RODO – Dokumentacja, wdrożenie oraz pełna obsługa prawna

Pełna obsługa prawna RODO

Kancelaria świadczy kompleksową i bieżącą obsługę prawną w zakresie RODO, której celem jest zapewnienie zgodności działalności Klienta z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), z uwzględnieniem aktualnych wymogów prawnych oraz praktyki organów nadzorczych. Wsparcie obejmuje zarówno analizę obowiązujących procedur, jak i opracowanie oraz wdrożenie dokumentacji niezbędnej do prawidłowego przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych oraz poza nimi.

Wsparcie zespołu kancelarii obejmuje analizę obowiązków administratora danych wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych, ocenę zgodności procesów przetwarzania z Rozporządzeniem RODO oraz identyfikację ryzyk prawnych związanych z przetwarzaniem danych. Podejmowane działania ukierunkowane są na zapewnienie zgodności organizacyjnej i proceduralnej, a także na ograniczenie potencjalnej odpowiedzialności administracyjnej i cywilnej po stronie Klienta.

W ramach świadczonej usługi Klient otrzymuje dedykowanego prawnika kancelarii, odpowiedzialnego za koordynację i nadzór nad wdrożeniem dokumentacji RODO, bieżące wyjaśnianie wątpliwości oraz wsparcie w kontaktach z organem nadzorczym. W razie potrzeby kancelaria współpracuje również z zewnętrznymi specjalistami ds. bezpieczeństwa IT, zapewniając spójność rozwiązań prawnych i technicznych stosowanych w infrastrukturze informatycznej Klienta

Co robimy

W ramach świadczonych usług z zakresu RODO Kancelaria oferuje w szczególności:

Prowadzenie audytów w zakresie weryfikacji przestrzegania obowiązujących procedur i norm, w tym uwzględniające zmiany wynikające z wejścia w życie w dniu 25.05.2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – „RODO”, w tym weryfikacja dokumentacji, technologiczno – organizacyjnych środków ochrony, stosowanych zabezpieczeń oraz rozwiązań. Świadczymy audyty kompleksowe, w ramach całego systemu ochrony danych osobowych oraz kontrole w zindywidualizowanym zakresie związanym z danymi osobowymi;
Pełne wdrożenie zasad ochrony danych osobowych (RODO) w Twoim przedsiębiorstwie, w szczególności wsparcie w zakresie przygotowania oraz bieżącej aktualizacji dokumentacji RODO wymaganej przepisami prawa, regulacji wewnętrznych, procedur oraz instrukcji;
Przeprowadzanie analizy ryzyka z zakresu ochrony danych osobowych oraz DPIA (oceny skutków dla ochrony danych osobowych), co pozwoli na zidentyfikowanie głównych zagrożeń oraz dobór odpowiednich środków mitygujących ryzyka. Przeprowadzenie rzetelnej i kompleksowej analizy stanowi doskonały punkt wyjścia do budowania bezpieczeństwa organizacji i jest jednym z fundamentów prawidłowego wykonywania obowiązków wynikających z RODO.
Wsparcie w procesie tworzenia narzędzi i ewidencji z zakresu ochrony danych osobowych m.in. Rejestru Czynności Przetwarzania, Rejestru Kategorii Czynności Przetwarzania, Ewidencji upoważnień do przetwarzania danych osobowych, Ewidencji urządzeń przenośnych, Ewidencji umów powierzenia przetwarzania danych.
Pomoc w rozpoznaniu i odpowiednim sklasyfikowaniu kategorii danych osobowych, które przetwarzane są w Twoim przedsiębiorstwie – aby dobrze chronić administrowane dane, trzeba wiedzieć skąd one pochodzą, gdzie są przechowywane, komu udostępniane (powierzenie przetwarzania danych osobowych) i jaki zbiór prezentują. Ich precyzyjna klasyfikacja pozwala na zastosowanie adekwatnych form bezpieczeństwa oraz ułatwia administrowanie nimi.
Przeprowadzenie szkoleń RODO dla pracowników – jedną z najsilniejszych barier budujących bezpieczeństwo danych jest wykwalifikowany i świadomy zagrożeń personel. Jego cykliczne szkolenie pozwala zapewnić, że pracownicy znają zasady postępowania z danymi osobowymi oraz najnowsze techniki manipulacji i potrafią się ich wystrzegać. Prowadzimy także szkolenia dla kadry zarządzającej, która reprezentując administratora, powinna być uwrażliwiona na zagrożenia i świadoma ryzyk występujących w organizacji.
Wsparcie w wykonywaniu zadań przez Inspektora Ochrony Danych – służymy wsparcie merytorycznym w zakresie przygotowania dokumentacji prowadzenia ewidencji oraz przeprowadzania audytów zewnętrznych. Na bieżąco zapoznajemy się ze stanowiskami PUODO oraz orzecznictwem z zakresu ochrony danych osobowych, stanowiąc pomoc w aktualizowaniu podejścia do ochrony danych osobowych u przedsiębiorców.
Obsługa incydentów bezpieczeństwa oraz zgłoszeń do Urzędu Ochrony Danych Osobowych – w przypadku wykrycia incydentu w zakresie ochrony danych osobowych, świadczymy wsparcie w przeprowadzeniu analizy krytyczności incydentu i określenia, czy kwalifikuje się on jako incydent, który należy zgłosić Urzędowi Ochrony Danych. Świadczymy wsparcie w przygotowaniu zgłoszenia oraz prowadzeniu postępowania przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Doradzamy także przy wykonywaniu obowiązków wobec podmiotów danych, które zostały naruszone.
Usługę zewnętrznego Inspektora Ochrony Danych – jeśli w Państwa organizacji nie ma wyodrębnionego stanowiska IOD, w ramach niniejszej usługi świadczymy wsparcie polegające na wykonywaniu zadań tradycyjnie przypisanych do IOD. Specjaliści z zakresu ochrony danych osobowych zajmą się monitorowaniem zgodności procesów w Państwa organizacji, przygotowaniem dokumentacji i jej aktualizacją oraz prowadzeniem audytów, kontroli UODO i postępowań przed organami nadzoru.
Bieżące doradztwo w tematyce ochrony danych osobowych, w szczególności w zagadnieniach wykorzystywania danych na cele marketingowe czy w branży e-commerce.

Pakiet RODO – kompleksowe wdrożenie dokumentacji

Pakiet RODO został przygotowany z myślą o przedsiębiorcach, którzy chcą szybko, bezpiecznie i zgodnie z przepisami wdrożyć obowiązki wynikające z RODO, bez konieczności samodzielnego tworzenia dokumentacji lub korzystania z przypadkowych wzorów. Oferujemy kompletny zestaw dokumentów i procedur, dostosowany do specyfiki działalności Klienta oraz realnych procesów przetwarzania danych osobowych.

Pakiet obejmuje zarówno dokumentację wewnętrzną, jak i praktyczne wzory do codziennego stosowania, które pozwalają na bieżące, zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych w organizacji.

A. Dokumentacja wewnętrzna RODO

W ramach pakietu przygotowujemy pełną dokumentację wewnętrzną, w tym:

Politykę ochrony danych osobowych wraz z niezbędnymi załącznikami,
Instrukcję zarządzania systemami informatycznymi, uwzględniającą środki techniczne i organizacyjne,
Wytyczne w zakresie przetwarzania danych osobowych – dokument w formie skróconej, przeznaczony do praktycznego wdrożenia procedur w strukturze organizacyjnej,
Ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.

Dokumenty te stanowią podstawę prawidłowego funkcjonowania systemu ochrony danych osobowych w firmie oraz są kluczowe w przypadku kontroli organu nadzorczego.

B. Wzory dokumentów i rejestrów do bieżącego stosowania

Pakiet RODO zawiera również gotowe wzory dokumentów wraz z wytycznymi, umożliwiające ich natychmiastowe wykorzystanie w działalności Klienta, w tym m.in.:

upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
wzory umów powierzenia przetwarzania danych osobowych,
oświadczenia o zapoznaniu się z dokumentacją RODO oraz o przestrzeganiu procedur,
rejestr czynności przetwarzania danych osobowych,
rejestr kategorii czynności przetwarzania,
wykaz stosowanych klauzul zgód i klauzul informacyjnych,
wzory zgód na przetwarzanie danych osobowych (pracownik, kandydat do pracy, cele marketingowe),
wzory klauzul informacyjnych (dla pracowników, kandydatów, klientów i konsumentów),
wzór zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych.

Całość dokumentacji jest przygotowana w sposób praktyczny i zrozumiały, tak aby mogła być stosowana na co dzień przez pracowników i osoby upoważnione.

Dlaczego warto zamówić Pakiet RODO?

otrzymujesz kompletną i aktualną dokumentację RODO,
dokumenty są dostosowane do specyfiki Twojej działalności,
unikasz ryzyka błędów wynikających z korzystania z niepewnych wzorów,
zyskujesz wsparcie kancelarii prawnej specjalizującej się w ochronie danych osobowych.

Każdy Klient współpracujący z RPMS otrzymuje dedykowanego opiekuna. To prawnik odpowiedzialny za komunikację, koordynację prac zespołu i terminową realizację zleceń.

Dzięki temu Klient ma jedno, stałe źródło informacji o stanie spraw i budżecie, a kancelaria może szybko reagować na wszelkie potrzeby biznesowe i prawne. Klienci cenią sobie w nas szybkie działanie i responsywność – wiemy bowiem, że biznes wymaga sprawnego i życiowego podejścia.

Marcin Staniszewski

RADCA PRAWNY | WSPÓLNIK

staniszewski@rpms.pl

Proces rozpoczęcia współpracy

Współpracę rozpoczynamy od wstępnej rozmowy – telefonicznej, mailowej, spotkania lub wideokonferencji, podczas którego poznajemy potrzeby i priorytety Klienta.

Następnie przedstawiamy propozycję współpracy, rekomendowany model rozliczeń i harmonogram. Po podpisaniu umowy przydzielamy opiekuna, organizujemy przekazanie dokumentów i ustalamy zasady komunikacji.

Dzięki temu proces wdrożenia przebiega sprawnie i bez zbędnych formalności.

Jak wygląda wdrożenie RODO w praktyce?

Wdrożenie RODO jest procesem etapowym, którego celem jest dostosowanie działalności Klienta do wymogów przepisów o ochronie danych osobowych w sposób rzeczywisty i możliwy do stosowania w codziennym funkcjonowaniu organizacji. Kancelaria prowadzi wdrożenie w oparciu o sprawdzony model, uwzględniający specyfikę działalności oraz zakres przetwarzania danych osobowych.

Etap 1 – analiza i audyt wstępny

Pierwszym krokiem jest analiza sposobu przetwarzania danych osobowych w organizacji, w tym identyfikacja procesów, systemów informatycznych oraz kategorii danych. Na tym etapie weryfikowane są również dotychczasowe procedury i dokumentacja, a także identyfikowane są obszary ryzyka oraz niezgodności z RODO.

Etap 2 – opracowanie dokumentacji RODO

Na podstawie przeprowadzonej analizy kancelaria przygotowuje kompletną dokumentację RODO, dostosowaną do faktycznych procesów przetwarzania danych w firmie. Dokumenty te obejmują m.in. polityki, instrukcje, rejestry, klauzule informacyjne oraz wzory zgód i umów powierzenia.

Etap 3 – wdrożenie i wsparcie organizacyjne

Po przygotowaniu dokumentacji kancelaria wspiera Klienta w jej wdrożeniu, w tym w zakresie praktycznego stosowania procedur, udzielania upoważnień oraz organizacji obiegu dokumentów. Celem jest zapewnienie, aby przyjęte rozwiązania były zrozumiałe i możliwe do stosowania przez pracowników.

Etap 4 – nadzór i bieżące wsparcie prawne

Wdrożenie RODO nie kończy się na przekazaniu dokumentów. Kancelaria zapewnia możliwość dalszego bieżącego wsparcia prawnego, aktualizacji dokumentacji oraz pomocy w sytuacjach wymagających reakcji, takich jak naruszenia ochrony danych osobowych czy kontakt z organem nadzorczym.

Aby rozpocząć wdrożenie RODO w swojej organizacji, złóż zapytanie poprzez formularz na stronie. Po wstępnej analizie zaproponujemy zakres działań dopasowany do specyfiki Twojej działalności.

Jak zamówić pakiet lub wstępną konsultację?

Zamów Pakiet RODO poprzez formularz na stronie – po złożeniu zamówienia skontaktujemy się z Tobą w celu zebrania niezbędnych informacji i przygotowania dokumentacji dopasowanej do Twojej firmy.

Jakie kary grożą za brak wdrożenia RODO?

Brak wdrożenia RODO lub niewłaściwe stosowanie przepisów o ochronie danych osobowych może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych dla przedsiębiorcy. Zgodnie z przepisami Rozporządzenia RODO, administrator danych odpowiada za zapewnienie zgodności procesów przetwarzania z obowiązującymi wymogami, niezależnie od skali prowadzonej działalności.

Najdalej idącą sankcją jest administracyjna kara pieniężna, nakładana przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wysokość kary uzależniona jest m.in. od charakteru naruszenia, stopnia zawinienia, liczby osób, których dane dotyczą, a także działań podjętych w celu ograniczenia skutków naruszenia. Przepisy przewidują możliwość nałożenia kar sięgających nawet 20 mln euro lub 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa, w zależności od tego, która kwota jest wyższa.

Odpowiedzialność administratora danych nie ogranicza się wyłącznie do kar administracyjnych. W przypadku naruszenia przepisów RODO przedsiębiorca może ponosić również odpowiedzialność cywilną, w tym obowiązek zapłaty odszkodowania lub zadośćuczynienia osobom, których prawa zostały naruszone. Dodatkowo brak prawidłowego wdrożenia RODO może skutkować negatywnymi konsekwencjami wizerunkowymi, utratą zaufania klientów oraz zakłóceniem bieżącej działalności firmy, zwłaszcza w razie kontroli UODO.

W praktyce organy nadzorcze coraz częściej weryfikują nie tylko sam fakt posiadania dokumentacji RODO, lecz również rzeczywiste stosowanie procedur w działalności przedsiębiorstwa. Prawidłowe wdrożenie RODO, dostosowane do specyfiki działalności, istotnie ogranicza ryzyko sankcji oraz odpowiedzialności po stronie administratora danych.

Aby zminimalizować ryzyko kar i odpowiedzialności, warto zweryfikować zgodność procesów przetwarzania danych z RODO. Złożenie zapytania poprzez formularz na stronie pozwoli na wstępną ocenę sytuacji i dobór odpowiednich działań.

Inspektor Ochrony Danych (IOD)

Inspektor Ochrony Danych (IOD) jest podmiotem odpowiedzialnym za monitorowanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami RODO oraz za wspieranie administratora danych w realizacji obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych. Powołanie IOD ma na celu zapewnienie stałego nadzoru nad procesami przetwarzania danych oraz ograniczenie ryzyk prawnych związanych z naruszeniem RODO.

Obowiązek powołania Inspektora Ochrony Danych dotyczy wyłącznie określonych kategorii podmiotów, w szczególności tych, których główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę lub przetwarzaniu szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane dotyczące zdrowia. W pozostałych przypadkach decyzja o powołaniu IOD powinna zostać poprzedzona analizą charakteru, zakresu oraz celów przetwarzania danych w danej organizacji.

Do podstawowych zadań Inspektora Ochrony Danych należy m.in. informowanie administratora oraz pracowników o obowiązkach wynikających z RODO, monitorowanie przestrzegania przepisów i procedur wewnętrznych, udział w audytach oraz współpraca z organem nadzorczym, w tym pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. IOD bierze również udział w analizie naruszeń ochrony danych osobowych oraz ocenie skutków planowanych operacji przetwarzania.

Kancelaria oferuje wsparcie w zakresie oceny obowiązku powołania Inspektora Ochrony Danych, a także możliwość pełnienia funkcji zewnętrznego IOD. Takie rozwiązanie pozwala przedsiębiorcom na spełnienie wymogów RODO bez konieczności tworzenia dodatkowych struktur organizacyjnych, przy jednoczesnym zapewnieniu profesjonalnego nadzoru prawnego nad ochroną danych osobowych.

Kontrola RODO – wsparcie kancelarii na każdym etapie

Kontrola RODO prowadzona przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych może dotyczyć każdego podmiotu przetwarzającego dane osobowe, niezależnie od skali prowadzonej działalności. Celem kontroli jest weryfikacja, czy administrator danych zapewnia zgodność procesów przetwarzania z przepisami RODO oraz czy wdrożone środki organizacyjne i techniczne są adekwatne do charakteru przetwarzanych danych.

W praktyce organ nadzorczy ocenia nie tylko posiadaną dokumentację, lecz również rzeczywiste stosowanie procedur, sposób realizacji obowiązków informacyjnych, podstawy prawne przetwarzania danych oraz reakcję administratora na ewentualne naruszenia ochrony danych osobowych. Kontrola może przybrać formę czynności prowadzonych w siedzibie przedsiębiorcy lub wezwania do przedłożenia dokumentów i wyjaśnień.

Kancelaria zapewnia kompleksowe wsparcie prawne w związku z kontrolą RODO, obejmujące w szczególnosci:
przygotowanie organizacji do kontroli RODO, w tym wstępną ocenę zgodności procesów przetwarzania danych,

weryfikację i uporządkowanie dokumentacji RODO pod kątem wymogów organu nadzorczego,
bieżące wsparcie prawne w toku czynności kontrolnych prowadzonych przez UODO,
reprezentację Klienta w kontaktach z organem nadzorczym, w tym przygotowanie odpowiedzi na wezwania i wyjaśnienia,
działania zmierzające do ograniczenia ryzyk prawnych i finansowych związanych z wynikiem kontroli.

Jeżeli chcesz przygotować firmę do kontroli RODO lub potrzebujesz wsparcia w toku już prowadzonych czynności, skontaktuj się z kancelarią poprzez formularz na stronie.

Sprawdź jakie inne usługi świadczymy

5/5 - (liczba głosów: 9)

Aktualności

Ochrona danych i RODO