Umowy IT – obsługa prawna projektów informatycznych
Kompleksowe wsparcie prawne przy tworzeniu i negocjowaniu umów IT
Branża IT i nowe technologie stanowią jeden z kluczowych filarów nowoczesnej gospodarki. Rozwiązania informatyczne wykorzystywane są dziś w niemal każdym sektorze – od robotyki i automatyki przemysłowej, przez logistykę, budownictwo i sektor TSL, aż po e-commerce, marketing oraz usługi finansowe. Wraz z rosnącą skalą projektów technologicznych rośnie również znaczenie prawidłowo skonstruowanych umów IT, które regulują zakres prac, odpowiedzialność stron, prawa autorskie oraz zasady rozliczeń.
Kluczem do bezpiecznej i efektywnej współpracy z software housem lub dostawcą technologii jest umowa IT dostosowana do realiów konkretnego projektu, a nie schematyczny wzór. Kancelaria RPMS wspiera przedsiębiorców w tworzeniu, opiniowaniu i negocjowaniu umów IT, zapewniając ochronę interesów zarówno wykonawców, jak i zamawiających rozwiązania informatyczne.
Co robimy – obsługa prawna umów IT
Kancelaria zapewnia kompleksowe wsparcie prawne w zakresie umów IT, obejmujące zarówno przygotowanie dokumentacji kontraktowej, jak i bieżące doradztwo przy realizacji projektów technologicznych. Wspieramy podmioty działające w branży IT oraz przedsiębiorców korzystających z rozwiązań informatycznych, dbając o właściwe uregulowanie relacji prawnych i ograniczenie ryzyk biznesowych.
W ramach obsługi prawnej umów IT w szczególności:
- opracowujemy i negocjujemy umowy IT dostosowane do specyfiki projektu, modelu współpracy oraz interesów stron, w tym zarówno zamawiającego, jak i wykonawcy;
- opiniujemy i renegocjujemy istniejące kontrakty IT, w szczególności przy zmianie zakresu prac, harmonogramu, wynagrodzenia lub warunków dalszej współpracy;
- analizujemy i zabezpieczamy kwestie praw autorskich oraz licencji, w tym zasady przenoszenia praw do oprogramowania i korzystania z kodu źródłowego;
- przeprowadzamy audyty umów IT, identyfikując potencjalne ryzyka prawne, odpowiedzialność kontraktową oraz niekorzystne postanowienia;
- wspieramy Klientów w sporach wynikających z realizacji umów IT, w tym w sprawach dotyczących niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań, odpowiedzialności odszkodowawczej oraz kar umownych;
- reprezentujemy Klientów w postępowaniach sądowych i przedsądowych związanych z projektami informatycznymi.
Dobrze skonstruowana umowa IT stanowi fundament długofalowej i bezpiecznej współpracy. Odpowiednie uregulowanie zakresu prac, odpowiedzialności, terminów oraz praw do efektów projektu pozwala uniknąć sporów i nieporozumień na dalszych etapach realizacji. Z tego względu przygotowanie i analiza umów IT powinny być powierzone prawnikom posiadającym doświadczenie w obsłudze projektów technologicznych, niezależnie od tego, czy dotyczą one startupów, software house’ów, czy przedsiębiorstw wykorzystujących rozwiązania IT w swojej działalności.
Prawne aspekty konstruowania umów IT – dlaczego warto zaufać specjaalistom
Umowy IT należą do najbardziej złożonych kontraktów w obrocie gospodarczym. Wynika to zarówno z braku jednolitych regulacji prawnych, jak i z konieczności łączenia zagadnień prawnych z realiami technologicznymi oraz biznesowymi konkretnego projektu. Błędy popełnione na etapie konstruowania umowy często ujawniają się dopiero w trakcie realizacji projektu lub w momencie powstania sporu – wtedy jednak ich naprawa bywa kosztowna lub niemożliwa.
