Umowa dla UX Designera oraz UI Designera. Aspekty prawne

Treść umowy zawierana z designerem jest uzależniona przede wszystkim od zakresu prac. Jeśli polega wyłącznie na stworzeniu projektu graficznego, będzie najbardziej zbliżona do umowy o dzieło (umowy rezultatu). Z kolei poszerzenie zakresu prac np. o audyt SEO powoduje, że w większym stopniu zbliży się ona do umowy o świadczenie usług, do której zastosowanie znajdą przepisy o umowie zlecenia (gdzie priorytetem jest staranne działanie). Zwykle charakter umowy będzie mieszany, a sam kontrakt zostanie zawarty zgodnie z zasadą swobody umów wyrażoną w art. 3531 k.c.

Określenie przedmiotu umowy

Przede wszystkim strony powinny ustalić dokładny zakres prac oraz termin ich realizacji. Przy dużych projektach harmonogram przewiduje tworzenie ich w kilku partiach, z których każda wymaga odrębnego zaopiniowania i zatwierdzenia. Dokładną specyfikację, zawierającą np. liczbę elementów do zaprojektowania, adresy stron podlegających audytowi umieszcza się w załączniku do umowy.

Przy określaniu projektu warto wskazać całkowity budżet tak, aby obie strony miały świadomość, gdzie kończy się granica np. pokrywania kosztów dodatkowych wydatków. Co może stanowić przedmiot umowy? Poniżej wskazano przykładowe elementy: ?

• makieta strony internetowej, czyli rozłożenie poszczególnych elementów w przestrzeni (ang. wireframe);

• stworzenie specyfikacji technicznej i określenie minimalnych wymagań sprzętowych;

• przeprowadzenie raportów SEO wraz z ich udokumentowaniem;

• zdefiniowanie person klienta (grup docelowych odbiorców towarów lub usług);

• stworzenie map strony (ang. sitemaps);

• opracowanie elementów graficznych oraz ich wzorników (kształtów, barw, czcionek);

• opracowanie schematu działań użytkownika podejmowanych na stronie lub ich optymalizacja (ang. user journey and user flow).

Należy mieć na uwadze, iż precyzyjne i szczegółowe określenie przedmiotu umowy eliminuje ryzyko wątpliwości na dalszym etapie współpracy między stronami lub przy ewentualnym sporze sądowym, ponieważ każda ze stron wie, do czego zobowiązywała ją umowa. Luki w tym zakresie powodują, że odpowiedź na pytanie, czy rzeczywiście doszło do niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania bywa trudne, a ryzyko przegranej wzrasta. 

Prawa i obowiązki stron

Na podstawie umowy o dzieło UX/UI Designer zobowiązuje się do wykonania prac określonych w przedmiocie umowy w określonym terminie. Z kolei zamawiający ma wykonane prace zaopiniować, przyjąć lub zgłosić poprawki, a w razie ich braku uiścić umówione wynagrodzenie.

Komplikacje mogą pojawić się na etapie projektów wieloetapowych, gdzie kontrakt powinien jasno określać, jakie prace powinny być wykonane do konkretnej daty. Wówczas strony powinny się umówić, iż za każdy z etapów będzie UX/UI Designerowi przysługiwało odrębne wynagrodzenie.

W ramach praw i obowiązków stron należy wyraźnie zaznaczyć, czy specjalista działa wyłącznie na swoich zasobach (sprzęcie lub oprogramowaniach), czy też otrzymuje on je od zamawiającego. Ma to ogromne znaczenie w przypadku powstania opóźnień z winy jednej ze stron.

Akceptacja i odbiór prac

Niezależnie od tego, czy umowa obejmuje szereg prac w ramach UX/UI designu czy jego zakres jest wąski, strony powinny ustalić na jakich zasadach ma przebiegać odbiór i akceptacja efektów pracy. Zwykle zamawiający ma wytyczony określony termin na akceptację, po upływie którego uznaje się, że przyjmuje on pracę designera bez zastrzeżeń. Jednocześnie designer zobowiązuje się do naniesienia zmian w określonym terminie, według wytycznych zamawiającego, jeśli wystąpiły.

Aby zapewnić sprawny przebieg prac, w umowie można zastrzec prawo do odstąpienia od umowy lub karę umowną na wypadek naruszenia o charakterze niepieniężnym.

Autorskie prawa majątkowe

Umowy w zakresie UX/UI designu niemal zawsze będą wiązały się z powstaniem utworu w rozumieniu przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (dalej: PrAut). Oznacza to, że twórcy przysługują osobiste, jak i majątkowe prawa autorskie i ma on prawo dochodzić ich ochrony na podstawie przepisów przywołanej ustawy w razie ich naruszenia przez zamawiającego lub osobę trzecią. Katalog roszczeń jest odmienny dla praw osobistych i praw majątkowych, ale należy pamiętać, że autorskie prawa osobiste są niezbywalne i nie można przenieść ich na inną osobę. Wykonawca może jednak zobowiązać się do ich niewykonywania.

W zakresie autorskich praw majątkowych, to strony zgodnie z art. 41 ust. 2 i 4 PrAut powinny jednoznacznie ustalić jakich pól eksploatacji obejmuje przeniesienie. Umowy w tym zakresie nie można domniemywać, zamawiający nie ma również prawa do zastrzeżenia, że przeniesienie będzie obejmowało wszystkie pola eksploatacji, które nie były znane w momencie zawierania umowy.

Wynagrodzenie

Wynagrodzenie wykonawcy może być ustalone na jeden z kilku sposobów, np.:

• ryczałtowo (ang. fixed price);

• na podstawie realnie przepracowanej liczby godzin z uwzględnieniem stawki (ang. time & material);

• w sposób mieszany, np. baza powiększona o zmienną część wynagrodzenia w zależności od czasu spędzonego nad daną częścią projektu.

Warto również zadbać o ustalenie, w jaki sposób będą rozliczane koszty, których poniesienia zamawiający i wykonawca nie mogli spodziewać się na początku współpracy, ale okazało się to niezbędne dla realizacji umowy.

Strony mogą ustalić, czy i na jakich zasadach zamawiający pokrywa wydatki dodatkowe poniesione przez wykonawcę, np. koszty dojazdu, zakwaterowania, korzystania z licencji na oprogramowanie. Zwykle górna wartość kosztów dodatkowych oraz wynagrodzenie powinny mieścić się w całkowitej wartości projektu, określonej w początkowej części umowy. Na dodatkowe wydatki można żądać zaliczek lub rozliczyć je razem z końcową transzą wynagrodzenia.

Klauzula NDA

Zamawiający, który chce zabezpieczyć swoje know-how, może rozszerzyć umowę również o klauzulę NDA (ang. non disclosure agreement), tj. zobowiązanie do zachowania w tajemnicy informacji uznanych przez strony za poufne. Klauzula NDA może zostać określona w ramach umowy z UX/UI Designerem lub na podstawie odrębnego kontraktu). Powinno się w niej znaleźć:

• oznaczenie informacji, które strony uznają za poufne (określone powinno być maksymalnie precyzyjnie, a nie np. jako “dokumentacja wykonawcza’);

• określenie standardu ochrony informacji, który ma być przestrzegany przez strony, aby nie naraziły się na zarzut naruszenia NDA;

• wskazanie na czym dokładnie ma polegać naruszenie obowiązku o zachowaniu poufności;

• czas trwania zobowiązania do zachowania poufności (zwykle będzie pokrywał się z okresem współpracy lub go przekraczał;

• sankcje za naruszenie zobowiązania do zachowania poufności (np. kara umowna, rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia).

Właściwie skonstruowane postanowienia o zachowaniu poufności mają stanowić dla stron nie tylko motywację do zachowania w tajemnicy informacji poufnych, ale przede wszystkim gwarancję, jakie działania są dozwolone, aby nie ryzykować zarzutu naruszenia zobowiązania.

Możliwość podwykonawstwa

Umowa dla UX/UI Designera powinna regulować również kwestię ewentualnego podwykonawstwa przez osoby trzecie. Z uwagi na fakt, że istotą takiej współpracy jest korzystanie z fachowej wiedzy i umiejętności designera, zamawiający może wyrazić zgody na udział podwykonawcy, niemniej strony mogą dopuścić taką możliwość np. w ramach realizacji wybranych fragmentów prac.

Tu regułą (wynikającą z art. 645 k.c.) jest, że wykonawca nie ma obowiązku osobistego wykonywania dzieła, niemniej w takiej sytuacji zastosowanie znajdzie także art. 474 k.c., zgodnie z którym dłużnik (tj. wykonawca) odpowiedzialny jest jak za własne działanie lub zaniechanie za działanie lub zaniechanie osób, z których pomocą zobowiązanie wykonuje lub którym jego wykonanie powierza. Możliwe jest wtedy dochodzenie naprawienia szkody w ramach roszczenia regresowego.

Skonstruowanie umowy dla UX/UI designera nie jest proste, ponieważ powinno zabezpieczać interesy obu stron, a jednocześnie uwzględniać aspekty biznesowe (przekazane informacje, terminowość, nieprzewidziane wydatki) oraz prawnoautorskie.. Aby uniknąć wątpliwości co do właściwego rodzaju umowy z uwzględnieniem powyższych elementów oraz praw i obowiązków stron warto powierzyć sporządzenie odpowiedniej umowy kancelarii prawnej z wieloletnim doświadczeniem w sektorze IT.