Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce 2025 — przepisy, procedury i obowiązki pracodawcy

Dlaczego polscy pracodawcy chcą zatrudniać pracowników zza granicy?

Przynależność Polski do Unii spowodowała, że wiele osób z zagranicy przyjeżdża do naszego kraju w poszukiwaniu zatrudnienia. Co do zasady, prawo unijne zapewnia bowiem swobodę w przepływie osób i pracowników między państwami będącymi członkami wspólnoty. Ponadto, wojna za naszą wschodnią granicą spowodowała znaczny napływ pracowników pochodzenia ukraińskiego i białoruskiego.

Możliwość ich zatrudnienia pozwala na pokrycie wakatów, których polski pracodawca nie jest w stanie zapełnić pracownikami z rynku lokalnego. W szczególności dotyczy to deficytów w branżach takich jak budownictwo, transport, czy gastronomia. Wielu z nich posiada także umiejętności specjalistyczne, które trudno pozyskać wśród krajowej kadry. Wreszcie, wiele firm rozwijając swoją działalność, rozwija także swój zespół i buduje go w oparciu o międzynarodową społeczność.

Kim jest cudzoziemiec?

Zgodnie z definicją legalną „cudzoziemcy”, znajdującą się w polskiej Ustawie o cudzoziemcach¹, jest to każda osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego. Będą to więc zarówno obywatele państw należących do Unii, jak i obywatele państw niezrzeszonych w ramach Unii, takich jak Chiny, Ukraina czy Białoruś. Z uwagi jednak na przynależność Polski do wspólnoty unijnej, obywatele państw członkowskich oraz obywatele państw należących do EOG i Szwajcarii, mimo braku obywatelstwa, mogą liczyć na pewnego rodzaju „uprzywilejowanie”. Tacy pracownicy nie muszą starać się o zezwolenie na pracę, a legalizacja ich pobytu odbywa się w ramach uproszczonych procedur. Zachowują oni także prawo do równego traktowania w ramach zatrudnienia z obywatelami polskimi.

Jakie przepisy prawa należy znać zatrudniając cudzoziemców?

Zatrudniając w swoim zakładzie pracy osoby nieposiadające polskiego obywatelstwa należy pamiętać o dwóch istotnych kwestiach: legalności ich pobytu oraz legalności ich zatrudnienia. W zakresie legalności pobytu warto zapoznać się z treścią wspomnianej już Ustawy o cudzoziemcach, która kompleksowo reguluje kwestie takie jak:

• zasady pobytu cudzoziemców na terytorium Polski;

• rodzaje zezwoleń uzyskanych przez cudzoziemców na legalny pobyt w Polsce;

• obowiązki cudzoziemców związane z pobytem w Polsce.

Jeżeli zaś chodzi o przepisy regulujące możliwość podjęcia zatrudnienia przez cudzoziemców, to istotne zmiany nastąpiły w tym zakresie 1 czerwca 2025 roku. Wówczas to, „stara” ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, została zastąpiona przez wejście w życie Ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców². Nowa ustawa kompleksowo reguluje możliwość i sposoby powierzania pracy cudzoziemcom w Polsce, a także nowelizuje pewne rozwiązania wprowadzone w ramach poprzedniego aktu. Przede wszystkim zniosła obowiązek przeprowadzania testu rynku – a więc badania poprzedzającego zatrudnienie cudzoziemca, czy istnieje możliwość pozyskania pracownika w ramach rynku lokalnego. Ustawa o cudzoziemcach z czerwca 2025 roku znacznie upraszcza także procedurę zgłaszania cudzoziemców do urzędów, w całości ją digitalizując. Wprowadza jednak także nowe obowiązki i zaostrza kary za ich niedopełnienie. O tym w szczegółach mogą przeczytać Państwo w dalszej części tekstu.

Należy mieć na uwadze, że ustawa w swoim nowym brzmieniu nie dotyczy cudzoziemców będących obywatelami państw Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a także obywatelom Wielkiej Brytanii. Obywatele UE, EOG i Szwajcarii mogą pracować na takich samych zasadach jak polscy obywatele. W związku z tym, obowiązkowa dla pracodawców jest także znajomość przepisów Kodeksu pracy oraz Kodeksu cywilnego.

Jakie mam obowiązki jak pracodawca cudzoziemca?

Zatrudniając pracownika, wobec którego zastosowanie znajdują przepisy Ustawy o cudzoziemcach, należy mieć na względzie szereg obowiązków. Obecnie obowiązujące od czerwca przepisy wymuszają na pracodawcach sporządzenie i przekazanie treści umowy z pracownikiem – cudzoziemcem do urzędu lub wojewody jeszcze zanim nastąpi jej podpisanie przez strony. Co więcej, jej treść musi zostać przygotowana w języku polskim – jeżeli jednak pracownik nie włada tym językiem, musi on otrzymać wersję językową umowy, z którą będzie mógł się zaznajomić – na piśmie! Tłumaczenie umowy wymaga zatrudnienia tłumacza przysięgłego, a podpisane dokumenty powinny być przechowywane przez pracodawcę przez okres dwóch lat. Ponadto, ustawa wymaga, aby treść umowy zawierała określone postanowienia w tym. m.in. dotyczące wynagrodzenie pracownika – cudzoziemca. Jeżeli zatem przed dniem 1 czerwca 2025 roku zatrudniałeś cudzoziemców powinieneś zweryfikować, czy Twoje dokumenty kadrowe czynią zadość wymaganiom Ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców. Jeśli nie, konieczne będzie ich przeredagowanie i wprowadzenie zasad ich archiwizacji.

Wskazana w umowie kwota nie może opiewać na wartość niższą aniżeli minimalne wynagrodzenie przewidziane dla pracowników krajowych. Tak sporządzona umowa musi zostać przekazana do odpowiedniego organu przez uruchomiony w tym celu system teleinformatyczny. I tu pojawia się kolejny nowy obowiązek. Pracodawcy muszą bowiem przygotować siebie, dokumentację i procedury do przekazywania dokumentów drogą elektroniczną. W tym, powinni zapewnić sobie możliwość podpisywania dokumentów w postacie elektronicznej. Ustawa wskazuje, że – zgodnie z art. 72 ust. 8 – wnioski, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia, dokumenty i pisma oraz cyfrowe odwzorowania dokumentów dołączane w systemie teleinformatycznym, (…) są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Z całą pewnością zatem wejście w życie nowej ustawy determinuje także konieczność przygotowania i przeszkolenia kadr, aby były w stanie prawidłowo wypełnić nowe obowiązki. W przeciwnym razie pracodawcę – który nie wypełni, lub nieprawidłowo wypełni obowiązki z ustawy – czekają wysokie kary finansowe. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że elektronizacja procedur zatrudniania cudzoziemców ma formę pełną. W praktyce oznacza to więc, że nie ma możliwości składania ani wniosków ani informacje w sposób inny niż online. Wnioski złożone w innej formie nie będą przez organy rozpatrywane.

Obok wymogów związanych z przygotowaniem i przekazaniem umowy, pracodawca musi pamiętać o obowiązkach notyfikacyjnych. Ustawa wymaga, aby informował on organy o okolicznościach mogących mieć wpływ na wydane zezwolenia, w tym o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca, przerwaniu przez niego pracy lub jej wcześniejszym zakończeniu. Przepisy obligują, aby informowanie to odbywało się we wskazanych – dość krótkich – 7 lub 14- dniowych terminach. Niedopatrzenie w tym zakresie może skończyć się dla pracodawcy karą w wysokości do kilku tysięcy złotych.

Co powinieneś zrobić jako pracodawca przed zatrudnieniem cudzoziemca?

Jeżeli zatrudniasz cudzoziemców w swojej firmie, , przede wszystkim dokonaj analizy przepisów i wynikających z nich obowiązków. Powyżej opisane powinności zostały wskazane w telegraficznym skrócie – warto dokładnie zapoznać się z obowiązkami, które zaktualizują się w naszej konkretnej sytuacji. Nie bez znaczenia bowiem jest fakt, czy składamy oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcom, czy wystąpiliśmy z wnioskiem o zezwolenie na pracę cudzoziemca. Różnica przejawia się już m.in. w terminach na dokonywanie obligatoryjnych zgłoszeń. Dlatego też, jedynie pobieżna lektura przepisów może przynieść zgubne konsekwencje dla pracodawcy.

Jeśli dopiero orientujesz się w nowo wprowadzonych przepisach koniecznie skorzystaj ze wsparcia ekspertów. Kancelaria RPMS świadczy profesjonalne doradztwo dla podmiotów gospodarczych, w tym także z zakresu kadr i prawa pracy. Nasi prawnicy wspomogą cały proces przygotowania do zatrudnienia cudzoziemców, przygotują dla ciebie niezbędne procedury oraz wesprą Cię w procedurze składania wniosków i zawiadomień. A może jesteś już od dawna na rynku i chcesz sprawdzić, czy prawidłowo zaimplementowałeś nowe przepisy w swojej działalności? W tym także ci pomożemy. Skontaktuj się z nami, aby móc upewnić się, że nie grozi ci surowa kara finansowa ani wizerunkowa wpadka. Poniżej znajdziesz tabelę przedstawiającą czekające Cię powinności oraz propozycje naszego wsparcia w ich realizacji:

Obowiązek wynikający z Ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców	Nasze wsparcie w jego realizacji
Przeprowadzenie cyfryzacji dokumentacji i procedur	Przeprowadzenie szkoleń z zakresu ich przygotowywania, dostosowywania i składania do organów, wsparcie w procesie przekazywania dokumentacji do urzędów, reprezentowanie pracodawców przed organami
Odpowiednie przygotowanie dokumentów kadrowych, w tym umowy z cudzoziemcem	Sporządzenie draftów dokumentów, weryfikacja uprawnień do pracy cudzoziemca, analiza zagadnień prawnych wynikających z chęci zatrudnienia cudzoziemca,
Przygotowanie procedur organizacyjnych w firmie	Audyt i analiza regulaminów wewnętrznych u pracodawcy pod kątem zgodności z przepisami prawa pracy i Ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców, przygotowanie regulacji wewnętrznych, szkolenia dla HR
Przygotowanie do ewentualnej kontroli, w tym prawidłowa archiwizacja dokumentów kadrowych cudzoziemców	Reprezentacja przy kontrolach oraz przygotowywanie i składanie ewentualnych odwołań od decyzji organów
Realizowanie obowiązków informacyjnych	Przygotowanie szablonów zgłoszeń i procedury informacyjnej dla działu kadr

Podsumowanie

Zatrudnianie międzynarodowego zespołu wspiera integrację oraz poszerza horyzonty. Nie warto więc rezygnować z zatrudniania cudzoziemców tylko przez wzgląd na nowe przepisy i wynikające z nich obowiązki. Chociaż na pierwszy rzut oka może się wydawać, że Ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców generuje zbyt wiele żmudnych powinności, jeśli raz – a porządnie! – pracodawca przygotuje firmę na ich wypełnienie, zatrudnianie pracowników zza granicy nie będzie żadnym obciążeniem. Jeśli w tym celu zasięgniesz wsparcia profesjonalistów, będziesz miał pewność, że nie spotka Cię żadna przykra niespodzianka w postaci kontroli lub grzywny.

Pytania i odpowiedzi

Zaufali nam