|
16 maja 2025 | Ostatnio zmodyfikowano 1 września, 2025 o 17:08 | Czas na przeczytanie: 6 minut
Pozostałe Artykuły
Czym jest regulamin ZFŚS
Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych to dokument wprowadzony na podstawie ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ustanowiony przez pracodawcę Regulamin ZFŚS jest to dokument wewnętrzny, który precyzuje zasady funkcjonowania funduszu. W regulaminie pracodawca powinien uregulować zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Z praktycznego punktu widzenia, regulamin powinien regulować w szczególności:
-
kryteria i tryb przyznawania świadczeń socjalnych,
-
rodzaje dostępnych świadczeń,
-
grupy osób uprawnionych do korzystania z funduszu,
-
sposób gromadzenia i rozdysponowania środków ZFŚS.
Regulamin ten powinien być opracowany w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub, w przypadku jej braku, z przedstawicielem pracowników. Jego celem jest zapewnienie przejrzystości i sprawiedliwości w dystrybucji środków socjalnych w firmie.
Kto musi wdrożyć Regulamin ZFŚS
Przede wszystkim regulamin musi wdrożyć przedsiębiorca, który jest zobowiązany do utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Istnienie w przedsiębiorstwie ZFŚS zazwyczaj jest istotnym benefitem pracowniczym, ale faktem jest, że nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek wdrożenia takiego funduszu w firmie. Obowiązek utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz wdrożenia odpowiedniego regulaminu spoczywa na pracodawcach, którzy:
-
zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
-
zatrudniają od 20 do 49 pracowników, jeśli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o utworzenie funduszu.
Liczbę zatrudnionych ustala się na dzień 1 stycznia danego roku i ewentualne zmiany w ciągu roku nie wpływają na obowiązek tworzenia ZFŚS. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie są zobowiązani do tworzenia funduszu, ale mogą to uczynić dobrowolnie. Warto również zaznaczyć, że w przypadku funkcjonowania układu zbiorowego pracy, strony mogą postanowić o nietworzeniu ZFŚS.
Jak w praktyce opracować regulamin?
Proces wdrażania regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wymaga staranności i dostosowania do specyfiki danego przedsiębiorstwa. Pracodawca, jako podmiot odpowiedzialny za określenie zasad funkcjonowania funduszu, powinien rozpocząć od przeanalizowania potrzeb socjalnych pracowników oraz zakresu świadczeń, jakie mogą być finansowane z jego środków. Następnie, jeśli w zakładzie działa organizacja związkowa, regulamin musi zostać z nią uzgodniony. W przypadku jej braku pracodawca konsultuje jego treść z przedstawicielem pracowników wybranym przez załogę. To niezwykle istotny etap, ponieważ regulamin nie tylko określa warunki przyznawania świadczeń, ale także powinien zapewniać, że fundusz rzeczywiście spełnia swoją funkcję socjalną, a przyznawane świadczenia nie pogłębiają różnic majątkowych między uprawnionymi.
Opracowanie regulaminu wymaga również określenia katalogu dostępnych świadczeń, który może różnić się w zależności od decyzji pracodawcy. Nie ma obowiązku wprowadzania wszystkich możliwych form wsparcia, jednak należy pamiętać, że kluczowe znaczenie ma zastosowanie kryterium socjalnego. Jest to warunek konieczny do skorzystania ze zwolnień podatkowych oraz zwolnień ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jeśli pracodawca pominie ten aspekt, może to skutkować koniecznością zapłaty zaległych składek i podatków, a nawet sankcjami administracyjnymi za niewłaściwe wykorzystanie środków funduszu.
Regulamin powinien także jasno określać, kto jest uprawniony do korzystania z funduszu. Oprócz pracowników i ich rodzin należą do nich również emeryci i renciści – byli pracownicy danego zakładu pracy. Błędne jest wykluczanie tych grup, ponieważ mają one ustawowe prawo do świadczeń. Kluczowe jest również właściwe zdefiniowanie emeryta jako byłego pracownika zakładu, który przed przejściem na emeryturę lub rentę był w nim zatrudniony. Przerwa między zakończeniem stosunku pracy a uzyskaniem prawa do emerytury nie wpływa na uprawnienia do świadczeń z funduszu.
