Przekształcenie spółki cywilnej w komandytową krok po kroku

Przekształcenie spółki cywilnej w komandytową – istota spółki komandytowej

Zgodnie z kodeksową definicją, spółka komandytowa jest podmiotem prawa handlowego mającym na celu prowadzenie przedsiębiorstwa pod własną firmą. Może ona prowadzić każdy rodzaj działalności (od klasycznej produkcyjno-usługowo-handlowej po IT i nowe technologie) Elementem charakterystycznym dla tej formy prowadzenia działalności gospodarczej jest dualizm obowiązujący wśród wspólników.

W każdej spółce komandytowej musi znajdować się przynajmniej jeden komplementariusz (czyli podmiot ponoszący pełną odpowiedzialność za zobowiązania spółki osobowej) oraz przynajmniej jeden komandytariusz, czyli wspólnik, którego odpowiedzialność ogranicza się do wysokości sumy komandytowej. W szczególnych przypadkach może się okazać (kiedy wkład komandytariusza jest równy lub wyższy sumie komandytowej), że nie będzie on de facto ponosił żadnej odpowiedzialności za zobowiązania spółki.

Jako jednostka organizacyjna, spółce komandytowej przysługuje wiele cech charakterystycznych dla „pełnowymiarowego” uczestnika obrotu. Emanacją podmiotowości prawnej jest m.in. zdolność sądowa i procesowa, możliwość nabywania praw i zaciągania zobowiązań. Jako samodzielny od wspólników podmiot, spółka komandytowa jest wpisana w KRS i to ona będzie zawierała umowy, zatrudniała pracowników czy ubiegała się o koncesje, a nie wspólnicy. Spółka będzie także stroną w sporze.

Prowadzenie spraw i reprezentacja spółki komandytowej

Wspólnikami w spółce komandytowej mogą być zarówno osoby fizyczne, osoby prawne, jak i jednostki organizacyjne. Zasadniczo, sprawami spółki zajmuje się komplementariusza jako wspólnik aktywny. Komandytariusz nie ma prawa i obowiązku prowadzenia spraw spółki, choć umowa spółki może przyznawać mu w tym zakresie kompetencje.

Role wspólników muszą być ściśle rozdzielone. Ten sam podmiot nie może być komplementariuszem i komandytariuszem jednocześnie, co stanowi znaczą różnice biorąc pod uwagę status wspólnicy spółki cywilnej.

Wspólnikami w spółce komandytowej mogą być zarówno osoby fizyczne, osoby prawne, jak i jednostki organizacyjne. Zasadniczo, sprawami spółki zajmuje się komplementariusz jako wspólnik aktywny. Komandytariusz nie ma prawa i obowiązku prowadzenia spraw spółki, choć umowa spółki może przyznawać mu w tym zakresie kompetencje.

Role wspólników muszą być ściśle rozdzielone. Ten sam podmiot nie może być komplementariuszem i komandytariuszem jednocześnie, co stanowi znaczą różnice biorąc pod uwagę jednolity status wspólników spółki cywilnej.

Czy komandytariusz zawsze jest bezpieczny?

Komandytariusz odpowiada za zobowiązania spółki komandytowej osobiście oraz solidarnie ze spółką i pozostałymi wspólnikami. Górną granicę tej odpowiedzialności określa wskazana w umowie spółki suma komandytowa. Ustawa kodeks spółek handlowych przewiduje jednak wyjątek od tej zasady.

Zasadniczo, w firmie spółki komandytowej mogą znajdować się jedynie imiona i nazwiska lub nazwy komplementariuszy. Jeżeli wspólnicy podejmą decyzję o umieszczeniu w firmie spółki komandytowej oznaczenia komandytariusza (z powodów brandowych lub innych), ponosi on odpowiedzialność za zobowiązania spółki na takich samych zasadach jak komplementariusz. Należy o tym pamiętać przy formułowaniu postanowień umownych, aby nieświadomie nie doprowadzić do „odsłonięcia” komandytariusza przed ewentualnymi wierzycielami spółki.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę prawa handlowego stosuje się art. 556 k.s.h. Oznacza to, że wymagane jest:

• sporządzenie planu przekształcenia spółki;
• powzięcia uchwały o przekształceniu spółki;
• określenie wspólników prowadzących sprawy spółki i reprezentujących ją (komplementariuszy).

Plan przekształcenia przygotowują wspólnicy spółki cywilnej uprawnieni do prowadzenia jej spraw. Do planu przekształcenia należy dołączyć:

• projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki;
• projekt umowy spółki przekształconej;
• sprawozdanie finansowe do celów przekształcenia.

Etap I – ustalenie, czy dopuszczalny jest tryb uproszczony przekształcenia

Najlepiej, gdyby przekształcenie spółki cywilnej w komandytową mogło być zrealizowane w trybie uproszczonym. Jest to możliwe, jeżeli wspólnicy nie poczynili ograniczeń w zakresie reprezentacji spółki cywilnej i wszyscy są do tego legitymowani, zgodnie z kodeksowym schematem. Warto pamiętać, że uproszczony tryb przekształcenia nie eliminuje konieczność sporządzania sprawozdania finansowego.

Tryb uproszczony wprowadza szereg ułatwień, m.in. eliminuje konieczność sporządzania planu przekształcenia, informowania wspólników o zamiarze podjęcia uchwały. Dzięki temu cały proces przebiega szybciej, prościej, i w praktyce wystarczy jedna wizyta u notariusza. Jeżeli nie wszyscy wspólnicy są uprawnieni do prowadzenia spraw spółki, mogą oni sporządzić stosowny aneks do umowy spółki cywilnej.

