Pozostałe Artykuły
Czym jest i do czego służy KsEF?
Krajowy System e-Faktur to ujednolicony system teleinformatyczny, który pozwala na wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych, zapewniając jednocześnie autentyczność ich pochodzenia oraz integralność. Zasady, według jakich funkcjonuje nowe rozwiązanie, zostały uregulowane w ustawie o VAT.1
Wejście w życie systemu KSeF powoduje, że przedsiębiorcy będą otrzymywali wyłącznie faktury ustrukturyzowane niezależnie od tego, czy wyrazili zgodę na korzystanie z nowej platformy. W efekcie struktura każdego dokumentu będzie wyglądała zawsze tak samo, przedsiębiorca będzie mógł też upewnić się, że pochodzi ona od kontrahenta.
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
System KSeF pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów w formacie .xml z zachowaniem określonej struktury i porządku danych. Wzór takiej faktury jest zaimplementowany w oprogramowaniu, podatnik nie tworzy jej, ani nie modyfikuje. Za datę wystawienia faktury przyjmuje się data wysłania dokumentu do KSeF, nie zaś datę wpisaną przez podatnika wystawiającego fakturę na dokumencie. Z kolei datą otrzymania faktury jest data nadania unikalnego numeru dokumentowi w systemie.
Faktura wystawiana w systemie KSeF może być odwzorowana graficznie w dowolny sposób. Może być to też dokument dwujęzyczny pod warunkiem, że zawiera wszystkie postanowienia wymagane przez wzór określony przez Ministerstwo Finansów.
Do czego można wykorzystać KsEF?
Krajowy system e-Faktur to nie tylko system informatyczny służące do wystawiania dokumentów sprzedażowych. Z jego pomocą można:
-
nadawać i odbierać uprawnienia do wystawiania faktur innym osobom, np. pracownikom, księgowemu lub biuru rachunkowemu współpracującemu z przedsiębiorcą; nadanie uprawnienia dokonuje się poprzez formularz ZAW-FA, w którym należy wskazać jedną osobę fizyczną uprawnioną do dokonywania czynności w KSeF;
-
przechowywać wystawione i otrzymane faktury w formie elektronicznej, zamiast korzystać z papierowych dokumentów;
-
nadać fakturze unikalny numer w systemie KSeF;
-
skontrolować prawidłowość dokumentu wystawionego w KSeF oraz poza KSeF.
Obecnie do systemu KSeF podatnicy mają dostęp na dwa sposoby Pierwszy z nich to rządowy program Aplikacja Podatnika KSeF w wersji desktopowej i mobilnej. Druga obejmuje różnego rodzaju aplikacje komercyjne, np. abcFaktury czy systemy ERP takich firm, jak Comarch lub Symfonia, które zapewniają zgodność z nowymi regulacjami.
Kogo nie dotyczy system KSeF?
Krajowy System e-Faktur to platforma obejmująca swoim zakresem bardzo szeroki zakres faktur VAT, ale nie wszystkie. Dotyczy on wszystkich czynności, które do tej pory musiały być udokumentowane fakturą na mocy ustawy o VAT. W szczególności będzie to sprzedaż, dostawa towarów i świadczenie usług między przedsiębiorcami oraz na rzecz podmiotów publicznych czy wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
Można powiedzieć, że KSeF stanie się zasadą, od której wyjątkiem będzie możliwość wystawienia klasycznej faktury papierowej lub elektronicznej. Lista tych wyjątków znalazła się w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie dotyczy wystawiania faktur:
-
przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (przedsiębiorcy z siedzibą w innym państwie niż Rzeczpospolita Polska, którzy na terenie Polski dokonują transakcji);
-
przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę (przedsiębiorca zagraniczny wprawdzie prowadzi działalność w Polsce, ale miejsce tej działalności nie uczestniczy w sprzedaży towarów lub dostawie usług, na które wystawiono fakturę);
-
podatnik korzysta z procedur szczególnych, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach (chodzi o One Stop Shop oraz Import One Stop Shop);
-
nabywcą towaru lub usługi jest osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej (konsument). W tym przypadku dopuszcza się możliwość wystawienia faktury ustrukturyzowanej, do której konsument miałby wgląd przez anonimowy dostęp do aplikacji.
W pierwszych dwóch przypadkach przedsiębiorca wystawia faktury w KSeF dobrowolnie, w pozostałych należy to zrobić w formie elektronicznej lub papierowej. Nowy system nie posłuży też do wystawiania faktur w procedurze zamówień publicznych (w tym celu należy skorzystać z Platformy Elektronicznego Fakturowania) oraz faktur RR (dokumentującej nabycie produktów rolnych od rolnika ryczałtowego). Dodatkowe wyłączenia mogą wynikać z właściwego rozporządzenia Ministra Finansów.
Faktury korygujące w KSeF
Krajowy System e-Faktur pozwala na wystawianie korekt do faktur wystawianych w KSeF. Faktury korygujące muszą zawierać numer nadany w systemie. Nie ma natomiast możliwości wystawiania duplikatów faktur, ponieważ dokumenty i tak znajdują się w cyfrowym repozytorium. Jest to możliwe wyłącznie dla faktur wystawionych poza KSeF.
Szczególny sposób korekty przewidziano dla faktury, w której podano błędny numer NIP kontrahenta. W takiej sytuacji trzeba w pierwszej kolejności wystawić korektę na całą kwotę faktury z tym samym, błędnym numerem NIP, a następnie wygenerować nową fakturę, ale już z poprawnym NIP.
Awaria systemu KSeF i co dalej?
Skoro wielu podatników stanie przed koniecznością korzystania z systemu KSeF, można się zastanowić, co w sytuacji, kiedy platforma ulegnie awarii albo problemy techniczne pojawią się po stronie podatnika. W praktyce może pojawić się jedna z kilku sytuacji:
-
system KSeF jest niedostępny z powodu awarii lub wewnętrznych prac konserwacyjnych – informacja o tym fakcie powinna być ogłoszona w BIP Ministerstwa Finansów oraz bezpośrednio w oprogramowaniu przez interfejs KSeF;
-
podatnik nie może skorzystać z systemu KSeF ze względu na własne problemy techniczne;
-
całkowita awaria systemu KSeF – informacja o tym fakcie powinna być opublikowana w środkach masowego przekazu, jak telewizja lub radio lub strona internetowa Ministerstwa Finansów.
Zgodnie z wytycznymi zamieszczonymi na stronie Ministerstwa Finansów w sytuacji awarii podatnik powinien:
-
wystawić fakturę zgodnie ze wzorem dla faktury ustrukturyzowanej tak, jak zwykłą fakturę elektroniczną;
-
oznaczyć fakturę kodem QR (oprogramowanie powinno zrobić to automatycznie);
-
udostępnić fakturę nabywcy w sposób z nim uzgodniony;
-
przesłać fakturę do KSeF w celu przydzielenia indywidualnego numeru – w trybie offline powinno nastąpić to następnego dnia po wystawieniu faktury, w przypadku awarii – do 7 dni roboczych po jej ustąpieniu.
W okresie zupełnej awarii sprzedawca powinien wystawić fakturę w sposób papierowy lub elektroniczny i nie ma obowiązku wprowadzania jej do KSeF.
Co grozi za ominięcie systemu KSeF?
Wejście w życie zmian ustawy o VAT i początek obowiązywania Krajowego Systemu e-Faktur nie oznacza, że przedsiębiorcy tracą możliwość wystawiania standardowych faktur elektronicznych. Trzeba jednak pamiętać, że ustawodawca w art. 106ni ustawy o VAT przewidział określone sankcje dla podatników, którzy:
-
nie wystawiają faktury ustrukturyzowanej przy użyciu systemu KSeF pomimo ustawowego obowiązku;
-
w okresie awarii systemu KSeF lub braku dostępności do systemu wystawili faktury niezgodnie z udostępnionym przez Ministerstwo wzorem;
-
nie przesłali do KSeF faktur w wymaganym terminie po ustaniu awarii.
We wszystkich wskazanych przypadkach naczelnik urzędu skarbowego nakłada na podatnika, w drodze decyzji administracyjnej, karę w wysokości do 100 % kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. Jeżeli na fakturze nie wykazano podatku, wysokość kary wynosi do 18,7 % kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. Karę administracyjną należy zapłacić bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu kary.
Co dla księgowości oznacza wejście w życie systemu KSeF?
Obecnie coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z usług zewnętrznego biura księgowego, ponieważ jest to prostsze, pewniejsze, a nierzadko również tańsze rozwiązanie niż utworzenie działu księgowości w firmie.
Dla zewnętrznego podmiotu świadczącego usługi księgowe oznacza to jednak konieczność zaadaptowania się do zmian przepisów już teraz, ponieważ można się spodziewać, że część podatników zdecyduje się wdrażać KSeF przed jego obligatoryjnym wejściem w życie.
Jakich błędów powinno unikać biuro księgowe? Przede wszystkim należy dobrze przygotować umowę o obsługę księgową klienta z uwzględnieniem regulacji ustawy o VAT. Kluczowe znaczenie ma dobre zrozumienie nowych przepisów – tego, kto, kiedy i według jakiego schematu powinien korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Warto zadbać o szkolenie personelu w tym zakresie, wybór platformy zapewniającej odpowiednio wysoki poziom kompatybilności.
Biuro księgowe powinno pamiętać też o należytym zabezpieczeniu danych, ponieważ wydostanie się ich na zewnątrz może prowadzić do naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa (vide: wyrok WSA w Poznaniu z dnia 26 października 2017 r., sygn. IV SA/Po 571/17). Raz wprowadzone procesy powinny być regularnie aktualizowane, aby zapewnić ich zgodność z przepisami.
Kancelaria RPMS oferuje kompleksowe doradztwo w zakresie przygotowania przedsiębiorstwa do wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Nasi prawnicy przeprowadzą szkolenie personelu, opracują wewnętrzne procesy pozwalające na sprawne korzystania z nowego rozwiązania i zapewnią reprezentację na wypadek postępowania administracyjnego prowadzonego przez organy administracji skarbowej.
Pytania i odpowiedzi
Nowe regulacje będą obligatoryjne od dnia 1 lutego 2026 roku dla „dużych” firm, które w poprzednim roku obrotowym przekroczyły 200 milionów złotych obrotu. Pozostali przedsiębiorcy mają obowiązek stosowania KSeF dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 roku. Obecnie z systemu KSeF można już korzystać, ale ta możliwość ma charakter fakultatywny. To dobry moment, aby stopniowo przechodzić na KSeF w firmie, szkolić pracowników i przygotowywać wewnętrzne procesy, aby nie musieć zajmować się tymi czynnościami na ostatnią chwilę.
Uwierzytelnienie użytkownika może zostać dokonane na kilka sposobów. Darmowym narzędziem jest profil zaufany. Dodatkowo można to zrobić za pomocą podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej. Użytkownik ma również możliwość wygenerowanie tokenu uwierzytelniającego. Dzięki temu logowanie stanie się prostsze.
Wszystkie faktury wprowadzone do systemu KSeF są przechowywane w systemie przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Jeżeli okres przechowywania dokumentów w systemie upłynie przed upłynie wcześniej niż przedawnienie, podatnik ma obowiązek przechowywać te faktury poza KSeF do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Zaufali nam:
