Umowa o dzieło zawierana z członkiem zarządu

Na czym polega umowa o dzieło?

Umowa o dzieło to kontrakt cywilnoprawny uregulowany w art. 627 i nast. kodeksu cywilnego. Na jego podstawie przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania dzieła, natomiast zamawiający do wypłaty wynagrodzenia. W praktyce przedmiotem umowy o dzieło musi być konkretny zakres, np.:

• audyt strony internetowej z raportem;
• stworzenie grafiki na cele marketingowe;
• stworzenie programu komputerowego;
• sporządzenie projektu uchwały

Nie można w ten sposób zlecić np. prowadzenia bieżących spraw spółki. Umowa o dzieło jest klasycznym przykładem zobowiązania rezultatu. Wykonawca odpowiada więc za efekt swojej pracy, a nie dochowanie należytej staranności.

Choć dzieło nie musi być wykonywane osobiście przez przyjmującego zamówienie, zamawiający często zastrzegają, aby zagwarantować sobie odpowiednią jakość prac. Co więcej, w razie powierzenia wykonania dzieła innym osobom przyjmujący zamówienie odpowiada za rezultat ich prac tak samo, jak gdyby sam dzieło wykonywał.

Zobacz również: Umorzenie pożyczki udzielonej spółce przez wspólnika lub członka zarządu

Jak zawrzeć umowę o dzieło z członkiem zarządu?

Regulacje dotyczące zawierania umów z członkami zarządu znalazły się w k.s.h.

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zawieranie umów reguluje art. 210 k.s.h. Zgodnie z tym przepisem w umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Rada nadzorcza co do zasady jest organem fakultatywnym. Konieczność jej powołania pojawia się dopiero w sytuacji, kiedy kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 tysięcy złotych, a wspólników jest więcej niż 25.

Uchwała o powołaniu pełnomocnika nie znalazła się w katalogu czynności, do których zrealizowania niezbędne jest odbycie się zgromadzenia wspólników, dlatego za wystarczające uważa się zachowanie minimalnych wymagań, o których mowa w art. 227 §2 k.s.h. Zgodnie z tym przepisem bez zgromadzenia wspólników mogą być podjęte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy:

• wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte;
• wyrażą zgodę na głosowanie pisemne.

Uchwała o powołaniu pełnomocnika powinna określać przede wszystkim:

• osobę pełnomocnika;
• konkretną czynność lub jej rodzaj, którego dotyczy pełnomocnictwo.

Przyjmuje się, że tak udzielone pełnomocnictwo nie może mieć charakteru ogólnego (do wszystkich czynności bez ograniczeń). Będzie więc ono albo szczególne albo rodzajowe.

W przypadku spółek jednoosobowych uchwała dla zachowania ważności wymaga formy aktu notarialnego. Akt jest następnie zgłaszany przez notariusza do sądu rejestrowego, przy czym ta zasada nie obowiązuje, jeżeli wspólnik korzysta ze wzorca umowy – uchwała będzie miała wtedy formę wzorca.

Analogiczne rozwiązanie zostało wprowadzone w przypadku spółki akcyjnej (art. 379 k.s.h.) oraz prostej spółki akcyjnej (art. 300⁵⁸ k.s.h.).

Zobacz również: Kiedy należy zgłosić umowę o dzieło do ZUS?

Kto może być pełnomocnikiem przy zawarciu umowy o dzieło z członkiem zarządu?

Ustawa nie wprowadza ograniczeń podmiotowych w zakresie pełnomocnictwa do działania za spółkę. Można więc powołać do tej funkcji dowolną osobę z grona wspólników, jak i spoza niego. Z oczywistych względów pełnomocnikiem nie może być członek zarządu, który podpisuje ze spółką umowę. Pełnomocnikiem może zostać także prokurent spółki, choć niezbędne jest udzielenie mu odrębnego pełnomocnictwa w tym zakresie.

W judykaturze do pewnego czasu występowały również wątpliwości co do możliwości ustanowienia pełnomocnikiem innego członka zarządu. Zdaniem historycznego już orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego takie działanie może zostać uznane za obejście prawa. Wśród aktualnych wyroków, a także poglądów doktryny dominuje jednak stanowisko przeciwne. W postanowieniu z dnia 7 kwietnia 2010 r., sygn. II UZP 5/10 Sąd Najwyższy wskazał, że w świetle art. 210 k.s.h. dopuszczalne jest umocowanie członka zarządu spółki z o.o. do zawarcia umowy o pracę z innym członkiem zarządu.

Na zasadzie analogii można więc przyjąć, że i innego rodzaju kontrakty nie naruszą obowiązujących w tym zakresie przepisów.

Jak przebiega zawarcie umowy o dzieło z członkiem zarządu?

Zawarcie umowy o dzieło wymaga jej zgłoszenia do ZUS w terminie 7 dni od jej zawarcia na formularzu ZUS-RUD. Zgłoszenia dokonuje płatnik (spółka), wskazują w formularzu:

• swoje dane ewidencyjne;
• dane ewidencyjne wykonawcy;
• data zawarcia umowy oraz rozpoczęcia i zakończenia wykonywania;
• przedmiot umowy o dzieło;
• liczbę zawartych umów o dzieło (jeżeli jest ich więcej niż jedna).

Na formularzu RUD nie podaje się wysokości wynagrodzenia. Nadal umowy o dzieło nie są również oskładkowane, choć co jakiś czas ustawodawca zwraca uwagę na potrzebę zmiany w tym zakresie.

