Formy zatrudnienia członków zarządu w spółce z o.o.

Jaką funkcję pełni zarząd spółki z o.o.?

Zgodnie z regulacjami zawartymi w art. 163 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych¹ (dalej: k.s.h.), jednym z koniecznych warunków powstania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest powołanie zarządu. W ramach postanowień kodeksowych może on przybrać formę jednoosobową lub wieloosobową.

Według postanowień art. 201 k.s.h., członkami zarządu mogą być zarówno wspólnicy jak i osoby spoza ich grona. Ponadto uchwała wspólników lub umowa spółki z o.o. może określać wymagania, jakie powinni spełniać kandydaci na stanowisko członka zarządu. Takie wymagania mogą dotyczyć np. wieku, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia w zarządzaniu osobami prawnymi. Do ich głównych zadań należą: prowadzenie spraw przedsiębiorstwa oraz reprezentowanie go.

Prowadzenie spraw przedsiębiorstwa polega na realizacji stosunków wewnętrznych spółki. Są to wszystkie czynności faktyczne i prawne niezbędne do tego, aby spółka mogła funkcjonować. Z kolei reprezentacja jest ukierunkowana na zewnątrz i polega na występowaniu w imieniu danego podmiotu w obrocie handlowym, np. podpisywanie umów lub negocjację warunków z kontrahentami.

---

Masz pytania lub potrzebujesz pomocy?
Zadzwoń do nas: +48 61 307 09 91
lub napisz na adres: kancelaria@rpms.pl.

---

Formy zatrudnienia członków zarządu

Co do zasady, zgodnie z art. 201 k.s.h. § 4, członek zarządu jest powoływany uchwałą wspólników. Umowa spółki może jednak stanowić inaczej. Jest to najbardziej klasyczny sposób wyłaniania tego organu, natomiast zdecydowanie nie jedyny. Członek zarządu może również być zatrudniony np. na podstawie umowy o pracę czy szeregu innych umów nienazwanych.

Zobacz również: Umowa o dzieło zawierana z członkiem zarządu

1. Powołanie członka zarządu

Najbardziej klasyczną formą zatrudnienia członka zarządu jest powołanie na mocy uchwały wspólników. Stanowi ono czynność prawną, poprzez którą wyrażony zostaje akt woli podmiotu powołującego do zarządu. Pojęcie uchwały wspólników należy rozumieć jako uchwałę zgromadzenia wspólników, tzn. stosownego organu i zgodnie z art. 247 § 2 k.s.h. wymaga ona przeprowadzenia tajnego głosowania, co jest wymogiem obligatoryjnym. Uchwały zapadają bezwzględną większością głosów (chyba że umowa spółki stanowi inaczej), o czym mówi wprost art. 245 k.s.h. (zobacz również: E – voting w spółkach)

Dopuszczalna i w praktyce często stosowana jest również możliwość powołania członków zarządu przez radę nadzorczą (w przypadku jej ustanowienia) lub też przez poszczególnych wspólników, a nawet osoby trzecie. Wspólnicy muszą jednak oddelegować swoje kompetencje w tym zakresie poprzez zawarcie stosownych zapisów w umowie spółki.

Zatrudnienie na podstawie powołania jest mało stabilną formą, ponieważ stosunek ten może w każdym momencie zostać odwołany. Sytuację tę można zmienić poprzez zawarcie szczególnych postanowień umownych, zastrzegających możliwość odwołania członka zarządu z pełnionej funkcji wyłącznie z istotnych powodów.

W orzecznictwie przyjmuje się, że powołanie do zarządu stwarza stosunek powołanej osoby ze spółką, na podstawie którego osoba ta zyskuje status członka zarządu i otrzymuje uprawnienia do realizacji związanych z tym stanowiskiem praw oraz obowiązków. Nie jest to jednak stosunek pracy rozumiany w ujęciu przepisów Kodeksu pracy.

