Ogólne warunki sprzedaży i ogólne warunki współpracy (OWS, OWW) – co powinny zawierać i kiedy je stosować?

Firmy decydując się na współpracę z kontrahentami B2B lub konsumentami często drobiazgowo opracowują warunki takiej współpracy. Służą do tego takie dokumenty, jak OWS, czyli inaczej ogólne warunki sprzedaży oraz OWW – ogólne warunki współpracy. Niekiedy też można spotkać się z OWD, czyli ogólnymi warunkami dostawy.

W ten sposób usługodawca określa warunki współpracy z innymi uczestnikami rynku, kiedy nie jest możliwe uzgodnienie ich poprzez zaakceptowanie regulaminu, ponieważ nie odbywa się w drodze złożenia zamówienia w sklepie internetowym, ale innych uzgodnień czynionych na odległość, np. drogą mailową lub telefoniczną.

OWS i OWW mogą stanowić załącznik np. dla umowy dostawy towarów zawartej przez przedsiębiorców w drodze wymiany maili albo np. umowy wykonania stolarki okienno-drzwiowej na indywidualne zamówienie konsumenta. Oba dokumenty najłatwiej przyrównać do regulaminu sklepu internetowego, który stanowi integralną część kontraktu i zawiera identyczne jak regulamin postanowienia np. o terminie wykonania prawa odstąpienia czy w zakresie pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji oraz działań w przypadku uznania reklamacji czy konieczności zachowania formy pisemnej przy wszelkich zmianach umowy (pod rygorem nieważności).

W dokumentach takich, jak OWS lub OWW powinny znaleźć się najważniejsze warunki współpracy stron, a także elementy, które mają ulec modyfikacji względem regulacji ustawowej lub rozporządzenia parlamentu europejskiego. Należy wskazać, czy dokument dotyczy relacji B2C czy B2B. W drugim przypadku sprzedawca ma znacznie większe możliwości modyfikacji warunków współpracy przy okazji zamówień składanych na dostawę produktów. Do typowych postanowień ogólnych warunków sprzedaży lub współpracy w sektorze B2B można zaliczyć następujące elementy.

Sposób zawarcia umowy

W tym miejscu można wskazać, czy informacje dotyczące produktów lub usług zawarte w folderach i na stronie internetowej są wiążące, czy mają jedynie charakter reklamowy. Firmy zajmujące się sprzedażą często zastrzegają, że ustne oświadczenia składane przez ich pracowników w zakresie usługi nie stanowią elementu oferty i nie są wiążące.

W ogólnych warunkach można określić sposoby składania zamówień, które zwykle obejmują:

• mail;
• faks;
• telefon.

W dokumencie OWS/OWW warto wskazać, jak postępują strony w przypadku rozbieżności stanowisk i czy wiążące jest zamówienie kupującego czy potwierdzenie sprzedawcy. Należy także dokładnie wskazać, czy do realizacji zamówienia konieczne jest wysłanie potwierdzenia przez sprzedawcę, a jeżeli tak – w jakim terminie. Jeżeli kupujący dysponuje prawem do odstąpienia od umowy po złożeniu zamówienia, warto wskazać w dokumencie, w jakim terminie może z niego skorzystać oraz w jaki sposób.

Sprzedawca może również wskazać, jakich informacji wymaga od kupującego przy zawieraniu umowy. Może być to np.:

• imię i nazwisko lub nazwa kupującego;
• numer NIP kupującego;
• określenie wskazanego produktu lub usługi wraz z ich ilością.

Jeżeli strony umawiały się już wcześniej na zawarcie umowy (np. mailowo), zamówienie powinno zawierać numer takich ustaleń. W przeciwnym razie sprzedawca nie ponosi odpowiedzialności za rozbieżności cenowe, brak towarów czy różnicę w ich specyfice technicznej.

Oznaczenie ceny w OWS/OWW

W sekcji dotyczącej ceny sprzedawca może uregulować kwestie dotyczące wystawiania faktur VAT, terminów płatności czy ustalania wartości towaru lub usługi. Do przykładowych warunków można zaliczyć:

• określenie formy zapłaty;
• zastrzeżenie możliwości jednostronnego podniesienia ceny po zawarciu umowy, jeżeli wynika to z przyczyn obiektywnych, niezależnych od sprzedającego (np. zmiana stawki podatku VAT);
• określenie, czy ceny zawierają jakiekolwiek należności celne lub inne, a także czy zostały podane jako wartość netto czy brutto;
• określenie skutku nieuiszczenia należności w ogóle lub we wskazanym w umowie terminie, a także wniesienia przez kupującego reklamacji.

