Czy tajemnica przedsiębiorstwa może trwać przez czas nieograniczony? Jak zabezpieczyć dane poufne?

Na gruncie powyższej definicji należy zauważyć, że nie każda informacja może zostać zakwalifikowana jako tajemnica przedsiębiorstwa. Aby tak się stało, informacja musi spełniać trzy podstawowe kryteria.

Po pierwsze, należy jej nadać przymiot poufności. Przedsiębiorca musi wykazać się należytą starannością w ochronie takiej informacji przed dostępem osób nieupoważnionych, przede wszystkim konkurencji. Naczelny Sąd Administracyjny, w wyroku z dnia 14 września 2017 r. (sygn. I OSK 2740/15), orzekł, że warunkiem respektowania tej tajemnicy [tajemnicy przedsiębiorstwa] jest uprzednie złożenie w odniesieniu do konkretnych informacji zastrzeżenia, że nie mogą być one w ogóle udostępnione. Informacja staje się „tajemnicą”, kiedy przedsiębiorca przejawi rzeczywistą wolę zachowania jej jako niepoznawalnej dla osób trzecich. Utrzymanie danych informacji jako tajemnicy, wymaga zatem podjęcia przez przedsiębiorcę działań zmierzających do wyeliminowania możliwości dotarcia do nich przez osoby trzecie w normalnym toku zdarzeń, bez konieczności podejmowania szczególnych starań.

Aby informacja stała się tajemnicą przedsiębiorstwa, przedsiębiorca powinien także podjąć działania celem zabezpieczenia jej przed upublicznieniem. Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 9 listopada 2022 roku (sygn. I PSK 4/22) uznał, iż poufność danych musi być wyraźnie lub w sposób dorozumiany zamanifestowana przez samego przedsiębiorcę. To on powinien podjąć w stosunku do danych informacji niezbędne działania w celu zachowania ich poufności, ponieważ to na nim spoczywa, w razie sporu, ciężar wykazania, że określone dane stanowiły tajemnicę przedsiębiorcy.

I wreszcie, taka informacja musi przedstawiać wartość gospodarczą – to znaczy, że musi potencjalnie być wartościowa dla innych podmiotów z branży. Zgodnie z orzeczeniem NSA z dnia 21 września 2021 r. (sygn. III OSK 596/21) informacja przedstawiająca wartość gospodarczą musi posiadać pewną wartość ekonomiczną, tzn. jej wykorzystanie przez innego przedsiębiorcę zaoszczędzi mu wydatków lub zwiększy zyski.

Jakie informacje w praktyce mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa? W zależności od branży zbiór takich danych może się różnić. Co do zasady jednak jako tajemnicę można wskazać m.in. sposób pozyskiwania klientów przez firmę, listy klientów, sposoby na prowadzenie działań marketingowych, sposoby organizacji pracy, wyniki prowadzonych badań.

Przywołany już wcześniej art. 11 Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji nie zawiera katalogu podmiotów, do których adresowany jest zakaz naruszania tajemnicy przedsiębiorstwa. Ustęp pierwszy wskazanego przepisu stanowi natomiast, że jakiekolwiek ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, stanowi czyn nieuczciwej konkurencji, a więc jest zabronione przez ustawę.

W doktrynie przyjmuje się, że wobec braku wskazania wprost kręgu adresatów normy, na gruncie Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, sprawcą naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa może być tylko inny przedsiębiorca. Tymczasem, w oparciu o inne podstawy prawne, można wskazać także inne podmioty zobowiązane do przestrzegania zakazu naruszania tajemnic przedsiębiorstwa.

Na podstawie przepisów Kodeksu pracy, osobami odpowiedzialnymi za ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa w pierwszej kolejności będą jego pracownicy. Art. 100 § 2 pkt 4) i 5) Kodeksu pracy stanowi, że pracownik jest obowiązany w szczególności dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę oraz przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach.

Ponadto, pośrednią formą ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa jest także nałożenie na pracowników zakazu konkurencji, rozumianego jako zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy i świadczenia pracy w ramach stosunku pracy lub na innej podstawie na rzecz podmiotu prowadzącego taką działalność. Taki zakaz może zostać ustanowiony także na okres po zaprzestaniu zatrudnienia. Należy jednak mieć na uwadze, że w umowie należy wówczas określić okres obowiązywania zakazu konkurencji oraz wysokość odszkodowania należnego pracownikowi od pracodawcy z tego tytułu. W ten sposób pracodawcy zabezpieczają się przed okolicznościami, w których pracownik po zakończeniu pracy, wykorzystuje tajemnicę przedsiębiorstwa dla własnych celów. Za naruszenie zakazu konkurencji pracownika może spotkać m.in. kara finansowa.