W treści uchwały powołującej członków zarządu można przewidzieć również wynagrodzenia za pełniona funkcję, choć nie ma takiej konieczności. Jeżeli wynagrodzenie zostało przewidziane, uchwała powinna również precyzować warunki, częstotliwość jego wypłaty oraz wysokość. Z wynagrodzeniem wiąże się również kwestia ubezpieczeń.

Zobacz również: Umowa pożyczki spółki ze wspólnikiem lub członkiem zarządu

2. Powołanie członka zarządu a składki ZUS

Dochody z pełnionej funkcją są uznane za działalność wykonywaną osobiście, a członek zarządu powinien zostać zgłoszony do ZUS przez spółkę, na rzecz której realizuje swoje obowiązki. Jednocześnie osoba prawna powinna pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od wypłaconego wynagrodzenia oraz zastosować zryczałtowane koszty uzyskania przychodu w wysokości 250 zł.

Od 1 stycznia 2022 r. w związku ze zmianą ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych² osoby pełniące funkcję na mocy aktu powołania podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom zdrowotnym. Oznacza to, że od dnia powołania do dnia odwołania od wynagrodzenia należy odliczyć stosowna składkę zdrowotną. Podstawą do jej naliczenia będzie wysokość wynagrodzenia określone w treści uchwały. Składkę zdrowotną stanowi 9% podstawy wymiaru.

Warto wskazać, że w sytuacji, kiedy członek zarządu nie podlega polskiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń (jest obcokrajowcem), nie jest on również objęty obowiązkowym ubezpieczeniem zdrowotnym.

Czy można uniknąć obowiązku płacenia składki zdrowotnej w omawianym przypadku? Teoretycznie tak, ale dotyczy to wyłącznie sytuacji, kiedy podatnik nie osiąga innych dochodów niż związanych z powołaniem na członka zarządu w danej spółce, a ich roczna wysokość nie przekracza kwoty wolnej od podatku, czyli 30 tysięcy złotych. Należy także pamiętać o złożeniu wniosku o niepobieraniu zaliczek na podatek dochodowy.

Zobacz również: Umowa B2B (samozatrudnienie) a umowa o pracę – na co uważać?

3. Umowa o pracę

Dopuszczalne jest zatrudnienie członka zarządu na mocy klasycznej umowy o pracę, polegającej na tym, iż zobowiązuje się on do wykonywania określonej pracy na rzecz spółki i pod jej kierownictwem, w miejscu oraz czasie wyznaczonym przez pracodawcę, który w zamian zobowiązuje się wypłacać pensję.

Z punktu widzenia zatrudnionego jest to bardzo korzystna forma, ponieważ w tym wariancie przysługują mu szerokie przywileje, wynikające z nawiązanego stosunku pracy. Są nimi:

• płatny urlop,

• zasiłek chorobowy,
  
• zasiłek macierzyński.
  

Stosunek pracy z członkiem zarządu zapewnia mu więc dogodną osłonę socjalną oraz stałe i niezależne od wypracowanego w spółce zysku źródło dochodu.

Z punktu widzenia przedsiębiorstwa niewątpliwą zaletą zatrudnienia członka zarządu w formie umowy o pracę jest to, iż wypłacane dla niego wynagrodzenie stanowi dla spółki koszty uzyskania przychodów. Z drugiej strony nakłada jednak daleko idące ograniczenia związane z zakończeniem takiej współpracy, ponieważ zastosowanie znajdują wszystkie przepisy z zakresu prawa pracy. Obliguje również spółkę do udzielenia urlopy wypoczynkowego, co należy skorelować z działaniami podmiotu tak, aby nie zakłóciło to jego funkcjonowania.

Nie ma jednak możliwości zawarcia umowy o pracę w sytuacji, gdy członek zarządu jest jedynym wspólnikiem spółki. Bowiem z punktu widzenia kodeksu fundamentalną cechą stosunku pracy jest podporządkowanie, o które trudno jeśli w rękach jednej osoby skupia się rola pracodawcy oraz pracownika. Taka sytuacja rodziłaby niepozwalające się ze sobą pogodzić konsekwencje.