Zobacz również: Umowa B2B (samozatrudnienie) a umowa o pracę – na co uważać?

Opodatkowanie umowy o dzieło z członkiem zarządu. Co trzeba wiedzieć?

Wynagrodzenie z tytułu umowy o dzieło opodatkowane jest podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT), którego stawka obecnie wynosi 12%. W przypadku umów o dzieło wyróżnia się dwie wysokości kosztów uzyskania przychodu. Podstawowe koszty to 20%, koszty podwyższone wynoszą 50%. Zasadą jest stosowanie kosztów podstawowych, co oznacza, że podatek jest płacony od 80% wynagrodzenia.

Przenosząc prawa autorskie na spółkę, warto pamiętać o precyzyjnym określeniu nie tylko wynagrodzenia, ale przede wszystkim pól eksploatacji. Definiują one dopuszczalny zakres korzystania z utworu i powinny być wymienione w sposób wyczerpujący, ponieważ nie można ich domniemywać. Zakres pól eksploatacji powinien odpowiadać rzeczywistym potrzebom zamawiającego, aby w razie zakończenia współpracy z członkiem zarządu nie doszło do jego pokrzywdzenia poprzez zapłatę niskiej kwoty za bardzo szerokie uprawnienia do korzystania z utworu. Lepszym pomysłem będzie w takiej sytuacji zawarcie aneksu do umowy przenoszącej prawa autorskie i poszerzenie zakresu pól eksploatacji.

Aby zastosować podwyższone koszty wynagrodzenia niezbędne jest prowadzenie ewidencji prac, ale przede wszystkich wykonywanie prac objętych prawem autorskim (stanowiących utwór) oraz późniejsze ich przeniesienie na zamawiającego. Może być to np. przygotowywanie opracować ekonomicznych lub artykułów poradnikowych na rzecz spółki, które zostaną umieszczone na jej stronie internetowej. Limit dla stosowania podwyższonych kosztów pokrywa się z pierwszym progiem podatkowym i wynosi 120 tysięcy złotych.

Podatek od wynagrodzenia pobiera płatnik (spółka), odprowadzając go następnie do właściwego urzędu skarbowego. Wynagrodzenie wypłacone z tytułu umowy o dzieło lub pozostawione do dyspozycji wykonawcy dla płatnika stanowi koszt uzyskania przychodu, o który można obniżyć podstawę opodatkowania.

Umowa o dzieło a umowa zlecenie lub umowa o pracę z członkiem zarządu

Warto wskazać, że nie ma przeciwwskazać, aby zawrzeć z członkiem zarządu umowę o dzieło w sytuacji, kiedy jednocześnie świadczy on na rzecz spółki funkcję na podstawie umowy o pracę.

Przedmioty tych umów powinny być jednak wyraźnie odmienne, tak jak ich charakter (umowa o dzieło nie może prowadzić do powstania stosunku podporządkowania, a także powstania innych charakterystycznych elementów stosunku pracy, jak np. wykonywanie umowy na ryzyko pracodawcy oraz w sposób ciągły). W przeciwnym razie członek zarządu może żądać ustalenia istnienia stosunku pracy na drodze sądowej. Aby uniknąć takich wątpliwości należy w sposób przemyślany sformułować treść umowy o dzieło, ponieważ o jej typie nie decyduje jedynie nazwa, ale przede wszystkim treść (vide: postanowienie SN z dnia 3 lutego 2010 r., sygn. II PK 297/09).

Choć co do zasady dzieło nie stanowi odrębnego tytułu do ubezpieczeń, w przypadku połączenia go z umową o pracę lub umową zlecenie wykonywaną na rzecz jednego pracodawcy kwoty wynagrodzenia z obu kontraktów należy zsumować. Ta suma będzie stanowiła podstaw wymiaru składem. Zasada ta nie obowiązuje w sytuacji, kiedy:

• przedmiot umowy o dzieło pokrywa się z przedmiotem JDG, jeśli członek zarządu prowadzi własną firmę – wtedy przychód z tytułu umowy cywilnoprawnej kwalifikuje się do przychodu z działalności gospodarczej;
• pracodawca zawiera z członkiem zarządu umowę o dzieło w okresie bezskładkowym, np. w czasie pobierania świadczenia rehabilitacyjnego lub zasiłków z ubezpieczenia społecznego chorobowego lub opiekuńczego.

W tych grupach przypadków składki od wynagrodzenia z tytułu dzieła nie będą obliczane.

Umowa o dzieło jako sposób na wypłatę majątku spółki

Zawarcie z członkiem zarządu umowy o dzieło stanowi również jeden ze sposobów na wypłatę kapitału z majątku spółki kapitałowej. Należy jednak zadbać, aby przedmiot umowy o dzieło nie pokrywał się z zakresem obowiązków dla innej podstawy zatrudnienia. Dla zastosowania podwyższonych kosztów wynagrodzenia konieczne jest też stworzenie dzieła objętego prawem autorskim oraz przeniesienie go na spółkę. Umowa o dzieło zawierana z członkiem zarządu to narzędzie, które może zostać wykorzystane do optymalizacji podatkowej. Należy jednak pamiętać o szczególnych warunkach jej zawierania, a w przypadku rozliczania utworów objętych prawem autorskim, konieczności właściwego udokumentowania pracy. W razie wątpliwości warto zwrócić się o pomoc do kancelarii prawnej z doświadczeniem w obsłudze korporacyjnej spółek.

Pytania i odpowiedzi

Zaufali nam