Elektroniczne faktury (ustrukturyzowane) a regulacje VAT

Na czym polega Krajowy System e-Faktur?

Ustawa o VAT w art. 1 pkt 32a definiuje fakturę ustrukturyzowaną jako „fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”. Do końca 2022 roku system KseF jest jedną z dopuszczalnych metod fakturowania kontrahenta. Przedsiębiorcy nadal mogą wystawić fakturę:

papierową,
elektroniczną „zwykłą” (np. wysyłając ją mailowo).

Począwszy od 2023 roku nowy rodzaj fakturowania (tj. system faktur elektronicznych) ma stać się obligatoryjną metodą rozliczeń. Sam system e-faktur opiera się na platformie cyfrowej, która daje możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych.

Zasadniczą zaletą nowego rozwiązania ma być poprawa bezpieczeństwa obrotu, płynności finansowej i przyspieszenie transakcji między podmiotami, w stosunku do obecnego systemu faktur papierowych. Przedsiębiorcy mogą także liczyć na szybszy o 30% zwrot podatku VAT – z 60 do 40 dni po spełnieniu określonych przesłanek.

Faktura ustrukturyzowana to nic innego, jak dokument księgowy zapisany w formie pliku cyfrowego (najczęściej z rozszerzeniem .xml, ale dopuszczalny jest też popularny .pdf), który zawiera wymagane prawem informacje, a przy wykorzystaniu określonej infrastruktury może być otwarty przez strony transakcji lub organy podatkowe.

Należy podkreślić, że KSeF nie jest tym samym co Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF). Oba systemy polegają na elektronicznym fakturowaniu i pozwalają na wystawianie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, ale działają niezależnie. PEF służy do generowania dokumentów księgowych dotyczących m.in. robót i usług budowlanych oraz w zamówieniach publicznych.

Jak podatnicy mogą korzystać z KSeF-u?

Z platformy KSeF mogą korzystać trzy grupy podatników:

przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,
przedsiębiorcy zwolnieni z VAT,
przedsiębiorcy korzystający z uproszczonej procedury VAT OSS (ang. One Stop Shop) i posiadający polski NIP.

VAT OSS zastąpił obowiązujący do 30 czerwca 2021 roku protokół VAT MOSS (ang. Mini One Stop Shop). Rozwiązanie ma zastosowanie do sprzedaży wewnątrzwspólnotowej (np. w ramach sklepu internetowego). Przedsiębiorca, który handluje swoimi towarami lub usługami w kilku krajach członkowskich, nie musi w każdym z nich rejestrować się odrębnie jako podatnik czynny VAT nawet po przekroczeniu limitu sprzedaży zagranicznej. Wystarczy jedno zgłoszenie do VAT OSS.

Wykorzystanie systemu do wystawiania faktur ustrukturyzowanych wymaga założenia indywidualnego konta użytkownika. Jest ono dostępne zarówno na komputerze desktopowym, jak i w urządzeniach mobilnych.

Proces samego wystawiania faktur nie ulega zmianie i przedsiębiorcy nadal mogą używać tych samych programów, z których korzystali dotychczas, ale platformy będą się automatycznie łączyły z nowym serwisem i przesyłały do niego niezbędne informacje. Po wgraniu do systemu każdy dokument otrzymuje indywidualny numer oraz datę transakcji.

W tym celu rządowa aplikacja wykorzystuje zaprojektowane API, czyli interfejs programu aplikacyjnego (ang. application programming interface). To zbiór wytycznych ustalonych na poziomie tworzenia kodu źródłowego, które pozwalają na sprawne komunikowanie się poszczególnych elementów aplikacji ze sobą, a przez to także na otrzymywanie faktur.

Uważa się, że samo umieszczenie faktury w systemie jest już równoznaczne z jej wystawieniem, chyba, że odbiorca nie wyraził zgody na taki model przekazywania dokumentów księgowych.

Aby móc doręczać faktury w formie ustrukturyzowanej, przedsiębiorca musi otrzymać zgodę kontrahenta udzieloną:

poprzez zaakceptowanie komunikatu w serwisie e-Mikrofirma,
poprzez pobranie dokumentu w cyfrowej formie.

Brak zgody oznacza, że firma może nadal wystawić fakturę w systemie, ale faktury wystawiane musi doręczyć odbiorcy w formie z nim uzgodnionej (np. papierowej).

Korzystanie z KSeF wymaga zastosowania jednej z silnych metod uwierzytelniania. Może to być:

kwalifikowany podpis elektroniczny,
kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
token (rodzaj uwierzytelniających kodów jednorazowych).

Jeżeli chcesz wdrożyć w swojej firmie faktury ustrukturyzowane już teraz, rozważ skorzystanie z pomocy prawników z doświadczeniem w prawie IT. Pomogą Ci dopasować infrastrukturę firmy do nowych wymagań i nie będziesz już musiał przechowywać faktur wystawionych na papierze. Udostępnianie faktur ustrukturyzowanych stanie się także o wiele łatwiejsze, a to wszystko w ramach dopuszczanych form dokumentowania transakcji.

Regulacja faktur ustrukturyzowanych w podatku VAT

Z Krajowego Systemu e-Faktur może korzystać określony krąg podmiotów. Ustawa o VAT w art. 106nb zalicza do niego:

podatnika,
podmioty wskazane przez podatnika (np. biuro rachunkowe),
organy egzekucyjne działające na podstawie przepisów o cywilnym lub administracyjnym postępowaniu egzekucyjnym oraz podmioty przez nie wskazane,
osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnicy lub organy egzekucyjne nadali stosowne uprawnienia,
inne podmioty wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KseF-u, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Ustawa o podatku obrotowym wprowadza także kilka istotnych zmian dotyczących fakturowania, które wykraczają poza cyfrową formę doręczenia dokumentu księgowego.

Faktury ustrukturyzowane muszą być przechowywane w firmie przez okres 10 lat. W tym przypadku nie ma jednak możliwości wystawiania duplikatów – dokument znajduje się w systemie, więc wystarczy wysłać go ponownie. Przechowywanie dokumentów w chmurze eliminuje ryzyko ich zniszczenia lub zgubienia.

Kolejną zaletą cyfryzacji procesu fakturowania jest to, że firma zawsze ma pewność, że jej kontrahent otrzymał dokument księgowy. Podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem systemu KSeF są także zwolnieni z obowiązku przekazywania organom podatkowym pliku kontrolnego JPK FA. Oznacza to mniej pracy dla księgowego lub biura rachunkowego.

Jakie elementy powinny znaleźć się na fakturze ustrukturyzowanej?

Faktura wystawiana za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej powinna zawierać wszystkie elementy, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT, a dokument elektroniczny powinien odzwierciedlać swój papierowy odpowiednik. Ustawa o podatku VAT zbiorczo wymienia elementy faktury, choć część z nich pojawia się jedynie przy określonych rodzajach transakcji. Podstawowe z nich to:

data wystawienia,
numer dokumentu jednoznacznie identyfikujący fakturę,
imiona, nazwiska, nazwy oraz adresy podatnika oraz nabywcy towaru lub usługi,
numery identyfikacyjne VAT,
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile jest ona określona i różni się od daty wystawienia faktury,
rodzaj towaru lub usługi,
miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
cena jednostkową netto towaru lub usługi,
kwota opustów, obniżek i rabatów, jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie netto,
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług netto,
stawka podatku VAT,
suma wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT oraz sprzedaż zwolnioną z VAT,
kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT,
kwota należności ogółem,
w stosunku do wybranych metod rozliczeń – oznaczenie metody kasowej, samofakturowania, odwrotnego obciążenia lub mechanizmu podzielonej płatności,
podstawa prawną zwolnienia z podatku VAT.

Odrębne elementy powinny pojawić się w przypadku sprzedaży nowych środków transportu, w transakcji trójstronnej wewnętrzwspólnotowej lub działania za pośrednictwem przedstawiciela podatkowego.

Kiedy podatnicy mogą skorzystać z krótszego terminu zwrotu podatku?

W określonych sytuacjach, o których mowa w art. 87 ust. 5b i 5c ustawy o VAT urząd skarbowy jest obowiązany do zwrotu podatku w terminie 40 dni, a nie jak wynika z ogólnej zasady – 60 dni. Z tego przywileju mogą skorzystać podatnicy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

w związku z wykonywaniem czynności, dla których powstaje obowiązek wystawiania faktur przedsiębiorca wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane,
kwota podatku naliczonego lub różnica między podatkiem naliczonym a należnym nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie przekracza 3000 złotych,
podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres w rozliczeniu, za który występuje z wnioskiem o zwrot, był m.in. zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub wystawiał deklaracje VAT albo posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny zgłoszony do tzw. Białej Listy VAT.

Niezależnie od spełnienia tych warunków, przedsiębiorca może liczyć na szybszy zwrot podatku, jeżeli:

oprócz faktur ustrukturyzowanych wystawia również inne faktury, które nie mogą być wygenerowane w systemie elektronicznym KSaF z uwagi brak zgodności ze wzorem, który został umieszczony na platformie usług administracji publicznej,
wystawiał faktury do sprzedaży ewidencjonowanej przez kasę rejestrującą.

Możliwość skorzystania z szybszego zwrotu podatku nie jest więc przeznaczona dla nowo założonych firm, które na rynku funkcjonują krócej niż rok. Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i zależy Ci na szybszym zwrocie podatku, zasięgnij porady doradcy podatkowego, który pomoże zoptymalizować Twoją działalność.

Co z korektą faktury wystawionej w KSeF?

Zgodnie z art. 106j ust. 4 ustawy o VAT, fakturę korygującą dla faktury ustrukturyzowanej można wystawić wyłącznie w takiej samej formie.

Nowelizacja przepisów o VAT wprowadza także zmiany dotyczące korygowania faktur. Obecnie, podatnik wystawiający faktury ustrukturyzowane może w tym samym okresie rozliczeniowym:

pomniejszyć podstawę opodatkowania,
pomniejszyć podatek VAT.

Nie ma już obowiązku czekania na otrzymanie potwierdzenia faktury korygującej przez kontrahenta. Aby dokonać obniżenia już w momencie wystawienia korekty, przedsiębiorca musi spełnić następujące warunki:

z posiadanej przez niego dokumentacji wynika, że uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania,
z dokumentów wynika, że warunki obniżenia zostały spełnione na moment dokonywania korekty podatku należnego,
faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją w zakresie uzgodnienia z nabywcą warunku obniżenia podstawy opodatkowania oraz w zakresie spełnienia tych uzgodnionych warunków.

O ile więc strony komunikują się ze sobą na bieżąco (i utrwalają te ustalenia!) faktury ustrukturyzowane mogą zwiększyć płynność prowadzonego biznesu.

Czy faktury ustrukturyzowane to wyłącznie ułatwienia?

Już teraz można powiedzieć, że wdrożenie faktur ustrukturyzowanych niesie ze sobą ciężar sporych wydatków dla przedsiębiorców. Można do nich zaliczyć przede wszystkim:

konieczność zaadaptowania systemu ERP do nowych przepisów,
przeszkolenie personelu
czas jaki trzeba poświęcić na wypełnienie wszystkich pozycji na fakturze, których – jak twierdzi Ministerstwo Finansów – z czasem ma być dużo więcej niż tylko te, które wynikają z ustawy o VAT.

Niepokój wśród przedsiębiorców budzą plany fiskusa co do tego, aby móc żądać od podatników podawania wielu nowych informacji, np. adres i miejsce wysyłki towaru, data i godzina rozpoczęcia transportu, czy dane identyfikacyjne przewoźnika.

Krajowy system e-faktur to część większej grupy poprawek, która nosi nazwę SLIM VAT 2. W uzasadnieniu ustawodawczym można przeczytać o tym, że KSaF ułatwia i przyspiesza rozliczenia między przedsiębiorcami, ogranicza ilość kontroli podatkowych, a także ułatwia kontrolę państwa nad obrotem gospodarczym i wpływami do Skarbu Państwa. Docelowo ma zastąpić także tworzenie plików JPK-VAT7.

Z pewnością postępująca cyfryzacja biznesu niesie ze sobą liczne uproszczenia dla firm. Zbyt mało czasu jednak upłynęło, aby ocenić w praktyce nowe rozwiązanie i sprawdzić, czy i na ile nowy system rozliczeniowo-księgowy okaże się wydajny.

MAM PYTANIA | JESTEM ZAINTERESOWANY / A OFERTĄ

Zaufali nam: