Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą przez obcokrajowca?

Prawo do prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce zależy od statusu obcokrajowca. Obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej, EOG oraz Szwajcarii mogą prowadzić działalność na takich samych zasadach jak Polacy, bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zezwoleń.

Warto również sprawdzić, czy kraj pochodzenia obcokrajowca ma podpisaną z Polską umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, co może mieć wpływ na sposób rozliczania podatków. Do takich krajów należą między innymi Wielka Brytania, Niemcy, Czechy, Dania, czy Norwegia.

Osoby spoza wymienionych krajów muszą spełnić określone warunki, np. posiadać kartę stałego pobytu lub zezwolenie na pobyt czasowy w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Aby lepiej zobrazować różnice i procedury, omówimy to na przykładzie trzech państw: Turcji, Nigerii i Wietnamu.

Turcja

Obywatele Turcji mogą założyć jednoosobową działalność w Polsce, o ile mają odpowiedni tytuł pobytowy — na przykład kartę pobytu z dostępem do rynku pracy lub zezwolenie na pobyt czasowy wydane w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Warto zaznaczyć, że między Polską a Turcją obowiązuje umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania, co może uprościć rozliczenia podatkowe. Tureccy przedsiębiorcy często działają w branży gastronomicznej lub usługowej, muszą jednak liczyć się z dodatkowymi wymogami – np. sanitarnymi czy lokalowymi – w zależności od rodzaju działalności.

Nigeria

Dla obywateli Nigerii założenie firmy w Polsce może być większym wyzwaniem. Nie obowiązuje tu żadna specjalna umowa między państwami, a jedyną drogą do legalnej działalności jest uzyskanie jednego z dokumentów pobytowych umożliwiających pracę na własny rachunek, np. pobytu czasowego związanego z prowadzeniem działalności lub statusu rezydenta długoterminowego UE. Brak umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z Polską oznacza, że przedsiębiorca musi zwrócić szczególną uwagę na sposób rozliczeń podatkowych, aby uniknąć niepotrzebnych obciążeń. Dodatkowo wymagane jest udokumentowanie miejsca prowadzenia działalności oraz źródeł dochodu.

Wietnam

Obywatele Wietnamu należą do jednej z najliczniejszych grup cudzoziemców prowadzących działalność w Polsce, głównie w sektorze gastronomii i handlu. Aby legalnie otworzyć firmę, Wietnamczycy muszą posiadać kartę pobytu lub inny dokument umożliwiający prowadzenie działalności gospodarczej. Działa tu również umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania, co ułatwia kwestie podatkowe. Warto jednak pamiętać, że nawet mając odpowiedni status, należy dokładnie wskazać przedmiot działalności (PKD), miejsce jej prowadzenia i spełnić inne wymogi formalne – takie same, jak w przypadku polskich przedsiębiorców.

Proces rejestracji działalności gospodarczej w przypadku cudzoziemców nie różni się znacząco od procesu, który muszą przejść Polacy. W standardowej procedurze są to następujące kroki:

1. Uzyskanie numeru PESEL

Numer PESEL jest wymagany do rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej online. Aby go uzyskać, należy złożyć wniosek w dowolnym urzędzie gminy.

2. Założenie profilu zaufanego

Profil zaufany umożliwia potwierdzenie tożsamości w systemach administracji oraz podpisywanie dokumentów online. Można go założyć po uzyskaniu numeru PESEL. Alternatywnie można skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

3. Wybór kodu PKD

Kod PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) określa rodzaj prowadzonej działalności. Przed rejestracją warto zapoznać się z listą kodów, aby dopasować odpowiednie kategorie działalności.

4. Złożenie wniosku CEIDG-1

Rejestracja jednoosobowej działalności odbywa się poprzez formularz CEIDG-1, który można złożyć:

• 
  

  online za pośrednictwem serwisu CEIDG, podpisując profilem zaufanym;

  
  
• 
  

  osobiście w urzędzie gminy lub miasta;

  
  
• 
  

  listownie z podpisem potwierdzonym notarialnie.

  
  

5. Uzyskanie numeru NIP i REGON

Po złożeniu wniosku CEIDG system automatycznie przydziela numer REGON, a numer NIP zostaje nadany przez urząd skarbowy.