Po opracowaniu i uzgodnieniu regulaminu pracodawca zatwierdza go i udostępnia pracownikom. Ważne jest, aby regulamin był dostępny dla wszystkich uprawnionych osób, co zapewnia przejrzystość zasad i minimalizuje ryzyko ewentualnych sporów.
Co grozi za brak wdrożenia regulaminu
Niewdrożenie regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) przez pracodawcę, który jest do tego zobowiązany, może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Zgodnie z art. 12a ustawy o ZFŚS, pracodawca lub osoba odpowiedzialna za realizację przepisów ustawy, która nie wypełnia swoich obowiązków lub działa niezgodnie z nimi, podlega karze grzywny. Postępowanie w takich sprawach inicjowane jest na wniosek właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy i prowadzone zgodnie z kodeksem postępowania w sprawach o wykroczenia.
Ponadto, brak wdrożenia regulaminu może skutkować roszczeniami ze strony zakładowej organizacji związkowej. Sąd Najwyższy w swoich orzeczeniach wskazuje, że roszczenie organizacji związkowej o wpłatę obowiązkowych odpisów na ZFŚS nie ulega przedawnieniu, choć od niewpłaconych kwot nie przysługują odsetki. Oznacza to, że organizacja związkowa może w dowolnym momencie domagać się od pracodawcy realizacji zaległych wpłat na fundusz.
Warto również zauważyć, że niewywiązanie się z obowiązku utworzenia i wdrożenia regulaminu ZFŚS może być traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, co dodatkowo naraża pracodawcę na sankcje prawne i finansowe.
Aby uniknąć takich konsekwencji, pracodawcy powinni dopełnić obowiązku utworzenia ZFŚS oraz opracowania i wdrożenia odpowiedniego regulaminu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Podsumowanie
Stworzenie regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale także sposób na zapewnienie przejrzystości i zgodności z przepisami. Jego brak może skutkować sankcjami finansowymi, kontrolami oraz roszczeniami związków zawodowych. Wdrożenie regulaminu pozwala uniknąć tych konsekwencji, a jednocześnie zapewnia sprawiedliwy podział środków i pozytywnie wpływa na relacje w firmie. Jeśli potrzebujesz wsparcia w opracowaniu regulaminu ZFŚS, skontaktuj się z naszą kancelarią – pomożemy Ci dostosować go do przepisów i specyfiki Twojej firmy.
Pytania i odpowiedzi
Nie, obowiązek ten dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Firmy zatrudniające od 20 do 49 pracowników muszą utworzyć fundusz, jeśli z wnioskiem wystąpi zakładowa organizacja związkowa. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników mogą tworzyć fundusz dobrowolnie.
Tak, jeśli pracodawca jest zobowiązany do utworzenia ZFŚS, musi również opracować regulamin określający zasady funkcjonowania funduszu i przyznawania świadczeń. Dokument ten powinien zostać uzgodniony z organizacją związkową lub, w jej braku, z przedstawicielem pracowników.
Regulamin powinien określać m.in. kryteria przyznawania świadczeń, katalog dostępnych form wsparcia, zasady rozdysponowania środków oraz grupy osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Kluczowe jest stosowanie kryterium socjalnego, które warunkuje zwolnienia podatkowe i składkowe.
Zaufali nam
![Agencja pracy tymczasowej – jak bezpiecznie zatrudniać cudzoziemców po zmianach w 2025 roku [praktyczny przewodnik]](https://rpms.pl/wp-content/uploads/2025/10/Agencja-pracy-tymczasowej-jak-bezpiecznie-zatrudniac-cudzoziemcow-po-zmianach-w-2025-roku.jpg)