Etap II – faktyczne przekształcenie spółki cywilnej w komandytową

Zasadnicze przekształcenie rozpoczyna się od podjęcia uchwały o przekształceniu spółki cywilnej w spółkę komandytową oraz od przyjęcia brzmienia umowy spółki komandytowej. Uchwała powinna zostać przyjęta w formie aktu notarialnego. Na etapie formułowania treści umowy spółki osobowej wspólnicy mogą dopasować do swoich potrzeb zasady funkcjonowania podmiotu, dlatego warto poświęcić czas na jej opracowanie, aby nie trzeba było w późniejszym czasie niepotrzebnie zmieniać umowy.

Kolejnym etapem jest rejestracja spółki komandytowej w KRS. Zgłoszenie musi być poprzedzone złożeniem stosownego wniosku (wraz z potwierdzeniem opłaty sądowej). Z momentem wpisu do rejestru powstaje przekształcona spółka komandytowa, która zachowuje NIP i REGON dotychczasowej spółki cywilnej. Czas oczekiwania na wpis może wahać się od kilku dni do kilku miesięcy, w zależności od aktualnego obłożenia sądu wydziału rejestrowego.

Po dokonaniu wpisu wspólnicy spółki cywilnej muszą dokonać stosownej zmiany wpisu w CEIDG. Warto pamiętać, że spółka komandytowa musi prowadzić pełną księgowość oraz prowadzić księgi rachunkowe (co wpływa na całościowe koszty prowadzenia działalności).

Obecnie nie ma już możliwości składania do sądu rejestrowego papierowych formularzy. Cały proces rejestracji spółki, a także ewentualne zmiany w tym zakresie muszą być realizowane online przez system PRS.

Tryb pełny przekształcenia spółki cywilnej w komandytową

Jeżeli nie wszyscy wspólnicy spółki cywilnej mają prawo do prowadzenia spraw spółki, tryb uproszczony nie jest dostępny, ale konieczne staje się wdrożenie trybu pełnego.

Procedurę należy rozpocząć od przygotowania planu przekształcenia. Jego składniki oraz niezbędne załączniki zostały szczegółowo wymienione w art. 558 k.s.h. i obejmują:

• ustalenie wartości bilansowej majątku spółki;
• projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki;
• projekt umowy spółki komandytowej;
• sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia.

W omawianym przypadku nie ma konieczności sporządzenia opinii przez biegłego rewidenta (dotyczy wyłącznie przekształceń w spółkę akcyjną) W dalszej kolejności, wspólnicy muszą podjąć uchwałę w sprawie przekształcenia z zachowaniem formy aktu notarialnego oraz zawrzeć umowę docelowej spółki.

Kolejnym krokiem jest podjęcie w formie aktu notarialnego uchwały o przekształceniu spółki. Uchwała w sprawie przekształcenia powinna określać m.in. rodzaj spółki przekształcanej, wysokość sumy komandytowej, zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom, wskazywać osoby komplementariuszy oraz zawierać zgodę na brzmienie umowy.

Ostatnim etapem jest złożenie wniosku do sądu rejestrowego o wpisanie nowopowstałej spółki z o.o. do KRS. Również w trybie pełnym procedura rejestracji podmiotu odbywa się z wykorzystaniem portalu PRS.

Przekształcenie spółki cywilnej w komandytową z wykorzystaniem spółki z o.o.

Niekiedy wybieraną przez wspólników metodą jest skorzystanie z trybu uproszczonego przekształcenia i połączenie spółki komandytowej z kapitałową spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. To pozornie skomplikowane rozwiązanie niesie ze sobą wiele zalet, choć wymaga bardzo dokładnego zaprojektowania zarówno samych umów, jak i dokumentacji compliance (w tym RODO). Jak zrobić to najprościej?

Wspólnicy spółki cywilnej powinni utworzyć spółkę kapitałową, która przystępuje do spółki cywilnej, jako nowy wspólnik (najlepiej z możliwie małym udziałem i wkładem). Spółka z o.o. w nowym tworze będzie odgrywała rolę komplementariusza, zaś wspólnicy spółki cywilną zajmą role komandytariuszy. Spółkę z o.o. można założyć u notariusza lub przez Internet w systemie S24.

Takie działanie pozwalają na ograniczenie odpowiedzialności poszczególnych podmiotów do minimum (odpowiedzialność u komplementariusza poniosą jedynie subsydiarnie członkowie zarządu).

Skutkiem przekształcenia spółki cywilnej w spółkę komandytową jest to, że z momentem wpisu spółki komandytowej do rejestru KRS byli wspólnicy spółki cywilnej stają się wspólnikami spółki komandytowej, a  majątek wspólników spółki cywilnej majątkiem spółki komandytowej. Dochodzi do tzw. sukcesji generalnej, czyli przejęcia wszelkich praw i obowiązków, tj. nie jest więc wymagana zmiana umów z kontrahentami, o ile oczywiście strony danej umowy poprzez szczegółowe postanowienia nie ograniczyli tej “swobody”.

Pozostaje jednak zdecydować, którzy wspólnicy spółki cywilnej zajmą rolę komplementariusza (tego, który będzie reprezentował spółkę, ale i ponosił odpowiedzialność nieograniczoną), a którzy komandytariuszem (tym, który nie może działać w imieniu spółki, ale jego odpowiedzialność jest ograniczona tylko do wysokości zadeklarowanej w umowie).