AML dla pośredników nieruchomości (procedura)

Na czym polega nowelizacja ustawy o AML w kontekście pośrednika nieruchomości

Nowelizacja ustawy o AML została wydana w celu implementacji wydanej przez Parlament Europejski i Radę (UE) V dyrektywy AML. Przed nowelizacją obowiązki z zakresu AML dotyczyły głównie podmiotów prowadzących działalność finansową, takich jak banki, parabanki oraz instytucje kredytowe. Nowelizacja rozszerzyła jednak krąg podmiotów m.in. na podmioty świadczące usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, o czym poniżej. Szerzej o samej nowelizacji przeczytają Państwo w artykule o dokumentach AML.

Kogo dotyczą przepisy w zakresie AML?

Tak jak wspomniano powyżej, przed nowelizacją przepisy AML dotyczyły w szczególności banków, podmiotów świadczących usługi finansowe, instytucji kredytowych płatniczych, funduszy inwestycyjnych czy zakładów ubezpieczeń. Po nowelizacji znacznie więcej podmiotów musi spełniać wynikające z ustawy obowiązki (np. w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami), o których poniżej. Należą do nich m.in.

aml pośrednicy nieruchomości, chyba, że świadczą usługi zmierzające do zawarcia umowy najmu lub dzierżawy, o ile czynsz miesięczny jest mniejszy niż 10.000 euro, oraz czynności dotyczące sprzedaży nieruchomości niezależnie od kwoty,
biura rachunkowe i inne podmioty zajmujące się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych,
podmioty prowadzące działalność z zakresu offshore and company services,
fundacje, jeżeli przyjmują w gotówce lub dokonują płatności w wysokości co najmniej 10.000 euro (w ramach jednej operacji lub operacji powiązanych,
stowarzyszenia posiadające osobowość prawną, na podobnych zasadach co fundacje,
przedsiębiorcy, na zasadach podobnych co fundacje,
adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi (w ograniczonym zakresie).

Ustawa zatem co do zasady zawiera rozszerzenie kategorii podmiotów, które są klasyfikowane jako instytucje obowiązane. W odniesieniu do pośredników nieruchomości, można jednak zauważyć zawężenie zakresu podmiotowego. Do wejścia w życie nowelizacji, każdy pośrednik nieruchomości był kwalifikowany jako instytucja zobowiązana, w zakresie swoich czynności.

Nowe obowiązki dla pośredników nieruchomości w świetle AML

Jakie są obowiązki pośredników nieruchomości w zakresie AML?

Wdrożenie procedur

Kluczowym obowiązkiem nałożonym na pośredników nieruchomości jest wdrożenie procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy. Jest to dokument sporządzony indywidualnie dla każdej działalności (np. rejestru działalności regulowanej), uwzględniający przede wszystkim specyfikę działalności, a także jej skalę i podatność na ryzyko. W procedurze przede wszystkim muszą znaleźć się:

Wytyczne w zakresie czynności podejmowanych przez podmiot obowiązany w związku z AML,
Zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
Zasady rozpoznawania ryzyka oraz postępowania w przypadku rozpoznanego ryzyka,
Wytyczne w zakresie kontroli wewnętrznej,
Zasady dot. bieżącego funkcjonowania w kontekście AML, takie jak zasady przechowywania dokumentów,
Dyrektywy w zakresie rozpowszechniania wiedzy z zakresu AML wśród pracowników.

W tym zakresie nie jest możliwe sporządzenie swego rodzaju “wzorca” procedury AML. Dokument powinien każdorazowo zostać przygotowany dla danego przedsiębiorstwa, uwzględniając specyfikę jego działalności, w sposób zindywidualizowany.

Analiza transakcji

Innym obowiązkiem przewidzianym w ustawie AML jest analiza transakcji pod kątem oceny ryzyka praniu brudnych pieniędzy. Chodzi tutaj przede wszystkim o wyszukiwanie przez podmiot obowiązany transakcji niestandardowych, nadmiernie skomplikowanych albo takich, które zdają się nie mieć wyraźnego celu gospodarczego. W tym zakresie pośrednik będzie musiał dokonać oceny takiej transakcji przez pryzmat przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. W przypadku stwierdzenia naruszenia, konieczne będzie zgłoszenie do GIIF (o czym poniżej), co może skutkować wstrzymaniem transakcji nawet do pół roku, zgodnie z art. 86 ustawy o AML.

