyniku awarii towaru zarówno w okresie obowiązywania gwarancji, jak i po jego zakończeniu.
Co jeszcze może znaleźć się w treści OWS/OWW?
Ogólne warunki sprzedaży lub współpracy mogą zawierać również szereg innych postanowień, które służą zabezpieczeniu pozycji sprzedającego, w tym:
- wyłączenie odpowiedzialności z tytułu rękojmi za wady fizyczne i prawne produktu;
- określenie prawa właściwego dla zawieranej umowy;
- wskazanie procedury compliance;
- klauzulę prorogacyjną określającą sąd właściwy do rozstrzygania sporów;
- zgodę na przetwarzanie danych osobowych;
- dopuszczalność i warunki cesji wierzytelności przysługującej kupującemu względem sprzedającego;
- obowiązek zachowania poufności w okresie współpracy oraz po jej zakończeniu.
OWS i OWW a regulamin
Ogólne Warunki sprzedaży lub współpracy pełnią funkcję zbliżoną do regulaminu sklepu internetowego. Różnica między tymi dokumentami polega na tym, że regulamin należy zamieścić tam, gdzie świadczenie jest realizowane w pełni elektronicznie, a nabywca akceptuje jego treść przed zawarciem umowy sprzedaży (najczęściej przez zaznaczenie obligatoryjnego checkboxa).
Z kolei OWS i OWW znajdą zastosowanie przy sprzedaży na odległość, ale w „mniej zautomatyzowanej” formie, np. poprzez złożenie zapytania ofertowego droga mailową i ustalenia warunków świadczenia usługi również mailowo.
Jak komunikować OWS oraz OWW?
Ogólne warunki sprzedaży oraz ogólne warunki dostawy powinny być udostępnione drugiej stronie umowy przed jej zawarciem w taki sposób, aby mogła ona zapoznać się z treścią OWS/OWW. Najprostszym rozwiązaniem jest przesłanie wraz z samą umową do akceptacji również OWS lub OWW w formie pliku .pdf oraz poprosić kontrahenta o przesłanie e-maila z informacją zwrotną zawierającą potwierdzenie warunków współpracy. W ten sposób sprzedawca dysponuje jednoznacznym dowodem zaakceptowania warunków na wypadek sporu sądowego. Ważne jest, aby OWS lub OWW przedstawić przed podpisaniem umowy.
Jak zmienić OWS i OWW?
Zmiana OWS i OWW wygląda nieco inaczej w przypadku relacji B2C oraz B2B. Przedsiębiorcy, którzy nawiązują relacje z konsumentami, powinni uprzedzić klientów o planowanych zmianach oraz uzyskać zgodę na nowe brzmienie ogólnych warunków.
W przypadku przedsiębiorców zmiana wygląda bardziej liberalnie. Zgodnie z art. 384 §2 k.c. w sytuacjach, kiedy posługiwanie się wzorcem jest zwyczajowo przyjęte, wiąże on także wtedy, gdy druga strona mogła z łatwością dowiedzieć się o jego treści (np. pobierając nowe OWW ze strony internetowej kontrahenta). Wystarczy więc, że sprzedający umieści nową wersję OWW/OWS na serwerze albo prześle ją do klienta wraz z kolejną umową. Nie musi uzyskiwać odrębnej zgody na brzmienie warunków.
Warto pamiętać, że OWS i OWW stanowią niejako „nakładkę” na umowy zawierane między stronami. Kontrahent może domagać się, aby w konkretnej umowie wyłączyć stosowanie całości ogólnych warunków lub jedynie ich wybranych części, np. dotyczących sposobu i terminu dostawy.
OWS i OWW jako wzorzec umowny
Każdy OWS/OWW stanowi wzorzec umowny, z czym wiążą się określone konsekwencje, wykraczające wyłącznie poza zmianę treści ogólnych warunków.
Przede wszystkim przedsiębiorca powinien zadbać, aby formułować ogólne warunki w sposób jednoznaczny i zrozumiały. Ewentualne wątpliwości tłumaczy się na korzyść konsumenta. Dodatkowo w relacjach B2C należy upewnić się, że treść dokumentu nie zawiera klauzul abuzywnych. Są to postanowienia, które kształtują prawa i obowiązki konsumenta w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami, rażąco naruszając jego interesy.
W obrocie B2B może dojść do sytuacji, kiedy obie strony umowy posługują się wzorcami. W takim przypadku umowa wiąże, choć postanowienia OWS/OWW, które są ze sobą sprzeczne, po prostu nie obowiązują. Ich miejsce wchodzą przepisy prawa powszechnie obowiązującego. Każdy z przedsiębiorców może jednak – niezwłocznie po otrzymaniu oferty – zawiadomić kontrahenta, że nie chce zawrzeć umowy na takich warunkach.
Ogólne warunki sprzedaży lub współpracy to świetny sposób na sformalizowanie relacji między kontrahentami. W ten sposób przedsiębiorca może również ukształtować stosunek prawny wedle swojego uznania, a w razie sporu sądowego wykazać, że strony działały na podstawie zaakceptowanych warunków.
Pytania i odpowiedzi
W ogólnych warunkach można wskazać, że kupujący jest zobowiązany do odbioru towaru z magazynu sprzedawcy w ciągu 7 dni od dnia jego dostarczenia. Po bezskutecznym upływie tego czasu sprzedający wzywa kupującego do odbioru towaru we wskazanym terminie. Po upływie dodatkowego terminu sprzedający jest uprawniony do oddania towaru na przechowanie osobie trzeciej lub przechowywania go we własnym magazynie na koszt kupującego.
W dokumencie można wskazać, że odpowiedzialność sprzedawcy obejmuje wyłącznie rzeczywiste szkody bez utraconych korzyści. Ograniczenie odpowiedzialności może mieć też charakter kwotowy. W takiej sytuacji warto wskazać, że odpowiedzialność sprzedającego z tytułu wszelkich szkód nieobjętych wyłączeniem nie może przekroczyć 100% wynagrodzenia umownego netto bez uwzględniania szkód wyrządzonych z winy umyślnej.
Zaufali nam:
