Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń – kto i jak musi chronić sygnalistów?

Sygnalista, czyli kto?

Mianem sygnalisty (ang. Whistleblower) określa się zazwyczaj pracownika, który w dobre wierze zgłasza przełożonemu dostrzeżone w zakładzie pracy nieprawidłowości, działania nielegalne, nieetyczne, niezgodne z zakładowymi wewnętrznymi procedurami bądź inne szeroko rozumiane naruszenia prawa.

Należy wyraźnie podkreślić, że działania sygnalisty zawsze są podyktowane dobrymi chęciami i dobrem miejsca pracy oraz wewnętrznym poczuciem sprawiedliwości. Dążenie do dokonania zgłoszenia nie jest natomiast podyktowane chęcią odniesienia osobistych korzyści.

Aby sygnalista mógł skorzystać z ochrony gwarantowanej na mocy art. 6 ust. 1 Dyrektywy o ochronie sygnalistów, musi spełnić łącznie dwie przesłanki:

• mieć uzasadnione przekonanie, że zgłasza prawdziwe informacje,
• dokonać zgłoszenia zgodnie z prawem i w sposób przyjęty przez Dyrektywę.

Zgłaszający może liczyć na „parasol ochronny”, jeżeli nieświadomie podał informacje nieprawdziwe i nie miał możliwości ich weryfikacji. Nie ma obowiązku zbierania dowodów na poparcie swoich twierdzeń, ale jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłoszenie zostało dokonane wyłącznie w charakterze złośliwego pomówienia, przepisy nie zapewnią ochrony i tym razem to on dopuści się naruszenia prawa. Obowiązek przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego potencjalne naruszenia prawa zawsze spoczywa na pracodawcy i to on powinien wypracować rozwiązania, które na to pozwalają.

Dyrektywa nakłada obowiązek wdrożenia zgodnych mechanizmów ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa we wszystkich instytucjach zatrudniających więcej niż 50 osób (publicznych i niepublicznych). Zostawia także otwartą furtkę dla mniejszych przedsiębiorców, zachęcając ich do zastosowania podobnych, choć mniej restryktywnych norm i do podejmowania działań następczych. W pierwszej kolejności przepisy mają objąć duże przedsiębiorstwa zatrudniające więcej niż 250 osób, a dwa lata później, mniejsze. Powyższe zapewne znajdzie swoje odzwierciedlenie w polskim projekcie ustawy o ochronie sygnalistów.

Aby zgłoszenie było skuteczne, pracodawca musi zadbać o utworzenie obowiązującej w miejscu pracy procedury zgłoszeniowej. To algorytm działania, który chroni sygnalistę przed ujawnieniem jego działania i podejmowaniem działań odwetowych przeciw niemu, a pracodawcy daje skuteczne narzędzia, pozwalające efektywnie przeprowadzić postępowanie wyjaśniające potencjalne naruszenie prawa i wyciągnąć wobec osób odpowiedzialnych za naruszenie konsekwencje w tym nawet do pozbawienia wolności jeśli w toku postępowania koniecznym okaże się włączenie do niego odpowiednich służb i podjęcia działań następczych.

Wiesz już, kto i w jakim zakresie może dokonywać zgłoszeń naruszenia prawa. Jak jednak powinna wyglądać taka procedura w praktyce? Aby była skuteczna, należy przewidzieć w niej następujące elementy:

• Niezbędne jest wskazanie, kto przyjmuje zgłoszenia od sygnalistów (może być to np. członek zarządu lub przewodniczący rady nadzorczej).
• Pracodawca musi stworzyć odpowiedni kanał do komunikacji i zapewnić jego ochronę przed dostępem osób niepowołanych (np. dedykowany adres e-mail); należy także przewidzieć możliwość osobistego zgłoszenia naruszenia z zachowaniem anonimowości sygnalisty.
• Procedura powinna uwzględniać, jakie informacje są objęte zgłoszeniem (zazwyczaj będą to dane zgłaszającego i przedstawione przez niego dowody, opis działań stanowiących naruszenie i osoby za nie odpowiedzialne).
• Pracodawca musi zapewnić sygnaliście ochronę przed działaniami odwetowymi ze strony osób naruszających prawo poprzez utajnienie jego danych osobowych i ich ochronę także po zakończeniu postępowania.
• Sygnalista powinien otrzymać potwierdzenie zgłoszenia,
• Procedura musi definiować kto i w jakim czasie wszczyna dochodzenie w sprawie oraz jakie działania podejmowane są względem naruszającego prawo (np. zawiadomienie odpowiednich organów państwowych, wyciągnięcie konsekwencji dyscyplinarnych).

Ważne jest też wskazanie, w jakim czasie postępowanie powinno się zakończyć. W ten sposób instytucja sama dyscyplinuje osoby odpowiedzialne za prowadzenie czynności wyjaśniających.

Pracodawca powinien umieścić wytyczne dotyczące procedury zgłoszeniowej w miejscu dostępnym dla wszystkich pracowników lub osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej (oraz innych, potencjalnie zainteresowanych osób). Najczęściej odbywa się to przez umieszczenie pliku .pdf na stronie internetowej. Nie zrobienie tego równa się naruszeniu prawa przez pracodawcę.

W praktyce wielu pracodawców będzie chciało też prowadzić rejestry zgłoszeń, naruszeń oraz przebiegu i rezultatu poszczególnych postępowań wyjaśniających. Dzięki temu możliwe jest monitorowanie na bieżąco skuteczności polityki firmy w ramach działań chroniących sygnalistów. Należy pamiętać, że w każdej firmie procedura zgłaszania naruszeń będzie wyglądała nieco inaczej. Wpływ na jej kształt ma nie tylko struktura organów (w spółkach osobowych najczęściej ich nie ma), ale też realizacja poszczególnych procesów w firmie.

O ile utworzenie kanałów do komunikacji w pracy typowo biurowej nie nastręcza trudności, o tyle w pracy o charakterze zdalnym lub wyjazdowym należy przewidzieć odpowiednie ułatwienia dla sygnalistów w zakresie dostępu do procedury o ochronie sygnalistów. Dopiero po lekturze polskiej ustawy będzie można jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, jak powinna wyglądać procedura zgłoszenia naruszenia według przepisów polskiego prawa.

Na jakim etapie jest polska implementacja dyrektywy ws sygnalistów?

Polska, podobnie jak inne państwa członkowskie, ma czas na wdrożenie dyrektywy do 16 grudnia 2021 roku. Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nie jest jednak dostępny, a na stronach rządowych widnieje jedynie informacje, że Rada Ministrów powinna przyjąć projekt w IV kwartale br. Za jego przygotowanie odpowiada Ministerstwo Pracy, Rozwoju i Technologii. Na ostateczny wynik prac polskich legislatorów przyjdzie jeszcze zaczekać, ale należy mieć nadzieję, że skutecznie wdrożą oni wszystkie z proponowanych przez Unię Europejską rozwiązań i że uchwalenie ustawy przebiegnie możliwie sprawnie oraz bez działań odwetowych.