B2B i zlecenie 2026 – jak uniknąć przekwalifikowania na UoP

Nowe uprawnienia PIP od 2026 roku – inspektor z mocą przekształcania umów

Odwrócony ciężar dowodu – co musi wykazać pracodawca

W ramach nowych przepisów ciężar dowodu zostanie odwrócony – to nie inspektor będzie musiał wykazać, że mamy do czynienia z etatem, ale pracodawca będzie musiał udowodnić, że dana relacja to rzeczywiście niezależne B2B. A to, jak wiemy, wymaga czegoś więcej niż tylko odpowiedniej klauzuli w umowie.

Kontrole zdalne i wymiana danych (ZUS, CEIDG, KAS, KRUS)

Dodatkowo PIP zyska nowe narzędzia – możliwość prowadzenia kontroli zdalnie, bez zapowiedzi, w oparciu o informacje z systemów ZUS, CEIDG, KAS czy KRUS. Do gry wchodzi bowiem pełna synergia organów kontrolnych – i to nie tylko w teorii. W praktyce oznacza to, że dane o zatrudnieniu i relacjach biznesowych będą porównywane krzyżowo, a nieprawidłowości wychwytywane automatycznie.

Wyższe mandaty

Podwyższone zostaną również kary nakładane w drodze mandatu – aktualny próg 2 tys. zł za naruszenia przepisów o formach zatrudnienia przestanie być „niegroźnym ryzykiem budżetowym”.

Krótko mówiąc: od 2026 roku umowy cywilnoprawne przestają być strefą komfortu. Zmienią się w potencjalne pole minowe – o ile nie zadbamy wcześniej o ich zgodność z realiami współpracy i aktualną linią orzeczniczą.

Poznaj naszą ofertę w zakresie prawa pracy i HR https://rpms.pl/prawo-pracy/

B2B, zlecenie czy jednak etat? Kluczowe cechy stosunku pracy

Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy, stosunek pracy występuje, gdy osoba wykonuje pracę osobiście, w określonym czasie i miejscu, pod kierownictwem pracodawcy – niezależnie od tego, jak nazwano umowę.

W praktyce, jeśli wykonawca pracuje codziennie 9–17, w biurze zleceniodawcy, raportuje zadania i nie może delegować pracy – mamy do czynienia z klasycznym etatem, nawet jeśli formalnie podpisano umowę B2B lub zlecenie.

To nie treść umowy, ale faktyczny sposób jej wykonywania decyduje o kwalifikacji prawnej. Klauzule o „samodzielności” nie pomogą, jeśli kontraktor funkcjonuje jak zwykły pracownik.

Skutki błędnej kwalifikacji umowy – koszty i sankcje po 1 stycznia 2026 r

ZUS i świadczenia pracownicze do 5 lat wstecz

Jeśli PIP uzna umowę B2B lub zlecenie za ukryty stosunek pracy, konsekwencje finansowe dla firmy mogą być dotkliwe. Pracodawca będzie zobowiązany do zapłaty zaległych składek ZUS, wyrównania wynagrodzeń, ekwiwalentów za urlop, dodatków za nadgodziny – nawet do 5 lat wstecz, wraz z odsetkami.

Równolegle mogą pojawić się korekty podatkowe – np. konieczność rozliczenia PIT według skali zamiast stawki liniowej, a nawet zakwestionowanie odliczeń VAT od faktur wystawianych przez „fikcyjnych” kontraktorów. Trzeba zatem liczyć się również z ryzykiem zakwestionowania odliczeń VAT od faktur „fikcyjnego” przedsiębiorcy – szczególnie w sytuacji, gdy ta osoba nie miała innych klientów, nie ponosiła ryzyka i nie inwestowała we własne narzędzia. Wtedy urząd może uznać, że faktycznie nie sprzedawała usług, tylko świadczyła pracę.

