Ustalenie sposobu wyliczania oraz wypłaty wynagrodzenia jest kluczową kwestią w każdej firmie, która zatrudnia pracowników. Osobom zatrudnionym daje to świadomość pewności wypłaty oraz dostępu do innych świadczeń, a pracodawcy pozwala na precyzyjne wyliczenie kosztów prowadzonej działalności oraz lepszą organizację procesów i administracji budżetem. Jakie informacje powinny znaleźć się w regulaminie wynagrodzenia i co warto o nim wiedzieć?
Jakie jest miejsce regulaminu wynagrodzenia w przepisach prawa?
Regulaminwynagradzania pracowników jest traktowany w analogiczny sposób, jak regulaminpracy. Oznacza to, że – zgodnie z treścią art. 9 k.p. – stanowi jedno z wewnątrzzakładowych źródeł prawa i zalicza się do źródeł prawa pracy razem z:
-
przepisami kodeksu pracy, a także innych ustaw oraz aktów wykonawczy wydanych na ich podstawie,
-
postanowieniami zbiorowych układów pracy,
-
innymi, opartymi na kodeksie pracy ustawami porozumieniami zbiorowymi, regulaminami oraz statutami określającymi prawa i obowiązki stron stosunku pracy.
Postanowienia regulaminuwynagradzania nie mogą być dla pracowników mniej korzystne niż reguły, które wynikają z przepisów ustawowych lub porozumień zbiorowych – jeżeli takie obowiązują na terenie zakładu pracy.
Postanowienia regulaminuwynagradzania, które naruszałyby zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, nie obowiązują, podobnie jak zapisy sprzeczne z normami ustawowymi.
Regulacja z art. 9 k.p. gwarantuje pracownikom, że regulaminwynagradzania może jedynie poprawić ich sytuację, domyślnie określoną w kodeksie pracy. Jeżeli regulamin jest mniej korzystny dla pracowników niż ustawowe przepisy, przestaje on w danym zakresie obowiązywać, a miejsce regulacji zajmują odpowiednie normy prawa pracy.
Walor regulaminu wynagradzania wielokrotnie podkreślał Sąd Najwyższy. W orzecznictwie wskazano, że zapisy regulaminu stanowią wewnętrzny akt normatywny zakładu pracy i może on być podstawą do zgłaszania roszczeń przez pracowników (np. o podniesienie wynagrodzenia). Jako źródło przepisów prawa podlega takim samym regułom wykładni, jak wszystkie inne regulacje prawne (Tak: wyrok SN z dnia 9 lipca 2009 rok, sygn. II PK 232/08).
W razie konieczności wejścia na drogę sporu sądowego regulamin wynagradzania stanowi istotny dowód w sprawie i może przesądzić o istnieniu lub nieistnieniu uprawnień i obowiązków stron postępowania.
Kiedy pracodawca jest zobligowany do wprowadzenia regulaminu wynagradzania?
Kryterium, które określa, czy firma jest zobligowana do wdrożenia regulaminuwynagradzania w zakładzie pracy, jest wolumen zatrudnienia. W kodeksie pracy wyodrębniono trzy grupy pracodawców:
-
zatrudniających 50 lub więcej osób – wprowadzenie regulaminu jest obligatoryjne,
-
zatrudniających mniej niż 50 osób – wprowadzenie regulaminu jest fakultatywne,
-
zatrudniających co najmniej 20 i mniej niż 50 osób – wprowadzenie regulaminu jest obligatoryjne, ale tylko wtedy, gdy z wnioskiem o jego ustalenie wystąpi zakładowa organizacja związkowa.
Przepisy wprawdzie nie odpowiadają wprost na pytanie o dopuszczalność wprowadzenia regulaminuwynagradzaniawfirmie, która zatrudnia mniej niż 20 osób, ale mając na względzie konstrukcję przepisów można przyjąć, że jest to w pełni fakultatywne działanie pracodawcy.
Przyjmuje się, że do ustawowych limitów pracowników (20 lub 50 osób), nie wlicza się osób, które wykonują swoje obowiązki w oparciu o inną podstawę prawną niż stosunek pracy. Będą to m.in. pracownicy działający na podstawie umowy cywilnoprawnej (dzieło lub zlecenie).