6. Zgłoszenie do ZUS

Przedsiębiorca musi zgłosić się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 7 dni od założenia firmy. Może skorzystać z ulgi na start (6 miesięcy bez składek na ubezpieczenie społeczne) lub preferencyjnych składek przez kolejne 24 miesiące.

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej to dopiero początek drogi przedsiębiorcy. Po rejestracji firmy pojawia się szereg obowiązków, które należy spełniać, aby działalność była zgodna z prawem i funkcjonowała bez przeszkód.

Prowadzenie księgowości

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia księgowości, dostosowanej do wybranej formy działalności. Może to robić samodzielnie, jeśli zdecyduje się na uproszczoną księgowość, np. księgę przychodów i rozchodów, lub skorzystać z usług biura rachunkowego. W przypadku pełnej księgowości konieczna jest współpraca z księgowym lub biurem rachunkowym. Ponadto przedsiębiorca musi przechowywać dokumentację księgową przez co najmniej 5 lat na wypadek kontroli skarbowej.

Obowiązki podatkowe

Przedsiębiorca zobowiązany jest do regularnego opłacania podatku dochodowego, wybierając odpowiednią formę opodatkowania, np. podatek liniowy, skalę podatkową lub ryczałt. Co więcej, jeśli roczny obrót firmy przekroczy 200 000 zł, należy zarejestrować się jako podatnik VAT. Podatnicy VAT są zobowiązani do składania miesięcznych lub kwartalnych deklaracji oraz prowadzenia ewidencji VAT.

Składki na ubezpieczenia

Przedsiębiorca w Polsce musi opłacać składki na ubezpieczenie społeczne, emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, oraz zdrowotne do ZUS. Nowi przedsiębiorcy mogą skorzystać z preferencyjnych składek przez pierwsze 24 miesiące działalności, a następnie z tzw. Małego ZUS Plus. Opóźnienia w płatnościach mogą skutkować karami oraz utratą prawa do świadczeń.

Obowiązki wobec klientów i kontrahentów

Firma musi przestrzegać zasad ochrony konsumentów określonych w Kodeksie cywilnym oraz przepisach o ochronie praw konsumentów. Obejmuje to m.in. udzielanie rzetelnych informacji o produktach i usługach, umożliwienie zwrotu towaru w określonych przypadkach, przestrzeganie warunków gwarancji i rękojmi oraz terminowe realizowanie zobowiązań wynikających z umów z kontrahentami.

Ochrona danych osobowych (RODO)

Każdy przedsiębiorca przetwarzający dane osobowe klientów, kontrahentów lub pracowników musi przestrzegać unijnych przepisów o ochronie danych osobowych (RODO). Wymaga to m.in. opracowania polityki prywatności i regulaminu, uzyskania zgody na przetwarzanie danych, zabezpieczenia danych przed nieautoryzowanym dostępem, zgłaszania naruszeń danych osobowych do Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz, w niektórych przypadkach, wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych.

Prowadzenie dokumentacji firmowej

Każda działalność gospodarcza wymaga prowadzenia odpowiedniej dokumentacji, w tym faktur i rachunków sprzedaży, umów z kontrahentami i klientami, dokumentacji pracowniczej, jeśli zatrudnia się pracowników, rejestrów podatkowych i księgowych oraz dowodów przelewów i wpłat do ZUS oraz US. Dokumenty te muszą być przechowywane przez określony czas zgodnie z przepisami prawa.

Zgłaszanie zmian w działalności

Przedsiębiorca ma obowiązek informowania urzędów o wszelkich zmianach w firmie, takich jak zmiana adresu siedziby, rozszerzenie lub zmiana zakresu działalności (PKD), zmiana formy opodatkowania oraz zawieszenie lub likwidacja działalności. Nieprzekazanie informacji w odpowiednim terminie może skutkować sankcjami.

Przestrzeganie przepisów branżowych

W zależności od branży przedsiębiorca może mieć dodatkowe obowiązki, np. uzyskanie koncesji lub licencji w transporcie, gastronomii, sprzedaży alkoholu, spełnienie norm sanepidu w gastronomii czy kosmetologii oraz dostosowanie działalności do przepisów BHP. Nieprzestrzeganie regulacji może prowadzić do kar finansowych lub nawet zakazu prowadzenia działalności.