Sukcesja w jednoosobowej działalności gospodarczej

Sukcesja w firmie, czyli właściwie co?

Zachowanie ciągłości prowadzenia biznesu jest niezwykle istotne: pozwala uchronić firmę przed utratą kontrahentów, pracowników i zaburzeniem płynności finansowej. Wie o tym także ustawodawca, który zauważając ten problem wśród jednoosobowych działalności gospodarczych, wprowadził w życie Ustawę z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej (Dz. U. z 2021, poz. 170).

Ustawa ta reguluje zasady zarządzania przedsiębiorstwem będącego jednoosobową działalnością gospodarczą w sytuacji, w której umrze prowadzący tę działalność. Jest to właśnie tzw. sukcesja, czyli, innymi słowy, następstwo prawne. Oznacza, iż dana osoba kontynuuje wykonywanie praw i obowiązków swojego poprzednika, od którego je nabyła. W polskim systemie prawnym wyróżniamy:

sukcesję uniwersalną – przejście ogółu praw i obowiązków zmarłego przez jego następcę prawnego
sukcesję singularną – przejęcie tylko części praw i obowiązków zmarłego.

Należy podkreślić, iż reguły postępowania omawiane w niniejszym artykule dotyczyć będą tylko jednoosobowych działalności gospodarczych – a więc firm, dla których rejestrem właściwym jest Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej. W zakresie spółek zasad sukcesji i następstwa prawnego należy szukać w przepisach kodeksu spółek handlowych.

Zarząd sukcesyjny

Instytucją, która ma wspomóc proces przejmowania sterów jednoosobowej działalności gospodarczej, jest zarząd sukcesyjny. Na czym on polega? Zarząd sukcesyjny pozwala na tymczasowe przejęcie zarządzania spółką, aż do momentu formalnego objęcia jej przez spadkobierców zmarłego przedsiębiorcy. Powołanie zarządcy wpływa korzystnie nie tylko na utrzymanie płynność działalności, ale również zaskarbia trochę czasu powołanym spadkobiercom, którzy muszą przemyśleć, jak mają wyglądać dalsze losy przedsiębiorstwa.

Zarząd sukcesyjny działalnością może trwać co do zasady nie dłużej niż dwa lata od śmierci przedsiębiorcy. Z uwagi na ważne okoliczności – np. toczące się w dalszym ciągu postępowanie spadkowe – okres ten może zostać przedłużony, ale nie bardziej niż do upływu pięciu lat od dnia zgonu. Możliwe jest też skrócenie okresu zarządu – jeżeli spadkobiercy dokonają przejęcia spadku wcześniej, zarząd wygaśnie wraz ze stwierdzeniem nabycia przedsiębiorstwa w spadku.

Kto może zostać zarządcą sukcesyjnym?

Podstawowym wymaganiem dla zarządcy sukcesyjnego jest posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych. Stanowi o tym art. 8 Ustawy. Ponadto, jako wymóg ustawa wskazuje, że zarządca sukcesyjny przedsiębiorstwem osoby fizycznej nie może posiadać na swoim koncie prawomocnego wyroku nakładającego na niego zakaz prowadzenia działalności gospodarczej, o którym mowa w art. 373 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe lub środek karny albo środek zabezpieczający w postaci zakazu prowadzenia określonej działalności gospodarczej, obejmującego działalność gospodarczą wykonywaną przez przedsiębiorcę lub działalność gospodarczą w zakresie zarządu majątkiem.

Zarządcą może być tylko i wyłącznie osoba fizyczna – nie będzie istniała możliwość, aby zarząd sukcesyjny sprawowała spółka czy inna osoba prawna. Należy także zauważyć, że zarządcą sukcesyjnym w jednym czasie może być tylko i wyłącznie jedna osoba. Przepisy ustawy przewidują jednak możliwość ustanowienia ewentualnego “zastępstwa” na wypadek, gdyby osoba pierwotnie wskazana do pełnienia funkcji zarządcy nie mogła się tego zadania podjąć.

