Analizując liczne obowiązki nakładane na przedsiębiorców w Polsce można dojść do wniosku, że im firma jest większa, tym więcej musi spełniać formalności w bieżącej działalności. Dotyczy to na przykład obowiązku rejestracji do VAT (który jest obowiązkowy w niektórych branżach i od określonego poziomu obrotów), zgłaszania statusu dużego przedsiębiorcy, czy płatności w transakcjach handlowych. W ostatnich latach do obowiązków największych firm dołączył także obowiązek raportowania niefinansowego. Na czym ten obowiązek polega i kogo dotyczy?
Skąd wynika obowiązek raportowania niefinansowego?
Raportowanie ESG jest, jak wiele ostatnich regulacji, pokłosiem prawa unijnego. Dialog w ramach instytucji unijnych odpowiedzialnych za stanowienie prawa w zakresie raportowania niefinansowego trwa już od kilku dobrych lat. Zwieńczeniem tego dialogu i prac legislacyjnych było wydanie dyrektywy 2014/95/UE ws. ujawniania informacji niefinansowych i informacji dotyczących różnorodności. Dyrektywa ta została w Polsce wdrożona od 2018 roku, na podstawie nowelizacji ustawy o rachunkowości.
Trend legislacyjny na szczeblu unijnym jest jednak jasny- raportowanie niefinansowe będzie się znacznie rozszerzać. Ostatnio (w grudniu 2022 roku) opublikowano w unijnym dzienniku ustaw nowy akt prawny- dyrektywę ws. sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (tzw. dyrektywa CSRD). Ten akt prawny planowo ma zastąpić dotychczasową dyrektywę dotyczącą raportowania niefinansowego, a państwa członkowskie mają 18 miesięcy na zaimplementowanie nowej dyrektywy do swojego porządku prawnego.
Powyższe oznacza, że możemy spodziewać się w przeciągu najbliższych dwóch lat znaczących zmian w zakresie raportowania niefinansowego i szeroko pojętego zrównoważonego rozwoju. Obecnie jednak jeszcze obowiązują aktualne przepisy ustawy o rachunkowości oraz dyrektywy 2014/95/UE, wraz z wytycznymi i instrukcjami.
Czy raportowanie ESG może przynieść firmie korzyści? Oczywiście, że tak. Sporządzenie raportu ESG i stosowanie się do wyznaczonych reguł może przede wszystkim zwiększyć autorytet firmy na rynku, dzięki czemu zyska ona większą ilość kontraktów. Firma przestrzegająca zasad raportowania niefinansowego, nawet jeżeli nie planuje wejść na giełdę, będzie postrzegana jako wiarygodny kontrahent, którego pozycja na rynku jest stabilna.
Czym jest raportowanie ESG i kogo dotyczy?
Rozwinięciem skrótu ESG jest Environmental (środowisko naturalne), Social (społeczne) i Governance (ład korporacyjny). Raportowanie niefinansowe (ESG) dotyczy zatem udostępniania określonym podmiotom informacji o charakterze niefinansowym, czyli np. w zakresie zrównoważonego rozwoju, stosowania rozwiązań mających na celu ochronę środowiska w przedsiębiorstwie, kwestii społecznych (np. work life balance) czy odpowiednich, jasnych i przejrzystych struktur firmowych.
Raportowanie niefinansowe obecnie dotyczy tylko największych spółek, będących tzw. jednostkami zainteresowania publicznego, które zatrudniają powyżej 500 pracowników i spełniają jeden z dwóch warunków finansowych:
- 85 mln zł sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego lub;
- 170 mln zł przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy.
Trzeba jednak wskazać, że trend ten będzie się rozszerzał i z biegiem czasu najprawdopodobniej coraz więcej podmiotów będzie objętych nowym obowiązkiem. Obecnie szacuje się, że tylko około 300 podmiotów objętych jest obowiązkiem sprawozdawczości niefinansowej. Obecnie jednak obowiązkiem raportowania niefinansowego objęte są następujące podmioty:
- duże spółki giełdowe
- banki
- zakłady ubezpieczeń
- inne spółki będące JZP
Po wejściu w życie planowanych zmian wynikających z dyrektywy CSRD liczba ta prawdopodobnie zwiększy się dziesięciokrotnie. Przewiduje się, że obowiązki dotyczące raportowania ESG będą dotyczyły wszystkich nowych spółek, niezależnie od tego, czy będą one notowane na giełdzie. W związku z powyższym dobrze jest już teraz podjąć wstępne czynności przygotowawcze w kontekście raportowania ESG, które w przyszłości może objąć Państwa przedsiębiorstwo.
Praktyczne aspekty wdrożenia raportowania w firmie
Raportowanie ESG w firmie może być skomplikowaną procedurą, wymagającą zaangażowania osób na szczeblach kierowniczych i specjalistów, a także często zewnętrznych doradców. Obecnie z ustawy o rachunkowości wynika, że oświadczenia spółek powinny zawierać opisy stosowanych przez spółki polityk w odniesieniu do:
- zagadnień społecznych,
- spraw pracowniczych,
- środowiska naturalnego,
- poszanowania praw człowieka,
- przeciwdziałania korupcji.
Powyższe kwestie są uregulowane w ustawie dość ogólnie, tym samym sporządzenie raportu również może wydawać się problematyczne. Poniżej przedstawiamy propozycje działań w firmie, które mogą pomóc w poprawnym spełnieniu obowiązku raportowania niefinansowego, oraz obszary, w których nasza kancelaria może Państwu pomóc.
Szkolenie pracowników i wybór zakresu
Aby sporządzić finalny raport dot. ESG, na samym początku procesu konieczne jest zdefiniowanie zakresu danych, które muszą być zebrane w ramach działów firmy, aby sporządzić finalny dokument raportu. Przy definiowaniu zakresu danych do raportu, warto również wsłuchać się w głosy interesariuszy, czyli każdej osoby lub grupy osób, która może wpływać na osiąganie celów firmy.
Zebranie danych w zakresie informacji niefinansowych często wymaga analizy i wyodrębniania konkretnych danych w trakcie całego roku obrotowego. W tym zakresie konieczne jest zazwyczaj wsparcie większej ilości pracowników, wiedza tylko tych sporządzających raport często będzie niewystarczająca. Wszyscy pracownicy zaangażowani w proces sprawozdawczości niefinansowej powinni mieć odpowiedni poziom wiedzy, który będzie umożliwiał wsparcie osób odpowiedzialnych za odpowiednie przygotowanie dokumentu raportu. W tym celu warto przeprowadzić odpowiednie szkolenie, w którym udział wezmą wszyscy pracownicy zaangażowani pośrednio lub bezpośrednio w proces raportowania niefinansowego. Wysoki poziom wiedzy dot. ESG jest niezbędny, aby proces raportowania przeszedł sprawnie, a raport był pełny, kompletny i spełniał swoje założenia.
Nasza kancelaria może wspomóc Państwa organizację w tym aspekcie poprzez przygotowanie programu szkoleń dot. ESG, organizację webinariów z osobami zaangażowanymi w proces, czy przygotowywaniu materiałów edukacyjnych.
Sporządzenie projektu raportu
Po zebraniu konkretnych danych należy przystąpić do sporządzenia projektu raportu. Co istotne, przepisy nie zawierają w tym zakresie wymogów szczególnych co do struktury raportu, zatem to w ramach przedsiębiorstwa należy dobrać taką strukturę, aby raport był możliwie maksymalnie czytelny dla interesariuszy.
Sporządzenie raportu może być procesem długotrwałym, a sam raport powinien być spójny i napisany możliwie tym samym stylem. Warto zatem wyznaczyć do sporządzenia projektu raportu, co z pewnością pozytywnie wpłynie na jego spójność i czytelność.
Projekt raportu może być sporządzony wewnętrznie, ale może być także zlecony zewnętrznej kancelarii. Z uwagi na fakt, że sporządzenie raportu może być procesem czasochłonnym, nie zawsze będzie się dało pogodzić sporządzanie raportu i wypełnianie codziennych obowiązków przez wewnętrznego pracownika. Powierzenie sporządzenia projektu raportu zewnętrznej kancelarii prawnej (po uprzednim przekazaniu danych liczbowych i innych niezbędnych parametrów) może zdecydowanie ułatwić i przyspieszyć całą procedurę.
Zewnętrzny audyt projektu raportu
Po sporządzeniu projektu raportu dobrze jest przeprowadzić proces dodatkowej weryfikacji jego poprawności, spójności i rzetelności przez osobę z zewnątrz, tj. przez osobę, która nie była bezpośrednio zaangażowana w proces zbierania danych i przygotowywania projektu raportu.
W przypadku, gdy projekt raportu został sporządzony wewnętrznie, przez pracownika firmy, nasza kancelaria może pełnić rolę podmiotu zewnętrznego weryfikującego raport i przekazującego uwagi, które mogą być wdrożone w finalnej wersji, gdy raport zostanie skierowany do interesariuszy.
Warto również wspomnieć, że nasza kancelaria może także być “audytorem” raportu, gdy raport został przygotowany przez nas. W ramach naszej kancelarii znajduje się kilkunastu prawników, zatem sporządzeniem projektu raportu może zająć się jeden zespół prawników naszej kancelarii, a weryfikacja raportu może zostać powierzona innemu zespołowi naszych prawników. Dzięki temu weryfikacja raportu odbędzie się przez osoby, które dotychczas nie brały udziału w sporządzaniu jego projektu, a analiza będzie obiektywna, rzetelna i kompleksowa.
Zbieranie informacji zwrotnych i wyznaczanie przyszłych celów
Aby raport osiągnął zamierzone efekty i przyniósł korzyści, które opisujemy powyżej, warto zbadać, jaki był odbiór raportu u interesariuszy, czy wśród pracowników i wyciągnąć ewentualne wnioski, które wynikają zazwyczaj z analizy informacji przekazywanych indywidualnie.
Nasza kancelaria co prawda nie może pomóc w pozyskaniu danych dot. odbioru raportu, aczkolwiek możemy po jego publikacji przeanalizować dostarczone głosy i opinie o raporcie, które zostaną w późniejszym czasie przełożone na rekomendacje i wyznaczenie przyszłych celów.
Jakie są kary za niewdrożenie raportowania?
Ustawodawca krajowy bardzo poważnie podchodzi do kwestii realizowania obowiązku sprawozdawczości niefinansowej.
W ustawie o rachunkowości przewidziano, że kto wbrew przepisom ustawy nie zamieszcza na stronie internetowej dokumentów związanych ze sprawozdawczością niefinansową, podlega karze grzywny albo karze ograniczenia wolności. Kara grzywny jest w tym zakresie karą wymierzaną na podstawie i zasadach określonych w kodeksie karnym skarbowym. Oznacza to, że grzywna za niezłożenie sprawozdania z informacji niefinansowych może wynosić od 10 do 720 stawek dziennych.
W 2023 roku stawka dzienna grzywny wynosi od 116,33 zł do 46 532 zł. Sąd ustalając stawkę dzienną, bierze pod uwagę sytuację majątkową sprawcy, jego dochody oraz sytuację rodzinną. Niemniej jednak trzeba mieć na uwadze, że w niektórych przypadkach grzywna za zaniechanie obowiązku może być liczona nawet w milionach złotych.
Podsumowanie
Raportowanie ESG to obowiązek, który de facto już jest w mocy dla niektórych kategorii podmiotów. Nie jest to jeszcze obowiązek powszechny, aczkolwiek trendy legislacji unijnej wskazują jasno, że z biegiem czasu coraz więcej firm będzie musiało sprostać sprawozdawczości niefinansowej. Warto już teraz przygotować się do tych obowiązków. W niektórych przypadkach już teraz można wdrożyć takie raportowanie w firmie, co może przynieść wymierne korzyści na rynku. Nasza kancelaria może wspomóc Państwa w wielu aspektach wdrożenia (zarówno obowiązkowego, jak i dobrowolnego) raportowania niefinansowego, zatem jeżeli Państwo przygotowują się do tego procesu, to zachęcamy do kontaktu.
Q&A
Obecnie tylko największe podmioty, w szczególności JZP i podmioty giełdowe muszą składać sprawozdanie niefinansowe. Trzeba się jednak liczyć z tym, że z biegiem czasu krąg podmiotów obowiązanych będzie rozszerzany. W 2023 roku jednak nie każda sp. z o.o. musi składać raport w zakresie ESG.
Obowiązek składania sprawozdania finansowego, który dotyczy m.in. spółek akcyjnych, spółek z o.o. i prostych spółek akcyjnych jest czymś innym niż sprawozdanie niefinansowe. jak sama nazwa wskazuje, w tym drugim należy raportować informacje, niefinansowe, podczas gdy w sprawozdaniu finansowym składanym do KRS należy umieścić przede wszystkim dane finansowe podmiotu (i ewentualnie sprawozdanie zarządu z działalności jednostki).
Data, od kiedy wszystkie podmioty posiadający status dużego przedsiębiorcy będą objęte obowiązkiem raportowania niefinansowego, nie jest jeszcze znana. Mając na uwadze jednak treść rozporządzenia CSRD należy domniemywać, że powinno to nastąpić nie wcześniej niż w roku 2024.
Tak jak sygnalizowaliśmy w tekście, nic nie stoi na przeszkodzie, aby raport z zakresu informacji niefinansowych był sporządzony wewnętrznie w ramach firmy. Trzeba jednak pamiętać, że jego przygotowanie może być bardzo czasochłonne. Z tego względu wiele podmiotów decyduje się na powierzenie przygotowania projektu raportu zewnętrznej kancelarii prawnej.
Zaufali nam:
