Umowa spółki z o.o.

Umowa każdej spółki powinna mieć ustrukturyzowaną budowę. Kodeks spółek handlowych wyodrębnia elementy, których zamieszczenie w umowie spółki jest niezbędne, aby została ona zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym, jak i elementy dodatkowe, których zamieszczenie jest wyrazem woli wspólników. Pozwala ukształtować spółkę i dopasować ją do potrzeb konkretnego biznesu, ale nie jest niezbędne, aby umowa spółki zachowała ważność.

Elementy obligatoryjne

Elementy obligatoryjne w umowie spółki wyglądają nieco inaczej, w zależności od tego, na jaką formę organizacyjnoprawną zdecydują się wspólnicy. W przypadku najprostszej spółki jawnej zgodnie z art. 25 k.s.h. umowa powinna zawierać:

• firmę i siedzibę spółki;
• określenie wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika i ich wartość;
• przedmiot działalności spółki;
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Z kolei charakterystycznym elementem spółki komandytowej i komandytowo-akcyjnej jest wskazanie w umowie (statucie) sumy komandytowej, czyli oznaczonego kwotowo zakresu odpowiedzialności każdego z komandytariuszy względem wierzycieli.

W przypadku spółek kapitałowych struktura umowy jest nieco bardziej złożona. W spółce z o.o. obejmuje ona co najmniej:

• firmę i siedzibę spółki;
• przedmiot działalności spółki;
• wysokość kapitału zakładowego;
• określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
• liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Z kolei w prostej spółce akcyjnej umowa musi określać przynajmniej:

• firmę i siedzibę spółki;
• przedmiot działalności spółki;
• liczbę, serie i numery akcji, związane z nimi uprzywilejowanie (np. co do liczby głosów), akcjonariuszy obejmujących poszczególne akcje oraz cenę emisyjną akcji;
• w przypadku aportu – przedmiot wkładów, oznaczenie akcji obejmowanych za wkłady niepieniężne oraz akcjonariuszy, którzy obejmą te akcje;
• w przypadku wkładu w postaci pracy lub usług – także rodzaj i czas świadczenia pracy lub usług;
• organy spółki;
• liczbę członków zarządu i rady nadzorczej, jeżeli została ustanowiona albo wymaganą liczbę osób w danym organie;
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Umieszczenie w spółce wyłącznie postanowień obligatoryjnych spowoduje, że podmiot zostanie skutecznie zarejestrowany i będzie mógł działać w obrocie. Szybko może się jednak okazać, że niezbędne będzie przeprowadzenie procedury zmiany umowy i uzupełnienie jej o dodatkowe postanowienia.

Elementy fakultatywne

Elementy fakultatywne w umowie spółki to takie, których wprowadzenie jest dobrowolne. W przypadku ich braku dane kwestie po prostu nie zostaną nieuregulowane (np. dopłaty w spółce z o.o. ) albo w ich miejsce wejdzie regulacja ustawowa (np. termin wniesienia wkładów w prostej spółce akcyjnej).

W przypadku wielu przepisów kodeksu spółek handlowych ustawodawca daje daleko idącą swobodę w ukształtowaniu umowy spółki. Doskonałym przykładem takiego liberalnego podejścia jest spółka jawna, gdzie wspólnicy mogą zmodyfikować praktycznie każdy element umowy spółki, w tym np.:

• zasady reprezentacji;
• relacje wewnętrzne wspólników związane z prowadzeniem spraw spółki;
• przyczyny powodujące rozwiązanie spółki.

Dobrym przykładem spółki, której umowa może zostać w dużym stopniu zmieniona, jest też spółka z o.o. Postanowieniami, które mogą, ale nie muszą się w niej znaleźć, dotyczą m.in.:

• uprzywilejowania udziałów;
• ograniczenia w zbyciu udziałów poprzez wprowadzenie procedury decyzyjnej innej, niż kodeksowa;
• możliwości umorzenia udziałów (w jednym lub kilku trybach);
• nałożenie obowiązku realizacji świadczeń niepieniężnych na wspólników;
• dopłat wspólników na rzecz spółki;
• wprowadzenia klauzul tag-along, drag-along i prawa pierwszeństwa w objęciu sprzedawanych udziałów;
• wprowadzenia klauzuli liquidation preference.

Warto pamiętać, że nie każda umowa spółki musi zawierać możliwie najwięcej rozwiązań. Ważne jednak jest, aby dopasować jej brzmienie do bieżących potrzeb.

Ominięcie fakultatywnych konstrukcji przy sporządzaniu umowy spółki powoduje, że w razie potrzeb niezbędne będzie przeprowadzenie zmiany umowy spółki i konieczność poniesienia związanych z tym kosztów oraz czas oczekiwania na wpis zmiany do KRS.