Powołanie zarządcy sukcesyjnego

Zgodnie z przepisami Ustawy, zarządcę sukcesyjnego może w szczególności jeszcze za życia powołać sam przedsiębiorca. Jest to korzystne rozwiązanie, które zabezpiecza losy działalności. Jeżeli jednak zaniecha takiego kroku, istnieje możliwość, aby oddanie kierowania biznesem w ręce zarządcy odbyło się już po jego śmierci. Poniżej wyjaśniamy zawiłości oby tych przypadków.

Powołanie zarządcy przez przedsiębiorcę – za jego życia

Często zdarza się tak, że w ramach działalności gospodarczej przedsiębiorca ustanawia jako zarządcę sukcesyjnego osobę prokurenta. Jest to dość powszechna praktyka. Przedsiębiorca ma jednak także prawo wyboru innej osoby, pod warunkiem że spełnia ona przesłanki, o których mowa powyżej: posiada pełną zdolność do czynności prawnych i nie została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa skutkujące zakazem prowadzenia działalności gospodarczej.

Aby powołanie zarządcy było możliwe, muszą kumulatywnie wystąpić następujące przesłanki:

powołanie zarządcy sukcesyjnego – może mieć formę oświadczenia sporządzonego przez przedsiębiorcę w formie pisemnej,
osoba powołana musi wyrazić zgodę na pełnienie tej funkcji – takie wyrażenie zgody również powinno mieć formę pisemną,
przedsiębiorca powinien zgłosić ustanowienie zarządcy do rejestru CEIDG.

Powołanie zarządcy po śmierci przedsiębiorcy

Jeżeli przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą nie ustanowił zarządcy sukcesyjnego – a z jakiegoś powodu jest to pożądane – małżonek, spadkobiercy lub zapisobiercy windykacyjni, którym przysługuje prawo do udziału w przedsiębiorstwie, mogą takiego zarządcę ustanowić. Mają na to dwa miesiące od momentu śmierci przedsiębiorcy.

Aby ustanowienie zarządcy było skuteczne, istnieje konieczność spełnienia kilku warunków. Po pierwsze, osoba, która zgłasza potrzebę ustanowienia zarządcy, musi posiadać zgodę wszystkich spadkobierców, którym łącznie przysługuje przynajmniej 85% udziału w przedsiębiorstwie w ramach spadku. Po drugie, powołanie oraz wyrażenie zgody przez potencjalnego zarządcę musi mieć formę aktu notarialnego. W tym przypadku, poprzez wpis aktu notarialnego w Rejestrze Zarządców Sukcesyjnych przedsiębiorstw osób fizycznych, to notariusz dokonuje zgłoszenia zarządcy sukcesyjnego do CEIDG.

Rola i obowiązki zarządcy sukcesyjnego

Przejęcie zarządu działalnością, w ramach zarządu sukcesyjnego, polega de facto na poprowadzeniu biznesu tak, jakby był on prowadzony, gdyby przedsiębiorca w dalszym ciągu pozostawał przy życiu. Zarządca sukcesyjny przejmuje więc jego obowiązki zarówno wobec kontrahentów, jak i pracowników czy organów administracyjnych. Przede wszystkim, należy zwrócić uwagę, aby zarządca prawidłowo identyfikował siebie oraz zarządzaną działalność. Przyjmijmy, że przed śmiercią przedsiębiorca legitymował się jako Jan Nowak prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Nowak Remonty. W przypadku śmierci Jana Nowaka i objęcia zarządu sukcesyjnego przez jego prokurenta – Macieja Kowalskiego, Maciej Kowalski powinien używać własnych danych i identyfikować się jako zarządca sukcesyjny działalności w spadku tj. jako Maciej Kowalski zarządca sukcesyjny dla działalności gospodarczej Nowak Remonty w spadku. Skutek nienależytego wykonywania obowiązków i obowiązki zmarłego przedsiębiorcy wynikające z odwołanie zarządcy sukcesyjnego jako małżonek przedsiębiorcy i właścicieli przedsiębiorstwa któremu przysługuje udział na rachunek właścicieli przedsiębiorstwa i przysługuje udział w przedsiębiorstwie jako spadkobierca ustawowy przedsiębiorcy w ogłoszonym testamentem przysługuje przyjął zapis windykacyjny związany z sukcesją przedsiębiorstw i wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego gdzie zarządca sukcesyjny działa na mienie przedsiębiorcy stanowiące mienie przedsiębiorcy jako spadkobierca testamentowy przedsiębiorcy.

Podstawowym obowiązkiem zarządcy sukcesyjnego jest sporządzenie spisu inwentarza przedsiębiorstwa. W ramach spisu zarządca powinien wykazać wszystkie elementy wchodzące w skład przedsiębiorstwa, wraz ze wskazaniem ich wartości i cen na dzień śmierci przedsiębiorcy oraz ewentualne zadłużenie. Wśród innych obowiązków zarządcy należy wskazać:

wykonywanie umów z kontrahentami – umowy w chwili śmierci przedsiębiorcy nie wygasają, co oznacza, że rolą zarządcy jest zabezpieczenie ich wykonania, dokonując niezbędnych czynności dla zachowania płynności prowadzenia działalności przez przedsiębiorstwo,
przejęcie roli pracodawcy, jeżeli przedsiębiorca zatrudniał pracowników – jeżeli ustanowiono zarząd sukcesyjny, umowy o pracę nie wygasają, tak jak miałoby to miejsce, gdyby zarządcy nie było; jego rolą jest zorganizowanie pracy zespołu, wypłata wynagrodzenia czy pełnienie funkcji płatnika składek i odprowadzania stosownych podatków. Zarządca może także zawrzeć z pracownikami pisemne porozumienia o kontynuowaniu zatrudnienia po śmierci przedsiębiorcy,
nadzorowanie wpływów i wydatków dokonywanych z rachunków bankowych przedsiębiorstwa – ponieważ rachunki te nie zostają zamknięte w wyniku śmierci przedsiębiorcy, rolą zarządcy jest uzyskanie dostępu do rachunku, a tym samym zaspokajanie roszczeń i przyjmowanie należności,
odprowadzanie stosownych podatków – m.in. PIT oraz VAT,
jeżeli przedsiębiorca prowadził przedsiębiorstwo w oparciu o koncesję lub zezwolenie – kontynuowanie działalności w tym zakresie (koncesja lub zezwolenie nie wygasa) oraz w terminie trzech miesięcy od dnia ustanowienia zarządu złożenie stosownego wniosku o potwierdzenie możliwości jej wykonywania.

Zarządca nie może w toku pełnienia swojej funkcji przenieść jej na kogoś innego – może natomiast powołać pełnomocników do wykonywania poszczególnych czynności. Występując w sprawach związanych z prowadzoną działalnością posiada uprawnienie, aby występować z powództwem w tych sprawach – może także być pozwany na gruncie spraw związanych z wykonywaniem działalności.

Zarząd sukcesyjny wykonywany jest w imieniu i na rachunek właścicieli spadku, w skład którego wchodzi przedsiębiorstwo. Z tego powodu to nie zarządca ponosi odpowiedzialność za zobowiązania wynikłe z prowadzenia przedsiębiorstwa. Jeżeli jednak zarządca swoim działaniem wywoła szkodę w ramach zarządzanej działalności, będzie mógł być pociągnięty do odpowiedzialności za nierzetelne wykonywanie swoich obowiązków.

Rezygnacja z pełnienia funkcji zarządcy sukcesyjnego

Z pełnienia funkcji zarządca można w każdej chwili zrezygnować dobrowolnie – może ona także zostać mu odebrana. W szczególności, możliwość sprawowania funkcji zarządcy wygaśnie, gdy utraci on pełną zdolność do czynności prawnych. Przedsiębiorca jest także uprawniony, aby odwołać ustanowienie zarządu sukcesyjnego właściwie w każdej chwili – musi tylko dopełnić formalności tj. złożyć oświadczenie w tym zakresie i zgłosić zmianę do CEIDG. Z kolei po śmierci przedsiębiorcy, zarządcę sukcesyjnego mogą odwołać jego spadkobiercy. Dla dokonania tego kroku niezbędna jest zgoda osób reprezentujących przynajmniej 50% udziału w spadku.

Co następuje po zakończeniu zarządu sukcesyjnego?

Ze swojej definicji i przeznaczenia, zarząd sukcesyjny nie jest rozwiązaniem docelowym. Ma spełniać funkcję tymczasową, do momentu przejścia przedsiębiorstwa w skład majątku spadkobierców. Zarząd sukcesyjny nie może być zatem sposobem na stałe prowadzenie przedsiębiorstwa. I tu może pojawić się pytanie: co dalej?