Grzywny z Kodeksu pracy do 30 000 zł

Do tego dochodzą sankcje z Kodeksu pracy – grzywny do 30 000 zł za nieprawidłowe formy zatrudnienia. Z uwagi na karny charakter naruszenia odpowiedzialność ponosi nie tylko sam pracodawca, ale także osoba działająca w jego imieniu – np. członek zarządu lub kierownik odpowiedzialny za sprawy kadrowe. Ważne jest, że poszczególne naruszenia mogą być oceniane odrębnie. Innymi słowy, błędna kwalifikacja formy zatrudnienia to jedno, ale dodatkowo sankcjonowane bywa choćby brak prawidłowej ewidencji czasu pracy, nieudzielanie urlopów czy nieprzestrzeganie przepisów BHP. To sprawia, że łączny wymiar sankcji potrafi urosnąć ponad poziom „symbolicznego” mandatu. Co więcej, obok grzywny inspektor wydaje nakaz usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w określonym terminie – niewykonanie nakazu rodzi kolejne konsekwencje. Warto pamiętać, że kary z Kodeksu pracy nie zastępują dopłat ZUS ani korekt podatkowych; działają obok nich i powiększają całkowity koszt naprawiania sytuacji.

Konsekwencje podatkowe (PIT/VAT) i efekt domina kontroli

W praktyce wystarczy jedna decyzja PIP, by uruchomić efekt domina: kontrola ZUS, działania KAS, spór z wykonawcą, a nawet pozew o ustalenie stosunku pracy. Dla wielu firm to nie tylko koszt, ale i ryzyko utraty reputacji. Dlatego tak ważne jest, aby działać prewencyjnie: sprawdzić, gdzie rzeczywiście da się obronić niezależność (miejsce, czas i sposób wykonywania pracy, realna możliwość podwykonawców, rozliczenie za rezultat), a tam, gdzie model pracy jest de facto etatowy, rozważyć uporządkowanie sytuacji i przejście na UoP, zanim zrobi to inspektor.

Podsumowując: błąd w kwalifikacji formy zatrudnienia to nie pojedynczy mandat, tylko łańcuch konsekwencji – finansowych, podatkowych, kadrowych i wizerunkowych. Prewencja w postaci audytu umów i praktyk, dostosowania wzorców i uporządkowania dokumentacji zazwyczaj kosztuje mniej niż gaszenie pożaru po decyzji PIP.

Masz pytania lub potrzebujesz pomocy?
Zadzwoń do nas: +48 61 307 09 91
lub napisz na adres: kancelaria@rpms.pl.

Najczęstsze pułapki umów B2B – czerwone flagi w oczach kontrolera PIP i ZUS

Choć wiele firm uważa umowy B2B za bezpieczne, to dla PIP i ZUS kluczowe jest nie to, co na papierze, ale jak wygląda codzienna współpraca. A tu najczęściej pojawiają się dobrze znane kontrolerom schematy:

• Sztywne godziny pracy, np. od 9:00 do 17:00, narzucone przez firmę, bez realnej elastyczności.

• Stałe miejsce świadczenia usług, często w siedzibie firmy, z obecnością obowiązkową na spotkaniach czy naradach.

• Brak możliwości delegowania zadań – choć działalność gospodarcza zakłada możliwość korzystania z podwykonawców, wykonawca faktycznie musi działać osobiście.

• Pełne podporządkowanie – wewnętrzne zasady jak dla pracowników jak takich jak raportowanie, zatwierdzanie urlopów, kontrola sposobu wykonania zadań, korzystanie z wewnętrznych narzędzi firmy, np. systemów czasu pracy.

• Jedyny klient, jedyny zleceniodawca – Stała współpraca z jednym klientem to częsty argument PIP za uznaniem stosunku pracy. Brak innych zleceń oznacza zależność ekonomiczną typową dla etatu. Jeśli wykonawca nie promuje usług ani nie obsługuje innych podmiotów, trudno wykazać jego samodzielność.

• Wynagrodzenie miesięczne, niezależne od efektów – stała, comiesięczna kwota przypominająca pensję sugeruje relację etatową.

Kontrowersyjna, ale coraz częstsza praktyka to także pozorne zewnętrzne świadczenie usług – zatrudnianie tej samej osoby w kilku spółkach z jednej grupy, by formalnie ominąć wymogi etatu. Jeśli jednak realnie wykonuje ona obowiązki w ramach jednej struktury, inspektorzy potraktują to jako próbę obejścia przepisów.

Dla PIP i ZUS „fałszywy przedsiębiorca” to ktoś, kto:

• nie ma innych klientów,

• nie ponosi ryzyka działalności,

• nie inwestuje we własne środki pracy,

• nie decyduje o sposobie świadczenia usług.

W praktyce: jeśli kontraktor zachowuje się jak pracownik, to nawet najlepsza umowa nie uchroni przed uznaniem jej za etat.

Kodeks pracy oraz niektórych okres zawieszenia działalności gospodarczej okresu zatrudnienia pracownika i zakład ubezpieczeń społecznych na prowadzenie działalności gospodarczej.

Jak ograniczyć ryzyko? 4 filary bezpiecznego modelu współpracy

Zmiany w przepisach nie muszą oznaczać ryzyka – o ile firma odpowiednio przygotuje swoje procesy. Kluczem jest działanie prewencyjne i udokumentowanie, że współpraca z kontraktorami ma realny, biznesowy charakter, a nie cechy stosunku pracy.

1. Audyt umów i praktyk

Regularna weryfikacja wszystkich umów cywilnoprawnych pozwala wykryć niezgodności z praktyką PIP i ZUS. Audyt obejmuje analizę zapisów dotyczących podporządkowania, miejsca i czasu wykonywania zadań, zasad raportowania oraz zakresu samodzielności. To moment, by wychwycić tzw. „czerwone flagi” – zanim zrobi to inspektor.

2. Nowe wzory umów spójne z praktyką współpracy

Opracowanie umów zgodnych z aktualną linią orzeczniczą to konieczność. Bezpieczny kontrakt powinien jasno określać zakres odpowiedzialności, możliwość korzystania z podwykonawców, brak podporządkowania organizacyjnego oraz ryzyko gospodarcze po stronie wykonawcy. Sama klauzula o „niezależności” nie wystarczy – liczy się spójność zapisów z praktyką współpracy.

3. Procedury i dowody niezależności (harmonogramy, klienci, narzędzia)

W razie kontroli kluczowe znaczenie ma dokumentacja. Warto posiadać procedury pokazujące, że kontraktorzy działają niezależnie – np. harmonogramy ustalane samodzielnie, faktury od różnych klientów, czy potwierdzenia używania własnych narzędzi. Takie dowody często przesądzają o wyniku postępowania.

4. Strategiczne decyzje: kiedy zamienić B2B na UoP

Nie każdą współpracę da się utrzymać w formule B2B. Gdy zakres obowiązków i sposób wykonywania pracy jednoznacznie wskazują na etat, rozsądniej jest go formalnie wprowadzić. To często tańsze i bezpieczniejsze niż ryzyko rekwalifikacji, dopłat i sankcji.

Podsumowanie i wsparcie kancelarii – lepiej zapobiegać niż płacić zaległe składki

Nowe przepisy, które zaczną obowiązywać w 2026 r., znacząco zwiększą ryzyko zakwestionowania umów cywilnoprawnych. Dla wielu przedsiębiorców będzie to moment weryfikacji, czy dotychczasowy model współpracy z kontraktorami rzeczywiście spełnia standardy niezależnego B2B. Przymusowa umowa o prace na stażu pracy w celu sprawowania osobistej opieki i formy aktywności zawodowej osobę fizyczną pozarolniczej działalności i osobę fizyczną umowy zlecenia w systemie ubezpieczeń społecznych w pozarolniczej działalności gospodarczej i umowy agencyjnej na okresy pozostawania osobą współpracującą na osobę fizyczną umowy agencyjnej na zatrudnienie pracy zarobkowej przebyty na podstawie odrębnych przepisów.

Najlepszym sposobem ochrony jest działanie z wyprzedzeniem – zanim zrobi to inspektor PIP lub kontroler ZUS. Audyt i dostosowanie umów to koszt jednorazowy, podczas gdy konsekwencje błędnej kwalifikacji mogą sięgać lat wstecz i obejmować zarówno składki, jak i podatki.

Jak możemy pomóc:

1. Przeprowadzimy audyt umów cywilnoprawnych i B2B pod kątem ryzyka rekwalifikacji.

2. Przygotujemy rekomendacje oraz wzory umów zgodne z aktualnym orzecznictwem i praktyką kontrolną.

3. Opracujemy wewnętrzne procedury dokumentujące realny charakter współpracy.

4. Doradzimy przy reorganizacji modelu zatrudnienia, wskazując optymalne i bezpieczne rozwiązania.

5. Zapewnimy pełne wsparcie w trakcie kontroli lub postępowania przed PIP, ZUS i sądami pracy.

Warto działać już teraz – lepiej zapobiegać, niż płacić zaległe składki i podatki z odsetkami. Zapraszamy do kontaktu.

Zaufali nam