Sprawozdanie finansowe jednoosobowej działalności gospodarczej

Zakładając jednoosobową działalność gospodarczą, przedsiębiorca musi wybrać dla niej formę opodatkowania. Na gruncie przepisów polskiego porządku prawnego, ma do wyboru następujące formy: skalę podatkową, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz tak zwaną pełną księgowość. Jeżeli przedsiębiorca zadecyduje o wyborze skali podatkowej lub podatku liniowego, otwiera to przed nim możliwość ewidencjonowania swojej księgowości przy wykorzystaniu Księgi Przychodów i Rozchodów (potocznie zwanej KPiR). Może ona przybrać formę zarówno elektroniczną jak i pisemną i w dużym uproszczeniu ujmując, służy przedsiębiorcy do obliczania wygenerowanego dochodu poprzez ewidencjonowanie osiągniętych przychodów i odejmowaniu od nich kosztów. Na pierwszy rzut oka widać zatem, że jest to metoda nieskomplikowana i niewymagająca dużej wprawy czy umiejętności.

Z prowadzeniem księgowości w postaci KPiR wiąże się także inna, niezwykle istotna dla przedsiębiorcy korzyść, mianowicie jednoosobowa działalność gospodarcza, prowadząca KPiR, nie ma obowiązku sporządzania formalnego sprawozdania finansowego w rozumieniu Ustawy o rachunkowości. Na potrzeby rozliczenia się z fiskusem z podatku dochodowego, JDG sporządza wówczas roczne zestawienie kosztów i przychodów, na podstawie którego przygotowywana jest deklaracja PIT składana do urzędu skarbowego. Dzięki temu, przedsiębiorca unika wysokiego poziomu formalizacji dokumentów finansowych, wysokich kosztów sporządzania i podpisywania, a także oszczędza czas potrzebny na sporządzenie dokumentu.

Należy jednak pamiętać, że sama forma prowadzenia działalności gospodarczej nie ma de facto znaczenia dla konieczności stosowania przepisów Ustawy o rachunkowości. Dla fiskusa liczy się to, jaka metoda ewidencjonowania przychodów i kosztów funkcjonuje w firmie. A zatem, czy w praktyce może się zdarzyć, że jednoosobowa działalność gospodarcza będzie prowadziła pełną księgowość zamiast KPiR? Jak najbardziej.

Przychody netto z działalności JDG przekraczają 2 500 000 euro w poprzednim roku obrotowym

Art. 2 ust. 1 pkt 2) Ustawy o rachunkowości stanowi, że przepisy ustawy stosuje się do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej osób fizycznych, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 500 000 euro. Powyższe oznacza więc, że w sytuacji osiągnięcia przez JDG przychodów netto o wskazanej wielkości, JDG zobowiązana jest do stosowania przepisów Ustawy o rachunkowości, a co za tym idzie – do przejścia na pełną księgowość.

Skąd JDG ma wiedzieć, czy przekroczyła próg i do kiedy ma czas, aby dostosować swoją księgowość? Ustęp 3 przywołanego powyżej przepisu stanowi, że wyrażone w euro wielkości przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy. Jeżeli zatem po przeliczeniu okaże się, że JDG przekracza ustawowy próg, od 1 stycznia kolejnego roku obrotowego będzie zobligowana do prowadzenia pełnej księgowości.

Dla przykładu zatem, jeśli JDG przekroczyła ustawowy próg w październiku 2023 roku i z dniem 1 stycznia 2024 roku przeszła na pełną księgowość, pierwsze sprawozdanie finansowe sporządziła za pełny rok obrotowy, czyli za rok 2024 i powinna była złożyć je organom podatkowym w 2025 roku.

Jeżeli jednoosobowa działalność gospodarcza – z jakiejkolwiek wskazanej powyżej przyczyny – przechodzi na pełną księgowość i aktualizuje się wobec niej obowiązek sporządzenia sprawozdania, przedsiębiorca powinien wyznaczyć osobę odpowiedzialną za jego przygotowanie. Najczęściej jest to biuro rachunkowe lub podmiot księgowy, który prowadzi księgi dla JDG. Przedsiębiorca może to zrobić także we własnym zakresie, powinien jednak mieć na uwadze, że jest to proces dużo bardziej wymagający aniżeli roczne podsumowanie KPiR.

Zgodnie z art. 52 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, to kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Z kolei ustęp drugi przepisu stanowi, że sprawozdanie finansowe podpisują – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki. Sprawozdanie ma formę elektroniczną (w strukturze XML), co generuje potrzebę, aby podpisy miały formę kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego.

Odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Zgodnie z przywołanym już art. 52 Ustawy o rachunkowości, sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego odbywa się nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, a więc w praktyce najczęściej do 31 marca następnego roku. W drugiej kolejności następuje jego zatwierdzenie, na co zgodnie z art. 53 Ustawy, prowadzący JDG przedsiębiorca ma nie więcej 6 miesięcy od dnia bilansowego.

JDG, jak każdy podmiot zobowiązany do złożenia sprawozdania finansowego, przesyła go do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Jako że JDG nie jest wpisana do KRS – poza przypadkiem, gdy została przekształcona w spółkę – w odróżnieniu od spółek nie składa sprawozdania z wykorzystaniem Krajowego Rejestru Sądowego, a aplikacji e-Sprawozdania Finansowe. Terminy jednak obowiązują ją takie same – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.