Zobacz również: Czy byłego pracownika obowiązuje zakaz konkurencji po zakończeniu współpracy?

a) Składki ZUS w przypadku umowy o pracę dla członka zarządu

Zawarcie z członkiem zarządu umowy o pracę obliguje spółkę do pełnego oskładkowania pracownika. Oznacza to, że od wynagrodzenia odliczana jest zaliczka na podatek dochodowy, a także składki na:

• ubezpieczenie zdrowotne;

• ubezpieczenia społeczne: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe;

• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;

• Fundusz Pracy;

• Fundusz Solidarnościowy;

• Fundusz Emerytur Pomostowych (nie w każdym przypadku).

b) Powołanie a umowa o pracę

Co ważne, nie jest możliwe ustanowienie członka zarządu tylko na podstawie samej umowy o pracę. Powołanie oraz umowa o pracę są to dwa odrębne stosunki i istnieją niezależnie od siebie. Zawarcie umowy stanowi oddzielną, niezależną czynność, mającą charakter fakultatywny. Może ona zostać zawarta w dniu powołania lub później, w zależności od intencji stron. Ponadto rodzaj pracy wykonywany na podstawie umowy nie może być tożsamy z obowiązkami członka zarządu wynikającymi z regulacji kodeksu spółek handlowych (czyli prowadzenie spraw spółki i jej reprezentacja), lecz musi dotyczyć sprawowania innych obowiązków.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na art. 203 §1 k.s.h. zgodnie z którym odwołanie członka zarządu mocą uchwały zgromadzenia wspólników nie pozbawia go roszczeń ze stosunku pracy lub innego stosunku prawnego dotyczącego pełnienia funkcji członka zarządu.

Zobacz również: Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron – niezbędne informacje

4. Umowa cywilnoprawna

Z członkiem zarządu, niezależnie od aktu powołania go do pełnienia funkcji w zarządzie, może być również zawarta jedna z umów cywilnoprawnych: np. umowa zlecenie, kontrakt menedżerski czy jeszcze inny typ umowy nienazwanej. Zawarcie odrębnej (poza powołaniem) umowy ma na celu przede wszystkim doprecyzowanie praw i obowiązków członka zarządu, m. in. zasad wynagradzania czy przysługujących mu przywilejów. Regulacje dotyczące zawierania umów cywilnoprawnych zawarte zostały w Ustawie z dnia 23 kwietnia 1694 r. – Kodeks cywilny.

Dużą popularnością wśród umów cywilnoprawnych cieszą się m.in. kontrakty menedżerskie, będące w istocie jednym z rodzajów umów nienazwanych, dopuszczalnych na zasadzie swobody umów. Cechują się one dużą elastycznością. Charakteryzują się również tym, że są zawierane z członkami zarządu, którzy najczęściej nie są w żaden sposób powiązani ze spółką, lecz powołani zostają w konkretnym celu, czyli właściwym zarządzaniu nią. Kontrakty menedżerskie pozwalają na szeroko zakrojoną swobodę w tym zakresie. Zazwyczaj podpisuje się je z wykwalifikowanym osobami, cechującymi się obszerną wiedzą i niemałym doświadczeniem, dzięki czemu otrzymują one dużą swobodę w działaniu na rzecz rozwoju spółki.

Większa swoboda w prowadzeniu spraw przedsiębiorstwa w stosunku do umowy o pracę jest dużą zaletą tej formy zatrudnienia, jednakże ma ona również swoje wady — np. członek zarządu posiadający kontrakt ponosi odpowiedzialność z tytułu sprawowania zarządu, tzn. odpowiada za pełną szkodę, którą spowodował niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem swojego zobowiązania. Nie przysługują mu również żadne uprawnienia socjalne charakterystyczne dla tradycyjnego stosunku pracy.

Zobacz również: Jak członek zarządu może bronić się przed odpowiedzialnością za długi spółki?

Jakie elementy powinien zawierać kontrakt managerski?

Kontrakty managerskie są formułowane z zastosowaniem zasady swobody umów co oznacza, że strony mają w zakresie negocjacji ich treści daleko idącą swobodę. Jakie zwykle elementy się w nich znajdują?

• oznaczenie stron umowy;

• przedmiot umowy;

• zakres obowiązków managera i spółki;

• warunki świadczenia pracy przez managera (w wymiarze czasowymi);

• urlop wypoczynkowy;

• zakres odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków;

• czas trwania umowy;

• wysokość wynagrodzenia oraz zasady jego wyliczania (nierzadko będzie to ryczałt uzupełniony o success fee, czyli prowizję od wyjątkowo dobrych wyników pracy);

• zakaz konkurencji zarówno przez czas trwania współpracy, jak i po jej ustaniu.

Ze względu na brak formalnych ram dla treści kontraktów managerskich warto zlecić ich sporządzenie kancelarii prawnej doświadczonej w bieżącej obsłudze prawnej przedsiębiorców.

Zobacz również: Wynagrodzenie członka zarządu – czy i jak je wprowadzić?

Kontrakt managerski dla członka zarządu a ZUS

Tak długo, jak kontrakt managerski ma formę umowy o pracę, jego oskładkowanie nie budzi wątpliwości. Co jednak w sytuacji, kiedy strony decydują się na zawarcie w tym celu umowy cywilnoprawnej?

W takiej sytuacji zastosowanie znajdzie art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych³. W relacji to tego przepisu kontrakt managerski należy traktować jako umowę o świadczenie usług co oznacza, że zleceniobiorca podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu oraz wypadkowemu. Ubezpieczenie chorobowe jest fakultatywne.

Należy także odprowadzić od niej składkę zdrowotną (vide: wyrok NSA z dnia 12 lipca 2017 r., sygn. II GSK 2758/15). Nieco inaczej będzie wyglądała sytuacja, kiedy manager otrzymuje wynagrodzenie z kilku tytułów. Należy wówczas wskazać, który z nich będzie właściwy do wyliczania ubezpieczeń.

Co ciekawe, w sytuacji kiedy manager świadczy usługi zarządzania na podstawie prowadzonej działalności gospodarczej, to dochody z tego tytułu stanowią inny tytuł do ubezpieczeń niż JDG, a zarządzający powinien być ubezpieczony jako zleceniobiorca.

Zobacz również: Odpowiedzialność podatkowa członków zarządu

Optymalna forma zatrudnienia członka zarządu – słowem podsumowania

Powołanie zarządu jest jedną niezbędnych, a przy tym najważniejszych decyzji podejmowanych w trakcie życia spółki. Nie inaczej jest z określeniem wymogów oraz trybu powoływania jego członków. To właśnie zarząd prowadzi sprawy przedsiębiorstwa, podejmuje kluczowe decyzje gospodarcze oraz reprezentuje ją na zewnątrz, tzn. dokonuje czynności w imieniu spółki. Członkowie zarządu są powoływani na mocy uchwały, lecz mogą również być zatrudnieni na podstawie umowy o pracę czy innej umowy cywilnoprawnej. Umowa pozwala doprecyzować prawa i obowiązki członka zarządu, np. wysokość wypłacanego wynagrodzenia czy przysługujące mu przywileje. Każde z możliwych rozwiązań posiada oczywiście swoje wady oraz zalety. Musi więc zostać dobrze przemyślane i dostosowane do warunków panujących w spółce.

Wybór odpowiedniej formy zatrudnienia na istotne znaczenie zarówno dla spółki, która zazwyczaj dąży do optymalizacji kosztów prowadzonej działalności, jak również managera, który powinien wyważyć stabilność zatrudnienia, wysokość wynagrodzenia oraz ochronę socjalną. Nasi specjaliści pomogą znaleźć rozwiązanie dopasowane do potrzeb obu stron.

Sprawdź jak wygląda nasza: Obsługa prawna spółek

¹https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20000941037

²https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20042102135

³https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19981370887

Pytania i odpowiedzi

Zaufali nam