Kontrola ZUS: jak się przygotować i dlaczego warto działać z wyprzedzeniem

Istota kontroli ZUS i jej znaczenie dla przedsiębiorców

Kontrola Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) to jedno z podstawowych narzędzi nadzoru nad prawidłowością realizacji obowiązków ubezpieczeniowych przez płatników składek. Jeżeli zostaną stwierdzone nieprawidłowości, to ZUS w decyzji może orzec o obowiązku zapłaty zaległości z odsetkami, nawet po odpowiedzialność członków zarządu (w przypadku, gdy płatnikiem jest spółka). Dla przedsiębiorców z sektora IT, gdzie popularne są elastyczne modele współpracy, kontrola ZUS bywa szczególnie wymagająca.

Kontrola ZUS a czynności wyjaśniające – różnice

Wielu przedsiębiorców błędnie utożsamia kontrolę z tzw. czynnościami wyjaśniającymi. Tymczasem te drugie nie mają charakteru władczego, choć mogą sygnalizować przyszłe działania ZUS. W tabeli wskazujemy najważniejsze różnice pomiędzy tymi dwiema instytucjami

Z powyższego zestawienia jasno wynika, że kontrola ZUS i czynności wyjaśniające to dwie odrębne procedury o różnym charakterze i konsekwencjach. Kontrola jest formalnym działaniem uprawnionym do wydania decyzji, wymaga zawiadomienia i obejmuje pełną weryfikację dokumentacji. Czynności wyjaśniające mają charakter informacyjny, mogą odbywać się bez uprzedzenia i nie kończą się decyzją – co do zasady przedsiębiorca nie powinien się ich obawiać.

Jak przebiega kontrola ZUS i jakie są ryzyka?

Kontrola ZUS to sformalizowana procedura administracyjna, która przebiega według określonych etapów wymienionych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych oraz w kodeksie postępowania administracyjnego. Znajomość kolejnych kroków pozwala przedsiębiorcy skuteczniej się przygotować.

Jak zatem w praktyce przebiega kontrola Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w firmie? Kluczowe etapy wraz z krótkim opisem prezentuje poniższa tabela

Etap	Opis
Zawiadomienie	Co do zasady ZUS zawiadamia o zamiarze kontroli z 7-dniowym wyprzedzeniem (chyba że istnieje podejrzenie naruszeń).
Rozpoczęcie	Kontroler przedstawia upoważnienie oraz legitymację. Od tego momentu rozpoczyna się bieg kontroli.
Czynności kontrolne	Analiza m.in. umów cywilnoprawnych, deklaracji ZUS, list płac, dokumentacji kadrowej.
Protokół	Po zakończeniu czynności ZUS sporządza protokół. Płatnik ma 14 dni na wniesienie zastrzeżeń.
Decyzja	W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości – wydanie decyzji, od której przysługuje odwołanie w trybie administracyjnym oraz sądowoadministracyjnym.

Zakres kontroli w branży IT – przykłady praktyczne

Branża IT, z uwagi na częste korzystanie z umów B2B, outsourcingu i pracy zdalnej, narażona jest na szczegółowe kontrole. Poniżej wskazujemy najczęstsze obszary weryfikacji.

• Umowy B2B: obejścia przepisów o stosunku pracy,

• Zatrudnienie kontraktorów: Czy nie powinni być zgłoszeni do ubezpieczeń, czy zatrudnienie nie jest pozorne,

• Praca zdalna i hybrydowa: Czy dokumentacja odzwierciedla realne warunki współpracy,

• Praca z zagranicy: Weryfikacja formularzy A1, właściwego ustawodawstwa,

• Outsourcing usług: Ocena, czy nie dochodzi do pozornego samozatrudnienia,

Poniżej omówimy przypadek ostatniej kontroli ZUS u naszego klienta prowadzącego działalność w IT:

Spółka zatrudnia kilkudziesięciu specjalistów na podstawie umów B2B. Podczas kontroli ZUS kwestionuje część tych umów, argumentując, że w rzeczywistości wykonywana praca odpowiada stosunkowi pracy, co skutkuje koniecznością zgłoszenia tych osób do ubezpieczeń społecznych jako pracowników.

ZUS wskazuje na takie okoliczności, jak:

• wykonywanie pracy pod nadzorem i kierownictwem firmy,

• stałe godziny pracy i obowiązek obecności,

• korzystanie z firmowego sprzętu oraz narzędzi.

W efekcie, decyzja ZUS nakłada na firmę obowiązek zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami za okres do 5 lat wstecz. Firma, korzystając z pomocy kancelarii, przygotowuje obszerną dokumentację potwierdzającą faktyczną niezależność kontraktorów, m.in. samodzielność w doborze narzędzi i organizacji pracy oraz realizację projektów na własnych warunkach oraz brak konieczności fizycznej obecności w biurze i wdrożone częściowe rozliczenia projektowe. Sprawa jest w toku, a nasz klient oczekuje uchylenia decyzji ZUS.

Jak przygotować firmę do kontroli i kiedy warto się odwołać

Skuteczne przygotowanie do kontroli ZUS znacząco zwiększa szanse na jej pomyślne zakończenie. Przedsiębiorcy, którzy regularnie przeglądają dokumentację i przeprowadzają audyty wewnętrzne, rzadziej mierzą się z negatywnymi decyzjami organu. Dodatkowo odwołanie od decyzji – o ile jest poparte argumentacją prawną i dowodową – może skutecznie zniwelować ryzyka finansowe i organizacyjne.

Na kanwie wydanych w całym 2024 decyzji ZUS z zakresu prawa pracy można wskazać, że na 80 tys rozpatrzonych przez sądy odwołań, prawie 21 tys uwzględniało argumenty skarżących. Z tego wynika wprost, że w przypadkach decyzji odmownych w zakresie prawa pracy, prawie co czwarta zostaje wydana błędnie i jest uchylana przez sądy.

Konsekwencje kontroli ZUS mogą być nie tylko finansowe, ale także reputacyjne. Poniżej wybrane ryzyka, które warto zidentyfikować zawczasu:

• Obowiązek zapłaty zaległych składek za 5 lat wstecz (z odsetkami)

• Uznanie kontraktorów B2B za pracowników i przyznanie im uprawnień wynikających z kodeksu pracy

• odpowiedzialność członków zarządu na gruncie art. 218 Kodeksu karnego

• Zakwestionowanie zwolnienia ze składek (np. dla benefitów pozapłacowych)

Checklista do kontroli ZUS

Poniżej prezentujemy podstawowe kroki, które należy podjąć, aby przygotować się do ewentualnej kontroli:

• Zweryfikuj dokumentację wszystkich umów cywilnoprawnych

• Sprawdź poprawność zgłoszeń do ZUS (ZUA/ZZA/ZCNA)

• Oceń ryzyko wynikające ze stosowanych współprac B2B

• Zbierz dokumentację potwierdzającą niezależność kontraktorów

• Zweryfikuj rozliczenia świadczeń dodatkowych (bonusy, premie)

• Przygotuj osoby reprezentujące firmę na wypadek kontroli

• Rozważ uzyskanie opinii prawnej dla niestandardowych modeli współpracy

Nasza praktyka pokazuje, że Im wcześniej firma zidentyfikuje potencjalne ryzyka, tym większa szansa na ich ograniczenie przed formalną kontrolą. Ponadto, nie warto być biernym podczas czynności kontrolnych. Skuteczne może być kompleksowe zapoznanie się z materiałem dowodowym, ewentualne wniesienie zastrzeżeń do protokołu, a w ostateczności sporządzenie skutecznego odwołania od decyzji ZUS.

W czym może pomóc kancelaria prawna RPMS?

Wsparcie kancelarii prawnej na każdym etapie kontroli ZUS pozwala na profesjonalną ochronę interesów przedsiębiorcy i może znacząco zmniejszyć ryzyko nałożenia kar. Doświadczenie naszej kancelarii obejmuje skuteczne działania w tym zakresie, m.in.:

• Reprezentacja przedsiębiorcy już na etapie zawiadomienia o kontroli

• Przygotowanie dokumentacji i udzielanie odpowiedzi na wezwania

• Obecność podczas czynności kontrolnych

• Sporządzenie zastrzeżeń do protokołu

• Odwołanie od decyzji ZUS do sądu ubezpieczeń społecznych

• Prowadzenie postępowania sądowego aż do prawomocnego rozstrzygnięcia przed sądem

Działamy sprawnie, z pełną znajomością procedur i realiów kontroli ZUS. Jeżeli chcesz przygotować się do kontroli ZUS lub dokonać audytu zgodności z przepisami, skontaktuj się z nami za pośrednictwem formularza kontaktowego

Pytania i odpowiedzi

Zaufali nam