Co powinien zawierać protokół szkody w transporcie? Jak go sporządzić?

Jeżeli przed wydaniem przesyłki adresatowi dojdzie do jej uszkodzenia lub dozna ona jakiegoś ubytku w trakcie transportu, to należy sporządzić z tego tytułu protokół szkody. Dokument ten odgrywa istotną rolę w przypadku rozpatrywania reklamacji transportowych oraz przy wypłacie odszkodowania (niewniesienie zastrzeżeń powoduje wygaśnięcie roszczeń). O tym co powinien zawierać protokół szkody w transporcie oraz jak go sporządzić mówi ustawa z dnia 15 listopada 1984 r. – Prawo przewozowe.

Zasady sporządzania protokołu szkody w transporcie

Zgodnie z art. 74 prawo przewozowe protokół o ubytku lub uszkodzeniu przesyłki sporządza się w przypadku gdy:

1. Przed wydaniem przesyłki okaże się, że doznała ona ubytku lub uszkodzenia.
2. Uprawniony twierdzi, że przesyłka jest naruszona i żąda on sporządzenia protokołu.

Protokół zawsze sporządza przewoźnik – zarówno, kiedy wynika to z jego własnej inicjatywy jak i w sytuacji, gdy zażąda tego uprawniony. Przewoźnik ustala protokolarnie stan przesyłki oraz okoliczności powstania szkody niezwłocznie po ich stwierdzeniu (zwrócenie się z żądaniem sporządzenia protokołu niezwłocznie).

Co ważne, należy pamiętać, iż osoba uprawniona może zostać obarczona kosztami, jeżeli ustalenia protokolarne podjęte na jej żądanie nie wykażą szkody lub ubytku w przesyłce, lub wykażą jedynie te szkody, które stwierdzone zostały już uprzednio przez przewoźnika.

Ponadto ustalenia protokolarne powinny być dokonane w obecności osoby uprawnionej, którą najczęściej jest odbiorca przesyłki. Natomiast w przypadku, kiedy wezwanie go nie jest możliwe albo nie zgłosi się on w wyznaczonym terminie, przewoźnik dokonuje ustaleń w obecności osób zaproszonych przez siebie do tej czynności (w przypadku prawidłowe zgłoszenie powstałej szkody czy żądanie naprawienia szkody w razie wcześniejszego rozpakowania przesyłki przez sprzedawcę kupującemu będącemu konsumentem, gdzie z kolei należy sporządzać protokół szkody).

Zobacz również: Dokumenty transportowe – lista najważniejszych dokumentów wraz z omówieniem

Powyższe zasady odnoszą się do sytuacji, kiedy szkody widoczne są już na pierwszy rzut oka. Czasem jednak zdarza się, że nie można ich ujawnić bez uprzedniego rozpakowania przesyłki, a wtedy powyższe wytyczne nie mają zastosowania, ponieważ przesyłka została już przekazana odbiorcy.

Szkody niewidoczne z zewnątrz a sporządzanie protokołu

Niestety nie wszystkie ubytki lub uszkodzenia towaru można zauważyć od razu. Zdarza się, że nie można wykryć szkody z zewnątrz, lecz staje się ona widoczna dopiero po wypakowaniu przesyłki. Takie sytuacje uregulowane zostały w art. 74 pkt 3 ustawy Prawo przewozowe. Czytamy w nim, że: „Jeżeli po wydaniu przesyłki ujawniono ubytek lub uszkodzenie nie dające się z zewnątrz zauważyć przy odbiorze, przewoźnik ustala stan przesyłki na żądanie uprawnionego zgłoszone niezwłocznie po ujawnieniu szkody, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia odbioru przesyłki.” W praktyce oznacza to, że na szkodę niewidoczną z zewnątrz również można sporządzić protokół, jednakże należy zgłosić ją do przewoźnika w terminie do 7 dni od odbioru przesyłki.

Dlaczego sporządzanie protokołu szkody w transporcie jest ważne?

Sporządzanie protokołu szkody w transporcie jest ważne z punktu widzenia ewentualnych reklamacji oraz oczekiwanych odszkodowań od firmy transportowej za ubytki lub zniszczenia towaru. Dokument ten stanowi istotny dowód przy dochodzeniu przysługujących praw. Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny „ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne”, co w tym przypadku oznacza, że jeżeli odbiorca przesyłki chce dochodzić swoich praw (uznania reklamacji przez sprzedawcę lub uzyskania odszkodowania od przewoźnika) to musi być w stanie udowodnić, na jakiej podstawie wysuwa swoje roszczenia. W tym przypadku dowodem będzie właśnie protokół szkody w transporcie.

Zobacz również: Czynności ładunkowe, rozmieszczające, zabezpieczające w Prawie przewozowym – kto za nie odpowiada?

Brak sporządzonego protokołu może natomiast skutkować założeniem, że przesyłka została przyjęta bez zastrzeżeń, a w tej sytuacji odbiorcy nie przysługują już prawa do odszkodowania czy reklamacji. Tutaj zastosowanie ma art. 76 ustawy Prawo przewozowe, który jasno mówi o tym, że przyjęcie przesyłki przez osobę uprawnioną bez zgłoszenia zastrzeżeń skutkuje wygaśnięciem roszczeń z tytułu ubytku lub uszkodzenia. Wyjątki od tej reguły stanowią:

• szkoda stwierdzona protokolarnie przed przyjęciem przesyłki przez uprawnionego;
• zaniechanie takiego stwierdzenia z winy przewoźnika;
• ubytek lub uszkodzenie wynika z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa przewoźnika;
• szkoda nie dająca się z zewnątrz zauważyć, którą uprawniony stwierdził już po przyjęciu przesyłki i w terminie 7 dni zażądał ustalenia jej stanu oraz udowodnił, że powstała ona w czasie między przyjęciem przesyłki do przewozu a jej wydaniem.

Warto zaznaczyć, że zgodnie z art. 65 pkt 1 ustawy Prawo przewozowe przewoźnik ponosi odpowiedzialność za utratę, ubytek lub uszkodzenie przesyłki powstałe od chwili przyjęcia jej do przewozu aż do jej wydania. Dlatego tak ważne jest sporządzenie protokołu w momencie przyjęcia dostawy, ponieważ w innym przypadku roszczenia z tytułu odszkodowania od firmy transportowej nie będą przysługiwać (poza sytuacją, kiedy szkoda nie mogła być widoczna z zewnątrz).

Zobacz również: Zaniżone odszkodowanie przez ubezpieczyciela

Elementy protokołu

W zależności od tego jaka firma transportowa realizuje przewóz towaru, protokół szkody w transporcie może nieco się różnić. Ustawodawca nie wskazał szczegółowo co powinno zostać zawarte w dokumencie, jednakże zwyczajowo powinny się w nim znaleźć takie elementy jak:

1. Numer listu przewozowego.
2. Sposób zewnętrznego zapakowania przesyłki, np. karton, paleta.
3. Rodzaj uszkodzenia opakowania zewnętrznego przesyłki, np. zgniecenie.
4. Rodzaj oraz rozmiar powstałej szkody, a także przyczyny jej powstania, np. zamoczenie, stłuczenie.
5. Datę, godzinę oraz miejsce dokonywania ustaleń stanu przesyłki.
6. Podpisy – przewoźnika i uprawnionego.

Dodatkowo w protokole mogą zostać zawarte informacje o tym jak przesyłka została zabezpieczona wewnętrznie i czy opakowanie zawierało oznaczenia ostrzegawcze (np. że jest to towar podatny na stłuczenie). Powinno znaleźć się w nim także miejsce na wskazanie przyczyn odmowy przyjęcia przesyłki przez uprawnionego. Oczywiście, czym więcej szczegółowych informacji zostanie zawartych w protokole, tym lepiej z punktu widzenia adresata przesyłki, dla którego dokument ten stanowi dowód i podstawę dochodzenia swoich praw z tytułu reklamacji lub odszkodowania.

Zobacz również: Wzór zlecenia transportowego

Podpisy

Zgodnie z art. 74 pkt 4 ustawy Prawo przewozowe protokół winien zostać podpisany przez wszystkie osoby, które uczestniczyły w ustaleniu stanu przesyłki.

Warto również zaznaczyć, że jeżeli uprawniony nie chce złożyć podpisu, ponieważ nie zgadza się z treścią sporządzonego protokołu, to ma on możliwość zamieszczenia w nim swoich zastrzeżeń wraz z odpowiednim uzasadnieniem.

Zobacz również: Zaniżone odszkodowanie przez ubezpieczyciela

Podsumowanie

Protokół szkody w transporcie jest ważnym dokumentem, stanowiącym dowód dla odbiorcy przesyłki, na podstawie którego może on dochodzić swoich praw z tytułu reklamacji lub odszkodowania za jej uszkodzenie. Zawiera on wszystkie szczegółowe informacje na temat przesyłki oraz szkód lub ubytków, które zostały stwierdzone. Protokół powinien zostać sporządzony przez przewoźnika w obecności uprawnionego, który otrzymuje bezpłatnie swój egzemplarz.