Wspólnicy, którzy poszukują optymalnego brzmienia umowy spółki, mają do dyspozycji kilka możliwości. Najprostszym rozwiązaniem jest skorzystanie z systemu S24. Sprawdzi się on jednak wyłączne w przypadkach spółek, których konstrukcja nie odbiega od ustawowego minimum. To rozwiązanie nie będzie odpowiednie, jeżeli celem wspólników jest utworzenie modelu spółki dopasowanej do swoich potrzeb.

Innym wyjściem jest sięgnięcie po gotowe wzory dostępne w sieci. Niestety nie dają one gwarancji zgodności z prawem zastosowanych z nich rozwiązań. Bez odpowiednich znajomości przepisów wspólnicy pozostają nieświadomi co do zakresu swoich praw i obowiązków.

W praktyce najlepszym rozwiązaniem jest zlecenie sporządzenia umowy prawnikom. Przygotowanie aktu organicznego jest poprzedzone konsultacjami prawno-podatkowymi, których celem jest identyfikacja pomysłu biznesowego i obleczenie go w gwarantujące bezpieczeństwo konstrukcje prawne, a także optymalizacja podatkowa funkcjonowania spółki.

Wsparcie profesjonalistów daje gwarancję, że w danym stanie prawnym wybrane rozwiązania oferują najwięcej możliwości i bezpieczeństwo.

Zmiana umowy spółki jest możliwa, ale dla swej ważności wymaga nie tylko podjęcia uchwały, ale także zgłoszenia zmiany do KRS w przypadku elementów obligatoryjnych oraz ogłoszenia jej w MSiG. Należy upewnić się co do wymagań, jakie umowa lub ustawa stawia w zakresie kworum.

Zmiana umowy spółki z o.o.

Zarząd spółki ma obowiązek zgłosić zmianę umowy spółki do KRS oraz ogłosić zmiany w MSiG. Zgłoszenie zmiany następuje przez system PRS lub S24 w zależności od tego, w jaki sposób była wprowadzana zmiana obligatoryjnego umowy spółki (np. siedziba lub wysokość kapitału zakładowego). W przypadku zmiany umowy w sposób tradycyjny, wraz z wnioskiem o zmianę danych należy przesłać do sądu tekst jednolity umowy spółki oraz podanie numeru CREWAN, który przekaże notariusz.

Do zmiany umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymagana jest większość ⅔ głosów, chyba że modyfikacja dotyczy istotnej zmiany przedmiotu działalności – w takiej sytuacji wymagana jest większość ¾ głosów. W obu przypadkach umowa spółki może wprowadzać bardziej restrykcyjne wymagania. W przypadku, kiedy zmiana zwiększa obciążenia wspólnika albo zmienia prawa udziałowe lub osobiste, niezbędna jest zgoda wszystkich wspólników, których dotyczy. Zmiana umowy może być przeprowadzona na zgromadzeniu wspólników zwołanym w tej sprawie oraz:

• na zgromadzeniu wspólników zwołanym w innej sprawie;
• pomimo formalnego zwołania zgromadzenia wspólników –

• pod warunkiem, że na zebraniu obecni są wszyscy wspólnicy mający udziały w spółce i żaden z nich nie wyraził sprzeciwu co do przedmiotu głosowania.

Zmiana umowy spółki osobowej

W przypadku spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej do zmiany spółki wymagana jest zgoda wszystkich wspólników, chyba że ustawa wprowadza mniej rygorystyczne wymogi. Z reguły zgoda jest wyrażana poprzez podjęcie uchwały zawierającej zgodę na zmianę umowy.

Jeżeli umowa spółki została zawarta w formie pisemnej, jej zmiana również wymaga formy pisemnej. W sytuacji, gdy przepisy wymagały formy aktu notarialnego, również zmiana musi czynić zadość tej formie. Dotyczy to np. umowy spółki jawnej do której aportem wniesiono nieruchomość, a umowy spółki komandytowej – w każdym przypadku.

Zmiana obligatoryjnego elementu umowy spółki osobowej musi być zgłoszona do KRS oraz ogłoszona w MSiG. Umowa może zostać zmieniona w systemie S24 pod warunkiem, że spółka została utworzona w tej formie i nie wprowadzono do niej zmian w formie notarialnej. Zmianę zgłaszają wspólnicy mający prawo do reprezentowania spółki w terminie 7 dni od dnia przyjęcia uchwały w przedmiocie zmiany umowy spółki.

Należy pamiętać, że zmiana umowy spółki podlega opłatom urzędowym, a w przypadku podwyższenia jej kapitału, jest również opodatkowana podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Opłaty przy zmianie umowy wynoszą odpowiednio:

• 350 zł (250 zł za wpis w KRS i 100 zł za ogłoszenie w MSiG), jeżeli zmiana jest zgłaszana przez PRS;
• 250 zł (200 zł za wpis i 100 zł za ogłoszenie w MSiG), jeżeli zmiana jest zgłaszana przez S24.