W przypadku umów o pracę nie ma jednak znaczenia wymiar etatu, jak również czas trwania kontraktu. Regulamin dotyczy także każdej podstawy zatrudnienia:
-
powołania,
-
wyboru,
-
mianowania,
-
spółdzielczej umowy o pracę.
Nie wszystkie grupy pracowników mogą być jednak objęte regulaminem wynagradzania. Wyłączenie dotyczy:
-
pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz ich zastępców,
-
głównych księgowych,
-
sędziów i prokuratorów,
-
członków korpusu służby cywilnej,
-
pracowników urzędów państwowych oraz jednostek samorządowych zatrudnionych na podstawie mianowania lub powołania.
Relacja między regulaminem wynagradzania a układami zbiorowymi
W każdym przypadku obowiązek wprowadzenia regulaminuwynagradzania nie obowiązuje, jeżeli pracownicy są objęci zakładowym układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, które ustalają kwestie przeznaczone dla treści regulaminu.
Jeżeli w zakładzie pracy najpierw został uchwalony regulaminwynagradzania, a dopiero w dalszej kolejności organizacje pracownicze debatują nad wprowadzeniem układów zakładowych lub ponadzakładowych, regulamin działa do czasu ich wprowadzenia.
Przesłanką wygaśnięcia mocy wiążącej regulaminu jest ustalenie w układach zbiorowych warunków wynagradzania w taki sposób, aby na ich podstawie było możliwe określenie zapisów indywidualnej umowy o pracę.
Kto uchwala regulamin wynagradzania i kiedy dokument wchodzi w życie?
Regulaminwynagradzania uchwala pracodawca, chyba że na terenie zakładu pracy działa organizacja związkowa. W takiej sytuacji treść dokumentu powinna być uzgodniona przez oba podmioty. Jeżeli nie dojdą one do porozumienia, pracodawca może samodzielnie uchwalić regulamin, po uwzględnieniu każdego z odrębnych stanowisk.
Niekiedy bywa tak, że w zakładzie funkcjonuje równolegle kilka organizacji związkowych (np. NSZZ „Solidarność” oraz OZZ „Inicjatywa Pracownicza”). W takiej sytuacji wszystkie organizacje powinny w terminie 30 dni przedstawić wspólne stanowisko dotyczące zasad wynagradzania pracowników.
Podobnie jak w przypadku regulaminupracy, regulaminwynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W praktyce zapoznanie pracowników będzie wyglądało inaczej, w zależności od rozmiarów firmy oraz dostępnych technologii.
-
W małych firmach regulamin zazwyczaj wykłada się w sekretariacie, wywiesza na tablicy ogłoszeń lub drukuje dla każdego z pracowników,
-
w dużych korporacjach, a także jednostkach sektora publicznego wykorzystuje się wewnętrzną sieć intranet, popularne jest też wysyłanie wiadomości e-mail do każdej z zatrudnionych osób.
W przypadku zmiany regulaminuwynagradzania, jego odświeżona wersja również musi zostać przekazana wszystkim pracownikom. Korzysta także z 2-tygodniowego okresu przejściowego i dopiero po jego upływie wchodzi w życie.
Na żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek udostępnić treść oraz objaśnienie do regulaminuwynagradzania.
Co powinno znaleźć się w regulaminie wynagradzania?
Elementy regulaminuwynagradzania można podzielić na dwie części związane z wynagrodzeniem i wykonywaną pracą oraz pozostałe.
Do pierwszej części należy zaliczyć przede wszystkim:
-
wynagrodzenie zasadnicze pracownika,
-
wynagrodzenie za nadgodziny, pracę w porze nocnej,
-
dodatki wyrównawcze za pracę na stanowisku stwarzającym zagrożenie dla zdrowia (np. praca z odczynnikami chemicznymi),
-
dodatki wyrównawcze za ponoszenie kwalifikacji zawodowych (np. certyfikaty językowe, studia podyplomowe lub doktoranckie),
-
składnik wynagrodzenia uzależniony od stażu pracownika (nie może być większy niż 20% wynagrodzenia zasadniczego),
-
wynagrodzenie za czas pracy w okresie niemożności jej świadczenia bez winy pracownika,
-
diety (np. za zagraniczne wyjazdy służbowe),
-
wynagrodzenie za korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych,
-
dodatki funkcyjne (np. dla osób zajmujących stanowiska kierownicze),
-
premie uznaniowe.