Obowiązek szkoleń

Jeden z bardzo istotnych obowiązków przedsiębiorcy, często bagatelizowany. Zgodnie z omawianą ustawą, instytucje zobowiązane zobligowane są zapewnić osobom wykonującym obowiązki z zakresu AML szkolenia dot. realizacji ich obowiązków. Celem szkolenia jest poinformowanie pracowników o obowiązkach z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz wyjaśnienie w jaki sposób mają owe obowiązki spełniać, aby nie narazić siebie oraz pracodawcy na karę administracyjną (lub co gorsza na represję karną).

Ocena ryzyka

Obowiązek ten nałożony jest na instytucję obowiązaną(pośrednika nieruchomości) i wynika z art. 27 ustawy o AML. Ocena ryzyka jest to dokument, w którym instytucja obowiązana określa ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane z jej działalnością, a następnie wyznacza środki niezbędne do zapobiegania powyższym przestępstwom. Szerzej o tym jak przygotować ocenę ryzyka w przedsiębiorstwie, dowiedzą się Państwo z tego artykułu.

Raportowanie do GIIF

W przypadku wykrycia zagrożenia prania brudnych pieniędzy, konieczne jest przesłanie zgłoszenia do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Zgłoszenie następuje poprzez przekazywanie formularzy, zawiadomień o transakcjach podejrzanych i przekazywanie innych informacji mających znaczenie dla AML. W zakresie technicznych aspektów raportowania do GIIF zastosowanie ma rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie przekazywania informacji o transakcjach oraz formularza identyfikującego instytucję obowiązaną.

Czy pośrednicy nieruchomości muszą wdrożyć ustawę o AML?

Pomimo faktu, że przedsiębiorcy prowadzący pośrednictwo w zakresie nieruchomości już od 2018 byli klasyfikowani jako instytucja obowiązana, nie każdy dokonał odpowiedniej implementacji ustawy o AML w swoim przedsiębiorstwie. Ostatnia nowelizacja może być zatem dobrym czasem na dokonanie audytu w zakresie AML w firmie. Aktualne może być zatem pytanie, jak poprawnie wdrożyć ustawę w biurze pośrednictwa nieruchomości?

Przede wszystkim należy zadbać o sporządzenie dokumentu procedury AML. Powierzenie sporządzenia procedury AML profesjonalistom z pewnością zapewni pośrednikowi zgodność z przepisami oraz, pod warunkiem prawidłowego stosowania wypracowanych w procedurze rozwiązań przez przedsiębiorcę.

Zacząć należy także od zorganizowania szkolenia z zakresu AML dla pośrednika i jego pracowników. Da to ogólny ogląd na obowiązki przewidziane ustawą, umożliwi rozwiać wątpliwości i może stanowić dobry punkt wyjścia dla dalszej implementacji dyrektywy w biurze pośrednictwa nieruchomości.

Szkolenie AML powinno przede wszystkim zawierać:

wyjaśnienie podstawowych założeń ustawy, w tym objaśnienie definicji i przybliżenie jej celu,
objaśnić pracownikom ich obowiązki, w tym przekazać instrukcje dot. procesu identyfikacji klienta, bieżących analiz czy oceny ryzyka,
Wyjaśniać zasady raportowania,
Przekazywać słuchaczom pierwsze zindywidualizowane wskazówki dla ich działalności,
Bardzo ważne jest, aby w szkoleniu poświęcić dostateczną ilość czasu na pytania uczestników i udzielić na nie wyczerpujących odpowiedzi,
na samym końcu należy przedstawić sankcje karne- nie tylko te dla przedsiębiorcy, ale także dla osób bezpośrednio zobowiązanych do przestrzegania zasad AML.

Szkolenie zawierające powyższe elementy nie tylko ułatwi i usprawni wdrażanie AML w przedsiębiorstwie, ale przede wszystkim może pomóc w jego przestrzeganiu w ciągu codziennej, bieżącej działalności.

