Bieżąca obsługa wspólnot mieszkaniowych

Czym jest i jak powstaje wspólnota mieszkaniowa?

Funkcjonowanie wspólnot reguluje ustawa o własności lokali. Zgodnie z art. 6 tej ustawy wspólnotą mieszkaniową jest ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. Sama wspólnota ma status ułomnej osoby prawnej, co oznacza, że nie ma ona osobowości prawnej, ale może we własnym imieniu nabywać prawa, zaciągać zobowiązania oraz pozywać i być pozywana.

Wspólnota mieszkaniowa powstaje z mocy prawa z chwilą wyodrębnienia pierwszego lokalu i przeniesienia przez właściciela nieruchomości prawa własności na nabywcę. Z tym momentem dochodzi do rozgraniczenia części wspólnych budynku, którymi zarządza wspólnota mieszkaniowa (np. klatki schodowe) oraz części nieruchomości, za które odpowiadają poszczególni właściciele (lokale mieszkalne). Umowa o ustanowienie odrębnej własności lokalu powinna być dokonana w formie aktu notarialnego. Należy również dokonać wpisu prawa w księdze wieczystej.

Ustawa o własności lokali wyróżnia dwa rodzaje wspólnot mieszkaniowych, określanych potocznie jako „duże” i „małe” wspólnoty mieszkaniowe. Kryterium pozwalającym na dokonanie rozróżnienia jest liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych należących do dotychczasowego właściciela. Jeśli jest ona równa, lub mniejsza niż trzy wspólnota ma charakter mały. W przeciwnym razie w obrocie prawnym będzie funkcjonowała duża wspólnota mieszkaniowa. Różnice między skalą działania podmiotu dotyczą m.in.:

• stosowanych przepisów;
• procesu decyzyjnego;
• zarządu wspólnotą mieszkaniową.

Prawa i obowiązki członków wspólnoty

Utworzenie wspólnoty mieszkaniowej wiąże się z powstaniem praw i obowiązków po stronie właścicieli lokali. Do obowiązków właścicieli należy:

• ponoszenie wydatków związanych z utrzymaniem lokalu;
• utrzymywanie lokalu w należytym stanie;
• przestrzeganie porządku domowego;
• uczestniczenie w kosztach zarządu związanych z obsługą wspólnej części nieruchomości;
• korzystanie z nieruchomości w sposób nieutrudniający tego prawa innym właścicielom lokali;
• współdziałanie w celu ochrony dobra wspólnego;
• zezwolenie na wstęp do lokalu pracownikom wspólnoty lub odpowiednim służbom, jeśli jest to związane z konserwacją, remontem lub montażem instalacji;
• odpowiedzialność za zobowiązania wspólnoty w części dotyczącej nieruchomości wspólnej odpowiadającej udziałowi współwłaściciela w nieruchomości.

Jednocześnie każdy członek wspólnoty mieszkaniowej jest uprawniony do:

• współkorzystania z części wspólnej nieruchomości zgodnie z jej przeznaczeniem;
• pożytków i przychodów z nieruchomości wspólnej proporcjonalnie do udziału i w części, w jakiej kwoty te nie są wydatkowane na utrzymanie nieruchomości wspólnej;
• współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną oraz wyboru sposobu zarządzania strukturą;
• uczestniczenia w zebraniach wspólnoty;
• podejmowania uchwał dotyczących zarządu dużą wspólnotą mieszkaniową (w małych wspólnotach nie występuje proces uchwałodawczy).

Zarząd wspólnotą mieszkaniową

Właściciele lokali mają prawo ustalić sposób zarządzania nieruchomością wspólną, w tym powierzyć go osobie trzeciej. W małych wspólnotach stosuje się ogólne zasady kodeksu cywilnego dotyczące współwłasności. W dużych wspólnotach na mocy art. 20 ust. 1 ustawy o własności lokali pojawia się konieczność powołania jedno- lub wieloosobowego zarządu, który prowadzi sprawy wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz oraz między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali.

