Zarząd wspólnotą mieszkaniową. Aspekty prawne

Zarząd dużą wspólnotą mieszkaniową został uregulowany w całości w ustawie o własności lokali. Zgodnie z art. 20 tej ustawy, jeżeli liczba lokali wyodrębnionych oraz lokali niewyodrębnionych jest większa niż trzy, właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub wieloosobowej zarządu. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna. Co więcej, na mocy uchwały właścicieli lokali każdy członek zarządu może zostać w dowolnej chwili zawieszony lub odwołany z pełnionej funkcji.

Do zadań zarządu należy kierowanie sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentowanie jej na zewnątrz, a także reprezentowanie wspólnoty w relacjach ułomnej osoby prawnej z poszczególnymi właścicielami lokali.

Podejmowanie decyzji przez zarząd odbywa się poprzez składanie oświadczeń woli. W przypadku zarządu wieloosobowego takie oświadczenie musi złożyć przynajmniej dwóch członków zarządu.

Właściciel lokalu, który pełni jednocześnie funkcję członka zarządu we wspólnocie mieszkaniowej może żądać od wspólnoty wynagrodzenia odpowiadającego uzasadnionemu nakładowi pracy

W jaki sposób działa zarząd we wspólnocie mieszkaniowej?

Czynności zarządu można podzielić na obejmujące zakresem zwykły zarząd nieruchomości oraz przekraczające ten zakres. W pierwszym przypadku członkowie zarządu podejmują decyzję samodzielnie, bez ich konsultacji z właścicielami lokali. W przypadku czynności przekraczających zwykły zarząd, niezbędne jest uprzednie wyrażenie zgody przez właścicieli lokali oraz udzielenie pełnomocnictwa dla zarządu do dokonania określonej czynności. Jeżeli czynność prawna wymaga zachowania formy szczególnej, również pełnomocnictwo powinno być udzielone w tej formie.

Przepisy nie rozgraniczają w sposób jednoznaczny czynności zwykłego zarządu oraz przekraczających zwykły zarząd. Ustawodawca w art. 22 ust. 3 ustawy o własności lokali zawarł jednak przykładowy katalog takich działań. Będzie to np.:

• przyjęcie rocznego planu gospodarczego;

• zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej;

• nabycie nieruchomości;

• dokonanie podziału nieruchomości wspólnej;

• zmiana wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej.

Jeżeli nie uda się przegłosować działań istotnych z punktu widzenia funkcjonowania wspólnot mieszkaniowej zarząd lub zarządca wykonujący tzw. zarząd powierzony może zwrócić się do sądu z wnioskiem o rozstrzygnięcie spornej kwestii. Procedowanie następuje w trybie nieprocesowym z uwzględnieniem celu danej czynności oraz interesów wszystkich właścicieli.

Umowa powierzenia zarządu nieruchomością wspólną

Duże wspólnoty, które nie chcą wybierać zarządu spośród właścicieli, mogą zlecić te obowiązki firmie specjalizującej się w zarządzie nieruchomościami. Przepisy nie określają, jakie elementy powinny znaleźć się w umowie o zarząd powierzony zawieranej z podmiotem, który w zamian za właścicieli lokali ma zająć się zarządem nieruchomością wspólną. W treści kontraktu warto jednak zawrzeć m.in. następujące klauzule:

• obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w ramach wykonywania czynności z zakresu zarządu nieruchomością;

• zakres czynności przekraczających zwykły zarząd, do których wykonania niezbędna jest uchwała właścicieli lokali;

• możliwość korzystania przez zarządcę z usług innych podmiotów przy realizacji zarządu nieruchomością;

• szczegółowy zakres obowiązków, za których realizację odpowiada zarządca (w zakresie reprezentacji, obsługi prawnej, eksploatacji, obsługi finansowej);

• zakres obowiązków działania zarządcy w sytuacjach nagłych (np. awaria).

Sporządzenie umowy może być zlecone kancelarii prawnej, która specjalizuje się w prawie umów oraz obsłudze nieruchomości. Daje to gwarancję, że interesy właścicieli lokali zostaną należycie zabezpieczone.

Obowiązki zarządu oraz zarządcy

Bez względu na to, czy wspólnotą mieszkaniową zajmuje się zarząd własny wybrany spośród mieszkańców, czy zarząd został powierzony osobie trzecie ustawa, nakłada na te podmioty szereg obowiązków.

Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali zarząd lub zarządca jest obowiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej określoną przez wspólnotę mieszkaniową:

• ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów;

• ewidencję rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Okresem rozliczeniowym dla wspólnoty jest zawsze rok kalendarzowy.

Obowiązki obejmują również:

• sporządzenie protokołu przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej w imieniu wspólnoty mieszkaniowej;

• przechowywanie dokumentacji technicznej budynku;

• prowadzenie i aktualizowanie spisu właścicieli lokali oraz przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej;

• podjęcie czynności zmierzających do opracowania lub aktualizacji dokumentacji technicznej budynku i rozliczenia kosztów związanych z tymi czynnościami.

Dodatkowo zarząd lub zarządca mają obowiązek składać właścicielom lokali roczne sprawozdanie ze swojej działalności, zwoływać zebranie ogółu właścicieli przynajmniej raz w roku.

Realizacja tych wszystkich działań jest czasochłonna i wymaga dobrej znajomości przepisów oraz praktyki w zarządzaniu nieruchomością wspólną. dużym ułatwieniem może być przejęcie części obowiązków przez kancelarię prawną z wieloletnim doświadczeniem w obsłudze wspólnot mieszkaniowych.

Ustawa nie określa w sposób szczegółowy, jakie zagadnienia powinny znaleźć się w porządku obrad ogółu właścicieli lokali i wskazuje jedynie na:

• uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu;

• ocena pracy zarządu lub zarządcy wykonującego zarząd powierzony;

• sprawozdanie zarządu i podjęcie chwały w sprawie udzielenia mu absolutorium.

Oczywiście obrady mogą być uzupełnione o inne kwestie związane z bieżącym funkcjonowaniem wspólnoty.

Zarząd przymusowy

Potrzeba powołania zarządu przymusowego pojawia się, kiedy pomimo ustawowego wymogu nie został wybrany zarząd własny oraz nie podpisano umowy zarządu powierzonego z innym podmiotem. Ta konieczność pojawia się też w sytuacji, kiedy wprawdzie zarząd został powołany, ale nie wypełnia swoich obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki.

Powołując zarządcę przymusowego sąd jednoznacznie określa jego wynagrodzenie. Odwołanie zarządcy następuje, kiedy znikną przyczyny jego powołania, np. właściciele lokali wybiorą spośród siebie zarząd własny. Reprezentację w postępowaniu sądowym warto zlecić prawnikom z doświadczeniem procesowym. Zwiększa to szanse na uzyskanie korzystnego rozstrzygnięcia.

Wyznaczenia zarządcy przymusowego może żądać każdy z właścicieli lokalu, ale także dotychczasowy zarządca, który zajmował się nieruchomością w czasie, kiedy wyodrębniono pierwszy lokal i realizował te obowiązki przez minimum 2 lata. W praktyce może być to np. deweloper, który wybudował nieruchomość i zarządzał nią w początkowym okresie do czasu wyodrębnienia pierwszych lokali.

Zarząd wspólnotą mieszkaniową może budzić wiele kontrowersji i często nie jest prosty. Ramowe regulacje ustawowe sprawiają, że warto rozważyć uchwalenie regulaminu, który unormuje kwestie specyficzne dla danej nieruchomości. Członkowie zarządu lub zarządca mogą również skorzystać z profesjonalnej pomocy prawnej.