Doświadczenie kancelarii w obsłudze podmiotów z branży IT pozwala nam identyfikować i właściwie regulować kluczowe zagadnienia kontraktowe, w tym m.in.:
- prawidłowe zakwalifikowanie rodzaju umowy (np. umowa o dzieło, umowa o świadczenie usług), co ma bezpośredni wpływ na zakres odpowiedzialności wykonawcy oraz oczekiwany rezultat projektu;
- uregulowanie praw autorskich do oprogramowania, w tym wybór pomiędzy przeniesieniem autorskich praw majątkowych a udzieleniem licencji oraz określenie ich zakresu i pól eksploatacji;
- zasady odpowiedzialności, kar umownych, SLA, harmonogramów i procedur odbiorowych;
- zabezpieczenie interesów stron na wypadek opóźnień, zmian zakresu projektu lub jego przedwczesnego zakończenia.
Kancelaria RPMS łączy wiedzę prawną z praktycznym doświadczeniem w obsłudze projektów technologicznych, współpracując zarówno z software house’ami, startupami, jak i podmiotami zamawiającymi rozwiązania IT. Uczestniczymy w negocjacjach kontraktów, opiniujemy dokumentację na etapie planowania projektu oraz wspieramy Klientów w sytuacjach spornych, dzięki czemu oferowane rozwiązania są dopasowane do rzeczywistych potrzeb biznesowych, a nie jedynie do modelowych założeń prawnych.
Właśnie dlatego już na etapie wstępnych rozmów i negocjacji warto skorzystać ze wsparcia kancelarii, która rozumie specyfikę branży IT, potrafi przewidywać potencjalne ryzyka i skutecznie je eliminować poprzez odpowiednio skonstruowaną umowę.
Każdy Klient współpracujący z RPMS otrzymuje dedykowanego opiekuna. To prawnik odpowiedzialny za komunikację, koordynację prac zespołu i terminową realizację zleceń.
Dzięki temu Klient ma jedno, stałe źródło informacji o stanie spraw i budżecie, a kancelaria może szybko reagować na wszelkie potrzeby biznesowe i prawne. Klienci cenią sobie w nas szybkie działanie i responsywność – wiemy bowiem, że biznes wymaga sprawnego i życiowego podejścia.
Proces rozpoczęcia współpracy
Współpracę rozpoczynamy od wstępnej rozmowy – telefonicznej, mailowej, spotkania lub wideokonferencji, podczas którego poznajemy potrzeby i priorytety Klienta.
Następnie przedstawiamy propozycję współpracy, rekomendowany model rozliczeń i harmonogram. Po podpisaniu umowy przydzielamy opiekuna, organizujemy przekazanie dokumentów i ustalamy zasady komunikacji.
Dzięki temu proces wdrożenia przebiega sprawnie i bez zbędnych formalności.
Jakie umowy może przygotować nasza kancelaria?
Na potrzeby naszych klientów przygotowujemy różnego rodzaju umowy IT, które są dopasowane do indywidualnych wymagań stron. Które rodzaje kontraktów są szczególnie popularne?
Umowa o wykonanie projektu umowy IT
Sztandarowy rodzaj umowy IT, która polega na stworzeniu określonego oprogramowania (np. aplikacji mobilnej lub systemu CRM) albo zwiększeniu funkcjonalności i efektywności już istniejących zasobów. Realizacja projektu odbywa się najczęściej na podstawie dokumentacji technicznej dostarczonej przez zamawiającego.
Polega na implementacji w środowisku informatycznym zamawiającego określonych rozwiązań, które mogą, ale nie muszą być tworzone przez wykonawcę. Najczęściej będą to różnego rodzaju zasoby ułatwiające koordynowanie pracy przedsiębiorstwa (np. w branży TSL). Umowa wdrożeniowa często idzie w parze z audytem przedwdrożeniowym, który pozwala precyzyjnie ustalić zakres ewentualnego długu technologicznego, dostępnej infrastruktury i zakreślić front prac.
Umowa o świadczenie usług w zakresie IT
Umawiając się na świadczenie usług, strony mogą zdecydować się na działania jednorazowe, np. audyt długu technologicznego, ale także „stałą obsługę” w postaci przeprowadzania bieżących napraw i konfiguracji oprogramowania i sprzętu lub konsultacje w zakresie optymalizacji płaszczyzny technologicznej firmy.