Po upływie okresu, na jaki mógł zostać ustanowiony zarząd, spadkobiercy muszą podjąć decyzję, jakie będą dalsze losy przedsiębiorstwa. Wyjścia mają tak naprawdę dwa: mogą zdecydować o likwidacji przedsiębiorstwa (wykreślenie przedsiębiorstwa z CEIDG następuje wówczas po wykreśleniu zarządu sukcesyjnego) lub o kontynuowaniu jego działalności pod warunkiem, że spadkobierca założy własną działalność. Drugie rozwiązanie wydaje się nieproblematyczne, tylko jeżeli do dziedziczenia przedsiębiorstwa powołany jest jeden spadkobierca. A jeżeli jest ich kilku i przysługuje im współwłasność ułamkowa w całości przedsiębiorstwa? W takich okolicznościach konieczne będzie przeprowadzenie podziału spadku i przekazanie całości przedsiębiorstwa na rzecz jednego ze spadkobierców. Jeżeli nie będą oni potrafili porozumieć się w tej kwestii i dokonać podziału w drodze umowy, podział może zostać przeprowadzony na żądanie któregokolwiek z nich na mocy orzeczenia sądu.

Jak wygląda sukcesja w spółce cywilnej?

W kontekście zarządu sukcesyjnego warto przyjrzeć się również spółce cywilnej. To specyficzna forma prowadzenia działalności gospodarczej – nie posiada ona statusu przedsiębiorcy, a jest jedynie umową cywilnoprawną zawartą między wspólnikami. To wspólnicy są przedsiębiorcami wpisanymi do CEIDG, choć spółka jest uznawana za podatnika niektórych podatków (np. VAT).

W przypadku śmierci jednego ze wspólników, przepisy ustawy o zarządzie sukcesyjnym znajdą zastosowanie do tej osoby co oznacza, że zarządca sukcesyjny będzie wykonywał prawa i obowiązki zmarłego wspólnika. Nie ma on jednak możliwości wpływania na sytuację pozostałych wspólników. Ogólne zasady zarządu będą podobne do tych opisanych powyżej, ale warto zwrócić uwagę na kilka odrębności. Szczegółowe informacje na ten temat zawiera rozdział 8 ustawy o zarządzie sukcesyjnym.

Umowa spółki przewidująca wejście spadkobierców na miejsce zmarłego wspólnika

Jeżeli w umowie spółki cywilnej zastrzeżono, że spadkobiercy zmarłego wspólnika wejdą na jego miejsce i jednocześnie został ustanowiony zarząd sukcesyjny, prawa spadkobierców wspólnika w spółce wykonuje ustanowiony zarządca. W takiej sytuacji prowadzi on sprawy spółki i reprezentuje ją na dokładnie takich samych zasadach, jakie były przewidziane w umowie dla zmarłego wspólnika od dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego. Jak w praktyce rozumieć to zastrzeżenie?

Zarządca sukcesyjny może podejmować czynności nie cierpiące zwłoki oraz czynności zwykłego zarządu, ale do działań przekraczających zwykły zarząd potrzebna jest uchwała wspólników;
Zarządca sukcesyjny ma obowiązek stosować się do zasad reprezentacji spółki. Jeśli więc w spółce dwuosobowej reprezentacja wymaga współdziałania obu wspólników, zarządca nie może działać samodzielnie.

Umowa spółki niezastrzegająca wejścia spadkobierców na miejsce zmarłego wspólnika

dy umowa spółki cywilnej nie przewiduje wejścia spadkobierców do spółki, ale ustanowiono zarząd sukcesyjny, z chwilą śmierci wspólnika jego spadkobiercy wchodzą na miejsce zmarłego za zgodą wszystkich pozostałych wspólników. W takim przypadku zarządca prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją od dnia wyrażenia zgody przez pozostałych wspólników.

Aby nie przedłużać stanu niepewności prawnej, ustawodawca przewidział, że w przypadku braku zastrzeżenia wejścia spadkobierców zmarłej osoby do spółki zarządca sukcesyjny ma obowiązek niezwłocznego poinformowania pozostałych wspólników o tym, że został wyznaczony.

W terminie 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia każdy ze wspólników może zgłosić pisemny sprzeciw wobec ustanowienia zarządcy. Brak złożenia oświadczenia woli w tym terminie jest równoznaczny z wyrażeniem zgody. Wszystkie oświadczenia powinny być składane bezpośrednio zarządcy sukcesyjnemu. Do czasu złożenia oświadczeń lub upływu terminu wspólnicy sami mogą podejmować wszystkie czynności związane z prowadzeniem spółki.

Dwuosobowa spółka cywilna a śmierć wspólnika

Spółka cywilna musi liczyć sobie co najmniej dwóch wspólników. Śmierć jednego z nich powoduje rozwiązanie utworzonej struktury najpóźniej z upływem 1 roku od dnia, w którym upłynął termin do powołania zarządcy sukcesyjnego.

Spadkobiercy zmarłego, zgodnie z art. 12 ust. 10 ustawy, mają na to czas jeszcze przez 2 miesiące od dnia śmierci przedsiębiorcy. Jeżeli nie da się ustalić dokładnej daty, dwumiesięczny termin jest liczony od:

dnia znalezienia zwłok przedsiębiorcy;
uprawomocnienia się postanowienia stwierdzającego zgon.

W praktyce może więc dojść do sytuacji, kiedy przejściowo w obrocie będzie funkcjonowała jednoosobowa spółka cywilna, zgodnie z art. 48 ust. 2 ustawy o zarządzie sukcesyjnym. W tym przypadku jedyny wspólnik może sam podejmować wszystkie czynności związane z prowadzeniem spraw spółki. Jest to jednak wariant wyjątkowy, a dodatkowo ograniczony czasowo, ponieważ jednoosobowa spółka cywilna może trwać najdalej do:

ustanowienia zarządu sukcesyjnego;
wyrażenia zgody na wejście albo sprzeciwu wobec wejścia wspólników do spółki;
upływu terminu na powołanie zarządcy sukcesyjnego po śmierci przedsiębiorcy.

Sukcesja w firmie – słowem podsumowania

Ustanowienie zarządu sukcesyjnego jest niewątpliwie ułatwieniem w kontynuowaniu prowadzenia działalności w trudnym czasie, jakim jest śmierć przedsiębiorcy. Należy mieć na uwadze, że zarządcę może powołać sam przedsiębiorca, jak i jego spadkobiercy pod pewnymi warunkami. Zadaniem zarządcy jest takie prowadzenie spraw bieżących, aby przejście spadku z przedsiębiorcy na jego następców odbyło się w sposób niezakłócony.

Należy zdawać sobie sprawę, że zarząd sukcesyjny jest rozwiązaniem tymczasowym, które daje spadkobiercom czas na to, aby rozważyli, czy chcą w dalszej kolejności prowadzić biznes po zmarłym przedsiębiorcy. Aby uniknąć wątpliwości związanych z zarządem sukcesyjnym, warto z wyprzedzeniem rozważyć przekształcenie podmiotowe w oparciu przepisy kodeksu spółek handlowych.

W przypadku przedsiębiorcy prowadzącego JDG możliwe jest dokonanie przekształcenia w jednoosobową spółkę kapitałową (z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjną lub prostą spółkę akcyjną). Z kolei spółka cywilna – stosownie do art. 551 §2 k.s.h. – może być przekształcona w spółkę handlową inną niż spółka jawna. Z kolei możliwość przekształcenia spółki cywilnej w spółkę jawną wynika z art. 24 §4 do §6 k.s.h. Decydując się na przekształcenie w spółkę handlową, łatwiej będzie można zarządzać składem osobowym – zwłaszcza w spółkach kapitałowych.

Należy zwrócić uwagę, że przekształcenia podmiotowe są procesami złożonymi i skomplikowanymi, dlatego ich przeprowadzenie warto powierzyć kancelarii prawnej.

Pytania i odpowiedzi

Czy zarządcę sukcesyjnego można ustanowić w ramach działalności zawieszonej?

Tak, stanowi o tym wprost art. 6 ust. 2 Ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej. Negatywną przesłanką dla ustanowienia zarządu tymczasowego jest upadłość – art. 6 ust. 3 Ustawy.