Zarząd sprawowany bezpośrednio przez mieszkańców danej nieruchomości, którzy zostali wybrani jako członkowie zarządu na mocy uchwały to tzw. zarząd właścicielski. Zmiana w tym zakresie (np. odwołanie członka zarządu) również wymaga podjęcia uchwały.

Właściciele lokali mogą również zadecydować o powierzeniu zarządu osobie fizycznej lub prawnej. Jest to tzw. zarząd powierzony. Powierzenie zarządu osobie trzeciej odbywa się w umowie o ustanowienie odrębnej własności lokali albo w zawartej później umowie powierzenia (obligatoryjnie z zachowaniem formy aktu notarialnego).

Obie formy zarządzania nieruchomością mają ten sam cel, ale są wykonywane przez inne podmioty.

Zarząd właścicielski lub powierzony należy odróżnić od administratora. Zadania administratora nieruchomości określa umowa zawarta z zarządem wspólnoty. Zazwyczaj obejmują one bieżące czynności, jak utrzymanie porządku na posesji lub wykonywanie doraźnych napraw. Warunki współpracy z administratorem określa umowa zawarta na podstawie przepisów kodeksu cywilnego (zwykle bazą będzie umowa zlecenie).

Obszary wsparcia wspólnot mieszkaniowych

Wspólnotom mieszkaniowym oferujemy wsparcie prawne w następującym zakresie.

Bieżąca obsługa wspólnoty mieszkaniowej

Przepisy ustawy o własności lokali budzą wiele kontrowersji i w praktyce osobom bez doświadczenia trudno wypracować rozwiązania, które nie tylko są skuteczne, ale przede wszystkim pozostają w zgodzie z normami prawnymi.

Bieżąca obsługa wspólnot mieszkaniowych obejmuje wszystkie formalnoprawne kwestie dotyczące funkcjonowanie podmiotu. Pomoc prawna świadczona przez naszych prawników jest kierowana zarówno do zarządu wspólnoty, jak i do jej uczestników i ma na celu zapewnienie zgodności z prawem wykonywania codziennych obowiązków oraz egzekwowania praw. W ramach obsługi prawnej gwarantujemy:

• udzielanie porad prawnych członkom zarządu;
• sporządzanie opinii prawnych;
• doradztwo w zakresie praw i obowiązków członków wspólnoty;
• prawną obsługę zebrań członkowskich, w tym przygotowywanie uchwał;
• bieżące wsparcie zarządu własnego lub powierzonego w obsłudze wspólnoty;
• świadczenie pomocy prawnej przy administrowaniu nieruchomością.

Przygotowywanie regulaminów wspólnoty

Wiele wspólnot mieszkaniowych decyduje się na uchwalenie regulaminu. Służy on uszczegółowieniu zapisów ustawy o własności lokali i może normować kwestie specyficzne dla danej społeczności (np. zarządzanie odpadami, cisza nocna, prowadzenie działalności gospodarczej). Należy zwrócić uwagę, że treść regulaminu wspólnoty nie może być sprzeczna z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Co więcej, stanowi załącznik do uchwały, a co za tym idzie może być zmieniony przez kolejną uchwałę.

Choć przepisy nie nakładają na wspólnoty obowiązku przygotowania regulaminu, w wielu sytuacjach będzie to przydatne, ponieważ ułatwia zarządzanie nieruchomością wspólną. Sprawia też, że lokatorzy chętniej i w większym stopniu stosują się do regulacji, które są dla nich zrozumiałe w większym stopniu niż przepisy ustawowe.

• Formułowanie regulaminów i uchwał;
• doradztwo w zakresie zgodności uchwał z obowiązującymi przepisami;
• wsparcie w zakresie formułowania umowy o zmianie zarządu nieruchomością wspólną.

Windykacja należności

Wspólnotom mieszkaniowym oferujemy również kompleksową obsługę windykacji należności. Warto pamiętać, że obowiązek terminowej regulacji opłat na rzecz kosztów utrzymania i zarządu częścią wspólną nieruchomości spoczywa na wszystkich osobach tworzących wspólnotę. Zaległości w tym przedmiocie mogą prowadzić do zadłużenia wspólnoty względem firm, które świadczą swoje usługi w modelu outsourcingu oraz innych usługodawców.