Umowa utrzymaniowa
Mianem umów utrzymaniowych (ang. Service Level Agreement, SLA) określa się cały segment kontraktów, które mają na celu zapewnienie dostępu do określonej witryny lub aplikacji na odpowiednim poziomie. Strony zwykle ustalają między sobą maksymalny czas reakcji usługodawcy w zależności od kategorii błędu oraz sposób jego działania.
Umowy utrzymaniowe są stałym elementem usług świadczonych w modelu cloud computing, w tym. PaaS (ang. Platform as a Service), SaaS (ang. Software as a Service) lub IaaS (ang. Infrastructure as a Service). Niedotrzymanie warunków dostępności lub naprawy zwykle upoważnia drugą stronę umowy do żądania odszkodowania w postaci zastrzeżonej kary umownej.
Stały rozwój infrastruktury IT jest niezbędny jeśli przedsiębiorca nie chce nawarstwiać długu technologicznego. Często łączy w sobie elementy tworzenia określonej aplikacji lub poprawę jej funkcjonalności oraz umowę serwisową, której celem jest identyfikacja i naprawa błędów.
Uzupełnieniem rozwoju infrastruktury IT może być też integracja, polegająca na połączeniu ze sobą odmiennych programów. Z tej ostatniej opcji często korzystają firmy, które wskutek przeprowadzenia transakcji M&A połączyły się z innym podmiotem i potrzebują ujednolicić stosowaną technologię.
Umowa EULA
Umowa EULA (ang. End-User License Agreement) określa warunki dopuszczalnego korzystania z oprogramowania, możliwości modyfikacji software’u, jego dalszego udostępniania, czas trwania licencji, odpłatność, czy też rozstrzyganie sporów. Zwykle akceptacja umowy EULA jest niezbędna, aby oprogramowanie dało się zainstalować.
Często umowy licencyjne są łączone razem polityką prywatności (ang. privacy policy), które określają jakiego rodzaju dane i w jaki sposób będą gromadzone i jakie podmioty będą je przetwarzały.
Oprócz typowych usług informatycznych polegających na stworzeniu określonej aplikacji strony mogą umówić się jedynie na zaprojektowanie jej warstwy graficznej. Często intuicyjny i przyjazny interfejs przyciąga użytkowników bardziej, niż nawet najbardziej rozbudowany, ale skomplikowany w obsłudze software. Częstym elementem umów o zaprojektowanie UX/UI jest również audyt zasobów, które już zostały wykorzystane.
Umowa o stworzenie UX/UI powinna dokładnie określać m.in. przedmiot usług specjalisty i kwestię przekazania autorskich praw majątkowych tak, aby zminimalizować ryzyko sporu sądowego w zakresie ewentualnego niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków.
Umowy o pozycjonowanie są podpisywane zwykle między przedsiębiorcami a agencjami marketingowymi, które zobowiązują się do przeprowadzenia szeregu działań mających zwiększyć widoczność danej witryny w wyszukiwarce internetowej. Szczególnie istotne kwestie dotyczą w tym przypadku zasad rozliczeń (np. za wygenerowany ruch na stronie, sprzedaż, osiągnięte pozycje) oraz raportowanie wyników (najczęściej odbywa się to z wykorzystaniem popularnych narzędzi do SEO). Umowa o pozycjonowanie może być powiązana również z innymi usługami, np. optymalizację kodu źródłowego strony.
Case study
Case Study
Case study: zmiana formy działalności na spółkę z o.o. i utworzenie fundacji rodzinnej
Case Study
Case study – przekształcenie spółki jawnej na spółkę z o.o. z estońskim CIT
Regulaminy w IT
W branży IT istotną rolę odgrywają też regulaminy. Określają one zasady korzystania np. z aplikacji desktopowej lub mobilnej, strony internetowej. Przygotowując regulamin, strony powinny wziąć pod uwagę przede wszystkim prawa i obowiązki stron, ale nie tylko. Minimalny zakres regulaminu dotyczącego świadczenia usług drogą elektroniczną wynika z obowiązujących przepisów prawa i obejmuje przede wszystkim:
- rodzaj i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną;
- warunki świadczenia usług drogą elektroniczną (w tym wymagania techniczne i zakaz dostarczania treści bezprawnych);
- warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną;
- tryb postępowania reklamacyjnego.