Do drugiej grupy można zaliczyć takie składniki jak odprawa emerytalna, rentowa albo nagroda jubileuszowa, które przyznawane są tylko raz po spełnieniu określonych przesłanek i ustaniu stosunku pracy. Przyjmuje się jednocześnie, że w regulaminie można przewidzieć wyłącznie wynagrodzenie pieniężne, ale nie w naturze.
Coraz popularniejsze stają się także dodatkowe świadczenia pozapłacowe:
-
karty multisportowe,
-
polisy ubezpieczeniowe,
-
refinansowanie wydatków związanych z kulturą,
-
opieka prywatnych przychodni medycznych.
Sposób korzystania z nich również należy opisać w regulaminiewynagradzania.
Systemy wynagradzania w regulaminie
Regulamin powinien również określać stosowany w zakładzie pracy system wynagradzania. Najczęściej spotykane warianty to rozliczenie:
-
czasowe (godzinowe lub dzienne),
-
wynikowe (akordowe lub prowizyjne),
-
mieszane (np. czasowo-premiowe lub prowizyjno-premiowe).
Dzięki temu pracownicy wiedzą, w jaki sposób liczone jest ich wynagrodzenie za określony czas pracy.
W przypadku wypłacanych diet odrębne przepisy określają limit oraz walutę składnika wynagrodzenia, w zależności od tego, na terenie jakiego państwa jest świadczona praca.
Przepisy kodeksu pracy wyróżniają także dodatkowe wynagrodzenie za zadania wykonywane poza stałym miejscem pracy. Zgodnie z art. 775 k.p. pracownikowi należy się także zwrot wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową, jeżeli odbywa ją na polecenie pracodawcy, a obowiązki są realizowane:
-
poza stałym miejscem pracy,
-
poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy.
Warto pamiętać, że regulaminwynagradzania zazwyczaj nie normuje kwestii związanych z miejscem i czasem wynagrodzenia. Zagadnienia te są związane z organizacją porządku pracy i jako takie powinny znaleźć się w regulaminiepracy.
Regulaminywynagradzania, zwłaszcza w dużych firmach, to akty liczące po kilkadziesiąt stron. Ich prawidłowe sformułowanie wymaga dobrej znajomości przepisów prawa pracy, a także uwzględnienia specyfiki określonej branży i struktury przedsiębiorstwa.
Regulamin wynagradzania jako narzędzie przeciwdziałające dyskryminacji płacowej
Poza funkcją porządkującą i informacyjną regulamin, określający wysokość i sposób wyliczania wynagrodzenia służy także jako narzędzie do walki z dyskryminacją płacową. Co to za zjawisko?
Pracodawca ma prawo do dywersyfikacji wynagrodzenia w taki sposób, aby odpowiadało ono rodzajowi wykonywanej pracy i niezbędnym kwalifikacjom. Powinien jednoznacznie uwzględnić ilość i jakość świadczonej pracy.
W art. 183c§3 k.p. ustawodawca zdefiniował pojęcie pracy jednakowej wartości. Są to obowiązki, które wymagają od pracowników:
-
porównywalnych kwalifikacji zawodowych,
-
zbliżonego doświadczenia zawodowego i praktyki,
-
takich samych uprawnień,
-
porównywalnej odpowiedzialności i wysiłku.
O dyskryminacji płacowej można jednak mówić, kiedy decydującą rolę przy określaniu wysokości wynagrodzenia odgrywają czynniki osobiste, o których mowa w art. 183a k.p. Są to m.in.:
-
wiek,
-
płeć,
-
niepełnosprawność,
-
przekonania polityczne lub przynależność związkowa,
-
rasa, religia, narodowość,
-
orientacja seksualna.
Równe traktowanie płacowe odnosi się do wszystkich składników wynagrodzenia, zarówno pieniężnych, jak i niepieniężnych.
Usystematyzowanie zasady wynagradzania to gwarancja przejrzystości zasad współpracy. W firmach, gdzie implementuje się regulaminwynagradzania szybko można zaobserwować poprawę wydajności, a pracownicy deklarują większe zadowolenie z wykonywanych obowiązków. Jeżeli planujesz w swojej firmie kodyfikować zasady płacowe, skorzystaj z pomocy doświadczonych prawników. To gwarancja należytej staranności na każdym etapie prac.
Zaufali nam:
