Oddział firmy ukraińskiej w Polsce: prawne regulacje

Uprawnienia obywateli Ukrainy w Polsce w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej

Zgodnie z ustawą o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, obywatele Ukrainy, których pobyt na terytorium Polski uznaje się za legalny na podstawie tej ustawy lub ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, mogą podejmować i wykonywać działalność gospodarczą na terytorium Polski na takich samych zasadach jak obywatele polscy. Uprawnienie to przysługuje pod warunkiem uzyskania przez obywatela Ukrainy numeru PESEL. Dotyczy to zarówno działalności jednoosobowej, jak i zakładania przez obywateli ukraińskich Spółek. Regulacje tej ustawy odnoszą się do obywateli Ukrainy, którzy założą w Polsce nową działalność jednoosobową albo spółkę. Co, jeśli przedsiębiorca ma już jednak swoją działalność i do Polski chce przenieść tylko cześć jej aktywności?

Czym jest oddział?

Przedsiębiorca ukraiński skorzystać może w takim wypadku z instytucji oddziału, uregulowanej w ustawie o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Co do zasady, przedsiębiorcy zagraniczni inni, niż pochodzący z krajów UE, EOG lub Szwajcarii mogą tworzyć oddziały na terenie Polski, na zasadzie wzajemności, o ile ratyfikowane umowy międzynarodowe nie stanowią inaczej, tworzyć oddziały z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Odpowiednie umowy w tym zakresie zostały podpisane i z Ukrainą.

Zgodnie z definicją zawartą w tej ustawie, przez oddział rozumie się wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywaną przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności.

Mówiąc prościej: jest to po prostu forma filii, zamiejscowego działu, zakładu zagranicznego przedsiębiorstwa, placówki czy ekspozytury prowadzonej w Polsce. Oddział musi być wyodrębniony organizacyjnie, tj. być w pewnym stopniu niezależny od głównego miejsca działania przedsiębiorstwa. Oznacza to posiadanie osobnego kierownictwa czy prowadzenie odrębnej księgowości i bilansów. Oddział jest też umocowany do podejmowania samodzielnych decyzji biznesowych.

Co istotne, oddział może prowadzić działalność gospodarczą jedynie w zakresie, w jakim prowadzi działalność za granicą. Zatem, przykładowo, jeżeli przedsiębiorca zajmuje się na Ukrainie produkcją materiałów budowlanych, musi to być także przedmiot działalności oddziału.

Oddział odróżnić należy przy tym od uregulowanego w tej samej ustawie przedstawicielstwa: zakres działania przedstawicielstwa może obejmować wyłącznie prowadzenie działalności w zakresie reklamy i promocji przedsiębiorcy zagranicznego.

Utworzenie oddziału

Utworzenie oddziału przekłada się na określone prawa i obowiązki przedsiębiorcy. Oddział może rozpocząć działalność w Polsce dopiero po wpisaniu go do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Już w trakcie tworzenia oddziału, przedsiębiorca zagraniczny zobowiązany jest przy tym do ustanowienia w oddziale osoby upoważnionej do reprezentowania go. Ustawa nie wskazuje specjalnych warunków, które musi spełniać ta osoba. 

Jeżeli przedsiębiorstwo z Ukrainy działa na podstawie aktu założycielskiego, umowy lub statutu – obowiązkowo należy złożyć ich odpisy do akt rejestrowych oddziału wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski. 

Przy tym, jeżeli przedsiębiorca zagraniczny utworzył na terytorium Polski więcej niż jeden oddział, złożenie tych dokumentów może nastąpić w aktach jednego z oddziałów, z tym że w aktach rejestrowych pozostałych oddziałów należy złożyć kopie tych dokumentów oraz wskazać ten oddział, w którego aktach złożono oryginały tych dokumentów, wraz z oznaczeniem sądu, w którym znajdują się akta, i numeru oddziału w rejestrze.

Ponadto, jeżeli przedsiębiorstwo istnieje lub wykonuje działalność na podstawie wpisu do rejestru (Na Ukrainie funkcjonuje krajowy rejestr osób prawnych, osób fizycznych przedsiębiorców i organizacji pozarządowych)– przedsiębiorca powinien złożyć do akt rejestrowych oddziału odpis z tego rejestru wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski. 