Kancelaria posiada bogate doświadczenie w w przygotowywaniu regulaminu aplikacji mobilnej, regulaminu sklepu internetowego, regulaminu w modelu dropshipping i innych
Treść regulaminu powinna być zawsze powiązana z rodzajem świadczonej usługi, dlatego jego sporządzenie warto zlecić specjalistom.
Umowy IT a przepisy RODO
Zapisy umów dotyczących projektów IT nie powinny ograniczać się jedynie do uregulowania kwestii biznesowych. Należy pamiętać również o konieczności wprowadzenia zapisów określających w sposób precyzyjny standardy ochrony danych osobowych. W kontrakcie warto zwrócić uwagę na takie kwestie, jak:
- zasady i sposoby przetwarzania danych na każdym etapie realizowanego projektu;
- określenie podmiotów, które pełnią konkretne funkcje w łańcuchu przetwarzania danych (np. administrator, procesor);
- powierzenie przetwarzania danych osobom trzecim;
- precyzyjne określenie obowiązków stron w zakresie ochrony danych;
- procesy tworzenia dokumentacji na potrzeby RODO.
Ochrona danych osobowych w branży IT jest szczególnie istotna, ponieważ w procesie tworzenia aplikacji lub np. świadczeniu usług cloud computing często bierze udział cały szereg podmiotów, w tym firmy spoza obszaru obowiązywania RODO.
Co musisz wiedzieć o umowach IT (FAQ)
Czym są umowy IT i kiedy są potrzebne?
Umowy IT to kontrakty regulujące współpracę przy tworzeniu, wdrażaniu lub utrzymaniu rozwiązań informatycznych. Są niezbędne zarówno przy współpracy z software house’em, jak i przy zamawianiu oprogramowania, usług SaaS, utrzymania systemów czy rozwoju aplikacji. Ich celem jest zabezpieczenie interesów stron oraz ograniczenie ryzyk prawnych i biznesowych.
Jakie rodzaje umów IT najczęściej występują?
W praktyce najczęściej spotykane są umowy wdrożeniowe, umowy o świadczenie usług IT, umowy licencyjne, umowy SaaS, umowy utrzymaniowe (SLA) oraz umowy dotyczące tworzenia dedykowanego oprogramowania. Każdy z tych kontraktów wymaga odmiennej konstrukcji prawnej.
Czy w umowie IT należy regulować prawa autorskie do oprogramowania?
Tak. Kwestie praw autorskich są jednym z kluczowych elementów umów IT. Umowa powinna jednoznacznie określać, czy dochodzi do przeniesienia autorskich praw majątkowych, czy udzielenia licencji, a także zakres pól eksploatacji i zasad korzystania z kodu źródłowego.
Jakie ryzyka najczęściej występują w umowach IT?
Do najczęstszych ryzyk należą nieprecyzyjny opis zakresu prac, brak jasnych procedur odbiorowych, niewłaściwe uregulowanie odpowiedzialności i kar umownych, brak regulacji praw autorskich oraz niejasne zasady rozwiązania umowy.
Czy gotowy wzór umowy IT jest wystarczający?
Gotowe wzory umów IT rzadko odpowiadają specyfice konkretnego projektu technologicznego. W praktyce wymagają one dostosowania do modelu biznesowego, zakresu prac, harmonogramu oraz relacji stron. Indywidualnie przygotowana lub zweryfikowana umowa znacząco ogranicza ryzyka.
Kiedy warto skonsultować umowę IT z prawnikiem?
Zawsze przed podpisaniem umowy, a także w przypadku sporów, opóźnień w realizacji projektu, zmian warunków współpracy lub wątpliwości co do praw autorskich i odpowiedzialności stron. Wczesna konsultacja pozwala uniknąć kosztownych problemów na późniejszym etapie.
Prawo technologiczne i regulacyjne
Aktualności
Prawo AI
Polityka etycznego korzystania ze sztucznej inteligencji (AI) w firmie
Ochrona danych i RODO
Praktyczne zasady przetwarzania danych osobowych w sposób teleinformatyczny (art. 32 RODO)
Prawo w IT 🖥️
Tworzenie planów zarządzania incydentami i wzmacnianie cyberbezpieczeństwa wg NIS 2
Prawo w IT 🖥️
