Audyt compliance w firmie – kiedy go przeprowadzić i w jakich obszarach?

Audyt compliance to systematyczny proces oceny zgodności działalności przedsiębiorstwa z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami branżowymi oraz wewnętrznymi politykami firmy. Jego głównym celem jest identyfikacja ryzyk, przeciwdziałanie potencjalnym naruszeniom i wzmacnianie ładu korporacyjnego. Regularne przeprowadzanie audytu compliance pozwala firmom uniknąć sankcji, minimalizować ryzyko prawne i finansowe oraz poprawiać swoją reputację wśród kontrahentów i klientów.

Audyt compliance jest szczególnie potrzebny w sytuacjach, gdy zmieniają się przepisy prawa, a firma musi dostosować swoje procedury do nowych regulacji. Jest on także zalecany w przypadku ekspansji na nowe rynki lub istotnych zmian organizacyjnych, takich jak fuzje czy przejęcia. Warto go wdrożyć również wtedy, gdy firma rozpoczyna współpracę z nowymi kontrahentami, aby upewnić się, że przestrzegają oni standardów prawnych i etycznych.

Inną sytuacją wymagającą audytu compliance jest zgłoszenie nieprawidłowości wewnątrz organizacji, co może sugerować istnienie problemów wymagających natychmiastowej reakcji. Wiele przedsiębiorstw decyduje się także na regularne audyty jako element swojej strategii zarządzania ryzykiem i zgodności.

Kto w szczególności powinien zwrócić uwagę na wdrożenie compliance w firmie?

• instytucje z sektora finansowego

• przedsiębiorcy rozważający ekspansję na rynki zagraniczne

• przedsiębiorcy chcący zminimalizować ryzyka

• przedsiębiorcy rozważający przekształcenie, fuzję czy przejęcie

• instytucje mające wiedzę o planowanej kontroli (np. w związku z otrzymanym dofinansowaniem)

• Instytucje będące w sporze (np. z grupą pracowników czy związkami zawodowymi)

Audyt compliance obejmuje wiele aspektów działalności przedsiębiorstwa, a w szczególności:

• Ochronę danych osobowych (RODO) – sprawdzenie zgodności przetwarzania danych klientów i pracowników z przepisami RODO i innych aktów prawnych dotyczących ochrony danych. Szerzej tę kwestię opisujemy tutaj

• Prawo pracy – weryfikację zgodności procedur związanych z zatrudnieniem, w tym umów o pracę, czasu pracy i wynagrodzeń. Zgodność w tym zakresie powinna zawierać również sfery kadrowe-płacowe, czyli poprawność rozliczeń pracowników i stosowanych mechanizmów i procedur.

• Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML) – kontrolę zgodności z przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy w sektorach regulowanych, takich jak bankowość i finanse.

• Prawo konkurencji – eliminację praktyk monopolistycznych oraz naruszeń zasad uczciwej konkurencji. Kluczowe zwłaszcza w branży spożywczej i umów kontraktacji.

• Prawo korporacyjne – ocenę zgodności działalności spółki z przepisami dotyczącymi jej funkcjonowania, raportowania finansowego oraz odpowiedzialności zarządu.

• Prawo podatkowe, czy firma jest zgodna pod kątem obciążeń publicznoprawnych, np. rozliczenia VAT czy stosowanych schematów podatkowych.

• Etykę biznesową – sprawdzenie przestrzegania zasad przeciwdziałania korupcji, konfliktom interesów oraz zapewnienia przejrzystości relacji biznesowych.

• Spory sądowe, czyli analiza aktualnie prowadzonych spraw sądowych, szanse na pozytywne rozstrzygnięcie, ale przede wszystkim wnioski z tych spraw, które będą mogły usprawnić procesy w firmie w przyszłości.

• Tzw. przepisów branżowych, czyli zgodności z prawem w kontekście przepisów szczególnych dla specyficznej branży. Przykładowo, dla instytucji pożyczkowych istotne będzie poprawne stosowanie przepisów ustawy o kredycie konsumenckim, a dla branży spożywczej przepisów z zakresu szeroko pojętego “prawa żywnościowego”.

Powyższe wyliczenie ma charakter przykładowy i niejednokrotnie dostosowujemy zakres audytu do specyfiki działalności naszego klienta. Celem jest minimalizacja kluczowych ryzyk tak, aby przedsiębiorstwo mogło się rozwijać bez obaw o aspekty prawno-podatkowe.

Brak regularnych audytów compliance może prowadzić do poważnych konsekwencji.

Jednym z największych zagrożeń są naruszenia przepisów, które mogą skutkować wysokimi karami finansowymi nakładanymi przez organy nadzoru. Nieprawidłowości w zakresie zgodności mogą także prowadzić do postępowań sądowych, które generują koszty i negatywnie wpływają na reputację przedsiębiorstwa.

W skrajnych przypadkach konsekwencje mogą obejmować odpowiedzialność karną członków zarządu oraz kadry kierowniczej. Brak audytu compliance zwiększa także ryzyko utraty zaufania klientów oraz kontrahentów, co może negatywnie wpłynąć na pozycję firmy na rynku i jej wyniki finansowe.