W przypadku spółek konieczne będzie dołączenie także uchwałę o utworzeniu oddziału, podjętą przez odpowiedni organ. W uchwale wskazać należy m.in. adres siedziby oddziału, można określić w niej także wspomnianą już wcześniej osobę upoważnioną do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego. W takim wypadku warto zawrzeć też w uchwale zgodę tej osoby na powołanie. 

Rejestrację oddziału przedsiębiorcy zagranicznego wykonuje się przez internet za pośrednictwem Portalu Rejestru Sądowego: https://prs.ms.gov.pl/. Wniosek podpisać należy profilem zaufanym ePUAP albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub przez pełnomocnika. 

Pamiętajmy, że wszystkie dokumenty w języku obcym muszą być przetłumaczone na język polski. Jeżeli jednak przekładamy zagraniczne dokumenty urzędowe albo aktu notarialne, zobowiązani jesteśmy do ich legalizacji lub opatrzenia klauzulą apostille – Ukraina jest państwem-stroną konwencji haskiej z 1961 r. 

Niezbędne będzie poniesienie także kosztów opłaty. Opłata od wniosku o wpis wynosi 500 zł, a o ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – 100 zł. Właściwość miejscową sądu określa się według siedziby oddziału. Co istotne: przy zakładaniu oddziału nie jest nadawany mu numer NIP. Zatem konieczna jest odrębna rejestracja dla celów podatkowych oraz dla celów VAT.

Prawa i obowiązki oddziału

Po stworzeniu i zarejestrowaniu oddziału przedsiębiorca zagraniczny musi posługiwać się do oznaczenia oddziału oryginalnej nazwy przedsiębiorcy zagranicznego wraz z przetłumaczoną na język polski nazwą formy prawnej przedsiębiorcy oraz dodaniem wyrazów „oddział w Polsce”. Zatem oddział ukraińskiej spółki „Alfa” TOW, posługiwać się będzie nazwą Alfa sp. z o.o. oddział w Polsce.

Liczne obowiązki wiążą się także z rachunkowością takiej jednostki. Odział jest zobowiązany do prowadzenia odrębnej księgowości, w tym do sporządzania osobnego bilansu. Księgowość musi być prowadzona w języku polskim oraz w walucie polskiej.

Oddział nie ma odrębnej osobowości prawnej i zarówno w sytuacji występowania przed sądem, organami administracji, jak też w kontaktach z innymi przedsiębiorcami, za jego działania odpowiedzialność ponosi przedsiębiorca zagraniczny.

Należy też pamiętać, że w odróżnieniu od spółki kapitałowej w organizacji, oddział nie może prowadzić działalności przed datą rejestracji. 

Przedsiębiorca zobowiązany jest do zgłaszania Ministrowi Rozwoju i Technologii wszelkich zmian stanu faktycznego i prawnego w terminie 14 dni od dnia ich wystąpienia, które dotyczą otwarcia likwidacji przedsiębiorcy zagranicznego, który utworzył oddział, lub przedsiębiorca ten utracił prawo wykonywania działalności gospodarczej.Jeżeli nastąpiło otwarcie likwidacji przedsiębiorcy zagranicznego, który utworzył oddział lub przedsiębiorca ten utracił prawo wykonywania działalności gospodarczej, Minister Rozwoju i Technologii wydaje decyzję o zakazie wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę zagranicznego w ramach oddziału.

Podsumowanie

Utworzenie oddziału jest co do zasady tańszym rozwiązaniem niż zakładanie nowej spółki. Nie wymaga zawarcia umowy w formie aktu notarialnego, statutu, nie musi mieć kapitału zakładowego. Procedura jej zakładania jest też nieco szybsza.  

Z tego względu, jeśli przedsiębiorca ukraiński prowadzi już działalność gospodarczą na terenie Ukrainy, lepszym rozwiązaniem dla niego może być zarejestrowanie oddziału swojego przedsiębiorstwa w Polsce.