Dostawa i transport produktów

Regulując kwestie związane z dostawą i transportem towarów, sprzedawca może wskazać m.in.:

• w jakim terminie ma zostać zrealizowana dostawa i kiedy termin ten może ulec zmianie;
• stronę umowy, którą obciąża koszt i ryzyko transportu produktu;
• obowiązki kupującego po otrzymaniu towaru (np. sprawdzenie stanu przesyłki, zgłoszenie nieprawidłowości w określonym terminie);
• skutki opóźnienia kupującego w odbiorze towarów z magazynu sprzedawcy.

Gwarancja na sprzedawany towar

Jeżeli sprzedawca chce udzielić fakultatywnej gwarancji, OWW/OWS są dobrym miejscem, aby o niej wspomnieć. W takiej sytuacji warto dokładnie wskazać:

• okres obowiązywania gwarancji;
• zakres świadczeń gwarancyjnych;
• wymagania dla kupującego, które warunkują możliwość skorzystania z gwarancji (np. okazanie karty gwarancyjnej);
• zakres terytorialny gwarancji;
• warunki utraty uprawnień gwarancyjnych (np. modyfikacja produktu przez kupującego lub osobę trzecią).

Dokument może też wyłączać odpowiedzialność sprzedającego za szkodę wyrządzoną w wyniku awarii towaru zarówno w okresie obowiązywania gwarancji, jak i po jego zakończeniu.

Co jeszcze może znaleźć się w treści OWS/OWW?

Ogólne warunki sprzedaży lub współpracy mogą zawierać również szereg innych postanowień, które służą zabezpieczeniu pozycji sprzedającego, w tym:

• wyłączenie odpowiedzialności z tytułu rękojmi za wady fizyczne i prawne produktu;
• określenie prawa właściwego dla zawieranej umowy;
• wskazanie procedury compliance;
• klauzulę prorogacyjną określającą sąd właściwy do rozstrzygania sporów;
• zgodę na przetwarzanie danych osobowych;
• dopuszczalność i warunki cesji wierzytelności przysługującej kupującemu względem sprzedającego;
• obowiązek zachowania poufności w okresie współpracy oraz po jej zakończeniu.

Ogólne warunki sprzedaży oraz ogólne warunki dostawy powinny być udostępnione drugiej stronie umowy przed jej zawarciem w taki sposób, aby mogła ona zapoznać się z treścią OWS/OWW. Najprostszym rozwiązaniem jest przesłanie wraz z samą umową do akceptacji również OWS lub OWW w formie pliku .pdf oraz poprosić kontrahenta o przesłanie e-maila z informacją zwrotną zawierającą potwierdzenie warunków współpracy. W ten sposób sprzedawca dysponuje jednoznacznym dowodem zaakceptowania warunków na wypadek sporu sądowego. Ważne jest, aby OWS lub OWW przedstawić przed podpisaniem umowy.

Każdy OWS/OWW stanowi wzorzec umowny, z czym wiążą się określone konsekwencje, wykraczające wyłącznie poza zmianę treści ogólnych warunków.

Przede wszystkim przedsiębiorca powinien zadbać, aby formułować ogólne warunki w sposób jednoznaczny i zrozumiały. Ewentualne wątpliwości tłumaczy się na korzyść konsumenta. Dodatkowo w relacjach B2C należy upewnić się, że treść dokumentu nie zawiera klauzul abuzywnych. Są to postanowienia, które kształtują prawa i obowiązki konsumenta w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami, rażąco naruszając jego interesy.

W obrocie B2B może dojść do sytuacji, kiedy obie strony umowy posługują się wzorcami. W takim przypadku umowa wiąże, choć postanowienia OWS/OWW, które są ze sobą sprzeczne, po prostu nie obowiązują. Ich miejsce wchodzą przepisy prawa powszechnie obowiązującego. Każdy z przedsiębiorców może jednak – niezwłocznie po otrzymaniu oferty – zawiadomić kontrahenta, że nie chce zawrzeć umowy na takich warunkach.

Ogólne warunki sprzedaży lub współpracy to świetny sposób na sformalizowanie relacji między kontrahentami. W ten sposób przedsiębiorca może również ukształtować stosunek prawny wedle swojego uznania, a w razie sporu sądowego wykazać, że strony działały na podstawie zaakceptowanych warunków.