Kolejną grupą podmiotów, które przedsiębiorca może zobowiązać do zachowania w poufności tajemnic przedsiębiorstwa, są kontrahenci. Umowy zawierane między nimi mogą zostać wzbogacone o tzw. klauzulę poufności. W ramach zapisów składających się na taką klauzulę, kontrahent zwyczajowo zobowiązuje się do zachowania i ochrony tajemnicy wszystkich informacji, danych, informacji poufnych oraz informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, za wyjątkiem udzielenia informacji wynikających z wymogów określonych przepisami prawa.

Obok zawarcia w umowie klauzuli poufności, strony mogą także zawrzeć dodatkową, komplementarną do umowy głównej, umowę o zachowaniu poufności (z ag. NDA, non-disclosure agreement). W takiej umowie strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy informacji pozyskanych w drodze wykonywania umowy, także po jej zakończeniu, oraz regulują postępowanie związane z przekazanymi sobie materiałami i danymi po rozwiązaniu umowy. W ramach NDA, strony uzgadniają także zakres odpowiedzialności na wypadek złamania zakazu zachowania w poufności tajemnic przedsiębiorstwa.

Co do zasady nie istnieją przepisy, które normują maksymalny wymiar czasu, na jaki może zostać nałożony obowiązek zachowania w poufności tajemnicy przedsiębiorstwa. Informacja posiada przymiot tajemnicy przedsiębiorstwa tak długo, jak pozostaje poufna tj. tak długo, jak posiada wartość gospodarczą, a przedsiębiorca dokłada należytej staranności w celu utrzymania jej w tajemnicy.

W stosunku do pracowników jeszcze do niedawna, do 2018 roku, obowiązywał 3-letni okres, na jaki pracodawca mógł zastrzec obowiązek zachowania tajemnicy po upływie okresu zatrudnienia (wówczas art. 11 ust. 2 Ustawy brzmiał: Przepis ust. 1 stosuje się również do osoby, która świadczyła pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego – przez okres trzech lat od jego ustania, chyba że umowa stanowi inaczej albo ustał stan tajemnicy). Obecnie nie ma już takiego zastrzeżenia, a więc pracownik może być zobowiązany do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa zarówno przez okres świadczenia pracy jak i po jego zakończeniu. Nie mniej, warto zwrócić uwagę że orzecznictwo, w tym m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 29 stycznia 2021 roku (sygn. V CSKP 7/21) wskazuje, że z regulacji art. 100 § 2 pkt 4 k.p. nie można wywieść uprawnienia do zakazania byłemu pracownikowi wykorzystywania informacji, które przynależą do jego doświadczenia zawodowego w celu rozwoju własnych umiejętności oraz wykonywania własnego zawodu. Wiedza, doświadczenie i umiejętności zdobyte przez pracownika podczas zatrudnienia nie korzystają z ustawowej ochrony na rzecz przedsiębiorstwa, a regulacje ustawy o ochronie nieuczciwej konkurencji nie mogą szkodzić mobilności pracowników.

Jeżeli mówimy natomiast o zakazie konkurencji ustanowionym wobec pracownika, wówczas na podstawie art. 1012 § 1 Kodeksu pracy, w umowie należy wskazać okres obowiązywania zakazu. W zakresie maksymalnego czasu trwania umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku zatrudnienia, ustawodawca nie wskazał podmiotowych lub przedmiotowych ograniczeń. Można więc założyć, że strony mogą zawierać tego rodzaju umowy na długie okresy, jednakże przy założeniu, że będzie to zgodne z celem klauzuli konkurencyjnej (wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 3 grudnia 2020 r., sygn. III APa 2/20).

W przypadku umów o zachowaniu poufności z kontrahentami, strony same regulują zakres oraz czas trwania zakazu ujawniania tajemnicy przedsiębiorstwa. Ustawodawca nie obliguje jednak stron do sztywnego wskazania okresu trwania. Zgodnie z zasadą wolności umów, wyrażoną w art. 3531 KC, strony kontraktu mogą ułożyć według swego uznania stosunek prawny, w tym obowiązek zachowania w poufności przekazanych sobie informacji. Strony umowy winny wziąć jednak pod uwagę ograniczenia swobody, które mogą wynikać z zasad współżycia społecznego, właściwości stosunku lub przepisów ustaw szczegółowych.

Ochrona wartości niematerialnych przedsiębiorstwa opiera się w szczególności na ochronie jego tajemnic. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie informacje związane z prowadzeniem działalności można zakwalifikować jako tajemnice przedsiębiorstwa. Aby tak się stało, informacja ta musi być poufna, przedstawiać wartość gospodarczą i podlegać zabezpieczeniu przed upublicznieniem. Do zachowania w poufności tajemnic przedsiębiorstwa w szczególności zobowiązać można pracowników oraz kontrahentów. Ponadto, przedsiębiorca powinien wdrożyć środki organizacyjne i techniczne dla możliwości udowodnienia, że dołożył należytej staranności dla ochrony swoich danych poufnych oraz tajemnic przedsiębiorstwa.