Kary za niedostosowanie procedur AML przez pośredników nieruchomości

Zgodnie z ustawą, jeżeli pośrednik nieruchomości nie dopełni obowiązków wynikających z ustawy, naraża się na karę administracyjną. Może ona mieć charakter pieniężny i być nałożona na pośrednika w wysokości dwukrotności osiągniętej korzyści, a jeżeli nie da się powyższego ustalić, to do kwoty 1.000.000 euro. Kwota ta w niektórych okolicznościach może być nawet większa. Kary za niewdrożenie obowiązków wynikających z ustawy AML są przez Ministra Finansów nakładane. W tym roku karę pieniężną w wysokości 500.000 zł za niewdrożenie obowiązków wynikających z AML otrzymała spółka Home Broker- działająca na rynku nieruchomości od 2007 roku. Innym rodzajem kary administracyjnej jest nakaz zaprzestania przez instytucję obowiązaną podejmowania określonych czynności, a także czasowy zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie.

Nowelizacja ustawy o AML zawiera także przepisy karne. Za niedopełnienie obowiązku przekazanie GIIF podejrzenia o praniu pieniędzy lub przekazanie nieprawdziwych danych jest zagrożone karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. Może okazać się to wyjątkowo dotkliwe, mając na uwadze wchodzący w życie 31 października 2021 roku art. 180a ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z ww. normą, pośrednikiem nieruchomości (zarówno jako osoba fizyczna prowadząca działalność czy jako osoba upoważniona do reprezentacji osoby prawnej) będzie mogła być osoba fizyczna niekarana m.in. za umyślne przestępstwo przeciwko działalności instytucji państwowych. Tym samym prawomocne skazanie za niedopełnienie obowiązku przekazania GIIF informacji o podejrzeniu prania pieniędzy, może skutkować brakiem możliwości prowadzenia działalności w zakresie pośrednictwa nieruchomości.

Dotkliwy dla pośrednika nieruchomości (i jego renomy na rynku) może być publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę instytucję w Biuletynie Informacji Publicznej. Publikacja odbywa się na stronie urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Innymi słowy, informacja o podmiocie i charakterze naruszenia może być podana do wiadomości publicznej- co konkurencja może wykorzystać przy przeprowadzaniu negatywnej kampanii wizerunkowej, np. w sieci.

W związku z powyższym implementacja ustawy jest niezwykle istotna. Poświęcenie przez pośrednika odpowiedniej uwagi i czasu a priori, przed wszczęciem postępowania ze strony władzy publicznej może zaoszczędzić nie tylko pieniądze (administracyjne kary pieniężne), ale przede wszystkim zapewnić o braku uszczerbku wizerunkowego z tego tytułu (publikacja naruszenia w BIP).

Pytania i odpowiedzi

Jak wdrożyć AML jako pośrednik nieruchomości?

Na to pytanie nie ma w zasadzie jednoznacznej odpowiedzi. Wdrożenie AML składa się z kilku czynności, m.in. wdrożenia procedury, ale także dostosowania procesów w firmie, zmianie polityk czy cyklu szkoleń dla niektórych pracowników. Niejednokrotnie będzie to proces dość skomplikowany, w związku z czym warto zadbać o udział wyspecjalizowanego doradcy.

Czy pośrednik nieruchomości musi szkolić pracowników biura z AML?

Co do zasady tak, obowiązek ten dotyczy wszystkich instytucji obowiązanych. Warto jednak podkreślić, że nie zawsze konieczne będzie przeprowadzanie szkoleń dla wszystkich pracowników danego biura nieruchomości- zgodnie z omawianą ustawą, szkolenie należy przeprowadzić przede wszystkim osobom wykonującym obowiązki z zakresu AML.

Czy istnieje wzór procedury AML dla pośrednika nieruchomości?

Aby skutecznie i w pełni wdrożyć w biurze nieruchomości przepisy dot. przeciwdziałania praniu pieniędzy nie warto korzystać z gotowych wzorów procedury AML. Ten dokument powinien być sporządzony indywidualnie, mając na uwadze przede wszystkim skalę działalności, a także stopień ryzyka danego pośrednika nieruchomości.

Może Ciebie również zainteresować: