Fakturowanie elektroniczne w świetle bieżących regulacji VAT

Z Krajowego Systemu e-Faktur może korzystać określony krąg podmiotów. Ustawa o VAT w art. 106nb zalicza do niego:

• podatnika,

• podmioty wskazane przez podatnika (np. biuro rachunkowe),

• organy egzekucyjne działające na podstawie przepisów o cywilnym lub administracyjnym postępowaniu egzekucyjnym oraz podmioty przez nie wskazane,

• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnicy lub organy egzekucyjne nadali stosowne uprawnienia,

• inne podmioty wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KseF-u, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Ustawa o podatku obrotowym wprowadza także kilka istotnych zmian dotyczących fakturowania, które wykraczają poza cyfrową formę doręczenia dokumentu księgowego.

Faktury ustrukturyzowane muszą być przechowywane w firmie przez okres 10 lat. W tym przypadku nie ma jednak możliwości wystawiania duplikatów – dokument znajduje się w systemie, więc wystarczy wysłać go ponownie. Przechowywanie dokumentów w chmurze eliminuje ryzyko ich zniszczenia lub zgubienia.

Kolejną zaletą cyfryzacji procesu fakturowania jest to, że firma zawsze ma pewność, że jej kontrahent otrzymał dokument księgowy. Podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem systemu KSeF są także zwolnieni z obowiązku przekazywania organom podatkowym pliku kontrolnego JPK FA. Oznacza to mniej pracy dla księgowego lub biura rachunkowego.

Jakie elementy powinny znaleźć się na fakturze ustrukturyzowanej?

Faktura wystawiana za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej powinna zawierać wszystkie elementy, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT, a dokument elektroniczny powinien odzwierciedlać swój papierowy odpowiednik. Ustawa o podatku VAT zbiorczo wymienia elementy faktury, choć część z nich pojawia się jedynie przy określonych rodzajach transakcji. Podstawowe z nich to:

• data wystawienia,

• numer dokumentu jednoznacznie identyfikujący fakturę,

• imiona, nazwiska, nazwy oraz adresy podatnika oraz nabywcy towaru lub usługi,

• numery identyfikacyjne VAT,

• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile jest ona określona i różni się od daty wystawienia faktury,

• rodzaj towaru lub usługi,

• miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

• cena jednostkową netto towaru lub usługi,

• kwota opustów, obniżek i rabatów, jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie netto,

• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług netto,

• stawka podatku VAT,

• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT oraz sprzedaż zwolnioną z VAT,

• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT,

• kwota należności ogółem,

• w stosunku do wybranych metod rozliczeń – oznaczenie metody kasowej, samofakturowania, odwrotnego obciążenia lub mechanizmu podzielonej płatności,

• podstawa prawną zwolnienia z podatku VAT.

Odrębne elementy powinny pojawić się w przypadku sprzedaży nowych środków transportu, w transakcji trójstronnej wewnętrzwspólnotowej lub działania za pośrednictwem przedstawiciela podatkowego.

Kiedy podatnicy mogą skorzystać z krótszego terminu zwrotu podatku?

W określonych sytuacjach, o których mowa w art. 87 ust. 5b i 5c ustawy o VAT urząd skarbowy jest obowiązany do zwrotu podatku w terminie 40 dni, a nie jak wynika z ogólnej zasady – 60 dni. Z tego przywileju mogą skorzystać podatnicy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

• w związku z wykonywaniem czynności, dla których powstaje obowiązek wystawiania faktur przedsiębiorca wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane,

• kwota podatku naliczonego lub różnica między podatkiem naliczonym a należnym nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie przekracza 3000 złotych,

• podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres w rozliczeniu, za który występuje z wnioskiem o zwrot, był m.in. zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub wystawiał deklaracje VAT albo posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny zgłoszony do tzw. Białej Listy VAT.

Niezależnie od spełnienia tych warunków, przedsiębiorca może liczyć na szybszy zwrot podatku, jeżeli:

• oprócz faktur ustrukturyzowanych wystawia również inne faktury, które nie mogą być wygenerowane w systemie elektronicznym KSaF z uwagi brak zgodności ze wzorem, który został umieszczony na platformie usług administracji publicznej,

• wystawiał faktury do sprzedaży ewidencjonowanej przez kasę rejestrującą.

Możliwość skorzystania z szybszego zwrotu podatku nie jest więc przeznaczona dla nowo założonych firm, które na rynku funkcjonują krócej niż rok. Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i zależy Ci na szybszym zwrocie podatku, zasięgnij porady doradcy podatkowego, który pomoże zoptymalizować Twoją działalność.

Co z korektą faktury wystawionej w KSeF?

Zgodnie z art. 106j ust. 4 ustawy o VAT, fakturę korygującą dla faktury ustrukturyzowanej można wystawić wyłącznie w takiej samej formie.

Nowelizacja przepisów o VAT wprowadza także zmiany dotyczące korygowania faktur. Obecnie, podatnik wystawiający faktury ustrukturyzowane może w tym samym okresie rozliczeniowym:

• pomniejszyć podstawę opodatkowania,

• pomniejszyć podatek VAT.

Nie ma już obowiązku czekania na otrzymanie potwierdzenia faktury korygującej przez kontrahenta. Aby dokonać obniżenia już w momencie wystawienia korekty, przedsiębiorca musi spełnić następujące warunki:

• z posiadanej przez niego dokumentacji wynika, że uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania,

• z dokumentów wynika, że warunki obniżenia zostały spełnione na moment dokonywania korekty podatku należnego,

• faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją w zakresie uzgodnienia z nabywcą warunku obniżenia podstawy opodatkowania oraz w zakresie spełnienia tych uzgodnionych warunków.

O ile więc strony komunikują się ze sobą na bieżąco (i utrwalają te ustalenia!) faktury ustrukturyzowane mogą zwiększyć płynność prowadzonego biznesu.