Obowiązki pracodawców względem sygnalistów

Kim jest sygnalista i kiedy skorzysta z ochrony?

Sygnalistą (ang. whistleblower) jest osoba fizyczna, która zgłasza lub publicznie ujawnia informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście z pracą lub współpracą. Lista osób, które mogą korzystać ze statusu sygnalisty, jest szeroka i obejmuje m.in.:

• pracownika oraz pracownika tymczasowego;
  
• osobę świadczącą pracę na podstawie innej podstawy niż stosunek pracy;
  
• przedsiębiorcę;
  
• prokurenta;
  
• akcjonariusza lub wspólnika;
  
• członka organu osoby prawnej;
  
• wolontariusza, praktykanta i stażystę.
  

Samo zgłoszenie musi dotyczyć jednego (lub kilku) obszarów wymienionych wprost przez pracodawcę. Ochrona sygnalistów z założenia jest przeznaczona dla podejrzenia poważnych naruszeń prawa dotyczących m.in. korupcji, zamówień publicznych, usług produktów i rynków finansowych, procedur AML, bezpieczeństwa produktów, ochrony środowiska czy bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych. Dodatkowo podmiot prawny fakultatywnie może rozszerzyć ochronę również na działania dotyczące wewnętrznego ładu korporacyjnego. Warto jednak zwrócić uwagę, że ustawodawca nie uwzględnił w przedmiotowym zakresie ochrony np. zgłoszeń dotyczących naruszeń z zakresu prawa pracy.

Zobacz również: Kto jest zobowiązany do wdrożenia ochrony sygnalistów i jak takie wdrożenie przeprowadzić

Na czym polega zakaz działań odwetowych względem sygnalistów?

Aby zachęcić pracowników do bardziej prospołecznej i otwartej postawy, przepisy dotyczące ochrony sygnalistów przewidują zakaz działań odwetowych ze strony pracodawcy. Pod tym pojęciem należy rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie, lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest związane ze zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza, lub może naruszać prawa sygnalisty, lub wyrządza albo może mu wyrządzić nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępować względem sygnalisty (np. procedur dyscyplinarnych lub karnych).

Zakaz wywierania „zemsty” na sygnalistach rozciąga się szeroko i obejmuje nie tylko faktyczne działania podejmowane przez pracodawcę, ale również nieudane próby, a nawet groźny sankcyjnego postępowania.

Należy pamiętać, że w razie sporu to zawsze na pracodawcy będzie spoczywał obowiązek wykazania, że podjęte działania nie mają charakteru odwetowego. O tym, jakie przykładowe działania odwetowe może inicjować pracodawca, informuje art. 12 ust. 1 ustawy o sygnalistach, przy czym jest to katalog otwarty. Oznacza to, że w razie odmiennego działania osoba fizyczna dokonująca zgłoszenia również może dochodzić ochrony. Za przykładowe działania odwetowe uznaje się:

• odmowę nawiązania stosunku pracy, np. po rozmowie kwalifikacyjnej zakończonej sukcesem;

• wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;

• niezawarcie kolejnej umowy o pracę (na czas określony lub nieokreślony), jeżeli sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim taka umowa zawarta;

• obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;

• wstrzymanie awansu oraz pominięcie w awansie;

• przeniesienie pracownika na inne stanowisko pracy;

• nałożenie na pracownika kary porządkowej;

• negatywną ocenę o wynikach w pracy;

• działania zmierzające do utrudnienia znalezienia pracy w przyszłości w danym sektorze.

Warto zwrócić uwagę, że wykazać niektóre działania odwetowe jest trudno. Można wyobrazić sobie sytuację, w której pracownik zatrudniony na okres próbny zgłosił naruszenie, ale po zakończeniu okresu próbnego nie otrzymał umowy o pracę na czas określony pomimo faktu, że pracodawca zapewniał go o tym podczas rozmów. Przecież sam zamiar zawarcia umowy nie powoduje po stronie pracodawcy obowiązku w tym zakresie. Podobnych przykładów w ustawie jest sporo, a wiele działań odwetowych – w standardowych okolicznościach – można potraktować jako zwykłe działanie uzasadnione polityką firmy. Analogiczną ochronę stosuje się do osób wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.

Pomimo iż ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy warto, aby pracownik w miarę możliwości udokumentował np. wymianę maili z przełożonym. Dzięki temu łatwiej będzie o uzyskanie ochrony na etapie sporu w sądzie, ponieważ możliwe będzie wykazanie związku między naruszeniem praw danej osoby a dokonaniem przez niego zgłoszenia.

Kiedy sygnaliści nie korzystają z ochrony?

Ochrona sygnalistów jest wyłączona w sytuacji, kiedy zgłoszenie jest dokonywane świadomie w złej wierze, to znaczy, sygnalista raportuje nieprawdziwe informacji. W takiej sytuacji osoba, która doznała szkody, ma prawo do dochodzenia odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty.

Warto również wspomnieć, że sekcja przepisów karnych w ustawie o sygnalistach przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 dla osoby, która dokonuje zgłoszenia, wiedząc, że do naruszenia nie doszło.

W jaki sposób powinno zostać rozpatrzone zgłoszenie sygnalisty?

Ważne jest nie tylko to, aby sygnalista mógł dokonać zgłoszenia naruszenia prawa, ale także zaprojektowanie przez pracodawcę odpowiednich mechanizmów w tym zakresie.

Przede wszystkim zgłoszenie musi być możliwe do dokonania ustnie lub pisemnie (w formie papierowej lub elektronicznej), przy czym za zgłoszenia ustne uważa się zgłoszenia telefoniczne lub dokonane za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W przypadku zgłoszenia telefonicznego jest kluczowe, aby rozmowę nagrywać w sposób umożliwiający jej wyszukanie lub też sporządzać ze zgłoszenia pełną transkrypcję. Sygnalista musi mieć zagwarantowane prawo do zapoznania się z taką transkrypcją i zgłoszenia do niej uwag lub poprawek. Na żądanie zgłoszenie powinno zostać przyjęte także podczas spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia wniosku.

Aby sygnalizacja w ogóle miała sens, firma stosująca nowe przepisy powinna zorganizować proces zgłaszania naruszeń tak, aby niemożliwe było zidentyfikowanie osoby sygnalisty lub innej osoby objętej zgłoszeniem. Dostęp do takich informacji mogą mieć wyłącznie osoby posiadające specjalne upoważnienie w tym zakresie lub też w przypadku wyrażenia zgody na ujawnienie przez sygnalistę. Wszystkie zgłoszenia powinny być rejestrowane w rejestrze prowadzonym wyłącznie na te potrzeby, stosownie do art. 29 ustawy.

Sposób obsługi zgłoszenia sygnalisty powinna określać wewnętrzna procedura, o której mowa w art. 25 ustawy. Wśród jej kluczowych elementów określających obowiązki pracodawcy należy wymienić następujące elementy:

• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych;
  

• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa, zgłoszonymi anonimowo;

  
  
• obowiązek potwierdzenia, że podmiot przyjął zgłoszenie w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że jest to niemożliwe ze względu na niepodanie adresu do kontaktu;
  
• obowiązek podjęcia działań następczych wskutek zgłoszenia;
  
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliści informacji zwrotnej, chyba że sygnalista nie podał danych kontaktowych.
  

Prawidłowe wdrożenie procedury ochrony sygnalistówjest bardzo ważne. Zaniedbanie tych obowiązków i niezaimplementowanie jej wcale lub też w sposób nieprawidłowy (np. taki, który nie gwarantuje poufności i anonimowości obsługi zgłoszenia) jest zagrożone karą grzywny.

Jakie kary grożą za podejmowanie działań odwetowych względem pracowników?

Ustawodawca przewidział system sankcji karnych dla osób, które utrudniają sygnalistom wykonywanie przysługujących im uprawnień:

• utrudnianie lub uniemożliwianie zgłoszenia jest zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 1 roku (lub pozbawienie wolności do lat 3, jeżeli sprawca stosuje przemoc groźbę bezprawną lub podstęp);

• podejmowanie działań odwetowych względem sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub powiązanej z sygnalistą jest zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3, jeżeli sprawca działa w sposób uporczywy;

• ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia lub z nim powiązanej jest zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Jakie prawa przysługują sygnaliście, względem którego podjęto działania odwetowe?

Odpowiedzialność karna pracodawcy za stosowanie działań odwetowych względem sygnalistów to nie wszystko. Dodatkowo osoba, której prawa zostały naruszone, może dochodzić odszkodowania. Zgodnie z art. 14 ustawy sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętnie miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Monitorze Polskim przez Prezesa GUS, lub prawo do zadośćuczynienia.

W kontekście rekompensaty dla sygnalistów warto zwrócić uwagę na dwie kwestie. Przede wszystkim przepisy przewidują minimalną wysokość odszkodowania, która w praktyce może być większa od faktycznie poniesionej szkody i co roku ulega waloryzacji. W drugim półroczu 2023 roku wynagrodzenie wynosiło blisko 6500 zł².

Co więcej, użycie spójnika „lub” sugeruje, że odszkodowanie może być zasądzone równolegle z zadośćuczynieniem, jeżeli oprócz szkody majątkowej pracownik doznał również uszczerbku o charakterze niemajątkowym, np. w postaci naruszenia dóbr osobistych. W takim przypadku wysokość zadośćuczynienia oblicza się indywidualnie, uwzględniając odczuwalny stopień krzywdy.

Ustawa o sygnalistach stwarza mechanizmy gwarantujące swobodę wypowiedzi i możliwość przekazywania informacji o naruszeniach prawa w firmie. W praktyce sygnaliści mogą liczyć na ochronę swoich interesów pod warunkiem, że pracodawca nie będzie w stanie wykazać, że jego działania wcale nie mają charakteru sankcyjnego, ale są obiektywnie uzasadnione np. ze względów gospodarczych. Z pewnością w wielu sytuacjach powstaną wątpliwości, czy rzeczywiście pracownik zwolniony z pracy stał się ofiarą „redukcji etatów” czy też działanie pracodawcy ma go ukarać za zgłoszenie naruszeń. Jeżeli w praktyce uda się wypracować linię orzeczniczą, która zagwarantuje skuteczność nowych przepisów, z pewnością zwiększą one bezpieczeństwo publiczne.

Warto jednak zwrócić uwagę na istotny mankament nowych przepisów, które wyłączają stosowanie ustawy m.in. w kontekście informacji niejawnych. W praktyce oznacza to, że zgłoszenie nieprawidłowości w zakresie informacji, które nie są powszechnie dostępne, nie zapewni uruchomienia procedury ochronnej względem sygnalisty. Obecnie trudno więc powiedzieć, czy rzeczywiście nowe przepisy będą wykorzystywane w praktyce, a jeżeli tak, w jakim stopniu.

Obecnie jest jeszcze za wcześnie, aby oceniać skuteczność rozwiązań wprowadzonych przez polskiego ustawodawcę. Z pewnością jednak projekt ustawy należy ocenić pozytywnie, jako milowy krok wykonany w stronę większego zaangażowania pracowników w sytuację firmy oraz bardziej transparentne i uczciwe warunki konkurencji.

Kancelaria Prawna RPMS od lat specjalizuje się w sprawach z zakresu prawa pracy oraz bieżącej obsługi korporacyjnej. Nasi prawnicy pomogą stworzyć procedurę ochrony sygnalistów oraz zgłaszania naruszeń, a w razie potrzeby zajmą się także ochroną na drodze formalnoprawnej osoby, która dokonała zgłoszenia i liczy się z ryzykiem odwetu ze strony pracodawcy.

Pytania i odpowiedzi

Czy sygnalista może zrzec się ochrony przyznanej mu na podstawie przepisów?

Zgodnie z art. 17 ustawy o sygnalistach osoba dokonująca zgłoszenia nie może zrzec się praw przyznanych na mocy ustawy, aby przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem naruszenia prawa. Nie dotyczy to oczywiście odpowiedzialności za celowe zgłoszenie informacji nieprawdziwych. Wszelkie klauzule, które ograniczają lub wyłączają ochronę, przyznaną w przepisach są nieważne.

Kim jest osoba, która pomaga sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz osoba z nim powiązana?

Przepisy definiują osobę, która pomaga w dokonaniu zgłoszenia jako tą, która współpracuje z sygnalistą i nie powinna zostać ujawniona. Może być nią np. były pracownik firmy. Z kolei osoba powiązana z sygnalistą to współpracownik lub osoba najbliższa w rozumieniu kodeksu karnego³, która może stać się ofiarą działań odwetowych. Do tego kręgu zalicza się małżonka, wstępnego, zstępnego, rodzeństwo, powinowatego w tej samej linii lub stopniu, osobę pozostającą w stosunku przysposobienia oraz jej małżonka oraz osobę pozostającą ze wspólnym pożyciu.

MAM PYTANIA | JESTEM ZAINTERESOWANY / A OFERTĄ

---

Zaufali nam

---

5/5 - (liczba głosów: 1)