Zapewniamy szybkość i dokładność działania dzięki korzystaniu z nowoczesnych rozwiązań cyfrowych oraz stały wgląd zarządcy w stan zadłużenia lokali. Realizowana przez nas windykacja zadłużenia obejmuje wszystkie etapy dochodzenia należności, w tym:

• postępowanie polubowne;
• sądowe dochodzenie należności;
• windykację egzekucyjną.

Reprezentacja wspólnoty mieszkaniowej w sporach sądowych i postępowaniach administracyjnych

Mamy wieloletnie doświadczenie w zakresie prowadzenia sporów sądowych, a także postępowań administracyjnych i sądowoadministracyjnych. Dzięki doskonałej znajomości przepisów, bieżących linii orzeczniczych oraz poglądów doktryny dobieramy strategię i taktykę procesową w sposób, który maksymalizuje szanse osiągnięcia rezultatu pożądanego przez klienta.

Nie unikamy trudnych wyzwań i skomplikowanych spraw. Dbamy o wszystkie formalnoprawne aspekty funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej w ramach toczących się postępowań. Podejmujemy się zastępstwa procesowego m.in. w sprawach o:

• eksmisję z lokalu;
• zapłatę;
• windykację należności, w tym windykację czynszu najmu;
• zaskarżenie uchwał wspólnoty mieszkaniowej;
• wyliczenie zaliczek;
• wadę nieruchomości, jeśli powstała ona w wyniku prac deweloperskich;
• odszkodowanie;
• rozliczenie inwestycji budowlanych.

Sporządzanie i opiniowanie umów z podwykonawcami

Sprawne funkcjonowanie wspólnoty bardzo często jest uzależnione od świadczenia usług przez firmy zewnętrzne. Mogą to być np. firmy sprzątające, stała obsługa IT, dostawcy usług telekomunikacyjnych. W praktyce jednak skorzystanie z gotowego wzoru kontraktu dostępnego w sieci nie jest wystarczające.

Dobry kontrakt to taki, który uwzględnia specyfikę świadczonej usługi oraz indywidualnie uzgodnione warunki współpracy. Dlatego jego sporządzenie warto zlecić profesjonalistom. Umowa, która uwzględnia interesy danego podmiotu i jasno określa warunki współpracy, zwiększa szanse na bezpieczną i długotrwałą współpracę. W ramach obsługi kontraktowej gwarantujemy:

• sporządzanie umów z podwykonawcami;
• udział w negocjacjach;
• opiniowanie kontraktów.

Obsługa wspólnot mieszkaniowych w zakresie RODO

Wspólnoty mieszkaniowe są zobligowane do przestrzegania rozporządzenia RODO poświęconego ochronie danych osobowych. Dotyczy to nie tylko danych samych członków wspólnoty, ale też jej kontrahentów oraz podmiotów, które wynajmują lokale usługowe. W związku z koniecznością przestrzegania rozporządzenia należy zadbać o zasady zarządzania danymi osobowymi, w tym zasadę zgodności z prawem, minimalizacji zakresu przetwarzania oraz rozliczalności.

Warto pamiętać, że za nieprzestrzeganie RODO grożą dotkliwe kary finansowe, dlatego aktualna wiedza oraz procedury w tym zakresie są bardzo ważne.

Nasza kancelaria zapewnia kompleksowe wsparcie w zakresie obsługi RODO we wspólnotach mieszkaniowych. Naszym klientom oferujemy:

• cykliczny audyt w zakresie RODO;
• szkolenia pracowników spółdzielni w zakresie RODO;
• monitorowanie zmian w zakresie zasad przetwarzania danych osobowych, wdrożenie odpowiednich rozwiązań i przygotowanie dokumentacji;
• udział w postępowaniach kontrolnych prowadzonych przez UODO.

Wspólnoty mieszkaniowe zainteresowane stałą obsługą prawą zapraszamy do kontaktu. Niezwłocznie prześlemy szczegóły dotyczące współpracy

Pytania i odpowiedzi