Sprawozdanie zarządu z działalności spółki z o.o.

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest jednym ze składowych informacji finansowych, do których publikacji zobowiązana jest spółka wraz z zakończeniem roku obrotowego. Wydawać by się mogło, że skoro spółka i tak publikuje sprawozdanie finansowe, to powielanie tych informacji w ramach dodatkowych dokumentów jest tzw. „sztuką dla sztuki”. Nic bardziej mylnego.

Sprawozdanie zarządu z działalności pozwala przedstawić najważniejsze informacje na temat działalności spółki w minionym okresie sprawozdawczym w formie skondensowanej, przejrzystej, a także zrozumiałej dla inwestorów, wspólników i kontrahentów. Pozwala ocenić kondycję finansową spółki, ryzyka, które powinna wziąć pod uwagę, a także perspektywy, które przed nią stoją. Na tle najeżonego liczbami sprawozdania finansowego, stanowi przekaz jasny i zwarty, co sprzyja komunikacji z rynkiem.

Wspomniany już art. 49 Ustawy o rachunkowości w ust. 2 stanowi, że sprawozdanie z działalności jednostki powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń. Ustawa określa dalej elementy, które w szczególności należy ująć w ramach dokumentu.

Wprowadzenie – podstawowe informacje o spółce

Na początku każdego sprawozdania z działalności zarząd „przedstawia” spółkę, tj. wskazuje na jej nazwę, siedzibę oraz dane rejestrowe. Większość spółek z ograniczoną odpowiedzialnością wskazuje także na skład swoich organów oraz skład zgromadzenia wspólników, w szczególności uwzględniając ewentualne zmiany, które zaszły w omawianym okresie. Dalej, warto wskazać na kluczowe – z perspektywy działalności spółki – informacje dotyczące podstawowej działalności spółki i jej sytuacji na tle makro- i mikro-ekonomicznej. Jeśli spółka posiada jakieś oddziały, powinna wskazać je wszystkie w sprawozdaniu.

Zarząd musi pamiętać o wskazaniu za jaki okres przedstawia sprawozdanie, oraz na jakiej podstawie prawnej się opiera.

Sytuacja finansowa spółki

Ustawa o rachunkowości dość enigmatycznie wypowiada się w kwestii tego, co należy zawrzeć w punkcie dotyczącym „aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej”. Tymczasem, jest to najbardziej newralgiczny punkt każdego sprawozdania zarządu z działalności. To opis wyników finansowych podmiotu, na który składają się zarówno przychody w danym okresie sprawozdawczym jak i koszty prowadzenia działalności. W tym miejscu zarząd powinien wyjaśnić strukturę aktywów i pasywów wykazanych w sprawozdaniu finansowym oraz jakie okoliczności i zdarzenia wpłynęły na to, że zarówno bilans jak i rachunek przepływów pieniężnych ukształtował się w prezentowany sposób. Jak stanowi Ustawa o rachunkowości, w sytuacji, gdy istnieje powiązanie pomiędzy danymi zaprezentowanymi w rocznym sprawozdaniu finansowym a informacjami zawartymi w sprawozdaniu z działalności, owo sprawozdanie powinno zawierać odniesienia do kwot wykazanych w sprawozdaniu finansowym, a także dodatkowe wyjaśnienia dotyczące tych kwot.

W ramach opisu sytuacji finansowej spółki należy także wspomnieć o zdolności kredytowej podmiotu i jego ewentualnym zadłużeniu. To niezwykle istotna informacja, mająca wpływ na płynność finansową i wskaźniki finansowe. Rzetelna i pogłębiona analiza sytuacji spółki pozwoli czytelnikom sprawozdania na zrozumienie dynamiki zmian, z jakimi zmaga się spółka. Warto w tym celu wskazać na czynniki, które mają wpływ na osiągnięte wyniki finansowe. Wśród nich w szczególności znaczenie mają:

• Ogólna sytuacja gospodarcza,

• Otoczenie regulacyjne,

• Inflacja,

• Kursy walutowe,

• Konkurencja na danym rynku,

• Zdarzenia nadzwyczajne np. pandemie.

W tym miejscu Zarząd dokonuje także porównania osiągniętych wyników, z wynikami za analogiczne okresy. Dzięki temu, czytelnicy sprawozdania są w stanie wyciągnąć wnioski na temat ryzyka i ewentualnych prognoz dotyczących spółki na przyszłość.

Ustawa o rachunkowości wymaga także, aby spółka podawała informacje na temat udziałów własnych nabytych lub zbytych w danym roku obrotowym. W ramach tych danych podać należy:

• przyczynę nabycia udziałów własnych,

• liczbę i wartość nominalną nabytych oraz zbytych w roku obrotowym udziałów,

• liczbę i wartość nominalną wszystkich udziałów nabytych i zatrzymanych.

Ważne wydarzenia z roku

Zgodnie z art. 49 Ustawy o rachunkowości niezbędnym elementem sprawozdania zarządu jest informacja o „zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego”. Mogą to być zarówno zdarzenia wewnętrzne, wynikające z zachowania samej spółki, jak również zewnętrzne, czyli takie, na które spółka nie miała wpływu.

Wśród pierwszej grupy zdarzeń – o charakterze wewnętrznym – w szczególności warto wskazać zmiany w strukturze organizacyjnej spółki, zwłaszcza w jej organach, ewentualne fuzje, przejęcia, czy większe transakcje, w których spółka uczestniczyła, a także ewentualne problemy i kryzysy, którym spółka musiała stawić czoła w danym okresie sprawozdawczym.

Jeśli chodzi o zdarzenia natury zewnętrznej, zarząd powinien dokonać opisu sytuacji gospodarczej i geopolitycznej, na tle której przyszło spółce działać w okresie sprawozdawczym. Na opis ten mogą składać się wzmianki na temat wzrostu lub spowolnienia gospodarczego, pojawienia się nowej konkurencji, zmian w regulacjach znajdujących zastosowanie wobec spółki, czy decyzje organów nadzorczych i regulatorów.

Zarząd powinien w sprawozdaniu ująć także informację o tym, czy spółka osiągnęła ważniejsze osiągnięcia w dziedzinie badań i rozwoju.

Potencjalne zagrożenia i ryzyka

Opis systemu zarządzania ryzykiem w spółce jest – po opisie sytuacji finansowej podmiotu – jednym z najważniejszych punktów sprawozdania z działalności. Ustawa o rachunkowości nakazuje ująć w tym punkcie informacje na temat instrumentów finansowych służących mitygowaniu ryzyka: „zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływów środków pieniężnych oraz utraty płynności finansowej, na jakie narażona jest jednostka”. Ponadto, w tej części sprawozdania należy ująć cele i metody „zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość zabezpieczeń.” Co jednak konkretnie zarząd powinien ujawnić w tym punkcie dokumentu?

Zarząd powinien przedstawić opis wszystkich czynników, które wpływają – lub potencjalnie mogę wpłynąć – w sposób negatywny na działalność spółki, jej wyniki, dalszą działalności i perspektywy. Punkt ten będzie więc logicznie powiązany i bezpośrednio nawiązujący do ww. punktów sprawozdania, dot. wydarzeń mających wpływ na spółkę oraz sytuacji finansowej. Wśród ryzyk, które należy opisać, warto pamiętać więc o opisie:

• ryzyka makroekonomicznego,

• ryzyka politycznego,

• ryzyka regulacyjnego,

• ryzyka rynkowego,

• ryzyka środowiskowego.

Oczywiście, nie wszystkie ryzyka muszą materializować się w przypadku każdej spółki. Zarząd danego podmiotu doskonale jednak zna „bolączki” i zagrożenia z jakimi spółka musi mierzyć się na co dzień. Powinien zatem wskazać te najistotniejsze i szczegółowo je opisać.

Perspektywy dla spółki na kolejny rok

Ustawa o rachunkowości wymaga także przedstawienia opisu przewidywanego rozwoju jednostki, a więc innym słowy planów i kierunku, w jakim spółka zamierza dążyć w kolejnym roku obrotowym. Warto mieć jednak na uwadze, że nie powinien być to opis górnolotnych zamierzeń zarządu i nieosiągalnych fantazji. W punkcie tym należy zaprezentować – mając na uwadze ryzyka i realne perspektywy – możliwe kierunki rozwoju podmiotu. Zarząd może więc przedstawić najważniejsze zadania, jakim spółka poświęci się w kolejnym okresie sprawozdawczym oraz pozycję, do której będzie dążyć.

Oświadczenie Zarządu o rzetelności sprawozdania

Każde sprawozdanie zarządu z działalności powinno zostać zwieńczone oświadczeniem zarządu, że dane i informacje zaprezentowane w sprawozdaniu są rzetelne i zgodne z prawdą.

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki podlega zgłoszeniu – wraz ze sprawozdaniem finansowym – do Krajowego Rejestru Sądowego, a konkretnie do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Należy wykorzystać w tym celu narzędzie online, dostępne w Portalu Rejestrów Sądowych: prs.gov.pl.

Zgłaszanie dokumentów finansowych jest bezpłatne, wymaga jednak posiadania konta w systemie.

Jak to zwykle bywa w przepisach, nie wszystkie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są obligatoryjnie zobowiązane do sporządzania sprawozdania z działalności. Zgodnie z brzmieniem art. 49 ust.4 i 5 Ustawy o rachunkowości, jednostki określane jako mikro i małe, mogą odstąpić pod pewnymi warunkami od sporządzania ww. sprawozdania.

W przypadku spółki określanej jako jednostka mała, może ona nie sporządzać sprawozdania, jeśli w informacji dodatkowej lub informacji uzupełniającej do bilansu, przedstawi informacje dotyczące nabycia udziałów (akcji) własnych w sposób wskazany w załączniku nr 4 do Ustawy. Z kolei spółka określana jako mikro, może odstąpić od sporządzania sprawozdania, jeżeli w informacji dodatkowej przedstawi informacje dotyczące nabycia udziałów własnych. Ponadto, oba rodzaje spółek – i mikro i małe – mogą nie wykazywać w sprawozdaniu z działalności kluczowych niefinansowych wskaźników efektywności związanych z działalnością jednostki oraz informacji dotyczących zagadnień pracowniczych i środowiska naturalnego.